Электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП) позволяет компании существенно экономить время при организации документооборота. Более того, она необходима, если общество планирует участвовать в электронном аукционе.
ЭЦП в электронном документе является аналогом собственноручной подписи на бумажном документе и гарантирует его подлинность, защищает от подделки, а также помогает идентифицировать владельца сертификата цифровой подписи.
Напомним основные термины, связанные с ЭЦП:
- электронная подпись — информация в электронно-цифровой форме, которая может быть использована для идентификации подписавшего ее физического или юридического лица;
- электронный документ — любой документ, созданный и хранящийся на компьютере, будь то письмо, контракт, схема или фото;
- сертификат ключа проверки ЭП — документ электронный или на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки ЭП;
- ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭЦП;
- удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки ЭЦП.
ЭЦП бывает простой, подтверждающей факт формирования электронной подписи определенным лицом посредством использования кодов, паролей или иных средств, а также усиленной, позволяющей не только идентифицировать лицо, подписавшее документ, но и установить факт внесения исправлений в электронный документ после его подписания.
Алгоритм действий для получения ЭЦП:
1. Обратиться в один из удостоверяющих центров и заполнить онлайн заявку. Обычно центры реагируют на заявку в день ее подачи.
2. Предоставить в центр определенный перечень документов. У большинства центров они идентичны. Акционерному обществу требуется предоставить:
- оригинал или нотариально заверенную копию выписки из ЕГРЮЛ, полученную не позднее чем за месяц до представления;
- документ о назначении руководителя на должность, заверенный надлежащим образом;
- если сертификат ключа
- подписи выдается на руководителя организации, — копию документа, удостоверяющего личность владельца;
- паспорт на разворотах с фотографией и местом регистрации;
- копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- карточку организации, включающую адреса (юридический, фактический, почтовый, электронный, телефон владельца ЭЦП), банковские реквизиты, систему налогообложения (ОСНО или СРНО), коды статистики (ОКАТО, ОКПО, ОКВЭД) или их копию) и т.д.
3. Одновременно с представлением документов оплатить счет за услуги удостоверяющего центра..
4. После этого выдаются ЭЦП и сертификат ключа ее проверки, который должен содержать:
- дату начала и окончания срока его действия;
- наименование и место нахождения или иную информацию, позволяющую идентифицировать владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;
- ключ проверки электронной подписи;
- наименование используемого средства ЭЦП;
- наименование удостоверяющего центра, выдавшего сертификат.
Сертификат ключа начинает действовать с момента выдачи, если в нем не указана иная дата.
5. Активировать ЭЦП с помощью инсталляции программного обеспечения и установить сертификаты ключей.
6. Выбрать электронную площадку для заключения госконтракта.