Основная задача менеджмента — достижение результатов или умение добиваться результатов, что требует профессионализма и непрерывного повышения собственной эффективности. Достигается это ежедневными усилиями по адаптации управленческих процессов к реалиям жизни. О каких процессах идет речь? И как сами принимающие решения в бизнесе оценивают процессы повышения своей эффективности? Можно узнать из результатов исследования об эффективном менеджменте и планировании, проведенного центром прикладных исследований бизнеса BARC на основании опроса немецких предприятий.
На эффективность менеджмента стали обращать особое внимание с 2007 г. и связывают ее с тщательным наблюдением, отслеживанием внутренних и внешних факторов, чтобы своевременно уловить первые признаки неблагоприятных изменений и принять необходимые решения.
Процессы эффективного менеджмента
Эффективность менеджмента определяется методами, метриками, процессами, а также инструментами планирования, измерения и управления результативностью предприятия на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях. Кроме того, эффективный менеджмент основан на процессах управления и контроля, поддерживаемых часто информационными технологиями. Приведем такие управленческие процессы:
- стратегический менеджмент — разработка и реализация стратегии с помощью различных методов и подходов, например стратегического планирования и моделирования (см. «ЭЖ», 2012, № 36);
- планирование, бюджетирование и моделирование — стандартные инструменты управления предприятием в целом и его подразделениями. Сравнение план/факт позволяет увидеть изменения и воздействие мероприятий, адаптировать и контролировать их выполнение («ЭЖ», 2012, № 29 и 35);
- управление рисками и комплаенс — наряду с определением цели предприятия включает планирование необходимых ресурсов для достижения целей. Предварительное выявление и опознавание известных и неизвестных рисков оперативного и стратегического характера способствует их снижению и предупреждению. А на основе изменяющегося законодательства возникает необходимость контроля соблюдения внутренних и внешних норм;
- легальное консолидирование и внешняя отчетность. Составление консолидированной отчетности в концернах и холдингах и других юридических лицах обязательно не только с точки зрения финансовой и законодательной. Она должна быть ориентиром для всех решений по планированию и контроллингу предприятия;
- отчетность и анализ — основа, хребет эффективного менеджмента, включают все задачи подготовки, обработки и предоставления информации для внутренних и внешних заинтересованных групп. Отдельные задачи — оперативная отчетность, управленческая и внешняя отчетность, в том числе для налоговых и государственных органов.
В зависимости от времени, ситуации во внешней среде, результатов деятельности компании тот или другой процесс требует большего внимания.
к сведению
В исследовании участвовали 118 предприятий, в том числе из промышленности (36%), торговли (16%), услуг (10%), ИТ (9%), финансовых организаций (9%) и 32% — из других отраслей экономики, в основном из сферы услуг. Более 80% респондентов средний и мелкий бизнес с числом занятых сотрудников менее 5 000 (из них 35% — до 500 чел. и 49% — от 501 до 5000 чел.), остальные — крупные предприятия (от 5 000 до 50 000 чел).
Большая часть опрошенных — специалисты из бухгалтерии и подразделений по отчетности — всего 74% (40% из бухгалтерии и 34% из службы контроллинга). Управленцы среди опрошенных составили 17%, специалисты по ИТ — 7% и сбытовики — 3%.
Планирование и моделирование сегодня — важнее всего
Опасаясь нового кризиса, менеджмент делает ставку на планирование, бюджетирование и моделирование альтернативных сценариев, чтобы лучше заниматься навигацией в нестабильных условиях — 69% (рис. 1). Эксперты отмечают: ориентированный в прошлое анализ остается важным для понимания влияющих на развитие факторов. А планирование помогает сконцентрировать и направить ресурсы и процессы на реализацию стратегии и достижение поставленных целей. Планирование и моделирование требует также непрерывного анализа, особенно факторов внешней среды, и позволяет систематически оптимизировать цели, процессы и ресурсы.
Результаты исследования показали, что, по мнению респондентов, сейчас планирование в большей мере следует увязывать с отчетностью и чаще заниматься моделированием, проводя сравнительный анализ альтернативных сценариев — 46% (рис. 2). Это особенно важно для своевременного распознавания новых трендов. Менеджменту хочется быть лучше подготовленным к будущему. Кроме того, опыт работы в нестабильных условиях научил обоснованно развивать будущие стратегии, лучше предугадывать возможные риски, контролировать и своевременно реагировать на них, а также шире подходить к планированию.
Специалистам задавали два вопроса: что для них является наиболее важной сферой планирования и какие системы (программное обеспечение) они используются для планирования.
По степени важности сферы планирования расположились следующим образом — издержки, затем финансы, результаты, сбыт, ликвидность, персонал (рис. 3). Ответы на второй вопрос оказались неожиданными.
Инструменты планирования
На рынке программных продуктов, отмечают эксперты, существует множество различных инструментов, систем и автоматизированных решений по планированию и контроллингу, поддерживающих специальный функционал. И такие решения позволяют использовать сложные методы планирования, требующие больших затрат, способствуют более простому достижению целей при выполнении ежедневных рутинных заданий, что улучшает тем самым процессы планирования.
Тем не менее наряду со специальными инструментами электронные таблицы Microsoft Excel остаются пока наиболее часто используемым инструментом в планировании — 94% респондентов (рис. 4). Многие предприятия используют Excel в качестве единственной или дополнительной системы при планировании, бюджетировании и моделировании. Доля же респондентов, использующих только Excel для этих целей, составляет 15%.
Кроме того, предприятия часто работают с оперативными системами, например Enterprise Resource Planning (ERP), или автоматизированными решениями Castomer Relationship Management (CRM), а также инструментами легального консолидирования. Среди прочих систем были названы собственные системы или продвинутые продукты Microsoft Office (рис. 4).
Когда же эксперты проанализировали применяемые системы и инструменты на предприятиях с различным числом сотрудников, оказалось, что Excel используется в равной степени как на крупных, так и на средних и мелких предприятиях. Причем мелкий и средний бизнес прежде всего использует специальные инструменты планирования наряду с Excel и оперативными системами. А крупный бизнес работает с собственными решениями наряду с Excel и для финансовой консолидации, и для планирования, бюджетирования и прогнозирования.
Чаще всего электронные таблицы используют в сферах сбыта и персонала, где в первую очередь требуется большая гибкость и адаптивность для учета индивидуальных требований предприятия. Приблизительно половина респондентов дополнительно использует оперативные системы. Специальные инструменты планирования в первую очередь применяют в области финансового планирования (расчеты результатов, баланса/ОПУ, планирование издержек) и для управления результатами деятельности (суммы покрытия), финансами и издержками (рис. 5).
Значительные различия были выявлены и в удовлетворенности респондентов применяемыми инструментами. Если среднее значение удовлетворенности инструментами финансовой консолидации, прочими решениями и специальными инструментами планирования находится приблизительно на одном уровне (от 1,9 до 2,18), то удовлетворенность Excel (2,60) и оперативными системами (2,88) — значительно выше (рис. 6). Однако, по мнению экспертов, приведенные данные следует понимать лишь как факт только того, что ни одно предприятие не собирается полностью отказываться от Excel. Результаты данного исследования, а также опыт реализации проектов показывает, что пользователи Excel часто сталкиваются с его ограничениями. При простом и гибком использовании электронных таблиц часто возникают ошибки и опасность несущественности при множестве связей. Кроме того, этот инструмент не оказывает достаточной поддержки процессам планирования и у него отсутствует существенная база данных при наличии огромного массива данных. В большей мере респонденты удовлетворены специальными инструментами консолидации. Поэтому наряду с Excel многие предприятия собираются дополнительно использовать специальные программные продукты по планированию, содержащие соответствующую функциональность и поддержку для более эффективной организации этого процесса. Некоторые системы для планирования предлагаются и в рамках полноформатных BI решений.
Потенциал повышения эффективности менеджмента
Со временем с учетом изменения внешних и внутренних факторов и в зависимости от степени достижения поставленных целей и получаемого результата приходится менять подходы, быстрее и рациональнее организовывать планирование и другие процессы управления. В результате менеджмент становится более квалифицированным и эффективным.
В ходе опроса участников исследования также попросили поделиться своим мнением о потенциале управленческих процессов. А именно об их лучшем использовании и оптимизации для повышения эффективности менеджмента. Потенциал оценивался с точки зрения:
- сокращения/ускорения процесса (быстрый отчет, короткий плановый цикл, быстрое окончание и т.д.);
- снижения потребления ресурсов (сокращение затрат, издержек и/или ресурсов и т.д.);
- улучшения результата процесса (точные отчеты, более точное планирование и т.д.);
- лучшей интеграции с другими процессами;
- отсутствия потенциала улучшения.
Результаты свидетельствуют о том, что именно в управленческом процессе планирования респонденты видят самый большой потенциала улучшений — более 95%, в других процессах — в среднем от 75% до 85%. Самый большой потенциал сокращения/ускорения процесса и снижения потребления ресурсов, на их взгляд, также в планировании. При этом только 4% респондентов полагают, что процессы планирования на их предприятиях организованы хорошо (рис. 7).
Участники исследования в больше мере удовлетворены процессами стратегического менеджмента, а также управления рисками и комплаенса. Эти два процесса оказались пока в меньшей степени интегрированы с другими. Наиболее важна для предприятий согласно опросу интеграция планирования, бюджетирования и моделирования с анализом и отчетностью — 65% или со стратегическим менеджментом — 53%. А в будущем пользу может принести интеграция стратегического менеджмента с анализом и отчетностью (42%) (рис. 8).
к сведению
Хороших людей много — эффективных менеджеров мало и все они разные.
Ключ к эффективному менеджменту лежит в способе их деятельности (как они действуют, в каких процессах участвуют).
Общие элементы их работы и поведения таковы:
- Правила, принципы — фундамент профессионализма — дисциплинируют поведение и регулируют выполнение задач и применение инструментов. Они — ядро эффективности. Это ценности, среди которых и эффективность.
- Выполнение задач с особой тщательностью и основательно.
- Компетентное и виртуозное владение инструментами. Профессионализм определяется методически-систематическим элементом.
Речь не о том, чтобы соответствовать идеальным требованиям, а о том, чтобы научиться быть эффективным (Ф. Малик. Управлять. Работать. Жить).
Интеграция процессов повышения эффективности менеджмента на Soft-платформе, %
|
|
Стратегический менеджмент |
Планирование, бюджетирование
|
Управление рисками и комплаенс |
Легальное консолидирование
|
Отчетность
|
|
Стратегический
|
* |
53 |
12 |
10 |
42 |
|
Планирование,
|
53 |
* |
9 |
28 |
65 |
|
Управление рисками
|
12 |
9 |
* |
7 |
15 |
|
Легальное
|
10 |
28 |
7 |
* |
25 |
|
Отчетность и анализ |
42 |
65 |
15 |
25 |
* |