Недавно «ЭЖ» рассказывала об исследовании, посвященном эффективному менеджменту (см. № 44). Его результаты показали, что большинство менеджеров, опасаясь нового кризиса, делают ставку на планирование и моделирование. Они видят в этом процессе большой потенциал улучшений и эффективного использования ресурсов. В чем заключается этот потенциал и как его используют на практике?
К хорошо налаженному и согласованному планированию менеджеры приходят, уделяя все больше времени прогнозированию и моделированию будущей деятельности предприятия. И хотя наиболее используемым инструментом в планировании на немецких предприятиях пока остается Excel, многие менеджеры дополнительно используют и специальные программные продукты, видя в этом большой потенциал повышения своей эффективности (см. «ЭЖ», 2012, № 44):
- ускорения процесса планирования и сокращения потребляемых ресурсов;
- лучшей организации инфраструктуры процесса планирования;
- автоматизированной поддержки функционала планирования.
Сколько времени занимает планирование
Для более глубокого изучения процесса планирования респондентов спросили:
- сколько времени занимает процесс планирования по его отдельным фазам;
- какова зависимость времени планирования от юридической и организационной форм предприятия, а также от инструментов планирования;
- как часто процесс планирования адаптируется к меняющимся условиям и в него вносятся изменения?
Процесс планирования включает три стадии.
Подготовка данных (первая стадия) — для сбора значимой для планирования информации необходимо собрать данные из разных подразделений (служб) в целях получения объективного взгляда на предприятие. Подготовка данных включает предоставление фактических данных и введение плановых значений.
Обработка данных (вторая стадия) — выполнение всех заданий по консолидации представленных данных в единую базу данных и созданию плановых данных в автоматизированном режиме.
Анализ данных (третья стадия) — работа с поставленными или полученными плановыми данными с применением статистических или общих аналитических методов (обработки данных) к актуальным и будущим измерениям эффективности предприятия в рамках предусмотренных методов планирования.
В среднем согласно исследованию предприятия тратят на планирование 38,7% рабочего дня. При этом затраты времени между тремя отдельными фазами распределены однородно (рис. 1). Но на автоматизированные задачи — подготовку и обработку данных — уходит большая часть времени. На сам анализ данных остается (или оставляют) меньшая часть.
Затраты времени на каждую фазу планирования зависят от формы предприятия и применяемых инструментов планирования.
В компаниях с различной юридической и организационной формой (с дочерними или без дочерних предприятий) отдельные фазы планирования отличаются сложностью и длительностью (рис. 2). Так, компании без дочерних предприятий укладываются в 18 дней, а с дочерними предприятиями — в 49 дней (рис. 3). Разница более чем в два с половиной раза объясняется наличием процессов планирования на уровне специализированных подразделений, дочерних предприятий и концерна.
На длительность процесса планирования в большей степени влияют применяемые инструменты планирования, бюджетирования и моделирования (прогнозирования). Оказалось, что менеджменту, использующему для планирования только Excel, требуется в два раза больше времени (71 день), чем использующему специальные решения (32 дня) (рис. 4). Специальные инструменты содержат хороший потенциал эффективного менеджмента, и их использование помогает создать эффективную инфраструктуру для процесса планирования.
Что касается частоты изменения самого процесса планирования, то респонденты отметили, что краткосрочные изменения вносятся практически все время. Около половины корректируют процесс планирования каждые полгода и 36% — от семи месяцев до года. Таким образом, более 3/4 предприятий по меньшей мере раз в год уделяет внимание процессу планирования и меняют его (рис. 5). В среднем же корректировки вносятся каждые десять месяцев.
Кроме того, компании, корректирующие процесс планирования каждые полгода и не имеющие дочерних предприятий, более гибко подходят к планированию (рис. 6).
То, что процесс планирования нестабилен и его нужно регулярно приспосабливать к меняющимся условиям, по крайней мере не реже одного раза в год, подтвердили 85% респондентов.
Предпочтительные функции планирования
Какие функции планирования самые важные для участников опроса?
Важнее всего для менеджеров сегодня оказалось сравнение альтернативных сценариев при моделировании, иерархическое распределение плановых значений показателей (данных), а также использование возможностей Excel для ввода данных в центральную базу данных используемой системы планирования. Менее важной считается поддержка рабочих процессов планирования и мобильный доступ к данным (рис. 7).
Особенно актуальна сейчас для немецких предприятий прозрачность финансов и финансового планирования. Поэтому наиболее часто в процессе планирования используются функции финансовой консолидации — консолидация доходов и расходов, внутрикорпоративные согласования, пересчет валют. Кроме того, половина респондентов использует функцию консолидации долгов и капитала, а 36% — выравнивание промежуточных результатов (рис. 8).
Центральное ядро, безусловно, занимает применение классических функций финансовой консолидации на основе плановых данных для составления планового баланса концерна, отчета о прибылях и убытках, отчета по доходам в соответствии с международными и американскими стандартами отчетности (IAS/IFRS) или консолидации планов менеджмента.
Эффективнее эти функции можно выполнять с помощью специальных решений по планированию. Ведь планирование с помощью электронных таблиц предполагает создание более дюжины взаимосвязанных расчетных таблиц, что усложняет процесс. Кроме того, в автоматизированных решениях в отличие от Excel сбор и хранение данных, модели и маски планирования разделены. Данные собираются в одной системе из различных областей, сводятся в единую базу и в автоматизированном режиме готовятся плановые данные. При этом появляется больше возможностей графического изображения (построение карт), повышается гибкость и минимизируются ошибки человеческого фактора. Специальные инструменты планирования (решения) позволяют также эффективнее организовать его по сравнению с применением только Excel.
Насколько важна автоматизированная поддержка функционала планирования, можно судить по рис. 7. Несмотря на то что на первом месте стоит возможность сравнивать сценарии в процессе моделирования (90%), тем не менее предприятия не отказываются от Excel. За использование возможностей Excel в решениях по планированию высказались 80% респондентов.
При внедрении систем бизнес-аналитики (BI-проекты) предприятия в первую очередь ищут подходящие решения для поддержки процесса планирования. Ведь он позволяет им направить ресурсы и процессы предприятия на реализацию стратегии и достижение поставленных целей. При этом возможности ориентированного в прошлое анализа и отчетности также важны для понимания влияющих факторов и направлений развития.
Соответствие инструментов подходу к планированию
Специальные инструменты планирования содержат различные функции — ручной и автоматизированной подготовки плановых данных, поддержки планирования с учетом различных стратегий и управления процессом планирования.
Существуют две стратегии планирования — сверху вниз и снизу вверх. В основе первого подхода лежит стратегическое планирование, включающее моделирование стоимостных показателей и структур, а также аналитику. Кроме них востребованы также функции распределения данных и сценарии. При применении этого подхода небольшое число пользователей влияет на архитектуру решений. Концепция простых прав (полномочий) означает сокращение расходов на АУП. Здесь часто востребовано финансовое планирование.
Во втором подходе (снизу вверх) больше территориально распределенных пользовательских групп. Поэтому на первом месте тут стоит учет плановых данных субъектами планирования. Очень часто применяется доступ к веб-сайтам для ввода данных. Процесс сбора данных поддерживается механизмами рабочего потока.
Сегодня рынок систем планирования и контроллинга Германии предлагает около 50 решений широкой поддержки обеих стратегий планирования. Они различаются по следующим критериям — приборной доске управления, отчетности, анализу стратегии планирования, направленности моделей и степени стандартизации, связи
с ERP-системами и количеством рабочих мест участников планирования.
Эти системы поддерживают ряд специальных функций.
Анализ и отчетность результатов планирования. Эти возможности закладываются, как правило, в качестве базовых функций либо самим производителем ПО, либо с помощью интегрирования соответствующей компоненты. Заранее определенная матрица отчетов поддерживает передачу управленческой информации в структурной и сжатой форме и позволяет сравнивать запланированные показатели с фактическими. Аналитические функции помогают сравнивать и анализировать отклонения, выявлять причины и их влияние на бизнес в целом и отдельные процессы. Некоторые системы предусматривают возможность представления агрегированных экономических показателей в виде панели или приборной доски управления.
Управление данными. Данные для планирования берутся из предварительных оперативных систем и интегрируются либо вводятся вручную и передаются в общую базу данных. Для ручного учета данных предусмотрены, например, следующие функции: заранее определенные факторы мультипликации, копирования, методы прогноза, возможности иерархического распределения плановых значений, ключи для распределения и агрегирования значений в отдельных планах, которые можно координировать между собой.
Комментирование плановых значений на различных уровнях управления. Такие комментарии и/или дополнительные данные к комментариям в некоторых инструментах служат в качестве пояснений для участников процесса планирования и содержат ценную дополнительную информацию к плановым данным.
Рабочие процессы планирования поддерживают сбор данных, включают, например, распределение заданий и контроль их выполнения, календарь планирования, а также мониторинг статуса заданий и интересны для планирования методом снизу вверх.
Для моделирования предусмотрены составление различных сценариев (лучший, плохой и средний) через простое изменение параметров и структур (например, воздействие изменений в организационной структуре). Обе эти возможности реализуются на базе данных, логике расчетов и структур моделей планирования.
Разрабатываются инструменты планирования на различных платформах — от гибких и развивающихся для индивидуального пользования до высокостандартизированных, к примеру, для интегрированного финансового планирования. Поэтому специальные системы для финансовых служб в одном инструменте содержат интегрированный функционал для планирования и финансового консолидирования.
Для инструментов BI, специализирующихся на отчетности и аналитике, а также ориентированных на развитие ПО, характерна низкая степень стандартизации при высокой гибкости, что позволяет дополнительно вводить плановые значения данных. Высокостандартизированные решения закладываются в инструменты с заранее определенной логикой, моделями, данными и их использованием.
Между гибкими развивающимися платформами и высокостандартизированными есть решения, позволяющие гибко реализовывать различные аспекты планирования, часто на базе заранее созданных моделей производителями ПО либо их партнерами. Эти решения можно приспособить к специфике предприятия и его проблематике.
Инструменты планирования и контроллинга часто привязаны к оперативным системам ERP-управления предприятием, что позволяет интегрировать в эту систему решение по планированию. Финансово-экономическое содержание оперативных систем хорошо встраивается в систему планирования — это главное преимущество такой интеграции или прямой связи. Для малого и среднего бизнеса обычно разрабатываются решения от определенного финансово-экономического содержания до встроенных инструкций (руководства) по планированию.
Разнообразие инструментов и поддерживаемого ими функционала позволяет подобрать то, что необходимо для решения собственных специфических задач, и умело сочетать их для получения результатов. Например, в компании ФАТ организовали процесс планирования для достижения поставленной цели с помощью следующих инструментов — TN-планирования (Thinking Networks-Planning), электронных таблиц Excel как вспомогательного средства, информационной системы руководителя (ИСР) и ежемесячных отчетов (см. «ЭЖ», 2012, № 17).
А чтобы выбор подходящей системы планирования или контроллинга был эффективным, эксперты советуют подойти к нему целенаправленно и хорошо изучить рынок. Знание их функциональных возможностей, а также отличительных признаков поможет сделать правильный выбор.