В письме Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 финансисты признали, что при удержании НДФЛ со сверхнормативных суточных или документально неподтвержденных расходов на жилье доход командированного работника нужно определять после утверждения авансового отчета. Однако раньше финансисты придерживались иной позиции.
По общему правилу суммы возмещения работнику командировочных расходов не облагаются НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако суточные освобождаются от налога не в полном объеме, а в пределах установленных нормативов — 700 руб. за день нахождения в командировке в России и 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке. Со сверхнормативных суточных положено удерживать НДФЛ.
Такие же лимиты применяются и в случае, если речь идет о документально не подтвержденных расходах на проживание командированного работника. То есть если затраты на жилье подтверждены первичными документами, они не облагаются НДФЛ в той сумме, которая указана в этих документах. Если же первички на жилье нет, то компенсация расходов работника освобождается от НДФЛ в пределах 700 руб. за день нахождения в командировке по России и 2500 руб. — за день нахождения в командировке за рубежом. С компенсации документально не подтвержденных расходов на жилье, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удерживают НДФЛ.
Возникает вопрос: а в какой момент следует удержать налог?
В комментируемом письме специалисты Минфина России указали, что в этих случаях доход работника, подлежащий налогообложению, нужно определять после утверждения его авансового отчета. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую после этого дату выплаты работнику денежных средств. То есть ранее утверждения авансового отчета командированного (например, при выдаче ему денег под отчет) дохода у работника не возникает. Действительно, до даты представления авансового отчета суммы, выданные под отчет, являются задолженностью работника перед организацией, а не его доходом. Кроме того, на момент выдачи денег на командировку еще не известно, какую именно сумму потратит работник (то есть возникнет ли перерасход суточных) и подтвердит ли он расходы на жилье документально.
Заметим, что раньше Минфин России придерживался иной точки зрения, в соответствии с которой день фактического получения работником дохода (сверхнормативная сумма суточных или документально не подтвержденные расходы на жилье) — это дата выплаты суточных, то есть дата выдачи работнику аванса на командировку под отчет. Такой вывод следует, в частности, из письма Минфина России от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27.
Свою позицию чиновники основывали на буквальном толковании положений п. 1 ст. 223 НК РФ, из которых следует, что датой получения дохода в целях удержания НДФЛ является дата фактической выдачи денег. А раз фактическая выплата работнику денег на командировки происходит в момент выдачи средств под отчет, то именно эта дата и является датой получения работником дохода.