Аттестация рабочих мест по условиям труда напрямую влияет на учетную работу бухгалтерии. Во-первых, ее результаты нужны для установления класса профессионального риска, от которого зависит размер взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве професиональных заболеваний. Во-вторых, налоговики считают, что подтвердить обоснованность расходов на охрану труда можно только при наличии сведений об аттестации рабочих мест.
Для чего бухгалтеру нужны результаты аттестации?
Аттестация рабочих мест по условиям труда важна не только для работников (дабы обеспечить соблюдение социальных гарантий) и работодателей (выполнить требования трудового законодательства). Результаты этого мероприятия важны и для счетных работников. Ведь без них не получится выполнить требования законодательства по обязательному социальному страхованию, а также минимизировать претензии налоговиков.
Тариф «несчастных взносов»
С 1 января 2012 г. при расчете скидок и надбавок к тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве учитываются результаты аттестации рабочих мест. (ст. 17 и 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Поэтому с прошлого года специалисты ФСС России проводят оценку состояния охраны труда в организации, ориентируясь на результаты аттестации рабочих мест. Для этих целей компании должны сообщать в органы ФСС России сведения о результатах аттестации рабочих мест.
Скидки и надбавки к тарифам на 2013 г. территориальные отделения ФСС России определяют по Методике, утвержденной приказом Минтруда России от 01.08.2012 № 39н (далее — Методика). Она предусматривает, в частности, расчет коэффициента проведения аттестации рабочих мест.
Необходимые для такого расчета сведения должны отражаться в специальном разделе формы 4-ФСС (п. 2.5 Методики). Получается, что передать сведения о результатах аттестации рабочих мест компания должна посредством расчета по форме 4-ФСС.
Однако в действующей сейчас форме 4-ФСС, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 216н, такой раздел отсутствует. Поэтому форму 4-ФСС планируют дополнить новой таблицей 10 «Сведения по аттестации рабочих мест по условиям труда и проведенным обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам работников на начало года».
Ранее специалисты ФСС России в письме от 02.10.2012 № 15-03-11/07-12612 рекомендовали организациям использовать таблицу, приложенную к данному письму. Выход этого письма был приурочен к составлению отчетности за девять месяцев 2012 г. Ведь именно тогда сведения об аттестации рабочих мест и об обязательных медосмотрах требовались Фонду для установления организациям скидок (надбавок) к тарифам страховых взносов на 2013 г.
Налоговые последствия
Правильно проведенная аттестация рабочих мест и наличие ее результатов необходимы компании, чтобы избежать негативных налоговых последствий при подтверждении расходов на выплату работникам компенсаций и надбавок за вредные условия труда.
В письме ФНС России от 06.09.2011 № ЕД-4-3/14453 налоговики высказали позицию, что в составе расходов можно показать только те выплаты компенсационного характера, которые установлены по результатам аттестации рабочих мест. Аргументируется такая точка зрения тем, что на основании п. 3 ст. 255 НК РФ учитываются компенсации, в том числе и надбавки за работу в тяжелых, вредных условиях туда, производимых в соответствии с законодательством РФ. А увеличение заработной платы за вредный режим работы или же выплата компенсации возможны только после проведения аттестации рабочих мест (ст. 147, 219 ТК РФ). Так же считает и Минфин России (письмо от 12.09.2006 № 03-05-02-04/143).
Заметим, что суды такой зависимости не видят. По их мнению, рассматриваемые надбавки можно включить в состав расходов и без проведения аттестации рабочих мест. Главное, чтобы они были предусмотрены коллективными и (или) трудовыми договорами (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 07.10.2010 № Ф09-8271/10-С3).
Что касается НДФЛ, то компенсационные выплаты за вредный режим работы освобождаются от налогообложения только при наличии результатов аттестации. Такова позиция налоговых органов, изложенная в вышеназванном письме. Однако Минфин России придерживается другой точки зрения — если компенсационные выплаты установлены в трудовых и (или) коллективных договорах, то они не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо от 12.09.2006 № 03-05-02-04/143).
Порядок проведения аттестации претерпел изменения
Как видите, чтобы избежать негативных налоговых последствий и не вступать в споры с налоговыми органами, организации лучше иметь на руках результаты аттестации рабочих мест. Но это мероприятие необходимо провести по всем правилам, а они с 26 февраля 2013 г. претерпели изменения.
Приказ Минтруда России от 12.12.2012 № 590н внес изменения в Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 342н (далее — Порядок). Рассмотрим новации подробнее.
Офис свободен от аттестации
Прежняя редакция п. 4 Порядка предусматривала, что аттестации подлежат все без исключения рабочие места. Теперь установлен четкий перечень рабочих мест, аттестовывать которые нужно в обязательном порядке. В новой редакции п. 4 Порядка сказано, что аттестации подлежат рабочие места, на которых заняты работники, чья трудовая функция предусматривает:
- работу с оборудованием, машинами, механизмами, установками, устройствами, аппаратами, транспортными средствами;
- эксплуатацию, обслуживание, испытание, наладку и ремонт оборудования, машин, механизмов, установок, устройств, аппаратов, транспортных средств;
- работу с источниками опасностей, способными оказывать вредное воздействие на человека (их определяет аттестационная комиссия исходя из критериев оценки условий труда);
- использование электрифицированного, механизированного или иного ручного инструмента;
- хранение, перемещение и (или) применение сырья и материалов.
Однако обязательной аттестации подлежит работа не со всяким оборудованием. Теперь четко определено, что рабочие места, на которых эксплуатируют исключительно офисную технику, аттестовывать не нужно.
Отдельное внимание в п. 4 Порядка уделено аттестации вновь организованных рабочих мест, созданных в соответствии с проектами строительства, реконструкции, технического перевооружения производственных объектов, производства и внедрения новой техники, внедрения новых технологий. Она должна быть проведена после достижения показателей и характеристик, предусмотренных указанными проектами.
Сроки и периодичность плановых аттестаций
Организовав новое рабочее место, его первую аттестацию нужно провести не позднее одного года с момента создания (п. 4 Порядка). А вот сроки проведения повторных плановых аттестаций организация устанавливает самостоятельно. При этом необходимо соблюдать следующие правила. Аттестацию проводят не реже одного раза в пять лет в следующих случаях:
- если на рабочих местах, подлежащих аттестации, по результатам предыдущей аттестации установлены вредные и (или) опасные условия труда;
- если на рабочих местах имеются производственные факторы (работы), при наличии которых обязательно проведение предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований).
Если же на рабочих местах, подлежащих аттестации, по результатам предыдущей аттестации условия труда были признаны безопасными (оптимальными или допустимыми), повторная аттестация не проводится (за исключением случаев проведения внеплановой аттестации). Основание — п. 8 Порядка.
Напомним, что ранее аттестацию вновь организованного рабочего места нужно было проводить не позднее чем через 60 рабочих дней после ввода его в эксплуатацию. Затем плановые аттестации всех рабочих мест необходимо было осуществлять не реже одного раза в пять лет. Причем независимо от результата предыдущей аттестации.
Как и раньше, срок проведения очередной аттестации отсчитывается от даты завершения предыдущей аттестации. При этом датой начала аттестации является дата издания приказа руководителя об утверждении состава аттестационной комиссии и графика проведения аттестации.
Внеплановые аттестации
Перечень случаев проведения внеплановых аттестаций расширен (п. 47 Порядка). Так, организация обязана провести такую аттестацию, если:
- работник (представитель выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа) обратился с заявлением к работодателю о проведении аттестации на соответствующем рабочем месте;
- трудовая инспекция выдала соответствующее предписание на проведение аттестации.
Кроме того, как и раньше, внеплановая аттестация рабочих мест проводится (п. 47 и 48 Порядка):
- по результатам государственной экспертизы условий труда, проведенной в целях оценки качества аттестации;
- при выполнении мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями и улучшению условий труда;
- в случае замены производственного оборудования;
- при изменении технологического процесса;
- в случае изменения средств коллективной защиты.
Минимизация расходов на аттестацию
Чтобы снизить расходы на аттестацию рабочих мест, компания может провести аттестацию рабочих мест за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Проведение аттестации за счет средств ФСС России будет расцениваться как финансирование предупредительных мер по сокращению травматизма и профзаболеваний. На 2013 г. Правила финансирования таких мер утверждены приказом Минтруда России от 10.12.2012 № 580н (далее — Правила).
Для того, чтобы оплатить расходы на аттестацию за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, нужно выполнить ряд условий.
Во-первых, необходимо получить разрешение от Фонда. Для этого до 1 августа текущего года в территориальное отделение ФСС России подают следующие документы: заявление, план финансового обеспечения предупредительных мер, копию плана мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда, разработанного по результатам аттестации рабочих мест. Кроме того, на основании п. 4 Правил дополнительно нужно представить:
- копию приказа о создании аттестационной комиссии;
- копию договора с аккредитованной аттестующей организацией;
- копию уведомления Минтруда России (Минздравсоцразвития России) о включении аттестующей организации в реестр организаций, оказывающих услуги в области охраны труда.
Во-вторых, нужно соблюдать установленное ограничение: уменьшить взносы можно только в пределах определенной суммы, которую рассчитывают так. Из суммы взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, начисленных за предыдущий год, вычитают сумму расходов на выплату обеспечения по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний, произведенных в предыдущем году. Полученный результат умножают на 20% (п. 2 Правил).
По мнению Минфина России, при налогообложении прибыли расходы на аттестацию, осуществленные за счет взносов в ФСС России, в составе затрат не учитываются. При финансировании предупредительных мер по сокращению травматизма и профзаболеваний за счет ФСС России организация не получает экономической выгоды, а значит, суммы финансирования не нужно учитывать в составе налогооблагаемых доходов (письмо Минфина России от 24.09.2010 № 03-03-06/1/615).
Вместе с тем финансирование ФСС России расходов на предупредительные меры по сокращению травматизма не влияет на принятие к вычету «входного» НДС. Поэтому суммы предъявленного организации НДС с услуг по аттестации рабочих мест можно принять к вычету в общеустановленном порядке (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24.09.2010 № 03-03-06/1/615 и от 14.08.2007 № 03-03-06/1/568.
пример
Бухгалтер торговой организации начислил взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за август 2013 г. в размере 45 000 руб. В этом же месяце организация получила разрешение от ФСС России провести аттестацию рабочих мест за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Размер финансирования составил 10 000 руб. В сентябре организация израсходовала всю разрешенную сумму на оплату услуг специализированной организации по проведению аттестации. Стоимость услуг аттестующей организации составила 11 800 руб. (включая НДС). Бухгалтер сделал следующие проводки.
Дебет 44 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
— 45 000 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за август 2013 г.;
Дебет 76, субсчет «Расчеты с ФСС по финансированию предупредительных мер» Кредит 86
— 10 000 руб. — отражена согласованная с ФСС России сумма на финансирование предупредительных мер за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 60 Кредит 51
— 11 800 руб. — перечислены денежные средства аттестующей организации;
Дебет 19 Кредит 60
— 1800 руб. — учтен «входной» НДС»
Дебет 86 Кредит 60
— 10 000 руб. — учтены расходы, финансируемые за счет средств ФСС России;
Дебет 68 Кредит 19
— 1800 руб. — принят к вычету НДС;
Дебет 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» Кредит 76, субсчет «Расчеты с ФСС по финансированию предупредительных мер»
— 10 000 руб. — уменьшена задолженность перед ФСС России по страховым взносам на сумму произведенных расходов;
Дебет 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» Кредит 51
— 35 000 руб. — перечислена часть взносов за август 2013 г.