Открываем серию публикаций, посвященных «план-факт» анализу. Оказалось, эта тема весьма востребована. Как выявить факторы, повлиявшие на выполнение плана; сколько стоит каждый фактор; где взять и как использовать нормативы; как применить полученный результат в мотивации? Несмотря на очевидность вопросов, ответы на них многозначны. Технику расчетов будем обсуждать подробно и начнем с одного из самых сложных вопросов — с методики, широко известной на западе, не раз представленной в России, но которой трудно прорваться на широкие просторы отечественной практики.
В строительной сфере контроль выполнения проекта в идеале должен осуществляться по двум направлениям:сроки выполнения работ и исполнение бюджета расходов. В сегодняшнем выпуске мы вкратце ознакомим читателей с известной на западе моделью мониторинга сроков и исполнения бюджета расходов длинного (в первую очередь, строительного) проекта.
Концепция модели предусматривает использование двух методов: освоенного объема затрат (EnVA, Earned Value Analysis)1 и Стандарт-Костинг (St. Cost)2. Первый метод позволяет решать задачи оценки и прогноза стоимости, а также времени выполнения проекта; второй — анализировать отклонения «план-факт» по факторам цены и количества используемых ресурсов.
Мы попытаемся изложить метод освоенного объема затрат, соединить его со Стандарт-Костингом, а также выяснить, почему данные методы не находят широкого применения в строительном комплексе России.
Метод освоенного объема затрат
Исходные данные EnVA — строительный проект со сметой и параметры его реализации. Алгоритм — пошаговая реализация процесса мониторинга проекта. Необходимые исходные данные и действия: составление планового поэтапного бюджета проекта (на основе сметы), заключение договоров подряда, составление графика работ, учет фактического выполнения работ, анализ отклонений, построение прогнозов сроков и бюджета проекта в каждом новом отчетном периоде (например, месяце). Фактические затраты берутся из актов о приемке работ (форма № КС-2)и справок о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) в разрезе тех же статей, что и в плановых бюджетах.
В управлении проектами к так называемым основным областям относятся первые четыре: содержание, сроки, стоимость, качество — по ним оценивается статус проекта. Хорошо бы иметь модель для всех основных областей. Сроки и стоимость описывает EnVA, факторы стоимости — Стандарт-Костинг, который может косвенно отражать элементы содержания (например, замена подрядчика, изменение проекта).
Основное преимущество метода освоенного объема — трехмерная характеристика работ: планировалось затратить (BCWS) — затрачено ресурсов (ACWP) — выполнено работ (BCWP). Данное свойство позволяет на ранних стадиях реализации проекта обнаружить несоответствие фактических показателей плановым значениям, прогнозировать на их основании результаты выполнения проекта (сроков, затрат) и своевременного принимать соответствующие меры.
Рассмотрим схему расчета прогнозных срока и стоимости работ с детализацией расчетов до ресурсов. Например, для статьи (этапа) работ «нулевой цикл: шпунт, свайное поле» по договору подряда выполнены работы за первый месяц. Ниже приведены основные стоимостные показатели, являющиеся переменными метода Earned Value Analysis, который выдает прогноз по срокам и объемам в момент получения данных к окончанию текущего периода t:
- общий бюджет по договору (BAC — Budget At Completion);
- накопленная стоимость плановых работ к окончанию текущего периода (BCWS — Budgeted Costof Work Scheduled) или плановая стоимость запланированных работ, Planned Value) — то есть бюджетная, нормативная или плановая стоимость, которая согласно расписанию должна быть выполнена в результате операции или элемента работ к определенному сроку;
- накопленные фактически произведенные затраты (ACWP — Actual Costof Work Performed) или фактическая стоимость выполненных работ (Actual Cost) — общая стоимость выполнения работы в результате плановой операции или элемента работ в течение определенного периода;
- накопленные фактически освоенные затраты (BCWP — Budgeted Costof Work Performed) или фактические объемы использованных ресурсов в плановых ценах, или освоенный объем, или плановая стоимость выполненных работ (Earned Value) — указанный в бюджете объем работ, действительно выполненный в течение определенного отрезка времени.
обратите внимание
Термин «освоенные затраты, освоенный объем» широко используется не только в этой модели, но и в российской практике, где порой имеет негативный смысл — мол, потратили, но не обязательно сделали. В Стандарт-Костинге русский перевод аналогичного термина более корректный: фактические объемы, выраженные (рассчитанные) в плановых ценах, или «факт по нормативам».
Итак, данные представлены в целом по статье работ и детализированы до ресурсов, составляющих данную статью. В примере, рассмотренном далее, условно принимаются три вида ресурсов: трудозатраты, материалы, работы. В действительности может быть добавлена статья «машины и механизмы», а четыре основные статьи детализированы на 10—15 подстатей каждая.
Согласно полученной информации прогнозируются:
- срок выполнения работ,
- месячная фактическая стоимость расхода для каждого ресурса через экстраполяцию фактических затрат на прогнозируемый срок выполнения работ.
В методе EnVA используется показатель индекса выполнения календарного плана — SPI (Schedule Performance Index):
SPI = BCWP / BCWS (1)
Чем ближе индекс к единице снизу, тем лучше, а если превышает — замечательно
Для прогнозирования обычно принимается, что индекс выполнения плана работ, рассчитанный по факту за данный отчетный период, останется постоянным до завершения работ. Далее определяем показатель планового времени выполнения освоенного объема затрат tev:
tev = t * SPI, (2)
где t — фактическая продолжительность работ по договору в месяцах на текущий момент.
Прогнозируемый срок выполнения работ EDAC(EstimatedDurationatCompletion) определяется по формуле:
EDAC = t + (T – tev) / SPI, (3)
где T — длительность в периодах (месяцах) выполнения работ по графику договора подряда.
Таким образом, необходимым условием расчета прогнозируемого срока работ является наличие части выполненных работ по факту. Тогда (T – tev) — время, за которое будет выполнена оставшаяся часть работ (по графику договора), а [(T – tev) / SPI] — время для выполнения оставшегося объема работ (при фактическом индексе SPI).
Далее составим прогноз месячной фактической стоимости расхода по каждому ресурсу (EMAC — Estimated Monthly Volumeat Completion) путем экстраполяции фактического освоенного объема BCWP на прогнозируемый срок выполнения работ:
EMAC = [(BAC – BCWP)/CPI] / [(T – tev) / SPI], (4)
где CPI (Cost Performance Index) = BCWP / ACWP — индекс выполнения бюджета (необходим для перевода в фактические цены оставшегося к освоению объема ресурсов).
В приведенном ниже примере используются три вида ресурсов (трудозатраты, материалы, работы), и EMAC рассчитывается по каждому.
Показатель ELMAC (Estimated Last Monthly Volume At Completion) рассчитывается для каждого ресурса и соответствует бюджету затрат на последний прогнозный месяц:
ELMAC = EMAC * MOD (EDAC), (5)
где MOD() — дробная часть числа.
Далее определяется стоимость выполнения работ по договору в целом (EAC’) сложением найденных затрат по отдельным ресурсам EAC’ = ACWP + ∑EMAC(по ресурсам) * INT(EDAC – t) + ∑ELMAC (по ресурсам), (6)
где INT() — целая часть числа;
ACWP — фактические затраты по выполнению работ (освоению ресурсов);
∑EMAC(по ресурсам) * INT(EDAC – t) — прогнозируемый объем расходов по договору, рассчитанный на целое количество периодов прогнозируемого срока;
∑ELMAC(по ресурсам) — прогнозируемый объем расходов по договору, рассчитанный на последний (неполный) период прогнозируемого срока.
Данная формула точнее известной формулы оценки прогнозной стоимости выполнения работ через показатель EAC (Estimation At Completion):
EAC = BAC /SPI (7)
В результате получаем прогноз затрат по месяцам по каждому ресурсу (EMAC) и по договору в целом (EAC’).
На рис. 1 представлена иллюстрация экстраполяции фактической стоимости затрат на прогнозируемый срок (EDAC = 4,17 мес.). По состоянию на октябрь 2012 г. имеет место отставание по срокам выполнения работ. Кроме того, превышен бюджет расходов. В итоге прогнозируется отставание завершения проекта на шесть месяцев и превышение бюджета расходов примерно на 8000 руб.
Применение Standard Costing
С помощью данного метода анализируются отклонения от бюджета по факторам цены и количества используемых ресурсов.
Для конкретной статьи работ имеем: первоначальный плановый бюджет (BAC проекта — например, из сметы), уточненный плановый бюджет по заключенному договору подряда (BAC договора), фактическую стоимость выполненных работ (ACWP), бюджет фактических объемов ресурсов в плановых ценах (BCWP). При этом Standard Costing в нашем анализе оперирует теми же обозначениями, что и Earned Value Analysis (BAC, BCWP, ACWP). Это удобно — модель имеет одни и те же параметры, которые работают в схожих, но все же разных методиках:
- отклонение в целом = BAC – ACWP, (8)
- по фактору цены ресурсов = BCWP – ACWP, (9)
- по фактору количества ресурсов = BAC – BCWP. (10)
Отклонения могут быть по отношению к смете строительного проекта и по отношению к смете, согласно заключенным договорам с подрядчиками и поставщиками. Например, для рассматриваемой статьи работ «нулевой цикл: шпунт, свайное поле» работы по договору подряда завершены. Итоговые отклонения относительно планов проекта и договоров вызваны, в основном, ценой ресурсов. По фактору количества отклонение незначительно. Формулы Standard Costing и численные значения отклонений приведены в табл. 1.
На основе учета по ресурсам модель мониторинга позволяет получить информацию об отклонениях, детализированную до ресурсов, — то есть объясняет, за счет каких ресурсов, по каким факторам (цена—количество) получены отклонения (см. рис. 2).
Совмещенная методика
Итак, Earned Value Analysis используется в процессе выполнения работ, решая задачи прогноза сроков выполнения и исполнения бюджета расходов проекта. Standard Costing помогает анализировать отклонения бюджета по факторам цены и количества ресурсов по окончании работ (рис. 3).
Рассматривая данные методики, отметим важные факторы:
- момент использования методик в процессе реализации проекта;
- факторы контроля проекта по каждой из них;
- задачи, решаемые с их помощью.
Оба метода пользуются одними и теми же параметрами. Представим еще одну схему для понимания двух методик и их взаимосвязи (табл. 2) и также рассмотрим ее на примере.
Итак, по плану договора длительность выполнения работ (T) составляет три месяца. Пошаговый процесс (шаг — месяц) контроля проекта представлен в табл. 3. В табл. 4 показаны исходные данные и логика расчета параметров трехмерной характеристики BCWS—BCWP—ACWP.
Из табл. 3 следует, что выполнение работ по договору подряда заняло фактически четыре месяца. Отклонения в марте 2012 г. (∆срок = 900 и ∆бюд = – 400) означают, что бюджет проекта отклонился от запланированного на 900 руб. из-за отставания от графика выполнения работ и увеличения стоимости ресурсов на 400 руб.
Как видно, на каждом шаге прогнозируются срок выполнения работ (EAC) и их итоговая стоимость (EDAC). Анализ по Standard Costing используется уже после четвертого месяца, когда работы завершены. При этом отклонения бюджета проекта составили: за счет удорожания ресурсов — 2845 руб., за счет превышения их запланированного объема — 760 руб.
Важно отметить ограничение метода освоенного объема затрат. Он предполагает, что количество израсходованных ресурсов (выполненных работ) в ценах по бюджету на данный момент (параметр BCWP) служит мерой объема выполненных работ. Общий объем ресурсов, заданный в плановом графике, закладывается изначально при планировании срока (EAC) и стоимости работ (EDAC). То есть прогнозирование по Earned Value рассчитано на то, что работы по договору будут произведены в тех же объемах ресурсов, что и запланировано. Не учитывается фактор производительности (эффективности). Анализ отклонений по количеству использованных ресурсов доступен только в рамках Standard Costing.
Earned Value не позволяет контролировать фактор количества ресурсов, что влияет на значения получаемых прогнозов. Например, из табл. 3 следует, что мы вышли на значение прогноза EDAC = 19375 руб., и он не меняется в течение всего срока. Почему? В первом месяце все ресурсы уже начали расходоваться. Соответственно, появилась возможность по формулам EMAC/ELMAC рассчитать прогноз объемов расхода по каждому ресурсу (с учетом изменившихся фактических цен) и выйти на общий объем EAC. Но Earned Value полагает, что работы завершатся, когда будут достигнуты плановые показатели объемов по ресурсам (BAC), а для каждого месяца BAC постоянен, так как задан априори.
обратите внимание
В рамках рассматриваемой методики прогноз стоимости EAC строится только за счет фактора цены. Прогноз количества ресурсов не выполняется — рассчитывается только предполагаемый срок, в течение которого это количество будет достигнуто.
Практическое назначение модели
Оно заключается в предоставлении данных для поддержки процессов оперативного управления реализацией строительного проекта. А именно — в детализации до отдельных ресурсов процессов учета расходов, анализа отклонений, расчета прогнозов. Это позволяет полностью контролировать проект — как по срокам выполнения работ, так и по бюджету расходов.
На основе рассчитанных по модели прогнозов утверждается и согласовывается план по ресурсам на месяц. Ответственный исполнитель (мастер участка) с периодичностью раз в неделю (10 дней) отчитывается по выполненным работам. Таким образом, можно оперативно получать данные об объеме выполненных работ, фактических затратах, отклонениях, в том числе в днях, относительно месячного плана. Фиксируются причины отклонений. На основе этих данных можно разрабатывать систему мотивации.
Отклонение от месячного плана в днях может быть основой построения системы мотивации. При этом фиксируются причины отклонений по каждому ресурсу и общая причина для статьи работ. Сколько компании может стоить день задержки? Этот показатель закладывается в формулу премирования (штрафов) ответственных лиц. Кроме того, учитываются причины отклонений, чтобы, например, не штрафовать мастера участка за задержку поставки материалов (если он не отвечает за поставку).
Приведем мнение специалиста об использовании Earned Value (А. Киселев, представитель крупной строительной компании, входящей в структуру ВТБ):
«Применять EnVA возможно, однако есть недочеты:
- трудоемкость процесса;
- анализ стоимости ресурсов при заключенном договоре подряда не востребован (так как цена фиксируется в договоре и остается неизменной на весь период выполнения работ);
- при производстве работ собственными силами возможно применение Standard Costing;
- рваный ритм выполнения работ;
- контроль в основном за соблюдением окончательного срока завершения работ, а не промежуточных дат;
- мотивация не работает, поскольку бонус возможен только по окончании выполнения работ;
- не всегда то, что отражено в КС-2, отражает реальное выполнение на объекте, а это существенно искажает прогноз по срокам».
Приведенные недостатки указывают на необходимость доработки модели для ее лучшей адаптации к практическому использованию.
обратите внимание
Описанная модель относится только к бюджету расходов (движение денежных средств выходит за ее рамки), поэтому важным шагом является учет денежных потоков, позволяющих покрыть прогнозируемые затраты на строительство. Для применения модели на практике необходимо вписать ее в бюджетную модель и бюджетный процесс организации.
Ограничения методов освоенного объема и StandardCosting
Во-первых, оба метода подразумевают необходимость детализации проекта до ресурсов и декомпозицию работ еще на этапе планирования. Основой является проектная смета перед началом строительства. Во-вторых, необходимое условие применения двух методик — учет по факту в разрезе запланированных статей работ и ресурсов. То есть изначально составленный бюджет выполнения проекта в разрезе статей работ и ресурсов должен соответствовать сметам, по которым будут производиться работы по договорам подряда. В-третьих, оценка выполнения работ определяется степенью выполнения плана освоения по ресурсам. Основные показатели освоенного объема затрат используют данные по ценам и количеству ресурсов из смет и актов КС-2, КС-3. Оценка и прогноз выполнения по методу освоенного объема затрат производятся на базе фактически затраченных ресурсов, и априори полагаем, что объем затраченных ресурсов (его оценкой служит показатель освоенного объема BCWP) соответствует объему выполнения работ.
Например, формула (4) рассчитывает прогноз расходования данного ресурса. При этом она полагает, что выполнение работ соответствует объему освоения ресурсов —работы будут выполнены только тогда, когда уровень расходов по всем ресурсам для данной статьи работ достигнет запланированного показателя BAC. То есть не учитывается фактор низкой или высокой производительности работ, соответствующей более низкому или высокому уровню расходования ресурсов. Считается, что ресурсы должны быть освоены в объеме, запланированном в смете договора подряда3.
В-четвертых, метод освоенного объема и Standard Costing не учитывают временную ценность денег4. В-пятых, метод освоенных затрат не предполагает сложную декомпозицию проекта по структурным этапам работ (например, не стыкуется с сетевым графиком). В рассмотренной модели мониторинга используется модель проекта в виде простого графа, то есть строительный проект представляется в виде простой последовательности этапов (пакетов, статей работ), без ветвлений. Для решения задач сложной декомпозиции работ используются сетевые графы, применяемые в методах сетевого планирования. Проекты представляются в виде комплекса работ и вех, с установленными между ними зависимостями. Методы сетевого планирования концентрируются на контроле длительности проекта. Одна из этих методик (метод критического пути) позволяет концентрировать внимание менеджера на критических работах, от которых зависит время выполнения проекта в целом. Метод позволяет рассчитать возможные календарные графики выполнения комплекса работ на основе описанной логической структуры сети и оценок продолжительности выполнения каждой работы, определить критический путь проекта.
Методы календарного планирования решают задачи:
- выравнивания ресурсов при ограничении проекта во времени,
- календарного планирования ресурсов, подчиненных ограничениям.
Приведенные методики планирования не требуют обязательной детализации графика работ до отдельных ресурсов, поскольку концентрируются на контроле продолжительности проекта — учитывая (календарное планирование) либо не учитывая (сетевые графики проекта) ограниченность ресурсов. Подобная детализация до ресурсов — условие работы методов освоенного объема и Standard Costing.
1. Фурта С.Д. О проблемах использования метода освоенного объема при анализе статуса проекта // Инициативы XXI века. 2009. № 03. С. 38—44.
2. Мицкевич А.А. Standard Costing как классический прием анализа затрат. М., «ЭЖ», 2007, сентябрь, №18.
3. Колосова Е.В., Новиков Д.А., Цветков А.В. Методика освоенного объема в оперативном управлении проектами. М., 2000. С. 156.
4. О том, как это можно попытаться сделать, см. Мицкевич А.А., Киселев А.В. Использование временной ценности денег в управлении реализацией строительной программы. Факторный анализ реализации строительного проекта на основе временной ценности денег (DCF-StandardCosting). М., Управленческий учет и финансы, 2012. № 02(30).