Специалисты Минфина России смягчили свою позицию по вопросу учета при расчете налога на прибыль услуг химчистки, которые оказывает командированному работнику гостиница. В письме от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308 финансисты допускают возможность включения в состав расходов названные затраты, но предупреждают, что у работника может возникнуть облагаемый НДФЛ доход.
Запрет снят?
Ситуация, которую рассмотрели специалисты финансового ведомства в комментируемом письме, на практике встречается достаточно часто. Работник отправился в командировку и, проживая в гостинице, воспользовался услугами химчистки. Допустим, почистил свой костюм. Стоимость таких услуг гостиница выделила в первичных документах отдельно. Можно ли рассматриваемые расходы учесть для целей налогообложения прибыли?
Долгое время финансисты категорически не разрешали учитывать при расчете налога на прибыль дополнительные услуги, которые оказывает гостиница командированному работнику. Так, в письме от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170 специалисты Минфина России указали, что расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли.
Сейчас Минфин России смягчил свою позицию. В комментируемом письме финансисты напомнили, что затраты на командировку учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Для этих целей предусмотрен подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. По этой норме Кодекса подлежат возмещению и расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
Специалисты финансового ведомства отметили, что перечень услуг, входящих в категорию «дополнительные услуги, оказываемые гостиницей», законодательством о налогах и сборах не определен. Поэтому уменьшение налоговой базы на сумму расходов на дополнительные услуги, в частности на услуги по химчистке, оказываемые в гостинице, возможно только при условии их производственной направленности, документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки производственной направленности, экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.
Запаситесь аргументами
Как видите, финансисты допускают возможность учета в составе прочих расходов стоимости услуг химчистки. Но решившись на это, организация должна иметь железные аргументы в пользу того, что названные расходы напрямую связаны с производственной деятельностью компании и экономически обоснованы. К сожалению, арбитражная практика по этому вопросу на сегодняшний день отсутствует. Поэтому предсказать, чью сторону займет суд достаточно сложно.
На наш взгляд, без проблем можно учесть услуги химчистки в следующей ситуации. Допустим, работник был направлен в командировку для участия в выставке. В пути инвентарь, предназначенный для проведения данного мероприятия (флаги, плакаты, растяжки), испачкался. Поэтому командированный работник воспользовался химчисткой гостиницы. В данном случае доказать производственную необходимость произведенной оплаты услуг химчистки не составит труда. Ведь в первичных документах (квитанции) химчистка указывает, что и в каком состоянии она принимает у клиента. Поэтому из них будет видно, что расходы были произведены в связи с производственной необходимостью (для участия в выставке).
Сложнее будет доказать обоснованность произведенных расходов в том случае, когда работник воспользовался услугами химчистки для приведения в надлежащее состояние личной одежды. Можно попробовать в данной ситуации запастись письменным объяснением работника. В нем он должен указать, что деловой костюм был необходим для участия в переговорах и предусмотрен дресс-кодом компании. Ведь небрежный вид работника мог произвести негативное впечатление на представителей контрагентов и тем самым испортить репутацию компании, что могло отразиться на результатах переговоров. Но приведенный вариант не гарантирует, что налоговики примут рассматриваемые расходы.
Работнику — доход
В комментируемом письме финансисты рассмотрели еще один вопрос. Он касается обложения НДФЛ стоимости услуг химчистки, которыми командированный работник воспользовался в гостинице. Обратите внимание: по этому вопросу Минфин России дал разъяснения впервые.
По мнению специалистов финансового ведомства, в рассматриваемой ситуации у работника возникнет облагаемый НДФЛ доход. В пользу такой позиции Минфин России привел следующую аргументацию.
Не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Такое правило закреплено в п. 3 ст. 217 НК РФ. Абзац 12 этой нормы Кодекса содержит перечень расходов на командировки, суммы возмещения которых не подлежат налогообложению. Напомним, что в него входят:
- суточные в пределах установленных лимитов;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- расходы на провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения;
- оплата услуг связи;
- получение и регистрация служебного заграничного паспорта, получение виз;
- расходы с обменом наличной валюты или чека банка на наличную иностранную валюту.
Как видите, приведенный перечень не содержит расходов на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницами. На этом основании Минфин России приходит к выводу, что указанное положение п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяется на суммы оплаты стоимости химчистки для командированного сотрудника. Следовательно, у работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ независимо от того, оказываются ли эти услуги гостиницей или иной организацией. Единственный вариант, когда у работника не возникнет дохода — услуги химчистки включены в стоимость проживания в гостинице и отдельно в документах не выделены.