Для усиления инвестиционной привлекательности компании, повышения эффективности управления, укрепления взаимоотношений с контрагентами и привлечения более дешевых кредитных ресурсов необходим, как известно, высокий уровень корпоративного управления. Законодательные нормы предусматривают наличие в штате компаний, особенно публичных, специалистов высокой квалификации, призванных обеспечить соблюдение установленных корпоративных правил и процедур. В этой связи должность секретаря компании переходит на новый уровень — руководящий.
Кодексом корпоративного поведения, рекомендованным к практическому использованию распоряжением ФКЦБ России от 04.04.2002 № 421/р, введение должности корпоративного секретаря рассматривалось как средство повышения доверия к акционерному обществу со стороны акционеров и потенциальных инвесторов. Необходимым условием обеспечения прав и интересов акционеров согласно данному документу является строгое соблюдение органами и должностными лицами общества процедур, установленных законодательством, а также уставом и иными внутренними документами компании. Обеспечить соблюдение упомянутых процедур может только постоянно действующее должностное лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе.
Специалист высокого класса
Корпоративный секретарь — именно такое должностное лицо, задачей которого является обеспечение соблюдения органами и должностными лицами процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционерного общества1.
Порядок назначения корпоративного секретаря и его обязанности должны излагаться в уставе общества. Совет директоров утверждает положение о корпоративном секретаре и его аппарате. Корпоративный секретарь функционально подчиняется совету директоров, административно — генеральному директору (президенту, председателю правления). Трудовой договор с ним подписывает по поручению совета директоров председатель данного органа общества. Корпоративный секретарь относится к руководству компании.
Утверждение Минсоцздравразвития в 2007 г. квалификационной характеристики «Корпоративный секретарь акционерного общества» стало еще одним шагом в нормативно-правовом регулировании деятельности корпоративного секретаря. В этом документе перечень должностных обязанностей корпоративного секретаря значительно шире чем в Кодексе корпоративного поведения, а соответствующая должность отнесена к подразделу «должности руководителей», что говорит о повышении его роли в компании2.
Квалификационная характеристика предъявляет к кандидатам на должность корпоративного секретаря жесткие требования: высшее профессиональное (экономическое или юридическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее пяти лет, в том числе на руководящих должностях. Описан и объем знаний, необходимых корпоративному секретарю.
обратите внимание
Лучшая практика корпоративного управления и данные исследований свидетельствуют, что работа корпоративного секретаря и аппарата совета директоров повышает эффективность заседаний совета, усиливает его управляющую роль и реализацию принятых решений, способствует росту эффективности контроля менеджмента компании, содействует улучшению ее имиджа и повышению уровня прозрачности для потенциальных инвесторов, снижает вероятность конфликтов между обществом и участниками корпоративных отношений, в том числе между членами совета директоров, помогая в целом компании стать эффективнее.
В настоящее время Минэкономразвития прорабатывает вопрос о введении должности корпоративного секретаря в качестве обязательной для публичных компаний. Федеральное агентство по управлению государственным имуществом выпустило письмо, содержащее настоятельную рекомендацию для всех акционерных обществ с государственным участием ввести у себя должность корпоративного секретаря3.
Конечно, секретари советов директоров, занимавшиеся техническими вопросами созыва заседаний, оформлением протоколов и подготовкой общих собраний акционеров, в российских компаниях существовали давно. Как правило, они совмещали эти функции с работой в основной должности — корпоративного юриста, секретаря генерального директора и др. Совмещение функций осуществлялось на общественных началах. Именно такие секретари советов директоров в некоторых компаниях стали именоваться корпоративными секретарями.
Нынешний корпоративный секретарь — это профессионал высокого уровня, а нередко — один из руководителей компании, наделенный значительной компетенцией, большим объемом прав и полномочий. Количество компаний, в штатных расписаниях которых появилась должность корпоративного секретаря, существенно выросло. Постепенно стало приходить понимание, что рекомендации Кодекса корпоративного поведения нужны не только крупным корпорациям или для выхода на фондовый рынок. Четкое определение и разграничение компетенции органов управления, регламентация порядка принятия важнейших управленческих решений, внедрение в практику компании современных принципов корпоративного управления способны принести реальный экономический эффект. Формирование оптимальной системы корпоративного управления — задача корпоративного секретаря4.
Кроме того, российское гражданское законодательство находится в стадии активного развития и совершенствования; корпоративные правила и процедуры усложняются, что требует мониторинга законодательных новаций и соответствующего реагирования. Кроме того, необходимо быть в курсе арбитражной практики, применения норм об административной ответственности и т.д. Все это — поле деятельности корпоративного секретаря.
Кому подчиняется корпоративный секретарь?
Данные, полученные в ходе исследований работы систем корпоративного управления, подтверждают важность и сложность деятельности фигуры корпоративного секретаря в системе корпоративного управления — эффективность деятельности совета директоров напрямую зависит от наличия и эффективности работы аппарата совета директоров, которым руководит корпоративный секретарь.
Отметим, что в структуре многих компаний существует должность корпоративного секретаря или секретаря совета директоров, однако примерно в 40% из них5 он совмещает выполнение данных функций с иными обязанностями (менеджера по ценным бумагам и собственности, начальника планово-экономического отдела, заместителя генерального директора, начальника отдела управления собственностью или отдела ценных бумаг и работы с акционерами, начальника правового управления и др.). Примерно в 10% компаний должность корпоративного секретаря (или аналогичная) не предусмотрена6. В таких случаях работу корпоративного секретаря (в основном, в части ведения протокола заседаний совета директоров) выполняет член совета директоров либо иное должностное лицо. В отдельных компаниях должность корпоративного секретаря занимают внештатные сотрудники.
обратите внимание
Кодекс корпоративного поведения и международная практика корпоративного управления рекомендуют назначать и подчинять корпоративного секретаря совету директоров. Однако в соответствии с законодательством РФ совет директоров не имеет возможности подписывать трудовой договор с корпоративным секретарем. В этой связи последний, являясь сотрудником компании, должен подчиняться генеральному директору.
Рассмотрим подробнее функции корпоративного секретаря согласно нормативным документам и российской практике корпоративного управления.
Во-первых, это организация подготовки, проведения, оформления протоколов общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, правления и комитетов совета, а также других коллегиальных органов управления в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества. Здесь круг обязанностей корпоративного секретаря весьма широк: от уведомления всех заинтересованных лиц, снабжения их необходимыми материалами, включая информацию, предоставляемую к собранию акционеров, обеспечение доступа к ним, заверение и предоставление копий соответствующих документов по требованию лиц, имеющих право участвовать в собрании акционеров, сбор заполненных бюллетеней и письменных мнений членов совета директоров, отсутствовавших на заседании, и т.д. — до ведения протоколов и обеспечения соблюдения необходимых процедур.
Во-вторых, содействие совету директоров в выполнении соответствующих функций, его информационное обеспечение.
В-третьих, обеспечение раскрытия (предоставление) информации об обществе; своевременное раскрытие обществом информации, содержащейся в проспектах эмиссии ценных бумаг и ежеквартальных отчетах, а также данных о существенных фактах, затрагивающих финансово-хозяйственную деятельность компании;
В-четвертых, хранение документов общества, обеспечение доступа к ним и предоставление копий, удостоверяемых корпоративным секретарем.
В-пятых, обеспечение надлежащего рассмотрения обществом обращений акционеров и разрешения конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров. Информирование председателя совета директоров обо всех потенциальных и реальных конфликтах между акционерами, членами совета директоров и исполнительных органов, а также действие в качестве посредника при урегулировании конфликтов между членами совета.
В-шестых, информирование председателя совета директоров обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых входит в обязанности корпоративного секретаря.
В-седьмых, обеспечение контроля исполнения решений совета директоров, правления, других коллегиальных органов.
В-восьмых, организация ознакомления новых членов совета директоров с работой данного органа, разъяснение им правил деятельности совета, организационной структуры, информирование о должностных лицах общества, разъяснение требований законодательства, устава и иных внутренних документов, касающихся процедурных вопросов подготовки и проведения общих собраний акционеров и заседаний совета директоров, а также раскрытия (предоставления) информации об обществе.
В-девятых, содействие в создании и эффективном использовании каналов обмена информацией между органами управления — в частности, советом директоров, генеральным директором и правлением.
В-десятых, посредничество при совершении сделок по приобретению (повышению) корпоративного контроля между мажоритарием и другими акционерами общества в связи с обязательным предложением о выкупе акций и других ценных бумаг, конвертируемых в обыкновенные акции.
Наконец, это подготовка решений совета директоров и других органов общества по развитию практики корпоративного управления; контроль их исполнения.
обратите внимание
Эффективное решение задач, стоящих перед секретарем общества, возможно только при условии предоставления ему соответствующих полномочий, поэтому в уставе или иных внутренних документах рекомендуется предусмотреть обязанность органов и должностных лиц компании содействовать корпоративному секретарю в работе.
PR приветствуется
При назначении корпоративного секретаря совет директоров должен всесторонне оценить способность кандидата осуществлять данные функции — в том числе, его образование, опыт работы, профессиональные и личностные качества7. Поэтому в уставе общества целесообразно установить конкретные требования к кандидату на эту должность. На практике нередко возникают проблемы в определении необходимых характеристик корпоративного секретаря и сотрудников аппарата совета директоров. В настоящее время ведется работа по формированию профессионального стандарта корпоративных секретарей. Этот документ будет ориентиром при определении требований к секретарю компании.
обратите внимание
Корпоративному секретарю приходится взаимодействовать с различными группами участников корпоративных отношений, требования и интересы которых зачастую противоречивы (топ-менеджеры, совет директоров, акционеры, менеджмент дочерних компаний, менеджеры среднего звена, госорганы, СМИ, инвесторы и др.). От того, как он выстроит отношения с этими лицами, во многом зависит имидж компании, отношение к ней различных групп акционеров и других участников корпоративных отношений. В этой связи обучение некоторым элементам PR может помочь корпоративному секретарю грамотно определить направления взаимодействия, эффективность отношений совета директоров с менеджерами, акционерами и другими группами заинтересованных лиц.
Для эффективной работы аппарата совета директоров и корпоративного секретаря требуется специальная подготовка сотрудников. Практика работы корпоративных секретарей российских компаний (точнее, «лиц, исполняющих обязанности корпоративных секретарей») показывает, что наиболее востребованы, с точки зрения эффективного исполнения обязанностей, такие области знаний как корпоративное право, стратегический менеджмент, гражданское законодательство, психология управления. Менее востребованными, но также значимыми для успешной деятельности секретаря компании, являются финансовый анализ, маркетинг, общий менеджмент и управление персоналом.
обратите внимание
Требования к кандидатам на каждую определенную позицию в аппарате совета значительно отличаются от усредненных. В процессе исследования практики работы корпоративных секретарей8 респондентам было предложено определить требования к корпоративному секретарю. Большинство считали обязательными знания в области акционерного законодательства, психологии управления, основ общего и стратегического менеджмента, финансового анализа, управления персоналом, корпоративного права, PR. Важными посчитали также аналитические навыки, умение регулировать конфликты, выступая в роли посредника, а также организаторские способности.
Следует признать, что сегодня еще крайне не хватает специализированных программ подготовки корпоративных секретарей, хотя потребность в этом существует.
Корпоративный секретарь в холдинге
Существуют особенности, присущие работе корпоративного секретаря в интегрированных структурах. Проблемой любого современного крупного холдинга с разветвленной системой основного и зависимых обществ является сохранение и увеличение корпоративных активов. Роль корпоративного секретаря в данном случае — контроль соблюдения дочерними обществами единых принципов и стандартов корпоративного управления холдинга, которые должны обеспечивать реализацию общих стратегических целей и способствовать оптимизации работы органов управления материнской компании и дочерних обществ, а также снижению общих издержек управления.
Единые стандарты корпоративного управления подразумевают единую информационно-методическую базу корпоративного управления в холдинге; внедрение единых стандартов организации бизнес-планирования и бюджетного процесса, общей для всей структуры системы отчетности и контроля, а также стандартов профессиональной деятельности членов советов директоров и ревизионных комиссий.
При этом интересы материнской компании в деятельности дочерних обществ должны осуществляться в разработке политики (или программы) корпоративного управления, включающей формирование и контроль реализации стратегии развития, а также планирование и контроль финансовых результатов деятельности зависимых обществ; обеспечение их инвестиционной привлекательности, роста капитализации и т.д.
Основная задача корпоративного секретаря холдинга в дочерних компаниях — контроль и обеспечение надлежащего исполнения стандартов корпоративного управления холдинга совместно со специалистами дочерних обществ, отвечающих за работу в этой области. Большое значение имеет постоянное наблюдение за работой системы корпоративного управления, фиксация системных сбоев и устранение их причин, мониторинг корпоративного законодательства, изучение лучших практик в сфере корпоративных отношений.
обратите внимание
Секретарю холдинга важно не подменять собой корпоративных секретарей дочерних компаний — его роль заключается в постоянной методической помощи, включая организацию обучения специалистов дочерних компаний в области корпоративного управления.
Таким образом, введение должности корпоративного секретаря в структуру холдинга должно способствовать9:
- повышению эффективности корпоративного управления как всего холдинга, так и дочерних компаний путем разработки и внедрения единых принципов и стандартов корпоративного управления в структуре холдинга, обеспечения контроля их исполнения;
- сохранению и увеличению эффективности финансовых активов холдинга путем контроля обеспечения прав акционеров (холдинга) дочерними компаниями, а также повышению уровня капитализации компании посредством разработки соответствующей концепции и обеспечения подготовки дополнительных выпусков ценных бумаг холдинга;
- обеспечению и координированию надлежащей подготовки, созыва и проведения общих собраний акционеров, совета директоров; работы комитетов совета директоров в материнской и дочерних компаниях;
- снижению рисков корпоративных конфликтов и незаконных действий в отношении холдинга и предприятий, входящих в него, а также убытков и потерь от действий надзорных органов и недобросовестных акционеров посредством организации надлежащего ведения реестра акционеров, оценки возможности предоставления акционерам документов общества и их своевременного предоставления, мониторинга приобретения крупных пакетов акций дочерних компаний сторонними инвесторами, обеспечения соответствия уровня корпоративного управления нормативно-правовым актам;
- организации профессионального консультирования членов совета директоров, менеджеров и акционеров по вопросам корпоративного управления;
- обеспечению прозрачности отношений между холдингом и дочерними структурами, а также между акционерами холдинга путем установления единой и открытой информационной политики;
- повышению уровня корпоративной культуры и этики в компании.
Аппарат корпоративного секретаря создается для обеспечения эффективного исполнения секретарем своих обязанностей в обществах с большим числом акционеров и предназначен для:
- помощи членам совета директоров в подготовке информации к заседаниям;
- подготовки отдельных вопросов по поручению совета;
- организации консультирования членов совета по различным вопросам деятельности компании;
- экспертизы проектов решений совета;
- технической работы по проведению заседаний;
- обеспечения совета директоров техническими средствами, сопутствующими услугами;
- контроля исполнения решений совета директоров, правления, других коллегиальных органов, их соответствия законодательству.
Практика корпоративного управления показывает, что неисполнительные директора должны иметь постоянных помощников в составе аппарата совета директоров, поскольку внешний член совета не полностью погружен в среду компании, что создает для него дополнительные сложности. Постоянство взаимодействия специально выделенных сотрудников с членами совета директоров, как правило, обеспечивает необходимый уровень «сработанности» людей, способствует лучшему взаимопониманию.
Работа аппарата совета директоров может быть организована в различных формах. Выбор зависит от условий деятельности компании, ее совета директоров и других факторов. Практика корпоративного управления в России выработала следующие подходы к организации данного аппарата10:
- формирование подразделения, подчиненного совету директоров;
- формирование подразделения, подчиненного правлению, но также обслуживающего совет;
- распределение функций между отдельными сотрудниками и подразделениями компании. В этом случае координацию осуществляет корпоративный секретарь.
Функциональный состав сотрудников аппарата должен обеспечивать выполнение всех функций, необходимых для обеспечения эффективности работы совета директоров и собрания акционеров и определяется с учетом особенностей конкретного совета — таких, например, как характеристики компании, в которой действует совет, его функции и задачи, квалификационные и личностные характеристики состава. К примеру, если в совете директоров нет специалистов, имеющих возможность надлежаще оценить правовые аспекты принимаемых решений, то в состав аппарата целесообразно включить юриста, осуществляющего правовую экспертизу принимаемых решений.
По результатам опроса сотрудников аппаратов совета директоров различных компаний в состав аппарата входят экономисты, специалисты по стратегическому управлению, организации презентаций, связям с общественностью, по работе с инвесторами и др.
Вместе с тем, в 80% компаний11 аппарат корпоративного секретаря либо совета директоров, осуществляющий поддержку и обеспечение деятельности совета, не создан. В некоторых обществах деятельность совета директоров поддерживается структурными подразделениями (например, отделом по работе с акционерами, департаментом управления собственностью, отделом ценных бумаг и др). Координацию процесса осуществляет секретарь совета директоров.
В целом отметим, что практика создания, организации деятельности и развития эффективного института корпоративных секретарей, являясь актуальной тенденцией нынешнего времени, демонстрирует значительные изменения в подходах к трансформации системы корпоративного управления российских компаний.
1 Бочарова И.Ю. Корпоративное управление, учебник, М., 2012.
2 Семенов А.С. Нужен ли акционерному обществу корпоративный секретарь?// Вестник научно-исследовательского центра корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета. 2011. Выпуск № 1.
3 Там же.
4 Там же.
5 Исследование потребностей российских компаний в обучении вопросам корпоративных отношений. РИД, 2002. Исследование деятельности корпоративных секретарей российских компаний, IFC-РИД, 2002.
6 Там же.
7 Глава 5 Кодекса корпоративного поведения, утвержденного ФКЦБ России 5 апреля 2002 г.
8 Исследования РИД, IFC-РИД, 2002.
9 Дубовицкая Е. Система корпоративного управления в холдингах // Вестник научно-исследовательского центра корпоративного права, управления и венчурного инвестирования Сыктывкарского государственного университета. 2011. Выпуск № 3.
10 Самосудов М.В. Организация деятельности совета директоров // Учебно-методическое пособие, 2003.
11 Исследование IFC-РИД, 2002.