С недавнего времени правила найма на работу дистанционных сотрудников закреплены в Трудовом кодексе. В связи с этим разберемся с вопросами, которые возникают при приеме на работу удаленных специалистов.
Что считается дистанционной работой
Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ ввел в Трудовой кодекс новую главу 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Закрепленные в ней нормы действуют с 19 апреля 2013 г. Теперь трудовое законодательство дает нам четкий ответ на вопрос о том, что считается дистанционной работой и какие именно работники признаются дистанционными.
Так, дистанционные работники — лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. А ею признается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места при условии использования для этого информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.
Оформляем трудовой договор
Как мы уже сказали, с дистанционным работником заключается трудовой договор о дистанционной работе. И чтобы удаленная работа была эффективной, стороны должны гораздо более детально, чем с другими работниками, описать все существенные условия, включая методы контроля рабочего времени, проверки качества, обеспечения необходимыми ресурсами и ответственности за безопасность труда.
Согласно ст. 312.3 ТК РФ в трудовом договоре о дистанционной работе дополнительно оговариваются:
- порядок и сроки обеспечения работников необходимыми для исполнения трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
- порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.
Также в трудовом договоре о дистанционной работе нужно прописать основания для его расторжения по инициативе работодателя (ст. 312.5 ТК РФ).
В связи с заключением трудового договора о дистанционной работе возникает вопрос: нужно ли вносить сведения о такой работе в трудовую книжку работника?
Здесь все зависит от пожеланий самого работника. Как указано в ст. 312.2 ТК РФ, по желанию работника работодатель может:
- не вносить сведения о дистанционной работе в его трудовую книжку;
- не оформлять работнику трудовую книжку, если он заключает трудовой договор впервые.
В указанных случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника будет экземпляр трудового договора о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Если дистанционный работник заинтересован во внесении записи в свою трудовую книжку, он должен представить ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). Запись о приеме на работу будет стандартной (например: «Принят на должность верстальщика».) Указывать на дистанционный характер работы не нужно.
Трудовую книжку с записью работодателя о дистанционной работе работник получит по почте заказным письмом с уведомлением.
Будет ли создано обособленное подразделение?
При найме персонала на работу в другом городе, работодателя волнует вопрос: а не приведет ли это к созданию обособленного подразделения? Ведь в этом случае у работодателя возникают дополнительные проблемы — нужно зарегистрировать подразделение в налоговых органах, сообщить об этом во внебюджетные фонды, платить НДФЛ и страховые взносы с работников такого подразделения по месту его нахождения.
В соответствии с п. 2 ст. 11 НК РФ обособленным признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
Как мы уже сказали, согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение работником трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Как видите, в определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от признаков обособленного подразделения. На это обратил внимание и Минфин России в письме от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25829. Иными словами, при найме дистанционных работников у работодателя не возникает обособленного подразделения по месту их работы.
Страховые взносы
Скажем сразу, для начисления страховых взносов абсолютно не важно, работает сотрудник в офисе или у себя дома. Если дистанционный работник является гражданином РФ и выполняет работу по трудовому договору, он признается застрахованным лицом. Поэтому на выплаты, произведенные ему в рамках трудовых отношений, взносы следует начислять (ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Обратите внимание: взносами не облагаются суммы компенсации расходов дистанционного работника по оплате счетов за Интернет, телефон, использование личного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных работодателем (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Правда, при этом нужно соблюсти два условия.
Во-первых, компенсация расходов работника должна быть предусмотрена в трудовом договоре. И, во-вторых, в договоре следует указать ее конкретный размер.
НДФЛ
С зарплаты дистанционного работника, который трудится в России, удерживается НДФЛ. При этом ставка налога (13 или 30%) зависит от налогового статуса специалиста (резидент он или нерезидент)1. При этом от налогообложения освобождены компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как и в случае со страховыми взносами, размер возмещения таких расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, и иметь экономическое обоснование (ст. 188 ТК РФ).
1 Об особенностях обложения НДФЛ и страховыми взносами иностранных работников вы сможете узнать из темы номера «БП» № 31.