В письме от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34813 специалисты финансового ведомства рассказали о том, как нужно учитывать при расчете налога на прибыль в составе расходов затраты на оплату проезда из места командировки, а также суточные и средний заработок, выплачиваемые за день возвращения работника из командировки, если он задержался там на выходные.
Возврат из командировки не привязан к ее окончанию
Трудовым кодексом определено, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение). Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Положения). В Положении нет указания на то, что дата приезда (возвращения) из командировки должна следовать непосредственно за днем ее окончания. У организации есть обязанность возместить командированному работнику расходы, связанные со служебной командировкой, и выплатить средний заработок за время нахождения в ней (ст. 167 ТК РФ, п. 9 и 11 Положения).
Расходы на проезд — неизбежны…
В комментируемом письме Минфин России рассмотрел следующую ситуацию. Компания направляет работников в командировки. Согласно локальному нормативному акту командированные работники имеют право подать заявление работодателю с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период (не более 2—3 дней), если последний день командировки приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням. В случае принятия организацией положительного решения работнику разрешается остаться в месте командирования до заранее оговоренной даты. Например, работник направляется в заграничную командировку в четверг утром, должен выполнить служебное задание до вечера пятницы и в субботу вернуться из командировки. Но по согласованию с руководителем работник остается в месте командировки на выходные дни и возвращается из нее в понедельник. Свое пребывание в месте командировки после ее окончания сотрудник оплачивает сам. То есть организация не несет в связи с этим дополнительных расходов в виде суточных, оплаты проживания. Компанию интересовало, может ли она учесть в расходах:
- оплату времени работника в пути из командировки в размере среднего заработка (за понедельник);
- выплату суточных за дни нахождения в пути (понедельник);
- оплату проезда работника из командировки (в понедельник).
Минфин России указал, что расходы на командировки, включая затраты на проезд, наем жилого помещения, суточные в целях исчисления налога на прибыль включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом расходы на проезд организация понесет в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Поэтому, если дата выбытия из места командировки совпадает с датой, указанной на билете, и задержка в месте командирования произошла с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных расходов, суммы затрат на проезд учитываются в расходах на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Заметим, что аналогичные разъяснения содержатся и в письме Минфина России от 20.09.2011 № 03-03-06/1/558.
В отношении порядка учета суточных и среднего заработка, выплачиваемых за день возвращения из командировки, Минфин России конкретных рекомендаций не дал. Специалисты финансового ведомства лишь напомнили, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).
…так же как и оплата суточных и среднего заработка
На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации и суточные, и средний заработок за день возвращения из командировки организация может учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Суточные, так же как и расходы на проезд, прямо поименованы в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Организация обязана выплатить их за день возвращения из командировки. Это следует из п. 11 Положения, согласно которому дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Средний заработок сохраняется за работником также за все время его нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути (ст. 167 ТК РФ и п. 9 Положения). И поскольку, как справедливо отметил Минфин России в комментируемом письме, затраты, связанные с возвращением сотрудника из места командировки, организация понесла бы в любом случае, суточные и средний заработок за день возвращения, так же как и расходы на проезд, могут быть учтены в составе расходов: суточные — на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, а средний заработок — на основании ст. 255 НК РФ.
Итак, расходы на проезд сотрудника из места командировки, а также суточные и средний заработок за день возврата из нее не в субботу, а в понедельник компания может учесть в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций. При этом нужно помнить, что за выходные дни после окончания срока командировки, расходы на проживание и суточные работнику не выплачиваются.