Электронный документооборот стал привычным признаком современности. Бухгалтерия использует его в системах «Клиент-Банк», при представлении налоговой и бухгалтерской отчетности, отчетности в социальные фонды, в переписке с контролирующими органами и т.д. Однако система электронного документооборота динамично развивается и захватывает все новые и новые сферы1. Наша публикация поможет бухгалтеру держать руку на пульсе изменений.
Изменения, связанные с использованием электронного документооборота, затронут несколько направлений, в числе которых представление налоговых деклараций в налоговые органы и истребование документов в ходе налоговых проверок.
Сегодня налоговую отчетность в электронном виде представляют в обязательном порядке только те налогоплательщики, чья среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек.
С 2014 г. все налогоплательщики и налоговые агенты обязаны будут представлять декларации по НДС только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Такое требование введено в п. 5 ст. 174 НК РФ Федеральным законом от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям».
В разделе 4 части II Основных направлений налоговой политики Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов указано еще одно направление неизбежного введения электронного документооборота при контактах налогоплательщиков и налоговых органов. Правительство РФ отмечает, что одна из главных причин жалоб на уровень административной нагрузки — это издержки, связанные с представлением заверенных копий документов, и что налоговый орган не может не использовать механизм истребования документов. И приходит к выводу, что переход на электронное взаимодействие при представлении в налоговый орган всех первичных документов, истребуемых в рамках налоговых проверок, неминуем. Ведь в условиях планируемого сокращения количества выездных налоговых проверок развитие аналитической составляющей в контрольной работе требует от налоговых органов накопления и использования колоссального объема информации из различных источников, которую необходимо формализовать. Это тем более важно, что с 2011 г. в НК РФ имеется норма, запрещающая налоговому органу повторно истребовать документы, ранее представленные проверяемым лицом при проведении камеральных или выездных налоговых проверок (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Таким образом, бухгалтерия любой организации обязательно будет сталкиваться с ситуациями, в которых без электронного документооборота не обойтись уже в силу законодательных требований. Однако сейчас знания большинства бухгалтеров об электронном документообороте весьма скудны. А ведь даже новый закон «О бухгалтерском учете» вслед за другими законодательными актами уравнял документы на бумажном носителе и составленные в электронном виде по юридической силе. Помимо формальностей, связанных с форматом электронных документов, камнем преткновения являются вопросы подлинности электронных документов, правомочности электронной подписи в документе, проблема невозможности использования так любимых в России печатей.
Правовые основы
Основой нормативного регулирования в этой области — ст. 160 ГК РФ (п. 2). Она гласит, что при совершении сделок использование электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Статья 434 «Форма договора» ГК РФ указывает, что договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Пункт 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 07.06.2013) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» созвучен нормам ГК РФ: в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
В свою очередь Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) определяет, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В случае, когда законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа. Если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (п. 5, 6, 8 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Те же правила применяются и в отношении регистров бухучета (п. 6, 7, 9 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).
Бухгалтерская отчетность может составляться и представляться в электронном виде заинтересованным пользователям. Но в отношении нее есть особое правило: она обязательно должна быть распечатана на бумаге и снабжена собственноручной подписью руководителя организации. Только тогда она считается составленной в силу п. 8 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете. Этот бумажный экземпляр организация может хранить у себя, а направить в налоговую инспекцию, орган статистики и другим пользователям экземпляры отчетности в электронном виде по ТКС, снабдив их квалифицированной электронной подписью руководителя.
Виды электронных подписей
Электронная подпись (ЭП) представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. При оформлении электронных документов используются виды ЭП, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ). Это простая ЭП и усиленная ЭП (ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Усиленные ЭП бывают:
— усиленными неквалифицированными (далее — неквалифицированная ЭП);
— усиленными квалифицированными (далее — квалифицированная ЭП).
Неквалифицированная ЭП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП) и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Квалифицированная ЭП соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и имеет дополнительные признаки. В частности, ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате. Ключ проверки ЭП представляет собой уникальную последовательность символов, однозначно связанную с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности такой подписи. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо Минкомсвязи России
Обратите внимание!
Интересно, что по правилам п. 4 ст. 6 Закона № 63-ФЗ одной ЭП могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании пакета электронных документов каждый из них считается подписанным ЭП того вида, которой подписан весь пакет.
Использование простой ЭП регламентировано ст. 9 Закона № 63-ФЗ, а сфера ее применения ограничена ст. 6 (п. 2) того же закона.
Информация в электронной форме, подписанная простой ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами (НПА) или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая ЭП содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
НПА и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.
Информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, аналогично простой ЭП.
НПА и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки ЭП.
Если в соответствии с федеральными законами, НПА или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной ЭП и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Федеральными законами, НПА или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
При использовании усиленных ЭП участники электронного взаимодействия в силу ст. 10 Закона № 63-ФЗ, в частности, обязаны:
1) обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП;
2) уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки ЭП, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа ЭП в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;
3) не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.
Важно
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами и НПА установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
Квалифицированная ЭП признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий, определенных ст. 11 Закона № 63-ФЗ:
1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной ЭП, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;
4) квалифицированная ЭП используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).
При создании ЭП средства ЭП должны:
1) показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает;
2) создавать ЭП только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию ЭП;
3) однозначно показывать, что такая подпись создана.
При проверке ЭП средства ЭП должны:
1) показывать содержание электронного документа, подписанного ЭП;
2) показывать информацию о внесении изменений в подписанный ЭП электронный документ;
3) указывать на лицо, с использованием ключа ЭП которого подписаны электронные документы.
Удостоверяющий центр осуществляет создание и выдачу сертификата ключа проверки ЭП на основании соглашения с заявителем.
Такой сертификат содержит следующую информацию:
1) даты начала и окончания срока его действия;
2) ФИО — для физических лиц, наименование и место нахождения — для юридических лиц или иная информация, позволяющая идентифицировать владельца сертификата;
3) ключ проверки ЭП;
4) наименование используемого средства ЭП и (или) стандарты, требованиям которых соответствуют ключ ЭП и ключ проверки ЭП;
5) наименование удостоверяющего центра, который выдал сертификат;
6) для квалифицированного сертификата также указываются:
- уникальный номер, даты начала и окончания действия такого сертификата;
- ФИО владельца сертификата — для физического лица либо наименование, место нахождения и основной государственный регистрационный номер владельца сертификата — для юрлица;
- страховой номер индивидуального лицевого счета владельца сертификата — для физического лица либо ИНН владельца сертификата — для юрлица;
- ключ проверки ЭП;
- наименования средств ЭП и средств аккредитованного удостоверяющего центра, которые использованы для создания ключа ЭП, ключа проверки ЭП, квалифицированного сертификата, а также реквизиты документа, подтверждающего соответствие указанных средств требованиям, установленным в соответствии с Законом № 63-ФЗ;
- наименование и место нахождения аккредитованного удостоверяющего центра, номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра;
- ограничения использования квалифицированного сертификата (если такие ограничения устанавливаются);
- иная информация о владельце такого сертификата (по требованию заявителя).
В случае выдачи сертификата ключа проверки ЭП юрлицу в качестве владельца такого сертификата наряду с указанием наименования юрлица указывается физическое лицо, действующее от имени организации на основании учредительных документов или доверенности.
Удостоверяющий центр вправе выдавать сертификаты ключей проверки ЭП как в форме электронных документов, так и в форме документов на бумажном носителе. Владелец такого сертификата, выданного в форме электронного документа, вправе получить также копию названного сертификата на бумажном носителе, заверенную удостоверяющим центром.
Сертификат ключа проверки ЭП действует с момента его выдачи, если иная дата начала действия не указана в самом сертификате. Информация о сертификате ключа проверки ЭП должна быть внесена удостоверяющим центром в реестр сертификатов не позднее указанной в нем даты начала действия такого сертификата.
Сертификат ключа проверки ЭП прекращает действие:
1) в связи с истечением установленного срока его действия;
2) на основании заявления владельца сертификата, подаваемого в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа;
3) в случае прекращения деятельности удостоверяющего центра без перехода его функций другим лицам;
4) в иных случаях, установленных Законом № 63-ФЗ, другими федеральными законами, НПА или соглашением между удостоверяющим центром и владельцем сертификата.
Информация о прекращении действия сертификата ключа проверки ЭП должна быть внесена удостоверяющим центром в реестр сертификатов в течение одного рабочего дня со дня наступления обстоятельств, повлекших за собой прекращение действия такого сертификата. Действие сертификата прекращается с момента внесения записи об этом в реестр сертификатов. В течение одного рабочего дня удостоверяющий центр аннулирует сертификат путем внесения записи о его аннулировании в реестр сертификатов по решению суда, вступившему в законную силу, в частности если решением суда установлено, что сертификат содержит недостоверную информацию.
Использование аннулированного сертификата ключа проверки ЭП не влечет юридических последствий, за исключением тех, которые связаны с его аннулированием. До внесения в реестр сертификатов информации об аннулировании удостоверяющий центр обязан уведомить владельца сертификата о таком аннулировании путем направления документа на бумажном носителе или электронного документа.
Электронные форматы от налоговой службы
В последнее время ФНС России обеспечила налогоплательщикам возможность помимо налоговой отчетности направлять (получать) в электронном виде другие документы(см. таблицу).
Формы документов в электронном виде, подготовленные ФНС России (Таблица)
|
Вид документа |
Реквизиты приказа ФНС России |
|
Счета-фактуры, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур,
|
от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ |
|
Накладные по форме ТОРГ-12 |
от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ |
|
Акты сдачи-приемки работ (услуг) |
от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ |
|
Документы для применения системы налогообложения для
|
от 07.02.2013 № ММВ-7-6/64@ |
|
Документы для применения патентной системы налогообложения |
от 24.12.2012 № ММВ-7-6/996@ |
|
Документы для применения упрощенной системы налогообложения |
от 16.11.2012 № ММВ-7-6/878@ |
|
Справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам |
от 28.01.2013 № ММВ-7-12/39@ |
|
Уведомления о контролируемых сделках |
от 27.07.2012 № ММВ-7-13/524@ |
|
Описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде |
от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ |
|
Заявления о регистрации контрольно-кассовой техники |
от 14.03.2012 № ММВ-7-6/155@ |
Такими документами можно обмениваться по ТКС. Особенность документов, составленных по форматам, предложенным ФНС России: при налоговой проверке представить их в инспекцию налогоплательщик может без изготовления бумажных копий, переслав их по ТКС прямо в ИНФС.
Счета-фактуры
Особый интерес представляют электронные счета-фактуры, оборот которыми пока не очень развит. Обмениваться ими можно только по ТКС. Подпись на таком документе может быть только усиленной квалифицированной.
Тем не менее приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н определяет Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее — Порядок № 50н), а приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ ввел форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде.
В случае выставления счета-фактуры в электронном виде с использованием ТКС основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая налоговых агентов, указанных в п. 4 и 5 ст. 161 НК РФ, а также комиссионера, агента, действующего в интересах принципала, которые осуществляют реализацию либо приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ, является счет-фактура в электронном виде в утвержденном формате, подписанный квалифицированной ЭП продавца (включая налоговых агентов, указанных в п. 4 и 5 ст. 161 НК РФ, а также комиссионера, агента, действующего в интересах принципала, которые осуществляют реализацию либо приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени), выставленный и полученный по ТКС.
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (операторов электронного документооборота). Такие операции могут осуществляться через одного или нескольких операторов электронного документооборота (далее — оператор). Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС через нескольких операторов осуществляется при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и Порядком № 50н.
Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Налогоплательщик-продавец вполне может иметь соглашения с отдельными контрагентами о выставлении им счетов-фактур в электронном виде, а остальным выставлять их на бумажном носителе. Да и тем, с кем такое соглашение есть, не обязательно все счета-фактуры выставлять только в электронном формате: часть может выдаваться на бумаге, если по тем или иным причинам электронный документооборот не доступен или неудобен в данном конкретном случае.
Счет-фактура в электронном виде по ТКС считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан квалифицированной ЭП, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора по ТКС.
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, и совместимых со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС России.
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС осуществляется продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде. Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота счетов-фактур выдаются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России. При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.
В случае выставления в электронном виде счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного усиленной квалифицированной ЭП в установленном порядке, датой выставления счета-фактуры является дата поступления файла соответствующего счета-фактуры оператору от продавца, указанная в подтверждении этого оператора, подписанном усиленной квалифицированной ЭП уполномоченного лица оператора (п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 28.05.2013)).
Для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) необходимо:
а) получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;
б) оформить и представить оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по ТКС. В заявлении указываются следующие учетные данные:
— полное наименование организации (ФИО ИП);
— место нахождения организации (место жительства ИП);
— идентификационный номер налогоплательщика организации (ИП);
— сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
— контактные данные организации (ИП);
— сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП);
в) получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по ТКС.
Оператор не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных продавца (покупателя) в качестве участника электронного документооборота счетов-фактур (об изменении учетных данных).
Продавец при выставлении покупателю счета-фактуры в электронном виде по ТКС:
а) формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом;
б) проверяет действительность квалифицированной ЭП продавца;
в) подписывает счет-фактуру квалифицированной ЭП продавца;
г) зашифровывает счет-фактуру (при необходимости);
д) направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора электронного документооборота;
е) сохраняет подписанный счет-фактуру в электронном виде.
Оператор, заключивший договор с продавцом, при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня:
а) фиксирует дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры оператору, заключившему договор с продавцом;
б) направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры (при необходимости через оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем), фиксирует дату и время отправки этого файла;
в) формирует продавцу подтверждение оператора с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры оператору от продавца;
г) подписывает подтверждение квалифицированной ЭП оператора и направляет в адрес продавца;
д) сохраняет подписанное подтверждение в электронном виде.
Оператор, заключивший договор с покупателем, при получении файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня:
а) фиксирует дату и время поступления файла счета-фактуры оператору, заключившему договор с покупателем;
б) направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры, а также фиксирует дату и время отправки этого файла;
в) формирует покупателю подтверждение оператора с указанием даты и времени отправки файла счета-фактуры оператором покупателю;
г) подписывает подтверждение квалифицированной ЭП оператора и направляет в адрес покупателя;
д) сохраняет подписанное подтверждение в электронном виде.
Продавец при получении подтверждения оператора о поступлении к нему файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:
а) проверяет подлинность квалифицированной ЭП оператора;
б) формирует извещение о получении подтверждения;
в) подписывает извещение квалифицированной ЭП и направляет его оператору;
г) сохраняет подписанное подтверждение и подписанное извещение о получении подтверждения в электронном виде.
Оператор при получении от продавца извещения о получении подтверждения оператора, подписанного квалифицированной ЭП продавца, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность такой подписи и сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде.
Покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде по ТКС не позднее следующего рабочего дня:
а) проверяет подлинность квалифицированной ЭП продавца;
б) формирует извещение о получении счета-фактуры;
в) подписывает извещение о получении счета-фактуры квалифицированной ЭП покупателя;
г) направляет извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через оператора ЭП;
д) сохраняет подписанный квалифицированной ЭП продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде.
Оператор при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня:
а) направляет в адрес продавца подписанное покупателем извещение о получении счета-фактуры (при необходимости через оператора, заключившего договор с продавцом);
б) фиксирует дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры в электронном виде;
в) формирует подтверждение оператора с указанием даты отправки извещения о получении счета-фактуры;
г) подписывает подтверждение квалифицированной ЭП оператора и направляет в адрес покупателя;
д) сохраняет подписанное подтверждение в электронном виде.
Продавец при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры в электронном виде, подписанного квалифицированной ЭП покупателя, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность квалифицированной ЭП покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.
Покупатель при получении подтверждения оператора о дате отправки покупателю файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:
а) проверяет подлинность квалифицированной ЭП оператора;
б) формирует извещение о получении от оператора подтверждения с указанием даты и времени отправки файла счета-фактуры оператором покупателю;
в) подписывает извещение квалифицированной ЭП покупателя и направляет его оператору;
г) сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное им извещение о получении подтверждения оператора в электронном виде.
Покупатель при получении подтверждения оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:
а) проверяет подлинность квалифицированной ЭП оператора;
б) формирует извещение о получении от оператора а подтверждения с указанием даты отправки извещения о получении счета-фактуры;
в) подписывает извещение квалифицированной ЭП покупателя и направляет его оператору;
г) сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное им извещение о получении подтверждения оператора в электронном виде.
Оператор при получении от покупателя извещения о получении от оператора покупателя подтверждения о дате отправки покупателю файла счета-фактуры и подтверждения о дате отправки извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность квалифицированной ЭП покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.
Покупатель проверяет полученный в электронном виде от продавца счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям, утвержденному формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры.
Если продавец не получил в установленный срок подтверждение оператора с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой или извещение от покупателя о получении счета-фактуры, он сообщает о данном факте оператору.
Если покупатель не получил от продавца в установленный срок счет-фактуру в электронном виде, он сообщает о данном факте продавцу.
В случае подтверждения продавцом факта поступления файла счета-фактуры от него оператору продавец и (или) покупатель сообщают оператору (операторам) о данном факте и продавец повторяет процедуру направления ранее составленного счета-фактуры без изменения его реквизитов.
Если покупатель не получил в установленный срок подтверждение оператора с указанием даты и времени отправки покупателю файла со счетом-фактурой или файл счета-фактуры, он сообщает о данном факте оператору.
Такая работа проделывается по каждому счету-фактуре (исправленному счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре).
Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных квалифицированной ЭП, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение четырех лет.
Обратите внимание!
Еще один пример возможностей электронного документооборота — право лица, претендующего на выплату «детского» пособия, направить заявление и подтверждающие документы в электронном виде. Оно закреплено п. 5.1 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (ред. от 27.01.2012).
Заявления и документы, необходимые для получения пособий, представляемые в форме электронных документов:
— подписываются в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ и ст. 21.1 и 21.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
— представляются в органы и организации, назначающие пособия, с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая Интернет:
— лично или через законного представителя при посещении органа или организации;
— посредством многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;
— посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (без использования электронных носителей);
— иным способом, позволяющим передать в электронном виде заявление и иные документы.
Электронная касса
Повседневным может стать электронный документооборот в бухгалтерии в сфере осуществления отдельных кассовых операций.
Так, по требованию п. 5.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П, обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.
В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.
Однако осуществление таких действий может быть затруднительно, учитывая отдаленность подразделений.
Можно воспользоваться третьим вариантом, предложенным тем же пунктом: передача обособленным подразделением листа кассовой книги юрлицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юрлицом.
Положение о порядке ведения кассовых операций также регулирует порядок работы с подотчетными суммами (п. 4.4) и содержит условие о том, что для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Эта трудоемкая процедура согласования может быть облегчена различными способами, в числе которых и переход на электронный документооборот. Работник может представить заявление в форме электронного документа, а руководитель визировать его своей электронной подписью. В данном случае как работник, так и руководитель могут воспользоваться простыми электронными подписями, которые будут закреплены за ними локальным нормативным актом. Здесь также может пригодиться механизм, предусмотренный п. 4 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, позволяющий подписывать одной ЭП пакеты электронных документов (например, собранные в папку файлы заявлений работников о выдаче денег под отчет).
Регистры бухгалтерского учета
Другой случай, когда использование электронных документов и ЭП практически неизбежно, — ведение регистров бухгалтерского учета.
Напомним, что с 2013 г. в силу п. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете в состав обязательных реквизитов учетного регистра вошли подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Регистры преимущественно ведутся в электронном виде и могут распечатываться только по мере необходимости, но вот подписи они должны содержать не только при распечатке. Это означает, что работникам, ответственным за заполнение того или иного регистра, необходимо присвоить простые электронные подписи, которые они будут указывать непосредственно при заполнении регистра в дополнение к своим фамилиям и инициалам.
Обоснование расходов в налоговом учете
Электронные документы, подписанные квалифицированной ЭП (ранее — ЭЦП), однозначно подтверждают расходы в целях налогообложения прибыли, если только законом не определено, что документ должен быть составлен исключительно на бумажном носителе. Такую позицию в своих письмах регулярно озвучивают Минфин России и налоговые органы. В качестве примера можно привести письма Минфина России от 28.07.2010 № 03-03-06/1/491, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от 10.10.2011 № 03-03-06/1/645, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3, ФНС России от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@, УФНС России по г. Москве от 05.03.2012 № 16-03/018837@.
Как видим, еще до вступления в силу нового Закона о бухгалтерском учете финансовые и контролирующие органы не предлагали налогоплательщикам ограничиваться исключительно документами на бумажных носителях. Однако основной доминантой в большинстве писем звучит одобрение именно квалифицированных подписей.
Нет сомнений, что документ, заверенный подписью такого высокого статуса, годится для обоснования расходов, но закон не требует применять повсеместно такие подписи. Это было бы и затруднительно, так как подписантов в организации может быть множество, и на каждого оформлять квалифицированный сертификат усиленной электронной подписи слишком затратно, а сократить число подписантов — значит замедлить, если не парализовать работу организации.
Статья 160 ГК РФ, как мы показали выше, прямо предусматривает возможность использования при совершении сделок электронной подписи, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Тем не менее в нескольких письмах Минфин России пишет следующее: «Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Федеральным законом „О бухгалтерском учете“ и Налоговым кодексом не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Минфина России, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью» (см., например, письма от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710).
Не вполне понятно, почему, по мнению министерства, случаи использования неквалифицированной ЭП должны быть определены именно Законом о бухгалтерском учете и НК РФ. Ведь они определены целевым Законом № 63-ФЗ. Пунктом 2 ст. 6 названного закона предусмотрено, что информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, НПА или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Кроме того, ГК РФ ясно указывает на возможность решить вопрос о правомочности неквалифицированной ЭП соглашением сторон.
В более новых письмах Минфин России не так категоричен и, хотя продолжает указывать на то, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены, выводов о невозможности на этом основании применять такие документы в обоснование расходов не делает, оставляя решение за налогоплательщиком (см., например, письмо Минфина России от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).
Существует также письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@, в котором признано, что при подписании документа простой или неквалифицированной ЭП информация будет признана электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, НПА или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
ФНС России отмечает, что положениями Закона о бухгалтерском учете не предусмотрена обязанность составлять первичные документы исключительно на бумажных носителях, организация вправе подписывать данные документы ЭП в соответствии с положениями ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Виды ЭП, использование которых допускается при составлении первичных документов, Законом о бухгалтерском учете не определены.
В этой связи ФНС России выражает мнение, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной ЭП, первичные учетные документы, подписанные такой подписью в соответствии с требованиями ст. 6 Закона № 63-ФЗ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ.
Электронный документ как доказательство в суде
Статья 75 АПК РФ (п. 3) предусматривает, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи,
в том числе с использованием Интернета, а также документы, подписанные ЭП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ.
Разъяснения по этому поводу содержатся также в письме ВАС РФ от 25.05.2004 № С1-7/УП-600 «О федеральных законах, применяемых арбитражными судами в соответствии с содержащимися в АПК РФ отсылочными нормами». При представлении электронных документов в суд в качестве доказательств необходимо удостовериться, что они верно оформлены, подписаны и в дальнейшем не были изменены.
Пример
ЗАО «Группа компаний „Титан“» (заказчик) направило в адрес ООО «Моделлмикс» (подрядчик) письмо с просьбой рассмотреть возможность изготовления макета биотехнического комплекса. Стороны обменялись по электронной почте рядом электронных сообщений, а также экземплярами договора. Подрядчик считал, что между ним и заказчиком заключен договор на изготовление макета стоимостью 2 920 000 руб. Но заказчик, оплатив авансовый платеж в сумме 1 350 000 руб. и приняв результат работ, отказался произвести полный расчет за изготовление макета. Подрядчик обратился в суд с иском о взыскании с заказчика оставшейся суммы и неустойки и выиграл в первой инстанции.
Но арбитражный апелляционный суд, проанализировав представленные в материалы дела три экземпляра договора, пришел к выводу, что они по своему содержанию не идентичны — различаются сумма договора, система расчетов, срок выполнения работ. Оспаривая факт подписания договора в редакциях, представленных подрядчиком, заказчик ссылался на то, что дал согласие на подписание договора на условиях представленного в материалы дела экземпляра договора, согласно которому стоимость работ определена в размере 1 350 000 руб.
Поскольку в материалы дела не был представлен экземпляр договора, подписанного сторонами собственноручно, суд пришел к правомерному выводу о том, что подрядчик не подтвердил факт согласования сторонами цены макета в размере 2 920 000 руб., также не согласовано использование при совершении сделки факсимильного воспроизведения подписи, ЭЦП либо иного аналога собственноручной подписи. Определяя цену изготовления макета, суд исходил из п. 1 ст. 709, п. 3 ст. 424 ГК РФ и представленных в материалы дела договоров, заключенных ООО «Моделлмикс» на выполнение аналогичных работ.
Суд кассационной инстанции посчитал, что у суда первой инстанции были основания для применения п. 3 ст. 424 ГК РФ и определения цены работ, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги. В силу п. 1 ст. 709 ГК РФ при отсутствии в договоре цены, подлежащей выполнению работы или способов ее определения, цена определяется в соответствии с п. 3 ст. 424 ГК РФ. В соответствии с п. 3 ст. 424 ГК РФ в случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги.
Вывод апелляционного суда о размере цены работ в сумме 1 350 000 руб. соответствует установленным по делу обстоятельствам, подтвержден материалами дела.
Довод кассационной жалобы о том, что в качестве доказательства согласования цены работ апелляционным судом необоснованно не приняты представленные подрядчиком в материалы дела распечатки электронных сообщений, не принят судом во внимание. Давая правовую оценку таким распечаткам, суд пришел к выводу о том, что данные документы не могут быть приняты в качестве надлежащих доказательств согласования цены работ, поскольку отсутствуют подписи лиц, осуществлявших переписку, а полномочия на заключение договора лиц, значащихся в качестве отправителей сообщений, не подтверждены никакими доказательствами.
Довод, что цена макета не может быть определена по правилам п. 3 ст. 424 ГК РФ ввиду того, что изготовленный и переданный макет является уникальным, а потому не может быть сопоставлен с аналогичным товаром ввиду отсутствия такового, суд кассационной инстанции во внимание не принял. Зная о правовой позиции ответчика, истец не заявил ходатайство о назначении и проведении экспертизы изготовления макета, не представил какие-либо расчеты и заключения по поводу уникальности выполненных работ. На этом основании суд отказал подрядчику в удовлетворении исковых требований.
(По материалам постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 03.03.2009 № Ф04-1207/2009(1502-А46-11) по делу № А46-6166/2008)
Пример
Между обществом (исполнитель) и банком (заказчик) заключен договор на оказание услуг по подбору персонала, в соответствии с которым общество приняло на себя обязательства в соответствии с заявкой банка оказать информационно-консультационные услуги по поиску, оценке, отбору кандидатов на должность директора Воронежского филиала банка. Договором предусмотрено, что услуги исполнителя считаются выполненными в случае принятия заказчиком решения о найме кандидата, предоставленного исполнителем, и со дня выхода этого кандидата на работу. Исполнитель передал сведения о кандидате заказчику по электронной почте, и кандидат был принят на работу. Однако заказчик отказался оплатить услуги исполнителя на том основании, что договор не предусматривал обмена электронными письмами и банк никаких писем от общества не получал, а кандидата нашел самостоятельно. Исполнитель обратился в суд с требованием о взыскании с заказчика платы по договору.
Удовлетворяя исковые требования, суд первой инстанции пришел к выводу о доказанности факта оказания обществом банку услуг по договору с учетом того обстоятельства, что представленный обществом кандидат был принял банком на работу в качестве директора филиала. В связи с этим суд пришел к выводу об обязанности банка по оплате услуг исходя из положений ст. 781 ГК РФ.
Вывод о доказанности факта оказания предусмотренных договором услуг был сделан судом первой инстанции на основании исследования и оценки всей совокупности доказательств, а не только на основании электронных писем общества.
Отсутствие в договоре условия о том, что стороны применяют процедуру обмена электронными документами, само по себе не опровергает направление обществом банку электронной почтой документов на кандидата и получение этих документов банком, что установлено судом первой инстанции.
Банк ссылался на Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», содержащий определение электронного сообщения и критерии его равнозначности документу, подписанному собственноручной подписью. Но не привел конкретных доводов об установлении при рассмотрении дела каких-либо обстоятельств, свидетельствовавших о невозможности идентифицировать электронное письмо общества либо об искажениях в нем.
Апелляционный суд также не установил обстоятельств, свидетельствующих о невозможности идентификации электронного письма либо его искажения, и удовлетворил иск общества.
(По материалам Определения ВАС РФ от 15.03.2010 № ВАС-2621/10)
Пример
По договору исполнитель принял на себя обязательства по оказанию информационных услуг: созданию сайта и интеграции с «1С: Предприятие 8», а заказчик, в свою очередь, обязался принять и оплатить оказанные ему услуги. Исполнитель получил аванс, но в установленный договором срок работы не выполнил, в связи с чем заказчик в порядке ч. 2 ст. 715 ГК РФ уведомил ответчика об отказе от исполнения договора. Поскольку результаты работы ответчик не передал, заказчик посчитал, что перечисленные в качестве аванса денежные средства подлежат возврату с начислением на них процентов за пользование чужими денежными средствами в порядке ст. 395 ГК РФ и обратился с соответствующим иском в суд.
Встречный иск исполнителя был мотивирован тем, что работа, предусмотренная договором (сайт), полностью выполнена, передача работ состоялась, однако заказчик от подписания акта приемки выполненных работ отказался, обосновывая отказ желанием внести качественные изменения в готовый продукт. Несмотря на то что дополнительное соглашение к договору об оказании дополнительных услуг не заключалось, исполнитель считает, что между сторонами фактически сложились договорные отношения по выполнению нового технического задания и в указанный период были выполнены дополнительные работы, не предусмотренные договором. После завершения работ заказчик вновь отказался от подписания акта приемки и уведомил о расторжении договора. Исполнитель полагает, что им выполнены работы по договору в полном объеме, и они подлежат оплате.
Удовлетворяя первоначальный иск, арбитражный суд первой инстанции признал правомерным отказ истца от исполнения договора на основании ч. 2 ст. 715 ГК РФ. Суд признал установленным, что доказательств выполнения работ в установленный договором срок ответчиком не представлено.
Суд не принял во внимание в качестве доказательств представленную ответчиком электронную переписку, а ссылаясь на ст. 75 АПК РФ, указал, что ответчик не представил документов, подтверждающих соблюдение условий, установленных ст. 4 Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».
Апелляционный суд, оставляя решение суда первой инстанции без изменения и признавая отказ истца от исполнения договора правомерным, руководствовался п. 3 ст. 715, п. 3 ст. 723 ГК РФ. Признавая правомерным непринятие судом первой инстанции в качестве доказательств электронную переписку, апелляционный суд указал на то, что договор не предусматривал возможность получения документов посредством электронной связи.
Однако суд кассационной инстанции счел, что, в нарушение норм права, судами обеих инстанций не были полностью установлены обстоятельства, имеющие значение для дела, не были надлежащим образом оценены представленные в дело доказательства.
В соответствии с п. 3 ст. 75 АПК РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием Интернета, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.
Договором между сторонами в качестве основного метода уведомления по договору закреплено уведомление по электронной почте путем направления корреспонденции на согласованные адреса.
Между тем ни суд первой инстанции, ни апелляционный суд не применили условия договора при оценке представленных ответчиком доказательств.
Применение судом первой инстанции Федерального закона «О цифровой электронной подписи» является ошибочным, поскольку вопрос о принятии в качестве доказательств документов, подписанных электронной цифровой подписью, ответчиком не ставился. Судом первой инстанции без указания мотивов оставлен без оценки довод ответчика о необоснованном отказе истца от подписания акта сдачи-приемки выполненных работ. Между тем в соответствии с требованиями ст. 170 АПК РФ в мотивировочной части решения должны быть указаны мотивы, по которым суд отверг те или иные доказательства, принял или отклонил приведенные в обоснование своих требований и возражений доводы лиц, участвующих в деле.
Апелляционный суд также не дал правовую оценку данному доводу ответчика, указав лишь на то, что акт сдачи-приемки выполненных работ был направлен ответчиком после отказа истца от исполнения договора.
Суд кассационной инстанции также не признал правомерной ссылку апелляционного суда на п. 3 ст. 715, п. 3 ст. 723 ГК РФ, поскольку данные нормы права подлежат применению в случае отказа заказчика от исполнения договора, если подрядчик в установленный срок не устраняет допущенные при выполнении работ недостатки.
Между тем в спорном случае, истцом не назначался срок для устранения недостатков, факт наличия недостатков в работе не доказан. В уведомлении о расторжении договора в качестве правового основания указанные нормы не приведены.
Суд кассационной инстанции отменил решения судов первой и апелляционной инстанций и направил дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции.
(По материалам постановления ФАС Московского округа от 11.03.2012 по делу № А40-29687/11-34-260)
В необходимых случаях суд может запросить экспертизу электронных документов на предмет их подлинности. Результаты экспертизы могут быть также представлены суду стороной дела по собственной инициативе.
Пример
ООО «АС Сервис+» заказало ЗАО «ИНГАТЭ» выполнить работы по привлечению целевых посетителей по тематике бронирование гостиниц на интернет-сайт www.assp.ru из любых источников сети Интернет, а также посетителей из поисковых систем: Yandex.ru, Google.ru, Rambler.ru, Aport.ru, Mail.ru, Yahoo.com, GoGo.ru, Webalta.ru, Msn.com по согласованным в договоре ключевым фразам (словам или словосочетаниям, набранным пользователем в строке поиска поисковой системы). Заказчик обязался в полном объеме оплачивать выполненные исполнителем работы.
Подтверждением выполнения работ исполнителя должен был являться отчет о выполненных работах, составляемый и подписываемый исполнителем, направляемый заказчику ежемесячно.
Отчеты направлялись в электронном виде, а услуги оплачивались, однако затем заказчик усомнился в верности расчетов в исполнителем, обвинив последнего в недостоверности отчетов.
ООО обратилось в арбитражный суд с иском к ЗАО о взыскании с ответчика денежных средств, полученных, но не отработанных исполнителем.
ЗАО, в свою очередь, привело довод о фальсификации ООО отчетов после их получения по электронной почте.
Суд принял электронную переписку в качестве письменных доказательств по делу, основываясь на ст. 75 АПК и приняв во внимание выводы, содержащиеся в экспертном заключении АНО Центр «Независимая экспертиза», согласно которым информация, содержащаяся как в теле представленных на экспертизу электронных писем, так и в прикрепленных к ним файлах, полностью соответствуют информации, предоставленной ООО «АС Сервис+» в материалы арбитражного дела. Произвести какие-либо изменения/редактирование содержания представленных на экспертизу электронных писем с целью фальсификации силами «АС Сервис+» или третьим лицом было невозможно. Электронные письма с момента отправки/получения остались в неизменном виде.
Данные выводы экспертизы свидетельствуют, как указано судом, о несостоятельности доводов ответчика о недостоверности содержания соответствующих электронных отчетов, представленных истцом. На основании доказательств суд сделал вывод о недоказанности ответчиком факта оказания услуг истцу в полном объеме.
(По материалам постановления ФАС Центрального округа от 05.05.2011 по делу № А68-4041/10)
Следует признать, что арбитражные суды пока очень осторожно относятся к доказательствам в форме электронных документов, предпочитая из их числа документы, подписанные квалифицированной ЭП, как наиболее достоверные.
Особенности электронного документооборота с налоговой
Вопросы представления налоговому органу электронных документов в рамках контрольных мероприятий к настоящему моменту полностью регламентированы НК РФ. Пункт 2 ст. 93 Кодекса определяет, что истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по ТКС. Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
Если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС. Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС определены приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (ред. от 07.11.2011).
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа ЭП (см. письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, ФНС России от 29.06.2010 № МН-37-6/5451).
В то же время в электронном виде никак нельзя представить в налоговую инспекцию документы, составленные на бумаге, а затем отсканированные и записанные на съемный носитель электронной информации. Такой порядок пока НК РФ не предусмотрен (письмо Минфина России от 26.10.2011 № 03-02-07/1-375). В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.
Эти же правила применяются при истребовании документов в рамках встречной проверки или когда налоговый орган мотивированно запрашивает документы или информацию по любой сделке вне рамок проведения налоговых проверок (п. 1, 2, 5 ст. 93.1 НК РФ).
1 Об особенностях электронного документооборота с дистанционными работниками читайте на с. 82.