Имея компьютер и доступ к Интернету, многие люди могут работать вне офиса. Такая форма сотрудничества привлекательна и для работников, и для работодателей. Первые могут не посещать офис, самостоятельно планируя рабочее время, вторые экономят на расходах, связанных с созданием стационарного рабочего места. Рассказываем о том, какие правила должен соблюдать работодатель при установлении трудовых отношений с дистанционным работником.
Регулирует взаимоотношения между работодателем и дистанционным работником глава 49.1 Трудового кодекса РФ. Согласно ее нормам таким работником считается лицо, заключившее трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Дистанционный работник не приходит в офис работодателя, выполняет работу дома (или в ином удобном месте), а ее результат передает работодателю через Интернет. Причем работник и работодатель могут никогда не встречаться.
Подписание трудового договора
Самый простой вариант: работодатель отправляет работнику по почте заказным письмом с уведомлением трудовой договор о дистанционной работе, работник его подписывает и возвращает работодателю.
В то же время все удаленные работники имеют доступ к Интернету, поэтому трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий такого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В качестве места заключения договора и соглашений к нему указывается место нахождения работодателя. Но для такого способа обмена документами и у работника, и у работодателя должна быть квалифицированная электронная подпись (ЭП).
Электронная подпись бывает трех видов:
1) простая ЭП. Формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом;
2) неквалифицированная ЭП. Такая подпись получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП, позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, создается с использованием средств ЭП;
3) квалифицированная ЭП. Соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и следующим дополнительным признакам: ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате, для создания и проверки ЭП используются средства ЭП, получившие подтверждение соответствия требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Для получения ключа проверки ЭП и сертификата необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Перечень таких центров размещен на официальном сайте Минкомсвязи России по адресу www.minsvyaz.ru, в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров» (информационное письмо ФСФР России от 06.06.2013 № 13-ДП-10/21117).
Квалифицированные сертификаты выдаются в форме, установленной приказом ФСБ России от 27.12.2011 № 795 (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Информация о каждом выданном сертификате вносится в Единый реестр, который ведет Минкомсвязи России.
Если у дистанционного работника или работодателя нет квалифицированной ЭП, существует два варианта подписания трудового договора: работник приезжает в офис работодателя и лично подписывает договор, или же работодатель присылает договор работнику по почте заказным письмом с уведомлением, а работник после подписания договора возвращает его почтой работодателю.
Обратите внимание: каждая из сторон электронного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Даже если для заключения трудового договора работник и работодатель обменялись электронными документами, работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения договора должен выслать вам по почте экземпляр трудового договора на бумажном носителе. В этом случае возвращать подписанный договор работодателю не надо.
Что отражается в договоре
При оформлении трудового договора с дистанционным работником необходимо указать, что это именно трудовой договор о дистанционной работе.
Если стороны взаимодействуют между собой путем обмена электронными документами, в договоре предусматривают срок, в течение которого каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны.
Помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в договоре может быть дополнительное условие о необходимости использования дистанционным работником при исполнении своих обязанностей оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, предоставленных или рекомендованных работодателем (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ). В договоре также предусматривают порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Помимо этого нужно зафиксировать порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы, также определяется трудовым договором (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Как правило, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает для себя сам. Но в договоре можно предусмотреть режим рабочего времени, который обязан соблюдать работник (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
В договоре также отражается порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ).
Трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по общим основаниям, установленным ТК РФ. Вместе с тем в таком договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения такого работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, несвоевременная передача работодателю результата работы, несоответствие результата работы требованиям работодателя.
Если специальных правил увольнения договор не устанавливает, работодатель может уволить такого работника только по основаниям, установленным ст. 81 ТК РФ.
Предъявление документов
Дистанционный работник так же, как и все другие работники, предъявляет работодателю при заключении трудового договора паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета, документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний и иные документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ. Порядок их предъявления будет зависеть от того, заключается ли договор путем обмена электронными документами или подписывается на бумажном носителе.
В первом случае работник может представить работодателю все необходимые документы в форме электронных документов. Они должны быть заверены его усиленной квалифицированной ЭП (п. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Работодатель вправе потребовать у работника направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе. А работник, в свою очередь, обязан по требованию работодателя эти документы ему направить.
По общему правилу, если работник впервые устраивается на работу, страховое пенсионное свидетельство для него получает работодатель. Если же трудовой договор заключается путем обмена электронными документами, дистанционный работник получает страховое свидетельство об обязательном пенсионном страховании самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ) и направляет его работодателю в форме электронного документа.
В ситуации, когда трудовой договор подписывается работником и работодателем на бумажном носителе, работник может приехать в офис работодателя и предъявить все необходимые документы или выслать эти документы (их нотариально заверенные копии) по почте заказным письмом.
Ознакомление с ЛНА
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это правило распространяется и на дистанционных работников. Они могут ознакомиться с названными документами в электронном виде (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
Трудовая книжка
Дистанционному работнику необходимо сделать запись в трудовой книжке. Но для таких работников установлено исключение из общего правила: запись в трудовую книжку можно не вносить, если между дистанционным работником и работодателем заключено соответствующее соглашение. В этом случае основным документом, подтверждающим трудовой стаж, будет трудовой договор (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Законодательно установленной формы такого соглашения нет, поэтому оно может быть совершено как в устной, так и в письменной форме. Но во избежание возможных конфликтных ситуаций, рекомендуем оформить соглашение в письменном виде.
Обратите внимание: если дистанционный работник заключает трудовой договор впервые, работодатель вправе не оформлять ему трудовую книжку на основании соглашения с таким работником (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Отпуска и гарантии
Как и всем другим работникам, дистанционному работнику работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск, оплачивать дни болезни, декретный отпуск и производить иные выплаты, связанные с материнством. Порядок предоставления такому работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором о дистанционной работе.
От работника потребуется передача работодателю оригиналов документов (листка нетрудоспособности и т.п.) либо лично, либо по почте заказным письмом.
к сведению
Дистанционный работник – не надомник
Дистанционную работу часто путают с надомным трудом, а дистанционного работника — с надомником. Но это не одно и то же. Надомник — это лицо, заключившее трудовой договор о выполнении работы на дому с использованием материалов, инструментов и механизмов, которые приобретаются им самим либо выделяются работодателем. Иными словами, надомник выполняет работу производственного характера. Надомниками могут быть, например, швеи, резчики, вязальщицы и т.п.
Дистанционные работники (например, редакторы, корректоры, дизайнеры, верстальщики, авторы статей) выполняют интеллектуальную работу. Ее результат может быть оформлен в виде компьютерного файла.