В письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ Роструд разъяснил, по каким критериям определять, что работа сотрудника является разъездной, и как документально обосновать обязанность компании по возмещению его расходов. Позиция чиновников выгодна работодателям, но на практике может привести к спорам с проверяющими из ФНС России и фондов.
С точки зрения ТК РФ
В комментируемом письме рассмотрена следующая ситуация. В трудовых договорах с сотрудниками сказано, что они выполняют работу разъездного характера: от 10 до 50% рабочего времени эти сотрудники проводят в служебных поездках. Однако должности данных работников (менеджер отдела продаж, руководитель направления анализа спроса) сами по себе не предполагают частых разъездов.
Работодатель поинтересовался, по каким критериям определять, у кого из сотрудников работа носит разъездной характер и дает право на возмещение связанных с разъездами расходов? И какие документы составить, чтобы у контролирующих органов не возникло сомнений в правомерности выплаты компенсации?
Роструд в рассматриваемом письме напомнил, что согласно ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен компенсировать сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками расходы, размеры и порядок возмещения которых устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.
Далее чиновники отметили, что в законодательстве нет определения разъездного характера работ, и привели два признака разъездной работы:
1) работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;
2) работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком).
В отношении документального оформления Роструд указал следующее:
- условие об установлении сотруднику разъездного характера работы должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, надо установить в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).
Подытоживая сказанное, чиновники пришли к выводу, если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель вправе установить ему разъездной характер работы и возмещать связанные со служебными поездками расходы.
По факту
Как видим, Роструд позволяет компаниям самостоятельно решать, работа каких именно сотрудников является разъездной. Название должности не играет здесь никакой роли. Кроме того, в комментируемом письме нет требования о том, что сам факт частых разъездов сотрудников должен быть подтвержден документально.
Тем не менее организациям, которые производят выплаты сотрудникам за разъездную работу, не помешает запастись документами, подтверждающими постоянный характер служебных поездок. Особенно если должности прямо не указывают на разъездной характер (например, не курьер и водитель, а руководитель отдела, менеджер, специалист). Такими документами могут быть утвержденные директором планы поездок, маршрутные листы, журналы учета поездок курьеров, отчеты менеджеров о той или иной встрече и т.п.
В противном случае есть вероятность, что проверяющие из ФНС и фондов исключат сумму возмещаемых расходов из расчета налога на прибыль, доначислят НДФЛ и взносы. В статье 168.1 ТК РФ приведен открытый перечень затрат, которые компания должна возмещать сотрудникам с разъездным характером работы. Это:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя.
Компенсация этих расходов учитывается при расчете налога на прибыль, освобождена от НДФЛ и взносов (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Из большинства официальных разъяснений следует, что компания вправе включить данную компенсацию в затраты, не удерживать НДФЛ и не начислять взносы при условии, что:
1) перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;
2) размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников, установлены коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором;
3) условие о разъездной работе включено в трудовой договор.
Такая позиция приведена, к примеру, в письмах Минфина России от 19.07.2010 № 03-04-06/6-154, ФНС России от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488, Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19, ФСС России от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П.
Вместе с тем некоторые разъяснения, а также судебная практика свидетельствуют о том, что компаниям лучше запастись документами, доказывающими постоянный характер служебных поездок работников. Так, в письме от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@ ФНС России указала, что разъездной характер работы водителя-экспедитора может быть подтвержден приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам и другими документами.
Пример из судебной практики — постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2010 № А44-2439/2009. Компания выплачивала работникам надбавку за разъезды, сумма которой зависела от количества дней, проведенных сотрудником вне офиса. Данные для расчета надбавки работодатель брал из табеля учета дней пребывания сотрудника вне местонахождения компании и маршрутных листов. Налоговики исключили выплату из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, сославшись на неполноту описания в маршрутных листах всех перемещений работников. Судьи посчитали эту погрешность незначительной и отменили доначисления. Но факт остается фактом — наличие маршрутных листов и табеля помогло компании доказать свою правоту.
Добавим, что в споре можно сослаться и на вид деятельности компании, если он предполагает разъезды ее работников. Например, в вышеупомянутом постановлении судьи учли, что выплаты за разъездную работу непосредственно связаны с основным видом деятельности компании (эксплуатация и строительство дорог).