Закрываем обособленное подразделение

Проанализировав результаты работы за год, руководители или собственники компании могут обнаружить, что некоторые обособ­ленные подразделения оказались нерентабельными. И решат их закрыть. Сделать это не так просто — особенно если это подразделение было выделено на отдельный баланс и выплачивало зарплату сотрудникам. Напомним, какие документы нужно собрать для снятия с учета обособленного подразделения, на что обратить внимание при составлении отчетности и в какую инспекцию ее ­отправлять.

Как сняться с учета в ИФНС

При ликвидации обособленного подразделения (ОП) организация должна сняться с учета в инспекции по месту нахождения этого ОП (п. 5 ст. 84 НК РФ).

Комплект документов, необходимый для снятия с учета, зависит от того, являлось обособленное подразделение филиалом или представительством или нет.

Закрывается ОП, не являющееся филиалом (или представительством)

О закрытии обособленного подразделения организация должна сообщить в свою налоговую инспекцию (то есть в инспекцию по месту нахождения организации). Это нужно сделать в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о ликвидации ОП (п. 6 ст. 6.1, п. 2 ст. 23 НК РФ).

Сообщение представляется по форме № С-09-3-2 (утв. приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@). Отправить сообщение можно различными способами:

• руководитель организации, уполномоченный действовать без доверенности, может лично представить в инспекцию этот документ;
• отправить через представителя;
• послать по почте заказным письмом;
• по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). При отправке по ТКС сообщение заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя компании или иного уполномоченного лица (приказ ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@).

Получив сообщение, ИФНС в течение десяти рабочих дней снимет организацию с учета по месту нахождения ОП (п. 6 ст. 6.1, абз. 3 п. 5 ст. 84 НК РФ). И отправит ей уведомление о ликвидации ОП по форме № ­1-5-Учет (утв. приказом ФНС России от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@).

В ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения сообщение можно не посылать — это сделает инспекция, в которой зарегистрирована сама организация (п. 2.1 письма ФНС России от 03.09.2011 № МН-37-6/10623@).

Внимание!

Если в отношении организации проводится выездная налоговая проверка, ее не снимут с учета по месту нахождения ОП до окончания проверки (абз. 2, 3 п. 5 ст. 84 НК РФ).

Ликвидируется филиал или представительство

Одним из отличий филиала и представительства от обычного обособ­ленного подразделения является то, что сведения о филиале (представительстве) вносятся в учредительные документы. Поэтому при закрытии филиала организации придется вносить изменения в учредительные документы. Снимать с учета организацию по месту нахождения филиала инспекция будет на основании сведений о его ликвидации из ЕГРЮЛ (абз. 2 п. 5 ст. 84 НК РФ).

Для снятия с учета филиала потребуются:

• сообщение о ликвидации ОП по форме № С-09-3-2 — отправляется в ИФНС по месту нахождения организации;
• документы для внесения изменений в устав. Это Уведомление о внесении изменений в учредительные документы юридического лица по форме № Р13002, утв. приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@ и решение о внесении изменений в учредительные документы с текстом самих изменений (п. 1 ст. 19 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон № 129-ФЗ). Эти документы нужно отправить в инспекцию, которая занимается регистрацией юридических лиц по месту нахождения организации (к примеру, в Москве регистрацией всех юрлиц занимается ИФНС № 46). Она внесет изменения в ЕГРЮЛ и направит сведения о ликвидации филиала в ИФНС по месту нахождения организации, а та в свою очередь перешлет их инспекции, где зарегистрировано ОП (п. 2.1, 2.2 письма ФНС России от 03.09.2011 № МН-37-6/10623@).

В регионах нередко регистрирующая ИФНС и инспекция, в которой состоит на учете организация, — это один и тот же налоговый орган. В этом случае и сообщение о ликвидации, и докумен­ты для внесения в устав надо отправлять в инспекцию по месту нахождения головной организации.

Все документы направляются в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о ликвидации (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 подп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ, п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

Внимание!

Если организация опоздает с отправкой сообщения о закрытии обособленного подразделения (форма № С-09-3-2), ее могут оштрафовать на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). А ее руководителя — на 300—500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

За несвоевременное предоставление уведомления по форме № Р13002 руководителю грозит штраф в размере 5000 руб. (ч. 3 ст. 14.25, ч. 1 ст. 23.61 КоАП РФ).

Как сняться с учета в фондах

О закрытии обособленного подразделения организация обязана сообщить в ПФР и ФСС, где она состоит на учете. Это надо сделать в течение одного месяца со дня закрытия ОП (п. 2 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>, далее — Закон № 212-ФЗ).

ОП не имело отдельного баланса и не выплачивало зарплату

Обособленное подразделение, не выделенное на отдельный баланс, не имеющее расчетного счета и не выплачивающее вознаграждения работникам, на учет в ПФР и ФСС по месту нахождения ОП не ставится, а взносы уплачиваются по месту нахождения самой организации.

Минздравсоцразвития подчеркнул, что организация должна сообщить в территориальные отделения фондов по месту своего учета о закрытии любого ОП, независимо от наличия у этого обособленного подразделения отдельного баланса, расчетного счета, а также начисления им выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц (письмо от 09.09.2010 № 2891-19).

Официально утвержденной формы для сообщения в фонды о закрытии ОП не существует, поэтому можно составить его в произвольной форме.

Итак, чтобы сообщить о ликвидации такого ОП, достаточно отправить обычное письмо в отделения ПФР и ФСС, где организация состоит на учете.

ОП было выделено на отдельный баланс, выплачивало зарплату

Если ОП имело отдельный баланс, расчетный счет и выплачивало вознаграждения физлицам, то при открытии оно было поставлено на учет в органах ПФР и ФСС по месту нахождения подразделения (п. 2 ч. 1 ст. 2.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ), п. 12 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей, производящих выплаты физическим лицам, в территориальных органах ПФР, утв. постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 № 296п (далее — Порядок № 296п), п. 3.1 письма ФСС России от 23.08.2011 № 14-03-11/08-9440). И уплачивало страховые взносы по месту своего нахождения.

При закрытии такого ОП организации придется не только сообщить в фонды по месту учета головной компании, но и сняться с учета в филиалах фондов по месту учета обособленного подразделения:

1. В отделения ПФР и ФСС, где состоит на учете организация, нужно отправить сообщение в произвольной форме о ликвидации ОП.

2. В филиал ПФР по месту учета ОП нужно представить следующие документы (п. 18 Порядка № 296п):

• заявление о снятии с регистрационного учета организации по месту нахождения ОП в территориальном органе ПФР (приложение 5 к Порядку № 296п);
• копию решения (приказа) о прекращении деятельности ОП.

Получив эти документы, ПФР снимет с учета обособленное подразделение в течение пяти дней (п. 18 Порядка № 296п).

3. В территориальное отделение ФСС по месту учета ОП предоставляются (п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 2.3 Закона № 255-ФЗ, п. 23 Порядка — приложение 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 № 959н):

• заявление о снятии с регистрационного учета (форма приведена в приложении 3 к Административному регламенту, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 20.09.2011 № 1052н);
• копия решения о ликвидации ОП.

В течение 14 дней с даты получения перечисленных документов ФСС снимет с учета обособленное подразделение (п. 2 ч. 2 ст. 2.3 Закона № 255-ФЗ).

К сведению

Получив от организации заявление о снятии с учета обособленного подразделения, осуществляющего расчеты с работниками и имеющего отдельный баланс, фонды нередко инициируют выездную проверку по контролю за уплатой страховых взносов.

Выездная проверка такого ОП проводится на основании решения органа контроля за уплатой страховых взносов по месту нахождения обособленного подразделения (ч. 3 ст. 35 Закона № 212-ФЗ).

Минтруд в письме от 23.04.2013 № 17-4/689 разъяснил, на какой территории организация должна представить фондам документов, требуемых для проведения выездной проверки. Если на ­момент вынесения решения о проведении выездной проверки организация не была снята с учета в качестве страхователя по месту нахождения филиала, она представляет подлинники документов, связанных с исчислением и уплатой страховых взносов, по месту нахождения органа контроля за уплатой страховых взносов.

Отчетность по взносам в фонды

Как уже было отмечено, ОП, имеющие отдельный баланс, расчетный счет, выплачивающие вознаграждения физлицам, регистрируются во внебюджетных фондах по месту своего нахождения и взносы уплачивают тоже по месту своего нахождения.

При закрытии такого ОП нужно предоставлять отчетность в фонды в таком же порядке, как и при ликвидации юридического лица. Он приведен в п. 15 ст. 15 Закона № 212-ФЗ и заключается в следующем. До дня подачи заявления о государственной регистрации юридического лица в связи с его ликвидацией нужно представить в орган контроля за уплатой страховых взносов расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма-4 ФСС, утв. приказом Минтруда России от 19.03.2013 № 107н) за период с начала расчетного периода по день представления указанного расчета включительно.

Разницу между суммой страховых взносов, подлежащей уплате в соответствии с указанным расчетом, и суммами страховых взносов, уплаченными с начала расчетного периода, нужно уплатить в течение 15 календарных дней со дня подачи такого расчета (п. 15 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Другими словами, надо в ФСС по месту нахождения ОП сдать форму-4 ФСС и в течение 15 дней уплатить начисленные, но еще не уплаченные взносы.

В Пенсионный фонд нужно представить (п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»):

• расчет РСВ-1 ПФР (утв. приказом Минтруда России от 28.12.2012 № 639н) за период с начала года по дату представления расчета;
• индивидуальные сведения о работающих застрахованных лицах (формы СЗВ-6-4, АДВ-6-5, АДВ-6-2) за период с начала квартала по дату представления отчетности.

Если же ликвидируемое ОП не имело отдельного баланса и не выплачивало зарплату, организация продолжает сдавать отчетность и уплачивать взносы в общем порядке. Ведь, как уже было сказано, на учет в фондах по месту нахождения такого обособленно подразделения организация не вставала, а взносы уплачивались по месту учета головной компании.

Налог на прибыль

Правила уплаты налога на прибыль организациями, имеющими обособленные подразделения, установлены ст. 288 НК РФ.

Суммы налога и авансовых платежей в части, уплачиваемой в федеральный бюджет, организации перечисляют по месту своего нахождения без распределения сумм по ОП (п. 1 ст. 288 НК РФ).

Часть, которая уплачивается в бюджеты субъектов, распределяется между организацией и обособленными подразделениями и уплачивается по месту нахождения организации, а также по месту нахождения каждого из ее обособленных подразделений. Распределяется эта часть налога исходя из доли прибыли, приходящейся на эти ОП (ст. 288 НК РФ).

Если компания имеет несколько ОП на территории одного субъекта Российской Федерации, то компания вправе выбрать ответственное обособленное подразделение и через него уплачивать налог на прибыль. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет этого субъекта РФ, в таком случае определяется исходя из доли прибыли, исчисленной из совокупности показателей ОП, находящихся на территории этого субъекта (п. 2 ст. 288 НК РФ).

О том, какое ОП выбрано в качестве ответственного подразделения, компания должна сообщить в инспекцию по месту нахождения своих обособленных подразделений. Уведомления также представляются в налоговый орган в случае, если налогоплательщик изменил порядок уплаты налога, изменилось количество структурных подразделений на территории субъекта РФ или произошли другие изменения, влияющие на порядок уплаты налога (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Уведомления для инспекции при закрытии ОП

Если организация закроет ответственное обособленное подразделение и выберет новое, она должна отправить уведомления (письмо ФНС России от 30.12.2008 № ШС-6-3/986 — далее письмо № ШС-6-3/986):

• в инспекцию по месту нахождения нового ответственного подразделения — уведомление № 1 (рекомендуемые формы уведомлений приведены в письме № ШС-6-3/986);
• в инспекцию по месту нахождения организации — копию уведомления № 1;
• в налоговые органы по месту нахождения других обособленных подразделений (включая закрытое ОП) — уведомление № 2.

При закрытии всех обособленных подразделения на территории этого субъекта нужно послать в ИФНС по месту нахождения ответственного ОП уведомление в произвольной форме (письмо № ШС-6-3/986).

При закрытии ОП, через которое уплата налога не производилась, уведомление в произвольной форме отправляется в инспекцию по месту нахождения ответственного ОП (письмо № ШС-6-3/986).

Внимание!

Уведомления должны содержать (письмо № ШС-6-3/986):

• полное наименование организации в соответствии с учредительными документами;
• ИНН/КПП по месту нахождения организации;
• полное наименование обособленных подразделений;
• адреса мест нахождения обособленных подразделений;
• КПП, присвоенные налогоплательщику налоговыми органами по месту нахождения обособленных подразделений;
• наименование и код субъекта РФ, на территории которого находятся обособленные подразделения;
• причину, по которой уведомление представляется в налоговый орган.

Уведомления предоставляются в инспекции в течение рабочих дней после окончания отчетного периода, в котором произошла ликвидация ОП (п. 2 ст. 288 НК РФ, п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Если ОП закрылось в конце года (последнем отчетном периоде), то уведомления надо представить до 31 декабря текущего года (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Особенности заполнения и сдачи декларации

Правила заполнения и подачи деклараций при ликвидации обособ­ленного подразделения предусмотрены п. 2.8 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 22.03.2012 № ММВ-7-3/174@).

В случае принятия организацией решения о закрытии своего обособленного подразделения уточненные декларации по этому ОП, а также декларации за последующие (после закрытия) отчетные периоды и текущий налоговый период представляются в ИФНС по месту нахождения организации.

При этом в титульном листе (Листе 01) по реквизиту «по месту нахождения (учета)» указывается код «223», а в верхней его части указывается КПП, который был присвоен организации налоговым органом по месту нахождения закрытого обособ­ленного подразделения.

В Разделе 1 этих деклараций указывается код ОКАТО муниципального образования, на территории которого находилось закрытое обособленное подразделение.

В уточненных декларациях по закрытому ответственному обособ­ленному подразделению нужно указать его КПП и ОКАТО и представить их по месту нахождения нового ответственного подразделения (письма ФНС России от 18.11.2011 № ЕД-4-3/19308, от 30.12.2009 № ШС-22-3/990@).

Увольняем работников

Порядок увольнения работников при закрытии обособленного подразделения будет зависеть от того, где находится ОП — в том же населенном пункте, что и головная компания, или в другом.

ОП находится в другой местности

При прекращении деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, расположенного в другой местности, расторжение трудовых договоров с работниками этого подразделения производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ). То есть увольнять работников нужно по п. 1 ст. 81 ТК РФ.

К сведению

ВС РФ указал, что под другой местностью следует понимать «местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта» (п. 16 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Необходимо соблюдать все правила, предусмотренные для увольнения в связи с ликвидацией:

• сообщить работникам об увольнении не менее чем за два месяца до прекращения трудового договора (ст. 180 ТК РФ). Это означает, что каждому работнику необходимо выдать персональное (индивидуальное) уведомление, в котором он должен расписаться;
• уведомить профсоюзный орган не менее чем за три месяца до увольнения (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 12.01.96 № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»);
• издать приказ о расторжении трудового договора в связи с прекращением деятельности обособленного подразделения. Приказ составляется по унифицированной форме № Т-8 (либо по форме, самостоятельно разработанной организацией, — письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ). С ним нужно ознакомить работника под роспись;
• делать соответствующие записи в личной карточке работника и трудовой книжке. Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку со ссылкой на ст. 81 ТК РФ. Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);
• произвести все выплаты. При расторжении трудового до­говора в связи с ликвидацией организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия) (ст. 178 ТК РФ).

К сведению

Ликвидация обособленного подразделения, расположенного в другой местности, фактически означает прекращение деятельности самой организации в этой местности и, соответственно, делает невозможным перевод работников с их согласия на другую работу в ту же организацию в пределах той же местности (определения КС РФ от 21.04.2005 № 144-О, от 24.10.2013 № 1542-О).

ОП находится в той же местности, что и организация

При закрытии обособленного подразделения, которое находится в том же населенном пункте, что и головная организация, увольнять работников ОП нужно в порядке, установленном для увольнения по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ).

Напомним особенности увольнении работников по сокращению штата. Работодатель обязан:

• обосновать сокращение штата или численности работников в связи с экономическими, техническими, организационными причинами (Определение ВС РФ от 03.12.2007 № 19-В07-34);
• если есть вакансии — предложить работнику другую работу с учетом состояния его здоровья. Работнику предлагаются все отвечающие этому требованию вакансии, имеющиеся у работодателя в данной местности, а также вакансии в других местностях, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором. Неисполнение работодателем этой обязанности влечет восстановление работника на работе (Определение ВС РФ от 10.06.2011 № 20-Г11-6);
• соблюсти правила, установленные ст. 179 ТК РФ. При сокращении в первую очередь остаются в организации работники, имеющих более высокую квалификацию, и те, кого запрещено увольнять (например, беременные);
• предупредить работника об увольнении за два месяца до расторжения договора под роспись.

НДФЛ

В общем случае компании — налоговые агенты сдают в инспекцию сведения о доходах физических лиц (справка 2-НДФЛ) по окончании года, в котором работникам начислялись и выплачивались доходы — не позднее 1 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ). Справки представляются в ту же инспекцию, в которую перечислялся НДФЛ (письмо ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@).

Порядок предоставления справок 2-НДФЛ в случае, когда обособ­ленное подразделение закрывается в середине года, разъяснен в письме ФНС России от 28.03.2011 № КЕ-4-3/4817.

Сведения о доходах физических лиц — сотрудников обособленных подразделений представляются в налоговый орган по месту учета ОП, в который производится перечисление НДФЛ с доходов сотрудников обособленных подразделений.

В случае когда деятельность обособленного подразделения в связи с ликвидацией прекращается до завершения налогового перио­да по НДФЛ, сведения о доходах физических лиц на сотрудников ОП представляются организацией в инспекцию по месту учета обособленного подразделения за последний налоговый период. При этом последним налоговым периодом в данном случае является период времени от начала календарного года до завершения ликвидации. Повторного представления организацией указанных сведений в отношении сотрудников ликвидированного ОП по окончании налогового периода не требуется.

Если же после ликвидации ОП организация перечислила уволенным сотрудникам обособленного подразделения какие-либо выплаты по итогам года, то сведения о доходах физических лиц представляются в налоговый орган по месту нахождения организации.