Работодатели обязаны предоставлять работникам ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью, как правило, не менее 28 календарных дней. Несмотря на привычность этой процедуры, многие работодатели не соблюдают установленный трудовым законодательством порядок предоставления отпусков, что влечет для них неблагоприятные последствия. Перед началом летнего отпускного сезона кадровым работникам стоит освежить главные правила предоставления отдыха сотрудникам.
Активность трудовых инспекций в последнее время значительно возросла. Практически каждый работник знает, что в случае трудового конфликта с работодателем обращаться с жалобами необходимо именно в трудовую инспекцию. А работодателя проверки трудовой инспекции пугают так же, как приход налогового инспектора. И это не удивительно, ведь даже у самого законопослушного работодателя можно обнаружить если не случаи прямого нарушения закона, то по крайней мере ошибки в оформлении кадровых документов. В ходе проверки трудовые инспекторы довольно часто выявляют факты несоблюдения порядка предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и привлекают работодателей и руководителей организации к административной ответственности.
Пять шагов к правильно оформленному отпуску работника
Для того чтобы правильно оформить предоставление отпуска работникам, необходимо выполнить ряд последовательных действий.
Действие № 1: составить график отпусков. Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам согласно утвержденному графику отпусков, который необходимо утвердить за две недели до наступления очередного календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. График обычно составляют, используя унифицированную форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Напомним, что с 1 января 2013 г. унифицированные формы, утвержденные этим постановлением, не являются обязательными к применению (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Однако использование этих унифицированных форм удобно для работодателей, это позволяет самостоятельно не разрабатывать шаблоны кадровых документов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Однако это не означает, что предварительно утвержденный график отпусков нельзя изменить. С согласия работника и работодателя срок отпуска работника может быть перенесен на другое время. Для этого в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Действие 2: предупредить работника о предстоящем отпуске. Работодатель не менее чем за две недели до начала отпуска должен известить работника под роспись о времени начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Трудовое законодательство не устанавливает форму такого извещения. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 разъяснил, что формы и способы извещения работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников не позднее чем за две недели до начала отпуска и др. Таким образом, именно на работодателе, а не на работнике лежит обязанность по уведомлению о предстоящем отпуске.
Действие 3: издать приказ о предоставлении отпуска. Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме № Т-6 или Т-6а, подписывается руководителем организации и объявляется работнику под роспись. На основании этого приказа делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
Действие 4: составить записку-расчет о предоставлении отпуска. Записка-расчет составляется по унифицированной форме № T-60. Эта форма применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
Действие 5: произвести оплату отпуска. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Этот срок нельзя уменьшить в локальном акте (например, отразив это в коллективном договоре). Такое изменение будет являться недействительным (постановление ВС Республики Карелия от 09.09.2011 по делу № 21-175/2011).
Трудовое законодательство не уточняет, каким образом исчислять трехдневный срок: в рабочих или календарных днях. Роструд полагает, что применительно к этой ситуации речь идет о календарных днях (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). По нашему мнению, позицией Роструда следует руководствоваться и работодателям.
Специальный расчетный листок при выплате работнику отпускных сумм выдавать не надо. Между тем отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан при выплате заработной платы в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Такой расчетный листок должен выдаваться работнику и при перечислении заработной платы на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). И если оплата отпускных происходит одновременно с выплатой заработной платы, работнику должен быть выдан расчетный листок в котором будут отражены все полученные работником суммы (заработная плата плюс отпускные) (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
При нарушении сроков выплаты отпускных работодатель должен начислить и выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования Банка России за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
По правилам, установленным ст. 123 ТК РФ, очередной отпуск предоставляется работнику в соответствии с графиком отпусков. На основании графика отпусков издается приказ. Поэтому если организация не нарушает требования трудового законодательства и ежегодно утверждает график отпусков, требовать от работника заявление на предоставления очередного отпуска нет необходимости. Вместе с тем кадровый документооборот работодателя может и предусматривать предоставление такого документа.
За несоблюдение порядка предоставления отпусков возможна административная ответственность
За непредоставление отпуска, предоставление отпуска меньшей продолжительности, нарушение порядка оформления отпуска, так же как и за любое другое нарушение трудового законодательства, работодатель может быть привлечен к административной ответственности, установленной ст. 5.27 КоАП РФ. Эта норма предусматривает штраф:
■ для должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
■ для юридических лиц — в размере от 30 000 до 50 0
00 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Справедливости ради отметим, что за нарушение порядка предоставления отпусков работодателей обычно не наказывают административным приостановлением деятельности. Этот вид ответственности предусмотрен для ситуаций, когда продолжение работы становится опасным для работников.
Довольно серьезные последствия могут наступить для руководителя организации, ранее подвергнутого административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Для таких лиц предусмотрена дисквалификация на срок от одного года до трех лет. Под аналогичным правонарушением следует понимать совершение должностным лицом такого же, а не любого нарушения законодательства о труде и охране труда. Например, первый раз должностное лицо не произвело вовремя оплату отпуска одного работника, а позднее — оплату отпуска другого работника (п. 17 постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса РФ об административных правонарушениях»).
Выявить нарушение работодателем трудового законодательства, в частности, порядка предоставления отпусков, может инспектор государственной инспекции труда (трудовой инспектор) в ходе очередной или внеочередной проверки. Рассматривать дела о таких правонарушениях трудинспекторы вправе самостоятельно(ст. 23.12 КоАП РФ). Поэтому для привлечения работодателя к административной ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, не требуется обращения в суд.
Суд выносит постановление только по тем делам, по которым нарушителя предполагается привлечь к ответственности в виде дисквалификации (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому если трудовой инспектор в ходе проверки выявит правонарушение, за которое предусмотрена ответственность в виде дисквалификации, он составляет протокол. После этого в течение трех суток трудинспектор передает документы в суд, а суд уже рассматривает дело и выносит постановление (ст. 28.8 КоАП РФ).
Самые распространенные нарушения, связанные с предоставлением отпусков, выявляемые трудовыми инспекторами в ходе проверки:
■ отсутствие графика отпусков;
■ неизвещение работников под роспись о предстоящем отпуске;
■ выплата отпускных с нарушением установленного срока.
Отпуск можно предоставить сразу за несколько лет
Работодатель должен предоставлять работникам отпуск ежегодно. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).
Однако реалии жизни таковы, что некоторые работники накапливают отпуска, не используя их вовремя. Но даже если работник сам не хочет брать очередной отпуск более двух лет подряд, это является нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Тем не менее, если такая ситуация уже произошла, работодатель может предоставить работнику все накопленные отпуска в течение одного календарного года. Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Обращаем внимание, что в силу ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Если же работнику накопленные отпуска предоставляются единовременно, то выплачивать денежную компенсацию работодатель вправе только в том случае, если продолжительность каждого из неиспользованных ежегодных отпусков превышает 28 календарных дней, и только за ту часть, которая превысит этот лимит. Если же работнику положен только стандартный отпуск продолжительностью 28 календарных дней, заменить накопленные отпуска денежной компенсацией работодатель не вправе (письма Роструда от 08.06.2007 № 1921-6, от 01.03.2007 № 473-6-0).
За время отпуска работник должен полноценно отдохнуть
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Трудовое законодательство не устанавливает, до какой степени можно раздробить время ежегодного отдыха, поэтому оставшиеся дни отпуска могут быть разделены на любое количество частей (например, один день, два дня, пять дней, восемь дней и т.д.). Хотя Роструд полагает, что за короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы, поэтому он не рекомендует дробить отпуск на части (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
Ни работодатель, ни работник не вправе решать вопрос о делении отпуска в одностороннем порядке. При решении вопроса как о количестве частей отпуска, так и о продолжительности этих частей необходимо согласие работника и работодателя. В том случае, если работник и работодатель не пришли к соглашению о порядке разделения отпуска на части, отпуск должен быть предоставлен работнику в полном размере.
Иногда работник и работодатель идут на хитрость: для формального соблюдения порядка предоставления отпуска работник реализует право на ежегодный отдых по частям, при этом одна часть равна 14 календарным дням, а оставшееся время отпуска предоставляется по два дня — субботу и воскресенье (отпуск предоставляется в календарных, а не в рабочих днях). По нашему мнению, несмотря на формальное соблюдение порядка предоставления отпуска, в такой ситуации будет нарушено право работника на отдых, установленное ст. 2 ТК РФ, потому существует вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за несоблюдение норм трудового законодательства.
В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен при временной нетрудоспособности работника во время отдыха. В этой связи возникает вопрос: обязан ли работодатель продлить работнику отпуск в случае болезни не самого работника, а, например, его ребенка? Ведь так же, как и в случае собственной болезни, работник в такой ситуации предоставляет работодателю листок временной нетрудоспособности.
Роструд на это вопрос дает отрицательный ответ, поскольку обязанность продлевать отпуск возникает у работодателя только в случае болезни самого работника. Заболевание ребенка или другого члена семьи не является основанием для продления ежегодного оплачиваемого отпуска, несмотря на наличие выданного работнику листка нетрудоспособности (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).