Нередко работники с согласия работодателя используют в служебных целях личный автотранспорт. В таком случае работодатель должен выплатить компенсацию за использование имущества, а также возместить расходы, связанные с его использованием, — так сказано в ст. 188 ТК РФ. Читайте в статье, как списать такую компенсацию, нужно ли начислять на нее страховые взносы и удерживать НДФЛ.
Как правило, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях выплачивают тем работникам, чья работа по роду производственной деятельности связана с постоянными разъездами. Работодатель может компенсировать работнику затраты, связанные с износом автомобиля, а также расходы на ГСМ, текущий ремонт, парковку и т.д. Размер компенсации устанавливается в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ).
Бухгалтеру нужно обратить внимание на то, находится автомобиль в собственности работника, или он управляет им по доверенности, от этого зависит налогообложение и начисление страховых взносов.
Собственный автомобиль работника
Налог на прибыль
Компания вправе установить любой размер компенсации за использование автомобиля. Трудовое законодательство не содержит ограничений по сумме выплат. Но в расходах по налогу на прибыль можно учесть только сумму в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти нормы прописаны в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — постановление № 92). Они составляют:
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб., с объемом свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;
- для мотоциклов — 600 руб.
В данные суммы включается возмещение суммы износа, а также всех расходов работника по эксплуатации личного авто, используемого для служебных поездок: затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт, парковку, мойку и т.д. (письма УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@, от 20.09.2005 № 20-12/66690).
Как отметил Минфин, компенсация за использование автомобиля, выплачиваемая за время нахождения работника в отпуске, командировке (в которой он не пользуется автомобилем для служебных целей) и за периоды временной нетрудоспособности, в расходах по налогу на прибыль не учитывается (письмо от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).
НДФЛ с компенсации за собственный автомобиль
Суммы законодательно установленных компенсаций не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). К таким компенсациям относится и возмещение за использование автомобиля, предусмотренное ст. 188 ТК РФ. При этом налоговое законодательство не устанавливает никаких ограничений по суммам возмещения, освобождаемым от НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Как указывает Минфин России, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Статьей 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Значит, от НДФЛ освобождается вся сумма выплаченной работнику компенсации в размере, установленном трудовым договором или соглашением к нему (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 27.06.2013 № 03-04-05/24421, от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, доведено до сведения налоговых органов письмом ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15). Соответственно, если будет выплачена компенсация в большем размере, чем предусмотрено в трудовом договоре, то компания при выплате компенсации должна с суммы превышения удержать НДФЛ.
История вопроса
Раньше Минфин России высказывал мнение, что нормы, определенные постановлением № 92, нужно применять и в отношении НДФЛ, то есть от НДФЛ освобождаются только суммы компенсации в пределах норм, прописанных в данном постановлении. А с сумм, превышающих норматив, налог нужно платить (письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87, от 01.06.2007 № 03-04-06-01/171). Такого же мнения придерживались московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115).
Перелом наступил в конце 2009 г. Финансовое ведомство выпустило письмо от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387. В нем отмечалось, что глава 23 НК РФ «Налог на доходы физических лиц» не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядка их установления. Поэтому для применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, то есть от НДФЛ освобождается компенсация в размере, указанном в трудовом договоре. Это разъяснение было доведено до сведения налоговых органов письмом ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15. И с тех пор позиция Минфина и ФНС не менялась.
Страховые взносы
Сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии с нормами трудового законодательства (письма ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19). При этом, как уточнил Минтруд, компенсация не облагается страховыми взносами при одновременном выполнении следующих условий (письмо от 26.02.2014 № 17-3/В-92):
- использование автомобиля связано с выполнением служебных обязанностей;
- размер возмещения расходов экономически обоснован;
- у организации имеются копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль, а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании автомобиля в служебных целях.
Автомобиль по доверенности
По мнению контролирующих органов, компенсация за использование автомобиля, которым работник управляет по доверенности:
- не включается в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49);
- облагается НДФЛ (письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42, от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327, доведено до нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@). Исключение составляет ситуация, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого по свидетельству о госрегистрации является его супруга. Имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества (п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). Поэтому, по мнению Минфина, если машина находится в совместной собственности супругов, то возмещение работодателем расходов на ее использование НДФЛ не облагается. Если же автомобиль был приобретен супругой до брака, получен ею в дар или в порядке наследования либо является единоличной собственностью супруги по брачному договору, то возмещение работодателем расходов облагается НДФЛ (письмо от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49);
- облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).
Аргументация в приведенных выше разъяснениях сводится к следующему. Чиновники указывают, что ст. 188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации за использование работником личного имущества в служебных целях. К личному имуществу, по их мнению, относится только имущество, которое принадлежит работнику на праве собственности. Имущество, переданное по доверенности, к нему не относится. Ведь согласно ст. 185 ГК РФ передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность (ст. 185 ГК РФ). Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, никакие «льготы» на суммы возмещения не распространяются.
Суды считают личным имущество, принадлежащее работнику не только на праве собственности, но и на любом законном основании. В том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012). Такой же вывод содержится в Определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14. Суд указал, что «переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность». В данных решениях речь шла о страховых взносах, и суд признал, что их не нужно начислять на сумму компенсации за использование автомобиля, управляемого по доверенности. По нашему мнению, выводы судей о том, что можно считать личным имуществом, универсальны, а потому применимы и в отношении налога на прибыль, а также НДФЛ. Поэтому на них можно ориентироваться, если возникнет необходимость оспорить решение инспекции или фондов по результатам проверок, связанное с налогообложением компенсаций за использование автомобиля, управляемого по доверенности.
Документальное оформление компенсации за использование автомобиля
Чтобы у налоговиков и проверяющих из фондов не было вопросов по поводу учета компенсаций и освобождения их от взносов, размер компенсации и ее выплата должны быть документально подтверждены. Для этого потребуются (письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, письмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@):
- трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). В договоре должны быть указаны:
- — технические и регистрационные данные автомобиля;
- — порядок использования;
- — размер компенсации за использование;
- — порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля;
- приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации в твердой сумме или обоснованный порядок ее расчета с учетом интенсивности использования транспортного средства;
- копии технического паспорта транспортного средства, других документов, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику. Или копия доверенности на управление транспортным средством;
- документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях. Например, приказ о должностях сотрудников, чья работа имеет разъездной характер;
- путевые листы и иные документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
- документы, подтверждающие осуществление расходов, связанных с использованием автомобиля. Это могут быть отчеты сотрудников, а также кассовые чеки (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).