Системное управление затратами — ключ к конкурентоспособности компании

Управлению затратами и их оптимизации многие компании уделяют все больше внимания. Получить же реальный эффект и долгосрочный результат можно, выстроив систему менеджмента затратами при согласовании ее со стратегией компании. Что это за система и как измерить ее влияние на эффективность затрат и успехи предприятия?

Обратимся за ответом к результатам последнего исследования «Барометр управления затратами (Barometer Kostenmanagement) 2013 — управление затратами во время кризиса», проведенного институтом инноваций и предпринимательства бизнес-школы EBS в кооперации с международной консалтинговой компанией Expence Reduction Analysts, специализирующейся в области управления закупками и затратами.

Стрелка барометра управления затратами поднялась с 63 до 66 пунктов из 100 возможных в 2013 г. по сравнению с 2012 г. Прибавка на три пункта, по мнению экспертов, означает усиление внимания к оптимизации затрат и рост профессионализма менеджмента в этой облас­ти. Тем не менее потенциал снижения затрат еще есть.

От снижения косвенных затрат к эффективному управлению всеми затратами

Положение дел в управлении затратами эксперты изучают уже третий год подряд. В 2011 г. их заинтересовали процессы сокращения косвенных затрат, составляющих от 30 до 50% всех расходов на закупки в западных компаниях. А если учесть, что расходы на закупки достигают 50% годового оборота, — потенциал здесь огромный. Результаты исследования показали:

■ 84% респондентов занимались снижением косвенных затрат на протяжении трех лет;

■ менее половины из опрошенных реинвестировали сэкономленные средства;

■ программы по снижению затрат были разработаны как реакция на неудачи в достижении бизнес-целей, а не как опережаю­щие действия;

■ сокращение косвенных затрат не повлияло на ухудшение качества продуктов и услуг;

■ основным фактором успешного сокращения затрат было названо хорошее взаимодействие между сотрудниками в таких процессах.

В 2012 г. рамки исследования были расширены и внимание сосредоточили на управлении всеми затратами в целом. Более того, решили измерить эффективность процессов снижения и оптимизации затрат. Поэтому и назвали исследование «Барометр управления затратами — эффективность затрат и факторы их успешнос­ти». При этом более детально исследовали расходы на энергоресурсы, составляющие самую большую долю затрат производственных компаний.

Представленные результаты вызвали положительный резонанс. Поэтому решили провести очередное исследование в 2013 г. В нем было отмечено, что в условиях замедления темпов роста экономики, а также финансового кризиса и кризиса евро большинство компаний уже сформировало эффективный менеджмент затрат, а ведущие компании идут даже дальше и принимают дополнительные меры по совершенствованию управления затратами.

В последнем стандартном онлайн опросе принимали учас­тие 215 европейских компаний (в 2012 г. — 185) различных отраслей и размеров. А чтобы проследить изменения в менеджменте затрат во времени основные вопросы были взяты из прошлогоднего опроса.

Большую долю среди респондентов составило руководство предприятия/правление и руководители функциональных подразделений (74,9), что подчеркивает значимость результатов опроса. Выбор топ-менеджмента для опроса сделан неслучайно. Ведь основное внимание эксперты сосредоточили на воздействии финансового кризиса и кризиса евро на менеджмент затрат ­компании.

Отметив в целом возрастание активности всех компаний в области управления затратами с учетом уроков кризиса 2008 г., эксперты обратили особое внимание на то, что успешных результатов достигают компании, выстроившие систему управления затратами.

Системный менеджмент затрат

Системное управление затратами включает структуризацию затрат, позиционирование их различных аспектов, а также влияние на динамику затрат компании. При этом наряду с оперативной функцией возрастает значение стратегичес­ких компонентов управления затратами, отмечается в исследовании.

Сегодня одна из основных задач, считают эксперты, состоит в обеспечении эффективного с экономической и технической точек зрения использования финансовых ресурсов в компании. Поэтому внедрение сис­темы менеджмента затрат должно способствовать и повышению финансовой эффективности компании. А соответст­вующий стратегии менеджмент затрат является важнейшей предпосылкой конкурентоспособного функционирования компании.

Цель управления затратами чисто экономическая, и ее масштабы определяются целями компании. Поэтому под управлением затратами эксперты вместе с топ-менеджментом понимают формирование эффективной деятельности с помощью воздействия, влияния на поведение руководителей, принимаю­щих решения и исполняющих их. Задача состоит в ориентации тех и других на эффективность.

При структуризации и позицио­нировании затрат определили работу по трем направлениям:

■ оказывать влияние на уровень таких затрат:

— общие, накладные, косвенные;

— определенных зон производительности;

■ воздействовать на структуру затрат, как:

— постоянные/переменные затраты — хороший инструмент для анализа бюджета любой компании или подразделения;

— единичные/общие затраты;

— первичные/вторичные затраты и другие;

■ управлять динамикой затрат на единицу продукции:

— снижением;

— повышением.

И хотя внимание к управлению затратами и их оптимизации не ослабевает, особенно актуальной эта тема становится для компаний в трудные времена. Мотив активизации данной проблематики эксперты связывают с двумя факторами — динамикой внешнего окружения и инерционностью компаний.

Изменения во внешней среде связаны:

■ с сокращением жизненного цикла продукта;

■ технологическими измене­ниями;

■ быстроразвивающимися ­рынками;

■ значительными колебаниями цен на сырье;

■ возрастающим давлением конкуренции и затрат.

Тем не менее в таких условиях многие предприятии ведут себя инерционно, не стремятся быстро реагировать на изменения, считают эксперты. Их поведение и реакция проявляются часто:

■ в ориентации на краткосрочное планирование;

■ возрастании внутренней и внешней сложности (появление новых взаимосвязей);

■ пассивном отношении к разработке и проведению мероприятий по снижению затрат;

■ проявлении активности только в кризисных условиях.

Чтобы хозяйствовать эффективно и генерировать устойчивые конкурентные пре­имущества в таких условиях, отмечают эксперты, необходимо управлять затратами систематически, причем непрерывно прилагать усилия и действовать на опережение.

Сокращение затрат на энергоресурсы и ИТ больше всего беспокоит менеджмент

Как и в 2012 г., самую большую долю косвенных затрат в 2013 г. составили расходы на энергоресурсы и информационные технологии. А в связи с ростом цен на энергоносители затраты на энергоресурсы в 2013 г. вышли на первое место по сравнению с 2012 г. (см. рис. 1). Расходы на энергию выросли почти во всех отраслях, но особенно это затронуло автомобилестрое­ние и производящие отрасли. Рост же ИТ-затрат произошел в основном в сфере услуг, транспорте/логис­тике и публичных компаниях.

Расходы на маркетинг и командировочные расходы также занимают существенную долю в расходах компаний за последние три года. Остальные затраты составляют менее 15%, причем снизилось значение расходов на содержание и ремонт оборудования (–13,8%), ­обслуживание зданий (–10,9%) и транспорт (–10%).

Эксперты проанализировали важнейшие виды непрямых затрат по отраслям и представили результаты в таблице (см. с. 16).

Согласно исследованию, 86% респондентов занимались снижением своих затрат в течение трех последних лет. И только 14% не принимали никаких действий в этой области. Причем, как правило, прилагаемые усилия приводят к желаемым результатам — 63% (2012 г. — 49,7%) респондентов оказались довольны и даже очень довольны результатами снижения затрат. И только 8% респондентов остались недовольны. В целом же респонденты оценили процессы снижения затрат на 3,6 балла (в 2012 г. — 3,23) в среднем по пятибалльной шкале оценок (см. рис. 2).

При этом 9 из 10 предприятий в последние три года перенесли процессы снижения затрат в оперативную ежедневную ­деятельность (92,5%). И более чем 2/3 компаний рассматривают управление затратами как задачу руководства компании.

Эксперты установили, что с ростом размеров компаний степень их активности по управлению и оптимизации затрат возрастает (см. рис. 3).

В отраслевом разрезе активность по оптимизации затрат проявляют компании в отраслях с высоким давлением конкуренции и кризиса сбыта. Например, в автопроме все опрошенные компании организуют процессы по снижению затрат. Реже всего затратами занимаются в публичных компаниях (3/4 компаний). Тем не менее давление на затраты ощущается и в этом секторе. Если в 2012 г. только 57% публичных компаний оптимизировали затраты, то в 2013 г. — уже 77%, на 20% больше (см. рис. 3).

Инструменты служат самым мощным рычагом в повышении эффективности затрат

Системный менеджмент затрат предполагает работу по пяти направлениям: стратегия, организация, информация, инструмен­ты и культура. Они и входят в барометр, измеряющий индекс, формирующийся из этих пяти областей, каждая из которых влияет на эффективность затрат (см. рис. 4).

Как уже говорилось выше, индекс барометра менеджмента затрат вырос с 63 до 66 из возможных 100 пунктов в 2013 г. по сравнению с 2012 г. Этот факт эксперты оценивают как повышение профессионализма в управлении затратами. И в то же время отмечают возрастание важности менеджмента затрат для компаний.

Улучшения были достигнуты в четырех областях из пяти. Причем самый высокий уровень активности и реализации на практике был отмечен в стратегии (74 пункта). За ней следовали организация (69) и информация (65) (см. рис. 5).

Меньше всего внимания было уделено культуре издержек, значение этой области снизилось на четыре пункта (с 68 до 64). И со второго мес­та в 2013 г. эта сфера скатилась на четвертое место по следующим причинам. Особенно недоставало внутренней коммуникации по проблемам, влияющим на основные затраты. К тому же свобода принятия решений некоторыми менеджерами была ограничена. Вместе с тем были приведены и положительные моменты — больше компаний стали рассматривать предложения сотрудников по оптимизации затрат.

Несмотря на повышение роли сферы «инструменты» в управлении затратами и оптимизации затрат на четыре пункта (с 55 до 59 пунктов), этот блок остается пока на последнем мес­те, хотя и служит самым эффективным рычагом в повышении эффективности затрат.

Эксперты выяснили также, что самую большую потребность компании испытывают в системе показателей и использовании передовых ориентиров. И хотя последние значительно влияют на эффективность затрат, их применяют только 32% респондентов. И только 39% из опрошенных компаний располагают хорошей системой показателей.

Все более важным становится также применение инструментов автоматизации. С целью расширения и отслеживания собственной информационной базы для управления затратами 60% респондентов (53% в 2012 г.) перешли на информационные системы менедж­мента. А половина опрошенных компаний использует софт, адаптированный к специфике их бизнеса.

Профессионализм в управлении затратами способствует росту эффективности затрат и успеху компании

Повышение профессионализма в управлении затратами эксперты измерили с помощью двух показателей — эффективности затрат и успеха предприятия. Проведенный статис­тический факторный анализ позволил установить значительное положительное влияние сис­темного менеджмента затрат на повышение эффективности затрат. Этот эффект по сравнению с предыдущим годом усилился на 16%.

На этом основании эксперты делают вывод о том, что профессиональное управление затратами позволяет добиваться большего эффекта от затрат и потому достигать лучших результатов и успехов компании. При этом системное управление затратами реализуют в большей мере крупные и средние предприятия, чем небольшие (с численностью занятых менее 250 человек).

Дифференцированный анализ по отраслям выявил, что компании автомобилестроения и производящих отраслей располагают системой управления затратами, развитой выше среднего уровня. А больше всего в оптимизации затрат нуждаются компании публичного сектора, транспорта и логистики.

Важнейшие виды непрямых затрат по отраслям, % (таблица)

	Автомобильная промышленность	Услуги	Транспорт/ логистика	Машино­ и приборостроение	Публичные ­компании	Производящие отрасли
Энергия	601	422	39	45	33	65
ИТ	33	49	56	36	56	29
Маркетинг	20	42	33	41	22	29
Расходы на командировки	27	25	22	32	0	13
Содержание оборудования	13	12	17	18	33	13
Логистика	20	2	11	23	0	27
Транспорт	27	14	0	14	11	10
Фрахт	7	5	11	14	0	25
Инструменты и сырье	33	2	6	5	22	21
1 Выделенные жирным шрифтом цифры показывают значительные отклонения вверх от средних значений. 2 Выделенные курсивом цифры — значительные отклонения вниз от средних значений.