Эффективность бизнес-процессов предприятия напрямую зависит от информационных технологий. К числу технологических достижений сегодня относятся и электронные торги. Они предполагают информационное и экономическое взаимодействие компаний на электронных торговых площадках через Интернет и позволяют выстраивать эффективную торгово-закупочную деятельность. Расскажем об этом на примере одной компании.
международном аэропорту «Внуково», старейшем авиапредприятии московского авиационного узла, процесс закупок был децентрализован, им занимались более 25 человек. Единой стратегии не существовало. Это существенно сказывалось на эффективности процесса. Она была низкой: все операции совершались вручную, на составление каждого отчета о закупке требовалось значительное количество времени, что серьезно осложняло контроль за потоком денежных средств и закупаемых товаров. Однако управление «по старинке» сегодня уже практически невозможно.
В качестве одного из важных компонентов повышения эффективности бизнеса определили развитие инфраструктуры закупочного процесса и автоматизацию бизнес-процессов в закупках. Для достижения поставленных целей разработали программу действий и приняли решение об использовании соответствующих технологических инструментов.
Автоматизация закупок привела к сокращению трудозатрат и снизила риск ошибок
В закупочной деятельности решили организовать саморегулируемые процессы. Для этого вначале все закупки в компании выделили в отдельное подразделение и решили оптимизировать их. После реструктуризации бизнес-процессов количество сотрудников подразделения составило десять человек.
Следующим шагом стало использование в закупках электронной площадки. Для взаимодействия с ней использовали закупочный модуль на базе ERM-системы, ранее интегрированный в ИТ-систему компании. Это позволило отделу закупок автоматизировать процесс и существенно сократить трудозатраты.
Если говорить об оформлении одной среднестатистической закупки (от момента вскрытия заявок до подписания договора с победителем), оптимизация этого процесса не дает ощутимых результатов. В среднем экономия составляет 10%. В ручном режиме на это может потребоваться до двух-трех недель, использование же инструментария электронной площадки сокращает время всего до одного-двух дней.
Более важным результатом в случае использования электронных процедур по закупкам является существенное сокращение трудозатрат исполнителей и снижение риска ошибок. Ведь исправление любой ошибки связано с потерей времени. А сформированные отчеты по итогам электронных торгов позволяют следить за эффективностью работы подразделения. Система автоматически выгружает отчет с любыми критериями.
Конкуренция среди поставщиков позволила снижать цены
Стимулом для перевода закупок на электронную площадку стало принятие Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Закон регламентирует для отдельных компаний перечень товаров, подлежащих закупке в электронном виде. Поэтому свои первые лоты в 2012 г. компания разместила на «Единой электронной торговой площадке». Начиная с октября и до конца года предприятие осуществило 71 закупку и привлекло к ним 98 поставщиков. Так были созданы условия для высокой конкуренции среди поставщиков товаров и услуг.
Конкурентная составляющая в закупках является неотъемлемой частью процесса. За счет большого количества поставщиков достигается максимально низкая цена для заказчика, что служит важным критерием эффективности при работе с закупками в электронном виде.
К поставщикам отношение особое — осторожное, так как от их добросовестности зависит качество предоставляемых товаров. А высокая конкуренция позволяет отсеять лишних. В то же время благодаря Интернету появилась возможность расширить географию поставщиков. В 2013—2014 гг. у компании появились поставщики и подрядчики из различных городов — Санкт-Петербурга, Кемерова, Набережных Челнов, Екатеринбурга, Красноярска. А ведь до появления электронных площадок компании из этих городов вообще не были в числе поставщиков. Но основными поставщиками все же остались компании из Москвы и Московской области.
Изучили потребности и составили план закупок
В общей сложности порядок закупок компании в течение двух лет оставался на прежнем уровне, поскольку задачи по расширению перечня закупаемой продукции перед аэропортом в принципе не ставились.
Закупочная деятельность в своей основе обеспечивает потребности производства, ничего лишнего не закупается. Поэтому совершенно не обязательно стремиться к моментальному увеличению закупаемых товаров и услуг. Важно четко сформулировать свои потребности и, исходя из них, сформировать план по закупкам.
В электронном виде можно покупать самые разные лоты — от канцелярских товаров до электрооборудования, продукцию для строительства зданий и промышленных объектов. Но, принимая решение о закупках, необходимо оперировать не только потребностями, но и просчитывать возможные издержки. Иногда возникают ситуации, когда товары оказываются дефицитными. С этим связаны определенные риски. Например, запчасти для устаревшей техники, типа тракторов российского производства или авиационных тренажеров, никто уже не поставляет. На такие торги поставщики не приходят, и они объявляются несостоявшимися. Тогда в процесс вступает ручное управление, которое не столь эффективно. И если такие случаи единичны, они не влияют на динамику закупок. Тем не менее стоит более сбалансированно подходить к закупаемой продукции. И на стадии формирования плана закупок сразу учитывать определенные риски.
Выбрали оптимальную процедуру
Дополнительным стимулом активизации закупочной деятельности для компании стало также постановление правительства Москвы № 616, принятое в 2013 г. Оно расширило перечень закупаемой продукции через электронную площадку, что, в свою очередь, привело к диверсификации закупочных процедур. Использование компанией различных закупочных процедур приведено на рисунке.
Диаграмма показывает соотношение торговых процедур на сегодняшний день в сравнении с прошлыми годами по их количеству. При составлении плана закупок опытным путем происходит корректировка процедур. Если в 2012 г. еще активно использовался конкурс — их провели 15, то к 2014 г. лоты стали размещаться преимущественно по запросу предложений или котировок.
Причина такой корректировки в том, что в план закупок была, в частности, внесена новая процедура — аукцион, которая поз_воляет экономить больше, чем конкурс.
До введения электронных торгов закупки проводились в основном путем конкурентных переговоров, с многочисленными переторжками. Это наиболее сложная торговая процедура. Проводится она с целью приобретения организацией продукции, максимально соответствующей заявленным характеристикам, или в случае закупки сложного высокотехнологичного оборудования, работ/услуг на большую сумму либо связанных с коммерческой тайной.
В настоящее время выбор типа процедуры определяется исходя из нескольких критериев, и основные из них — предмет и сумма предстоящей закупки в соответствии с планом. Если речь идет о стандартном товаре, то, скорее всего, будет применена процедура запроса цен, если о закупке сложного оборудования, требующего комплексной оценки при выборе победителя, — будет выбран запрос предложений. При значимых или дорогостоящих закупках применяется процедура конкурса.
Аукционы также считаются сложной процедурой, но они позволяют быстро и очень эффективно получать результат. Средний процент экономии при проведении электронных аукционов составляет 16%, в то время как при проведении конкурса аналогичный процент экономии составляет не более 7%.
Кроме того, по итогам проведенных процедур можно косвенно анализировать закупочную деятельность предприятия.
Результаты
Весь закупочный процесс можно реализовывать через формулу: автоматизация + конкуренция + скоординированный план закупок + вариативность процедур = эффективность.
За два года объем закупок компании вырос в два раза. С 2012 г. было заключено контрактов на 340 млн руб., с помощью такого подхода удалось добиться экономии более 60 млн руб.
Эффективность приводит к экономии средств, которые в перспективе можно направлять на развитие приоритетных направлений организации. Кроме того, позволяет реструктурировать подразделение, занимающееся закупками в соответствии с меняющимся законодательством.