Информационно-аналитические системы являются необходимой частью любого бизнеса. Ценность таких систем определяется наличием достоверной и актуальной информации, а также максимальным учетом разумных запросов пользователей. Об опыте создания и развития действующей информационно-аналитической системы для многопрофильного холдинга рассказывает Сергей Мухин, к.т.н., начальник системно-аналитического отдела банка.
Многопрофильный холдинг представляет собой объединение разнородных предприятий: автотранспортные предприятия, автосервис, оптовая торговля продуктами питания, финансовые компании (лизинг), страхование, финансовый трейдер, компании, предоставляющие логистические услуги, телекоммуникационная компания и другие. Холдингом управляет единая управляющая компания.
В большинстве бизнес-подразделений холдинга была внедрена единая ERP-система.
В целях создания информационно-аналитической системы вначале была поставлена самая «простая» задача — формировать по данным первичного финансового учета ERP-системы три классических формы отчетности (баланс, отчет по прибылям и убыткам (ОПУ) и отчет по движению денежных средств (ДДС)) со следующими основными требованиями:
- отчетность должна формироваться с учетом действующих аналитик по доходам и расходам по каждому бизнес-подразделению за все периоды деятельности, отраженные в учете ERP-системы;
- отчеты должны представляться в стандартизованном и понятном виде, с раскрытием основных аналитик, использованием графиков и других наглядных средств.
Дополнительно требовались:
- информационная поддержка ежемесячного планирования доходов и расходов по каждому бизнесу;
- регулярное проведение анализа выполнения планов.
На этапе внедрения ERP-системы в ней велся только детальный аналитический финансовый учет. Отчетность же формировалась на основании выгружаемых в таблицы Excel оборотов и остатков по счетам финансового учета в разрезах действующих аналитик по существующим объектам учета — статьям доходов и расходов, а также отделов. Причем делалось это практически вручную большим коллективом сотрудников финансовой службы, что требовало много времени и сил с учетом проверок и корректировок. Не было и единых форм отчетности.
Результаты отчетов представлялись руководству, как правило, в бумажном виде с устными комментариями. Относить ли задачи формирования стандартной управленческой финансовой отчетности к аналитической системе, а не к учетной — вопрос спорный. В конкретных же обстоятельствах в первую очередь был важен быстрый практический результат.
Еще одной особенностью работы по созданию информационно-аналитической системы было то, что заказчиком и исполнителем поставленной задачи фактически выступил финансовый департамент.
Как показала практика, такая двойственность «заказчика-исполнителя» в случае, когда требуется быстрое решение задачи, оказалась положительным фактором, так как в значительной мере снимается «непонимание ИT бизнеса, а бизнесом — ИT», возникающее при традиционном разделении на заказчика от бизнеса (или финансов) и исполнителя от ИT. Другими словами, что было задумано, то и реализовано. Да и само название системы «ФинИнфо» отразило ее финансовую направленность (см. рис.). В общем случае, особенно при разработке больших и долгосрочных проектов, ситуация объединения заказчика и исполнителя в одном лице вряд ли целесообразна и практически невозможна.
Минимизировали затраты на создание системы
В качестве программной платформы была выбрана «триада Microsoft»:
- СУБД для хранения и обработки информации (SQL SERVER);
- в качестве клиента базы данных — электронные таблицы Excel;
- в качестве средства визуализации отчетности — интранет-сайт на базе программы разработки сайтов Share Point).
Выбор СУБД наряду с наличием известных достоинств программы был обусловлен еще и тем, что данные ERP-системы хранились в таблицах SQL SERVER. Excel выбрали, поскольку большинство пользователей искренне считали и считают, что хорошо знают и умеют работать с его таблицами (что, к сожалению, не всегда соответствует действительности). При этом учли его привлекательное качество — чисто психологически пользователь, как бы работал не в новой системе, а использовал известный и понятный ему Excel.
Наиболее простым и логичным способом представления результатов отчетов была публикация материалов на внутреннем корпоративном сайте. Для максимального упрощения процесса создания сайта использовали Share Point, позволивший с минимальными усилиями и без программирования создать полноценный сайт и разместить на нем отчеты.
Специализированные программные BI-продукты не использовались. Система создавалась из того, что уже использовалось в холдинге, и имелись необходимые лицензии на программные продукты. В связи с этим затраты на создание системы были минимальными и определялись в основном зарплатой ее немногочисленных создателей, выполнявших при этом и другие задачи.
Обеспечили актуальность информации в трехуровневой системе
Общепринятая и описанная в различных публикациях информационная схема BI обычно представлена тремя уровнями.
Первый — закачка и очистка внешней для системы информации (ETL). Второй — уровень хранения и обработки данных, обычно это мощная СУБД, и третий уровень отчетов — пользовательский.
В созданной в холдинге системе также были реализованы эти три уровня. Опыт показал, что первый уровень является не просто самым важным в аналитической системе, а определяющим всю ее эффективность и в конечном счете вообще необходимость.
Особенность первого уровня состоит в хранении большей части первичной информации в ERP-системе. Исторически на первых этапах разработки информационно-аналитической системы, выгрузки отчетов из ERP-системы, прежде всего оборотов и остатков по счетам, проводились в разрезе аналитик. Однако такой метод закачки информации имеет принципиальные недостатки.
Штатные отчеты далеко не всегда содержат требуемую информацию или содержат ее в таком виде, что приходится либо переделывать отчет, либо обрабатывать входную информацию своими программами. Готовый отчет представлялся неким «черным ящиком», и как именно он делался, не всегда было понятно. Из этого недостатка вытекал второй — сильная зависимость от ИT-специалистов, дорабатывающих и поддерживающих учетную систему, а также загружающих их «необязательными», по их мнению, задачами. Третий (и самый существенный) недостаток скачивания готовых отчетов заключается в том, что изменения в исходной информации могут вноситься «задним числом» и актуальность информации в отчете, загруженном, например, вчера или даже несколько часов назад, оказывается сомнительной. Отследить такие изменения очень трудно, ведь информацию вводят разные специалисты в разное время и в разных местах. Приходилось неоднократно закачивать отчеты для получения актуальной информации. И даже после закрытия периодов была вероятность изменения первичной информации.
Проблемы были решены, когда удалось договориться и осуществить прямой доступ к данным ERP-системы. Аналитической системе была полностью доступна вся информация учетной системы в режиме чтения путем доступа непосредственно ко всем таблицам СУБД. Тем самым мы разделились с ИT-специалистами, поддерживающими учетную систему, больше не требовали от них доработок отчетов, да и вообще отчетов, а все, что было нужно нам, формировали из таблиц сами. Информация в любой момент времени была актуальной, поскольку бралась из «живых таблиц». А возникшее опасение, что прямые запросы к таблицам ERP-системы будут тормозить работу самой программы, на практике не оправдались.
Информация из ERP-системы составляла примерно 90% объема всей первичной информации. Кроме этих данных, в систему закачивались планы из присылаемых подразделениями электронных таблиц Excel и еще небольшой объем из файлов — отчетов других программ, исторически работающих в некоторых бизнесах.
Сформировали финансовые отчеты и разработали механизм комментариев к показателям Первоочередная задача формирования финансовой отчетности в разрезе используемых аналитик и проведения план/факт анализа была решена. В качестве входной информации использовались непосредственно проводки по счетам учета, окрашенные аналитиками категориями «доход/расход», «отдел», «объект». Единый справочник статей доходов/расходов из учетной системы насчитывал свыше 1000 позиций. Такое большое количество статей обуславливалось многопрофильностью холдинга, хотя в каждом подразделении в отчетах использовалось существенно меньшее количество статей.
Сразу встал вопрос о группировке статей в учетной системе, статьи были собраны в фиксированные группы. В большинстве случаев, однако, они были неудобны, а то и совсем не пригодны одновременно для всех направлений бизнес-деятельности — что подходило одному бизнесу, неуместно было для другого. Поэтому для каждого бизнеса уже в аналитической системе были сформированы свои группы статей доходов и расходов, со своей иерархией. Аналогичным образом были сгруппированы подразделения внутри бизнес-единиц. Все эти данные хранились в базе аналитической системы, никак не влияли на учетную программу, и была возможность быстро перегруппировать данные в соответствии с запросами пользователей. По завершении отчетного периода — месяца — для всех бизнес-единиц рассчитывались финансовые отчеты, сохраняемые в базе аналитической системы.
Настройки отчетов и сами готовые отчеты составляли второй уровень системы.
Для пользователей информация предоставлялась следующим простым способом. В СУБД (SQL SERVER) аналитической системы создавались представления или кубы OLAP, подключаемые к электронным таблицам Excel. В них на основании этих данных и формировали сводные таблицы и графики отчетов. Другие средства для представления отчетности не использовались. По крайней мере, до настоящего времени всех богатых возможностей Excel было достаточно. Использовались разнообразная графика, дополнительная небольшая обработка с помощью макросов — программ на VBA, срезы и фильтры для сводных таблиц, детализация значений (drill down) и т.д.
Кроме таблиц и графиков, наработали опыт создания интерактивной карты для визуализации показателей телекоммуникационной компании по районам Москвы. Файлы Excel публиковались на страницах интранет-сайта, доступ к страницам и к самому сайту выборочно в пределах своих полномочий предоставлялся пользователям различных подразделений. Программы настройки отчетов были размещены на этом же сайте и доступны сотрудникам подразделений финансового департамента.
Был разработан также механизм, позволяющий заводить комментарии к любому показателю, любой аналитике и просто вызывать окно с комментариями на экран. Комментарии представляют собой неструктурированную информацию, поясняющую детали конкретной суммы.
Практические результаты и развитие системы
По мере развития система наполнялась новыми отчетами. Основными группами отчетов в аналитической системе холдинга являются:
- группа управленческих финансовых отчетов — баланс, ОПУ, ДДС с детализацией показателей;
- группа разных аналитических производственных отчетов по различным подразделениям (отчеты по рейсам, сделкам, складам, клиентам и т.п.);
- план/факт анализ по всем подразделениям.
В аналитической системе проводится консолидация отчетности по различным группам подразделений — формируется укрупненная сводная отчетность.
Кроме функций аналитической отчетности, со временем такая система стала решать и не вполне свойственные ей задачи, дополняя некоторым образом функционал учетной системы. Так, в аналитической системе по ряду бизнес-подразделений формируется оперативная ежедневная информация по дебиторской задолженности, остаткам по группам материальных ценностей на складах, сделкам и клиентам, отчеты по проводкам в реальном времени, справочникам из учетной системы. В аналитической системе проводится также процедура «фиксирования» управленческой отчетности (закрытие периодов), не позволяющая делать несанкционированные изменения «задним числом».
Еще одним большим направлением по расширению аналитичности явились разработанные программы распределения (аллокации) затрат по разным критериям для различных бизнес-подразделений. Грань между учетной и аналитической системами на практике оказалась не вполне четкой, что само по себе не является недостатком — разумное и согласованное перераспределение функций направлено на конечный результат оптимизации отчетности.
Практические результаты использования информационно-аналитической системы «ФинИнфо» в холдинге состояли прежде всего в систематическом планировании и составлении отчетности во всех бизнес-подразделениях в единых понятных форматах. С годами это вошло в привычную систему работы, по сути, всего холдинга.
Использование аналитической информации позволило:
- оптимизировать складские остатки материальных ценностей;
- проводить подробный анализ и прогнозировать дальнейшую деятельность ряда бизнес-подразделений;
- закрыть несколько неперспективных бизнесов;
- наладить практически ежедневный контроль над дебиторской задолженностью в некоторых подразделениях.
Принципы построения системы
По результатам разработки и внедрения информационно-аналитической системы холдинга был сформулирован ряд основных принципов построения системы, которых мы придерживались осознанно или даже больше интуитивно.
Принцип единственной правды — перефразируя известный афоризм, если информации нет в системе, значит, она не существует. Вся информация из разных источников в одном месте, одном формате и в одном экземпляре.
Принцип Билла Гейтса — «правильный подход заключается в разработке отдельных простых процессов с последующим их объединением, а не в построении единого громоздкого процесса». Разработка «мелкими шагами» — постепенное наполнение системы данными и функциями для получения практических (пусть и небольших) результатов в кратчайшее время.
Принцип формы — понятная и стандартизованная форма предоставления информации как основа системы. Разработка начинается с создания выходных форм (таблицы, графики) предоставления информации.
Приоритет пользователя — максимальный учет разумных запросов пользователей системы.
Разработанная и действующая информационно-аналитическая система, как и любое другое информационное обеспечение, является постоянно развивающимся объектом. Ставятся новые задачи, меняются методы обработки информации, переосмысливаются подходы. Тем не менее любая работа на каждом этапе имеет свои итоги.
Одним из главных итогов данной работы явилось твердое понимание, что аналитические системы являются необходимой частью любого бизнеса. Кроме хранения, анализа и представления данных, наша система позволила существенно расширить аналитичность управленческой отчетности, быстро предоставлять необходимую для управления бизнесом информацию.
Комментарий
Юлий Гольдберг,
директор по работе с финансовым сектором SAS Россия/СНГВажнейшей задачей при построении информационно-аналитической системы является ее наполнение корректными и необходимыми для анализа и подготовки требуемой отчетности данными. Проект построения единой ERP-системы для многопрофильного холдинга, описанный в статье, безусловно, представляет уникальный опыт на российском рынке. Обычно в таком холдинге бывает несколько различных ERP, несколько различных CRM, несколько core-систем (АБС, логистических систем и т.п). В такой ситуации построение информационно-аналитической системы оказывается невозможным без построения хранилища данных и организации загрузки в него всей необходимой информации из систем предприятий холдинга. Отдельная проблема — это полнота собираемой информации. Поскольку данных учета по РСБУ в большинстве случаев недостаточно для построения даже финансовой отчетности, а тем более аналитической, то возникает необходимость в отдельном блоке ведения управленческого учета, отдельной системе финансового планирования, отдельной системе расчета себестоимости и прибыльности в разрезе клиентов, продуктов и других важных для принятия решений метрик. Эти системы обязательно должны тесно интегрироваться с хранилищем, поскольку данные фактически выполненных операций они должны брать из этого консолидированного источника выверенной информации о деятельности холдинга.
Разработка информационно-аналитической системы собственными силами организации очень часто бывает первым шагом на пути построения такой системы. В процессе работы над системой сотрудники хорошо разбираются в специфике учета, процессах, а также программных продуктах, установленных в предприятиях группы. Когда через несколько лет использования разработанной своими силами системы компания приходит к пониманию необходимости внедрения промышленного решения, оказывается гораздо проще выбрать и внедрить его, чем в случае, если организация вообще не имеет опыта использования информационно-аналитических решений. Еще несколько лет назад мы в компании SAS видели множество примеров, когда банки, даже достаточно крупные, покупали аналитическую платформу SAS (набор технологических инструментов) и самостоятельно разрабатывали на ней информационно-аналитические системы — для управления рисками, клиентской аналитики, управленческой отчетности и финансового анализа. Сегодня большинство заказчиков приходит к нам с совершенно другим подходом: их интересует готовая модель детальных данных, out of the box витрины данных, реализованные в системе процессы и аналитические модели. В общем, ориентация не на разработку с нуля, а на опыт и лучшие практики.
Визуализация данных и отчетности для пользователей посредством Excel — отличный ход. В SAS-проектах мы частенько идем по этому пути, тем более что встроенный в платформу SAS MS Office Add-in позволяет бесшовно связать Excel, Word, Powerpoint, Outlook с данными в детальном слое хранилища и витринах. Пользователям удобно пользоваться привычными инструментами, тем более что их возможности существенно расширяются за счет их подключения к мощной аналитической платформе. Но в случае когда сотрудники организации начинают задумываться не только об отчетности, но и об аналитике, исследовании данных, особенно если хотят анализировать «на лету» большие объемы информации, возможностей традиционных инструментов оказывается недостаточно. Например, SAS Visual Analytics благодаря уникальной технологии обработки данных в оперативной памяти компьютерного кластера позволяет за секунды посчитать сложные статистические показатели по миллиардам транзакций, провести факторный и корреляционный анализ на основе детальной информации об операциях клиентов, мгновенно сформировать новую аналитическую иерархию, в разрезе которой сразу можно анализировать все доступные показатели.