Традиционная функция закупок на промышленном предприятии состоит в обеспечении производства сырьем и материалами. Однако в условиях ограниченности ресурсов и необходимости их эффективного использования задачи закупок становятся более сложными. Их роль в компаниях возрастает. Что изменилось в закупках в компаниях? Какие тренды определяют будущее закупок на промышленных предприятиях? Ответы на эти вопросы — в исследовании «Закупки — новая власть на предприятии»1.
Цель исследования — выяснить роль закупок на промышленных предприятиях и понять, какое влияние они оказывают на деятельность других подразделений, проявляется ли влияние закупок в конкретных задачах и выполняемых функциях на предприятии. Чтобы выявить и понять суть этого влияния, его проявления и направления, эксперты провели онлайн-опрос 110 руководителей подразделений закупок промышленных компаний в Европе. При этом 90% из них занимают эту должность уже более пяти лет, а две трети — представители компаний с численностью не менее 500 сотрудников.
Задачи подразделений закупок стали обширнее, разнообразнее и сложнее
Для фиксации сложившегося положения дел (статус-кво) в закупках руководителей подразделений закупок попросили ответить на вопрос о роли и задачах закупок в их компаниях. По их мнению, основные задачи закупок состоят в:
■ формировании и заключении договоров с поставщиками;
■ контроллинге затрат;
■ оценке предложений поставщиков;
■ принятии участия в развитии продуктов.
Вместе с тем в область ответственности руководителей подразделений закупок попали и кросс-функциональные задачи (на стыке между отделами, например
координация деятельности различных отделов, в целях объединения закупок (87%)), и принятие решений, таких как: сделать самим или купить (79%) (см. рис. 1).
Поскольку среди ответов были и не свойственные подразделениям задачи, например планирование и управление рисками, связанными с затратами и колебаниями валютных курсов, эксперты спросили у руководителей о том, как изменились отдельные задачи закупок в их компаниях за последние пять лет.
Результат показал, что больше всего выросли задачи планирования и управления рисками по затратам в закупках и валюте (с 92 до 99%), проверка и оценка предложения (с 89 до 99%), это следует из сравнения данных рис. 1 и 2.
Среди основных задач подразделений закупок более сложными стали проверка предложений и контроллинг издержек. Также выяснилось, что со временем классические задачи подразделений закупок становятся более разнообразными и обширными — они начинают участвовать в решении других важных для промышленного предприятия задач, которые раньше не касались деятельности подразделений закупок и не были с ними вообще связаны, но близких снабжению.
Например, почти 90% подразделений закупок участвуют в решениях по качеству конечного продукта, 88% — влияют на производственные затраты, 72% — на устойчивость производства и 81% — занимаются инновациями в продуктах. В этих и других сферах, где к принятию решений наиболее часто привлекают управленцев по закупкам, они высоко оценивают свои компетенции (см. рис. 3). Более того, многие закупщики участвуют в принятии решений как риск-менеджеры.
Сложные задачи и широкий спектр задач отдела закупок влияют не только на организацию процесса снабжения и создание соответствующих структур, но и на самих специалистов по закупкам. Почти 90% из опрошенных руководителей придерживаются мнения, что профессиональные требования за последние пять лет выросли, а каждый третий считает, что требования выросли значительно.
Стратегическая роль закупок проявляется в их влиянии на качество производства и инновации в продукты
Будущее закупок связано с большими изменениями, прежде всего они приобретают все большее влияние на стратегические решения компаний. Чтобы представить будущее подразделений закупок на пятилетний горизонт, их руководителей попросили оценить различные направления стратегического развития снабжения и влияние мировых трендов. В том числе доступ к международным рынкам снабжения и связанные с этим сырьевые, транспортные и ценовые риски, производство индивидуальных и сложных продуктов и др. (см. рис. 4).
Оказалось, что 38% закупщиков уже занимаются стратегическими вопросами. А с ростом влияния на стратегические решения подразделения закупок все больше становятся стратегическими партнерами бизнеса. Из рис. 3 видно, что они участвуют в решении таких стратегических вопросов, как устойчивость производства (72%), выбор технологий (78%), развитие продуктов (81%). Причем в развитие продукта и риск-менеджмент снабжение вовлечено сегодня значительно чаще, чем пять лет назад.
В среднем 43% деятельности руководителя подразделения закупок состоит из стратегических задач (см. рис. 5). Больше половины считают, что в ближайшие годы эта доля будет расти, и только 5% ожидают ее снижения. Во многих компаниях закупщики с самого начала вовлечены в значимые процессы принятия решений. Оказывается, что больше всего закупка влияет на обеспечение качества и производство, а также на инновации в продукты (см. рис. 6). Она участвует в решении того,
какие продукты будут производиться и продаваться, и каким образом их наиболее эффективно вывести на рынок. Усиление совместной работы над развитием продукта и в риск-менеджменте эксперты считают индикатором развития подразделений закупок на промышленных предприятиях в направлении стратегических партнеров.
Информационные технологии меняют процессы в закупках
Усиление стратегического значения закупок, по мнению руководителей, происходит из-за возрастания автоматизации процессов в этой сфере, а также развития электронных закупок, высвобождающих больше времени для решения стратегических вопросов. Причем все большее значение приобретает использование электронных систем закупок (35 и 53%, см. рис. 4). Треть закупщиков уже используют такие системы, около половины планирует ввести.
Значительные изменения в закупках происходят также и в связи с развитием и применением информационных технологий. Так, четыре из пяти руководителей по закупкам считают, что использование множества разнообразных данных и их анализ с помощью технологии Big Data способствует совместному развитию закупок, НИОКР и производства. И если в одном подразделении происходят изменения, они затрагивают и другие. Об этом говорят и результаты опроса — 81% респондентов участвуют напрямую в развитии продуктов, а 78% часто вовлекают в процесс принятия решений по развитию технологий (см. рис. 3). При этом главной задачей закупок в перспективе руководители называют реализацию потенциала снижения затрат (80%) при возрастании влияния закупок на развитие продукта (80%) (см. рис. 7).
Необходимость снижать себестоимость разработки, создавать новые потоки прибылей и следить за постоянно меняющимися вкусами покупателей заставляет компании разрабатывать новые стратегии выпуска товаров на рынок. Одна из них — объединение конструкторских и технологических данных (концепция «Промышленность 4.0») для сокращения сроков вывода изделий на рынок, что способствует росту объемов продаж и прибыли.
Такая возможность появляется вследствие фундаментальных изменений, происходящих сегодня в сфере производственных технологий. В рамках созданной таким образом единой цепочки передачи информации в электронном виде производители смогут выполнять все задачи конструкторского и технологического проектирования, включая конструирование, численное моделирование и управление данными.
Одна из основных причин необходимости обеспечения более тесной взаимосвязи между процессами конструирования и изготовления изделий — не ограничиваться только повышением производительности, а добиваться большей эффективности в целом. Ведь такие показатели, как эффективность использования ресурсов, энергии и топлива, сегодня имеют гораздо больший приоритет, чем двадцать лет назад.
Другая причина — в усложнении бизнес-среды, требующей от предприятий большей гибкости. Заказчики предпочитают выбирать варианты конфигурации необходимых им изделий прямо на web-сайте, в режиме реального времени. Подобные тенденции распространяются уже в ряде отраслей, и промышленные предприятия также вынуждены искать новые способы удовлетворения все более сложных и разнообразных запросов. На это и закупки должны реагировать быстро.
Изменения в закупки вносит и 3D-техника, открывающая новые возможности в среднесрочной перспективе и позволяющая превращать творческие замыслы в 3D-модели. Данная техника уже пришла на многие предприятия. Почти 60% промышленных предприятий пробовали применять ее, в том числе для производства специальных комплектующих или запасных частей, а 16% — даже в серийном производстве. Причем 70% считают, что это технологическое новшество делает закупки гибкими и в будущем будет иметь значение на их предприятиях, поскольку открывает совершенно другие возможности производства.
Вместе с тем новые перспективы в закупках, отмечают респонденты, связаны с дальнейшим изменением задач и требований к специалистам. Например, последствия применения 3D-техники предполагают освоение новых и развитие потребности в специальных знаниях, как, например, CAD-техника (системы автоматизированного проектирования, конструирования и моделирования), — 75%. При этом закупки должны открывать и выходить на новые рынки сбыта, например, новых услуг — пользователей CAD, дизайнеров и др. (67%). Это позволит закупщикам более точно определять потребность в материалах (66%), а закупки будут сведены к снабжению сырьем, поскольку готовые части можно будет создавать с помощью техники 3D (63%).
Тренд к цифровым технологиям пришел также в текущую деятельность закупщиков. Меняется не только роль закупок на промышленных предприятиях, но и способы, вид и методы снабжения. Так, согласно результатам опроса уже 37% респондентов применяют специальные ИТ-системы для связи с поставщиками, 45% планируют их использовать, а в будущем такими системами собираются заниматься 80% респондентов. Определенно одно, резюмируют эксперты, поставщик в будущем все теснее будет вовлечен в систему снабжения. А в идеальном случае запасы товаров будут автоматизированы, что сделает их доступными в режиме реального времени. Так эксперты нарисовали идеальную картину будущего.
Передовые компании обращаются к решениям для управления жизненным циклом изделий, стремясь с их помощью эффективно управлять идущими от рынка импульсами и учитывать их в ходе разработки, планирования и организации снабжения, повышая тем самым свои шансы на успех.
Чтобы организовать снабжение быстрее и сделать его более гибким, 35% респондентов уже используют инструменты электронного бизнеса в сфере стратегических закупок, а 45% планируют их использовать — всего 80%! Результаты опроса позволяют говорить о том, что электронные закупки уже на пороге. Тем не менее большинство закупок, согласно опросу, осуществляются пока по электронной почте (41%), каждый четвертый отдел закупок (23%) улаживает вопросы по телефону или факсу, а каждый пятый (20%) покупает напрямую у поставщиков.
1 «Einkauf — Die neue Macht in den Unternehmen». Исследование проведено компанией PricewaterhouseCoopers AG WPG, июль 2014.