Что нужно учесть при составлении графика отпусков на 2015 г.

Не позднее чем за две недели до начала 2015 г., то есть до 17 декабря 2014 г., работодатели должны утвердить график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). А это значит, что уже сейчас необходимо распланировать время и определить очередность предоставления оплачиваемого отдыха работников в 2015 г. О том, как составить документ и при необходимости внести в него изменения, расскажем далее.

Перед тем как перейти к документальному оформлению и процедурным моментам оформления, несколько слов о том, для чего, собственно, нужен график отпусков. Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков работникам определяется графиком отпусков. То есть составление графика отпусков является обязанностью работодателя. Этот документ могут истребовать при проверке соблюдения трудового законодательства, проводимой сотрудниками Рострудинспекции.

За отсутствие графика отпусков или составление его с нарушения­ми к работодателю могут применить меры ответственности, предусмотренные за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ):

— для должностных лиц организаций штраф составит от 1000 до 5000 руб.;

— для юридических лиц установлен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. либо приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1000 до 5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Однако график отпусков необходим не только для того, чтобы избежать санкций при проверке. Грамотно составленный график отпусков позволит работодателю запланировать предстоя­щие отпускные расходы, безболезненно осуществлять непрерывные производственные процессы. Напомним, что выплатить работнику отпускные работодатель обязан не менее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

В том случае если крайний срок выплаты отпускных приходится на выходной или праздничный день, перечислить отпускные работнику необходимо в последний рабочий день перед ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Например, отпуск работника начинается в среду. Если выдать отпускные за три календарных дня, день выплаты придется на воскресенье предыдущей недели. Однако воскресенье — нерабочий день, поэтому в данном случае отпускные следует выплатить работнику в пятницу предыдущей недели, то есть предшествующий рабочий день).

К сведению

За нарушение установленных сроков в части выплат отпускных работодатель обязан выплатить работнику компенсацию. Ее размер определяется за каждый день просрочки исходя из 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ (ст. 236 ТК РФ).

По какой форме составить график

Напомним, что до 2013 г. у работодателей не было выбора, по какой форме составлять график отпусков. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмот­ренные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Есть и другой вариант — взять за основу привычную форму № Т-7 и добавить в нее дополнительные графы либо столбцы или, наоборот, убрать ненужные для организации.

График утверждает руководитель организации с учетом мнения профсоюзного органа, если таковой имеется (ст. 123 ТК РФ).

Каким работникам положен отпуск в любое удобное время

При составлении графика работодатель обязан учитывать пожелания всех работников по поводу предоставления отпусков, однако принимать решение о конкретном времени отпуска он имеет право по собственному усмотрению. Однако есть некоторые категории работников, кому положен отпуск в любое удобное время независимо от желания работодателя (ст. 123 ТК РФ). Перечень отдельных категорий дан в табл. 1.

Таблица 1. Категории работников, которым положен отпуск в любое удобное для них время

Перечень льготных категорий	Основание для предоставления отпуска в любое время	Примечание
Несовершеннолетние работники (в возрасте до 18 лет)	Статья 267 ТК РФ	—
Работник, чья жена находится в отпуске по беременности и родам	Статья 123 ТК РФ
Работник, который трудится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и сопровождает своего ребенка в возрасте до 18 лет в другую местность для поступления в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования	Статья 322 ТК РФ	Отпуск предоставляется на время поступления ребенка в возрасте до 18 лет в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другой местности
Лица, работающие по совместительству	Статья 286 ТК РФ, письмо Роструда от 08.05.2009	Отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по основному месту работы, работодатель по просьбе сотрудника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы
Инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий	Статьи 14—19 Закона РФ от 12.01.95	—
Работники, награжденные знаком «Почетный донор России»	Статья 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	Статьи 14—16, 18—20 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	Статья 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы	Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.93 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации, полных кавалеров ордена Славы»
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы	Пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.97 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
Работницы, являющиеся супругами военнослужащих	Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76 «О статусе военнослужащих»	Отпуск жене предоставляется в одно время с отпуском военнослужащего и в той же продолжительности. Если же ежегодный отпуск жены меньше о­тпуска мужа, жене по ее желанию должен предоставляться отпуск без сохранения заработной платы

Кроме того, отпуск в любое удобное время может предоставляться и другим категориям работников в соответствии с трудовым, коллективным договором или иным внутренним документом организации.

Кому предоставляются дополнительные отпуска

При составлении графика нужно учитывать также дополнительные отпуска. Выясним, кому они положены. Имейте в виду, что дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Категории работников, кому предоставлено право на дополнительные отпуска, перечислены в табл. 2.

Таблица 2. Категории работников, которым полагаются дополнительные отпуска

Перечень категорий, имеющих право на дополнительный отпуск	Основание для использования	Количество дополнительных календарных дней
Работники, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда	Статья 117 ТК РФ	Минимальная продолжительность — семь дней. Продолжительность устанавливается внутренним документом организации
Работники, имеющие особый характер работы, в частности: — врачи общей практики (семейные врачи) и медицинские сестры врачей общей практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих долж­ностях свыше трех лет; — работники территориальных органов Чеченской Республики; — работники командированные в Чеченскую Республику	Статья 118 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 30.12.98 № 1588, п. 5 постановления Правительства РФ от 31.12.94 № 1440	Для врачей общей практики и их медицинских сестер — три дня. Для работников территориальных органов и командированных в Чеченскую Республику — два дня за каждый полный месяц работы
Работники с ненормированным рабочим днем	Статья 119 ТК РФ	Минимальная продолжительность — три дня. Продолжительность устанавливается внутренним документом организации
Работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.	Статья 321 ТК РФ	Работникам, постоянно работающим в районах Крайнего Севера, — 24 дня, в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — 16 дней

Как учесть пожелания работников

Как уже упоминалось, при составлении графика отпусков работодатель учитывает пожелания работников. А в каком документе можно собрать эти пожелания? И нужен ли единый документ по организации или удобнее использовать отдельные документы по каждому структурному подразделению? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице, а затем передать заполненные формы в отдел кадров. Организации с небольшой численностью работников могут использовать и сводную форму для учета пожеланий всех сотрудников.

В любом случае при разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам. При этом нагрузка рассчитывается как отношение количества работников, использующих в этом месяце отпуск полностью, к количеству работников подразделения. Пример такого документа дан в приложении 1.

Приложение 1. Пример документа о распределении отпусков

СПРАВКА О РАСПРЕДЕЛЕНИИ ОТПУСКОВ НА 2015 г.
Организационная единица: отдел главного бухгалтера

№ п/п	ФИО работника	Количество дней отпуска
		Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь
1	Арсентьева А.Р.	—	14	—	—	—	—	14	—	—	—	—	—
2	Егоркина У.Д.	—	—	—	—	—	14	—	—	14	—	—	—
3	Захарова И.В.	—	—	—	—	14	—	—	7	7	—	—	—
4	Киселева О.И.	—	—	14	—	—	—	—	—	—	14	—	—
5	Мурашова А.А.	—	—	—	—	—	—	14	—	—	—	14	—
6	Яковлева Е.В.	—	—	—	—	—	—	—	14	—	—	—	14
Итого		—	14	14	—	14	14	28	21	21	14	14	14
Количество полных отпусков (28 календарных дней)		—	0,5	0,5	—	0,5	0,5	1	0,75	0,75	0,5	0,5	0,5
Нагрузка в %		0	8,3	8,3	0	8,3	8,3	16,7	12,5	12,5	8,3	8,3	8,3

К сведению

При планировании предстоящего отпуска необходимо обратить внимание на следующий момент. При увольнении работника работодатель не всегда может удержать долг по излишне выплаченным отпускным. В том случае если работодатель не удержал при окончательном расчете с работником «отпускной» долг, то вероятность взыскания долга в судебном порядке очень мала. Это, в частности, подтверждает Верховный суд РФ (определения от 25.10.2013 № 69-КГ13-6 и от 28.05.2010 № 18-В10-16). Чтобы избежать проблемных ситуаций в будущем, перед составлением планирования графика отпусков необходимо произвести расчет «заработанных» дней отпуска для каждого сотрудника на основании положений ст. 121 ТК РФ. При этом следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положены отпуска «авансом» (ст. 122 ТК РФ).

Как ознакомить работников с графиком отпусков

Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения и работниками, и работодателем, ни одна из сторон не вправе в одностороннем порядке изменить установленные в нем даты начала и окончания отпуска (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому, несмотря на то что напрямую в ТК РФ это не указано, работодатель обязан довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков.

В противном случае работодателя могут признать виновным в нарушении норм трудового законодательства. Это подтверждают и суды (см., например, решения Смоленского областного суда от 20.05.2014 № 21-144/2014 и Мурманского областного суда от 01.08.2014 № 21-191/2014). Кроме того, Мурманский областной суд подчеркнул, что «…указание на то, что выявленные нарушения не ущемляют прав работников, не наносят им материального вреда, основанием для освобождения юридического лица от ответственнос­ти, по ст. 5.27 КоАП РФ, являться не может».

Отметим, что трудовым законодательством не регламентирована форма ознакомления работников с графиком отпусков. По­этому работодатель вправе выбрать ему удобный вариант ознакомления работников с графиком.

Самый простой способ — ввести в график отпусков дополнительный столбец, в котором работники будут фиксировать факт ознакомления. Правда, здесь есть один минус. График отпусков составляется до начала календарного года. И к моменту, когда отпуск должен быть предоставлен, и работник, и его непосредственный начальник могут об этом просто забыть.

Удобнее второй способ — не позднее чем за две недели до начала отпуска отдел кадров составляет специальные извещения для каждого работника, у которого запланирован отпуск. В извещении указывается дата начала отпуска. При этом несколько усложняется документооборот, но у работника есть время перенести или как-то скорректировать ранее запланированный отпуск.

На практике часто возникает вопрос: а нужно ли вновь принятого работника знакомить с утвержденным графиком отпусков? В Трудовом кодексе нет подобного указания. Однако для планирования производственных процессов целесообразно внес­ти изменения в существующий график отпусков.

Как внести изменения в график отпусков

По соглашению между работником и работодателем период отпус­ка может быть изменен.

Работник переносит отпуск по личным обстоятельствам

Работник вправе перенести свой отпуск по личным причинам (ст. 124 ТК РФ). При этом он должен написать заявление на имя работодателя с просьбой о переносе отпуска. На заявлении должна быть виза непосредственного руководителя работника и председателя профсоюзного органа (при его наличии). На основании заявления издается приказ о переносе отпуска. В приказе указывается причина переноса отпуска, а также новая дата начала и окончания отпуска. После этого вносятся изменения в график.

Работодатель отзывает работника из отпуска по производственной необходимости

В связи с производственной необходимостью (например, для установки нового оборудования, ликвидации последствий аварии, увольнения другого сотрудника и т.п.) работодатель может также перенести отпуск на другое время или отозвать работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ). При этом требуется получить согласие работника.

Работник, не возражающий против переноса или незапланированного окончания отпуска, пишет заявление на имя руководителя, в котором указывает свое согласие. Заявление опять же визирует непосредственный руководитель и председателя профсоюзного органа (если он имеется). После этого работодатель издает приказ о переносе отпуска, на основании которого и вносятся изменения в график.

К сведению

Для упрощения документооборота организации целесообразно разработать шаблоны заявлений о переносе отпуска и о согласии работника на перенос или отзыв из отпуска. В этом случае работники будут вписывать в шаблон только свои данные и необходимые даты.

Отпуск предоставляется вновь принятым работникам

Если в отпуск идет вновь принятый работник, вносить изменения в график отпусков необязательно. Однако работодатель может сделать это по собственному желанию. В этом случае оформляется новый документ — приложение к графику отпус­ков. В нем указываются данные и информация об отпусках новых работников. Как и сам график, приложение утверждает руководитель организации по согласованию с профсоюзным органом (при его наличии).

Если изменения в график не вносятся, кадровые документы оформляются в обычном порядке. Работник пишет заявление на отпуск и издается приказ о предоставлении отпуска, после этого данные об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Пример

Для составления графика отпусков ООО «Лютик» использует унифицированную форму № Т-7, добавив в нее дополнительный столбец № 11 «Дата и подпись работника в ознакомлении». Заполненный график дан в приложении 2.

Дадим некоторые комментарии к заполнению. В столбце 5 «количество календарных дней» приводится количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. В том случае если работнику, кроме основного отпуска, положен и дополнительный отпуск, то в графике указывается их суммарная величина. А дополнительные отпуска без сохранения заработной платы (для лиц, указанных в ст. 263 ТК РФ или в коллективном договоре) в графике отпусков не отражаются. Неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды также можно включить в график отпусков на очередной год по соглашению с работником (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Столбцы 7—11 заполняются после утверждения графика отпус­ков. В столбце 8 «основание перенесения отпуска» приводятся реквизиты заявления или приказа о переносе отпуска, а в столбце 9 «дата предполагаемого отпуска» будет новая дата отпуска, указанная в том же приказе. В столбце 10 «Примечание» указываются причины переноса отпуска или иная информация. В столбце 11 «Дата и подпись работника в ознакомлении» работники поставят дату, когда они ознакомились с графиком, и, соответственно, подпись.