Основные барьеры в закупках и пути их преодоления

Недавно «ЭЖ» рассказала о расширении задач и функций отдела закупок в европейских компаниях (см. № 34, 36). А что происходит в сфере закупок в российских компаниях? Как развивается закупочный процесс, с какими трудностями сталкиваются его участники и с помощью каких инструментов решают их? Ответы можно найти в исследовании «­Топ-5 барьеров закупочной деятельности», проведенного центром электронных торгов B2B-Center. Результаты исследования представляет Алексей Дегтярев, генеральный
директор компании.

Одним из ключевых трендов в Европе в области закупок аналитики считают курс на автоматизацию, и развивается он по двум основным направлениям. Во-первых, автоматизируются внутренние процессы — внедряются системы Supply Chain Management и модули e-procurement. Во-вторых, активно используются внешние ресурсы — электронные торговые площадки (ЭТП). Такая тенденция явно прослеживается и у нас в России.

По уровню проникновения электронных торгов, согласно данным Еврокомиссии, Россия входит в Топ-5 европейских стран, опережая Италию и Испанию (см. рис. 1).

Закупочный процесс при этом не сводится к организации и проведению процедур на ЭТП, а состоит из целого ряда этапов, представленных на рис. 2. На каждом из них возникают свои проблемы и барьеры для участников. При этом на стадиях, в большей степени автоматизированных и выведенных в электронный формат, унификация подхода и использование лучших практик позволяют избежать значительной части стандартных ошибок.

В налаживании эффективного взаимодействия с поставщиками — главный потенциал развития закупок

В ходе опроса, проведенного среди 2000 пользователей ЭТП, респондентам было предложено обозначить самые острые проб­лемы, с которыми они сталкиваются в ежедневной практике на различных этапах организации закупок. Результаты опроса приведены на рис. 3.

Оказалось, что наиболее острые вопросы возникают у закупщиков при взаимодействии с поставщиками. Три из пяти основных топовых барьеров попали в этот блок. При этом критично низкий уровень прозрачности при работе с контр­агентами признан самой серьезной проблемой абсолютным большинством респондентов (71%). Участников опроса беспокоят также сложности с формированием пула предквалификационных и квалификационных поставщиков (4-е место) и невысокий объем долгосрочных контрактов (5-е место). Проблемы в закупочной деятельности по мере убывания их важности для респондентов приведены на рис. 4.

Планирование закупок и ряд сопутствующих вопросов оказались второй по актуальнос­ти проблемной точкой. Более 65% опрошенных закупщиков отметили в качестве барьера несвоевременное предоставление потребности от внутренних заказчиков. Многим приходится работать с большим количеством срочных запросов. И с этим связан недостаточно длинный горизонт планирования в компании. Кроме того, закупщиков волнует низкий уровень оборачиваемости и эффектив­ности запасов (3-е мес­то).

Комментарии экспертов¹

Задача выстраивания выгодных отношений с контрагентами является одной из самых приоритетных. Однако не все вопросы в этой области имеют однозначные ответы. Так, по-разному компании относятся к долгосрочным контрактам. С одной стороны, их небольшое количество тревожит 62% закупщиков, с другой — 20% респондентов не отмечают важности наращивания их количества.

В некоторых организациях широко практикуется привлечение консалтинговых фирм для заключения целого пула таких контрактов на самых выгодных на текущий момент условиях. Другие предпочитают делать ставку на постоянный мониторинг рынка, отслеживают ситуацию и не подписывают много договоров «в долгую», так как хотят оперативно реагировать на появление новых инновационных или более дешевых решений. Второй подход более эффективен для собственника, но держит в постоянном напряжении менеджмент.

Ищут закупщики и компромиссные решения. Сглаживать возможный негатив от изменчивости рыночных условий можно с помощью абсолютно рабочих механизмов. Например, при заключении долгосрочного договора формулу цены можно привязывать к рыночным индикативам — курсу доллара, цене нефти, меди, алюминия на Лондонской бирже.

Категорийный менеджмент повышает эффективность закупок

Наименее важной проблемой для респондентов оказалась низкая степень проникновения категорийного менеджмента и стратегического сорсинга. Переход от глобальных источников закупок к локальным также пока не считается серьезной трудностью среди закупщиков. Тренд на импортозамещение заметен, но пока не является массовым, как показали результаты опроса.

Не сильно беспокоит опрошенных и высокий уровень внутренней коррупции, она не вошла в Топ-5 барьеров закупочной дея­тельности. Проблемы, менее всего занимающие опрошенных закупщиков, приведены на рис. 5.

Комментарии экспертов

Что касается импортозамещения, первые тревожные сигналы в области работы с иностранными партнерами уже поступили, и при дальнейшем негативном развитии тренда внимание к этой проблеме усилится.

Вместе с тем многие закупщики пока недооценивают и не используют такие важные инструменты, как категорийный менеджмент и стратегический сорсинг, что говорит о недостаточном уровне развития корпоративных бизнес-процессов.

Практика показывает, что выстроенная в компании система управления закупками по категориям и проведение квалификационных отборов позволяют выделить наиболее важные категории продукции, разработать стратегии их закупок, сформировать пул квалифицированных участников. Она также приходит на помощь при решении вопросов о сроках контракта на поставки той или иной продукции. Совместное с внут­ренним заказчиком понимание возможностей таких инструмен­тов — один из самых серьезных вызовов для руководителя закупочного отдела в компании.

Уровень проникновения электронных закупок будет расти

Большинство закупщиков считают текущий уровень автоматизации закупок недостаточным. При этом для почти половины респондентов (44%) наиболее приоритетным вопросом в этой области является автоматизация выбора поставщика и контроля исполнения заявок. Внедрение электронного до­кумен­тооборота признается важным, но не носит массового характера. А автоматизированное управление складскими запасами пока недостаточно востребовано среди опрошенных закупщиков. Возможности же использования сервисов элект­ронных платежей не вызвали у респондентов значительного интереса, что можно увидеть на рис. 6.

И только для 19% респондентов автоматизация процессов на различных этапах закупочной деятельности не вызывает сложностей, поскольку у них эта проблема частично или полностью решена.

Комментарии экспертов

Опыт показывает, что при переводе около 50% всех торговых процедур компании на ЭТП экономия в разных товарных категориях может составлять от 10 до 50% по сравнению с показателями предыдущего года, когда закупки проводились в традиционном виде, без использования возможнос­тей ЭТП. Иначе говоря, автоматизация только нескольких этапов закупочного процесса уже дает компании заметный экономичес­кий эффект.

В компаниях много внимания уделяется автоматизации процессов, входящих в контур элект­ронных закупок, — предквалификации и поиска поставщиков, предложения и выбора, а также заказа продукции. Однако этим закупщики не ограничиваются. Уделяется внимание автоматизации формирования внутренней потребности, что значительно упрощает взаимодействие с внутренними заказчиками. С помощью современных решений более эффективно решаются также задачи по оплате и поставке закупаемых товаров, оценке эффективности проведенной работы. И здесь перед компаниями открывается широкий горизонт пока не решенных задач.

В ближайшей же перспективе, по прогнозу экспертов, в закупках будут происходить следующие изменения:

• повышение прозрачности взаи­модействия с поставщиками станет ключевой точкой рос­та эффективности закупочной деятельности в компаниях;
• развитие инициативы заказчиков будет стимулировать поставщиков повышать уровень зрелости их бизнес-процессов;
• обострение проблемы недостатка кадров в ближайшее время в связи с общей демографической ситуацией в стране и сложностями профессионального образования. Хотя лишь 29% респондентов отметили подготовку кадров в области закупок как проблемную;
• уровень проникновения элект­ронного способа закупок будет повышаться;
• изменение внешней экономической ситуации выведет на первый план вопросы замены глобальных поставщиков и переориентации на внутренний рынок.

К сведению