Когда бизнес развивается быстрыми темпами, специалисты финансового подразделения не всегда успевают подстроиться под масштабы изменений. В таком случае может помочь автоматизация некоторых функций. О том, как автоматизация процессов казначейства способствовала существенному повышению эффективности компании в целом, рассказывает Михаил Хорошев, руководитель казначейства компании «Роникон».
Компания производит современные шкафы-купе, бизнес развивается быстро и успешно. На определенном этапе столкнулись с болезнью роста — изменение внутренних процессов не успевало за изменением масштабов бизнеса. Стали возникать вопросы, в том числе и по работе с денежными средствами. Детально изучив сложившийся платежный процесс, выявили следующую последовательность действий:
- сотрудник компании, получив у контрагента счет, передавал его в бухгалтерию;
- бухгалтер, обнаружив у себя новый счет, делал некую форму заявки и передавал ее в казначейство;
- финансовый контролер казначейства собирал в течение недели заявки, готовил сводный перечень на будущую неделю, согласовывал его у директора и ставил в оплату;
- оплата производилась исходя из текущего наличия денежных средств.
В данном процессе регулярно возникали сбои — счета терялись или задваивались, бухгалтер иногда не вовремя передавал заявку, у директора появлялись вопросы по заявке, на которые никто не мог ответить, так как не было понятно, кто инициатор платежа, и т.п. В результате допускались просрочки по платежам, что приводило к ухудшению взаимоотношений с контрагентами. Планирования как такового не было, а об эффективности этого процесса вообще никто не задумывался.
Когда бизнес растет на 30—35% в год, а денежные средства есть всегда, подобная организация работы — не самая большая проблема компании. Однако кризис 2008 г. заставил по-другому взглянуть на финансовый блок компании. Было принято решение наладить работу, в том числе в части платежного процесса.
Разбили платежный процесс на этапы и регламентировали их
Прежде всего определили для себя платежный процесс как логическую последовательность действий, осуществляемых для корректного проведения и учета всех операций с денежными средствами. Чтобы сделать платежный процесс прозрачным, выделили в нем три основных этапа:
- планирование денежных потоков;
- согласование и осуществление платежей;
- учет платежей и формирование отчетности об операциях.
В их рамках были выделены следующие задачи:
- максимально вовлечь сотрудников компании в процесс планирования денежных потоков и контроля взаиморасчетов с контрагентами;
- сократить время на согласование платежей;
- создать инструмент контроля согласования платежей, то есть иметь оперативную информацию об инициаторе платежа, процессе его согласования, дате осуществления платежа и т.д.;
- максимально автоматизировать все процессы для исключения ошибок из-за человеческого фактора.
Начали с разработки регламента осуществления платежей, детально описывающего всю процедуру, чтобы ни у кого из сотрудников не возникало вопросов при необходимости оплаты какого-либо счета.
Также в регламенте были определены:
- порядок и требования по формированию месячных планов движения денежных средств (ДДС);
- порядок и требования к оформлению заявки на расход денежных средств (ЗРДС);
- порядок согласования ЗРДС/месячных планов;
- роли пользователей и границы их ответственности в рамках процедур согласования;
- время согласования ЗРДС/месячных планов на каждом этапе;
- перечень отчетов, порядок и сроки их формирования.
Рассмотрим подробнее основные этапы платежного процесса.
Выстроили и автоматизировали работу с заявками на расход денежных средств
В компании существует два горизонта планирования движения денежных средств — годовой бюджет и месячный оперативный план ДДС (табл. 1).
Годовой бюджет формируется казначейством в рамках общего бюджетного процесса по компании, утверждается на весь год и практически не подлежит изменению. Составляется он на основе бюджета доходов и расходов компании и используется:
- для определения политики (лимитов) заимствований или размещения средств на год;
- ежемесячного план-фактного анализа ДДС;
- расчета мотивации.
Месячный оперативный план ДДС формируется каждым подразделением ежемесячно на основе текущих прогнозов платежей и поступлений и является базой для контроля фактических платежей. Оперативные планы ДДС используются с целью:
- определения конкретных сумм привлечения или размещения денежных средств на текущий месяц;
- еженедельного план-фактного анализа ДДС в рамках планируемого месяца;
- сравнения текущей фактической ситуации с годовым бюджетом ДДС;
- контроля фактических заявок на платежи.
После утверждения месячного оперативного плана ДДС в системе появляется возможность оформления конкретных заявок на расходы в соответствующем периоде. Согласование таких заявок происходит в порядке, приведенном в табл. 2.
Заявитель создает ЗРДС, указывая основные параметры для платежа (контрагента и договор, сумму и описание, подразделение и статью ДДС, дату платежа). При записи новой ЗРДС происходит проверка соответствия заявленной суммы в разрезе подразделения/статьи ДДС согласованному на данный период оперативному плану ДДС.
Исходя из текущих задач подразделения, руководитель подразделения оценивает необходимость данного расхода (как с точки зрения платежа как такового, так и с точки зрения сроков осуществления платежа) и подтверждает (либо отклоняет) ЗРДС. При согласовании руководителем подразделения ЗРДС повторно сравнивается с оперативным планом ДДС.
Руководитель дирекции (направления) оценивает необходимость данного расхода с учетом стратегических задач компании и подтверждает (либо отклоняет) ЗРДС.
Затем бухгалтер проверяет соответствие заявленного расхода требованиям бухгалтерского учета. Сверяются взаиморасчеты с клиентами, проверяется наличие первичных документов по предыдущим оплатам и т.п. И при отсутствии замечаний ЗРДС согласуется и попадает к финансовому контролеру казначейства.
Соответствие заявленного расхода требованиям управленческого учета и полноту информации для осуществления платежа, а именно корректность подразделения и статьи ДДС, реквизитов контрагента, при необходимости — наличие дополнительных внутренних согласований, проверяет финансовый контролер. Он указывает и счет/кассу, из которой будет осуществлен расход, и дату фактического платежа после утверждения заявки.
Отклоненные на любом этапе ЗРДС возвращаются заявителю с обязательным указанием причин отклонения. После устранения замечаний ЗРДС возвращается на тот этап, по которому был отказ.
На основании утвержденных ЗРДС формируются платежные документы. Причем в программе реализован системный запрет на формирование таких документов без ссылки на утвержденную ЗРДС. Оформленное платежное поручение опять-таки через стандартный функционал ERP-системы выгружается в банк-клиент, электронная выписка из которого на следующий день загружается в ERP-систему. Сформированные накануне платежи отмечаются как осуществленные, а поступления средств разносятся по заказам покупателей. Таким образом, работа с банк-клиентами максимально автоматизирована, вручную вводятся только валютные платежи, которых очень мало.
При формировании отчетности по платежам доработали некоторые формы
В компании существует несколько отчетов по ДДС, формируются они в следующее сроки:
- годовой бюджет ДДС составляется один раз, обычно за три-пять недель до начала планового периода, и является основой для принятия стратегических решений;
- месячный план ДДС формируется ежемесячно, за три-четыре дня до начала планируемого месяца, и служит основной принятия текущих (краткосрочных) решений, на рис. с. 18;
- сопроводительное письмо по месячному плану составляется вместе с месячным планом ДДС и является своего рода сбалансированной системой показателей. Здесь приведен анализ влияния предварительного месячного плана ДДС на финансовое состояние компании, его сопоставление с годовым бюджетом, а также анализ ключевых показателей, влияющих на весь бизнес компании, — принятые заказы покупателей, величина кредитного портфеля, объем кредиторской и дебиторской задолженности, запасы сырья и готовой продукции и т.п.;
- еженедельный план-факт отчет ДДС формируется по факту прошедшей недели, а в качестве плана берутся данные месячного плана ДДС;
- ежемесячный план-факт отчет ДДС составляется на основании факта прошедшего месяца и сравнивается с плановыми данными годового бюджета ДДС.
Все отчеты (за исключением сопроводительного письма) формируются в ERP-системе с использованием стандартных инструментов — анализа движения денежных средств, оборотов по статьям бюджетов, сравнительного анализа оборотов по статьям бюджетов.
Что же касается технической стороны проекта, то для упрощения работы пользователей была разработана визуальная форма планирования платежей и предоставления данных по подразделениям для ввода оперативного месячного плана ДДС, который проходит те же этапы согласования, что и ЗРДС (за исключением бухгалтерии).
С учетом принятого в компании процесса согласования расходов немного доработали ЗРДС, в нее добавили следующие поля:
- «Желаемая дата расхода» — дата указывается заявителем в момент формирования ЗРДС и служит ориентиром для финансового контролера при формировании платежного календаря;
- «Состояние» — в этом поле указывается соответствующее этапу согласования состояние, в котором находится заявка;
- признаки «Включать в платежный календарь», «Разрешить оплату», «Утверждено гендиректором» устанавливаются после утверждения заявки для формирования платежного календаря и реестра фактических платежей на день.
Все поля документа, определяющие назначение платежа (организация, контрагент, договор, статья ДДС, подразделение, описание), являются обязательными для заполнения.
Также был доработан формат и графическое отображение платежного календаря. В нем отражаются только ЗРДС с состоянием «Утверждена», при этом, в зависимости от указанных признаков, они отражаются разными цветами. Такой подход упрощает работу финансового контролера при составлении плана платежей на день.
Реализация проекта привела к изменениям в компании
Количественные показатели оценки эффективности проекта приведены в табл 3.
Время от инициации до утверждения заявки составляет теперь не более трех дней, при этом в любой момент можно уточнить, на каком этапе находится заявка. Мы получили адекватный оперативный план движения денежных средств (а точность ОП ДДС составляет в среднем 90—95%), благодаря которому можно оптимально использовать денежные средства компании. Несмотря на увеличение числа заявок, трудозатраты на их обработку существенно снизились, и в освободившееся время решаются другие задачи.
Не менее важны качественные изменения в компании, связанные с данным процессом.
Участие в процессах планирования денежных потоков и согласования платежей своего подразделения повысило вовлеченность руководителей в деятельность компании. Повышается финансовая грамотность сотрудников, чувство ответственности за результат, по-другому воспринимаются внутренние процессы компании. Более того, некоторые технические доработки платежного процесса были инициированы сотрудниками других подразделений.
Появились стандартные требования к исходным данным для работы в рамках платежного процесса, что привело к дальнейшему упрощению работы. Например, указание в договорах условий расчетов (графика платежей, количества дней отсрочки, кредитные лимиты и т.п.) позволило без лишних трудозатрат получить отчет о кредиторской задолженности.
Кроме того, были стандартизированы условия работы с внешними контрагентами, оптимизированы внутренние бизнес-процессы, исключены дублирующие или избыточные функции внутри компании.