Во многих компаниях существует традиция поздравлять работников и их детей с Новым годом. А новогодние презенты деловым партнерам являются лучшим способом обозначить желание продолжить дальнейшее сотрудничество. Поэтому есть смысл поговорить о том, как учесть новогодние подарки, которые преподносятся от имени организации, какие налоги и взносы необходимо начислить и как оформить подтверждающие документы.
Подарки обычно доставляют радость дарителю и одаряемому. Однако у бухгалтера организации, которая преподносит подарки, возникают дополнительные хлопоты в связи с их учетом. Надеемся, что наши рекомендации помогут бухгалтеру в работе.
Подарки для работников
Вначале рассмотрим нюансы налогообложения при вручении новогодних презентов работникам.
Налог на прибыль
По общим правилам любые подарки приравниваются к безвозмездно переданному имуществу, поэтому в расходах по налогу на прибыль не учитываются (п. 16 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329 и от 19.10.2010 № 03-03-06/1/653).
Но для желающих рискнуть есть одна «лазейка». В письме Минфина России от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291 указаны условия, при которых стоимость подарков работникам можно признать в качестве расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Расходы учитываются, если налогоплательщик докажет, что подарки являются разновидностью премии за производственные результаты. Причем данная премия должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором, а также положением о премировании (если этот документ есть в организации). Кроме того, операции по вручению подарков работникам необходимо оформить следующими документами:
- приказом руководителя на поощрение (в приказе должна прослеживаться четкая связь между вручением подарков и трудовыми достижениями работника и иметься ссылка на положение о премировании);
- реестром (ведомостью) учета переданных подарков с подписями работников.
То, что для учета расходов необходимо подтвердить связь подарков с производственными результатами работника, подтверждают и суды. Так, по мнению Арбитражного суда Кемеровской области (решение от 16.09.2014 № А27-6566/2014), само по себе наличие трудовых отношений не является основанием для признания стоимости подарка в расходах. Также не будет достаточным поводом для отражения расходов одно лишь указание возможности награждения подарком в положении об организации оплаты труда, принятом в компании (решение Арбитражного суда Тульской области от 26.06.2014 № А68-7085/2013).
НДС
К объекту налогообложения по НДС относятся, кроме прочего, операции по безвозмездной передаче товаров (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Поэтому в день вручения подарков работникам организация должна начислить НДС. Это также подтверждает Минфин России, столичные налоговики и судьи (письма Минфина России от 22.01.2009 № 03-07-11/16 и УФНС России по г. Москве от 19.08.2013 № 13-11/083321@ и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 07.10.2014 № А53-10005/2013).
При этом согласно п. 2 ст. 154 НК РФ налоговая база по НДС складывается исходя из цен подарков, определяемых в порядке, предусмотренном ст. 105.3 НК РФ. В рассматриваемой ситуации цена подарков будет соответствовать их покупной стоимости (если товары для подарков приобретены за плату) или себестоимости (если подарки изготовлены организацией). Счет-фактура на стоимость подарков составляется в одном экземпляре и регистрируется в книге продаж. Работникам, которым эти подарки предназначены, вручать экземпляр счета-фактуры не нужно.
Так как при передаче подарков начисляется НДС, то суммы «входного» налога, уплаченного поставщикам, можно принять к вычету (подп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
НДФЛ
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы работника как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). Если общая стоимость подарков за календарный год не превышает 4000 руб. (с учетом НДС), доходы не облагаются НДФЛ (подп. 2 п. 2 ст. 211 и п. 28 ст. 217 НК РФ). Это также подтверждает Минфин России в письме от 08.05.2013 № 03-04-06/16327. Со стоимости подарков, превышающей 4000 руб., нужно исчислить и удержать НДФЛ по ставке 13%, если работник является налоговым резидентом РФ, или 30%, если работник налоговым резидентом не является. Учет подарков необходимо вести по каждому работнику нарастающим итогом с начала года.
Если работнику подарены не деньги, а вещи, НДФЛ удерживается при ближайшей выплате денежных средств. При заполнении справки по форме 2-НДФЛ (форма утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@) доходы в виде стоимости подарков отражаются с кодом 2720, стоимость подарков, не облагаемая НДФЛ (не превышающая 4000 руб.), одновременно отражается как налоговый вычет с кодом 501.
В ситуации, когда подарок является премией за производственные результаты, он будет облагаться НДФЛ в обычном порядке как доход в натуральной форме исходя из цен, указанных в документах.
Страховые взносы
Страховыми взносами во внебюджетные фонды облагаются выплаты работникам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ). Поэтому если при вручении подарков работникам с ними заключить договор дарения в письменной форме, объекта обложения страховыми взносами не возникает (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Это подтверждается и разъяснениями специалистов (письма ПФР № НП-30-26/9660 и ФСС России № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014, Минздравсоцразвития России от 05.03.2010 № 473-19).
Образец договора дарения дан в приложении 1.
Приложение 1
Образец договора дарения
Если же договор дарения не составить, возможны споры с контролирующими органами. Правда, суды обычно принимают сторону организации. Прежде всего стоит отметить, что уже в 2013 г. высшими судьями сформулирована позиция о том, что выплаты социального характера не включаются в базу для начисления страховых взносов (постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12). И арбитражные суды на местах придерживаются мнения, что подарки не относятся к выплатам, связанным с выполнением трудовых обязанностей, поэтому не облагаются страховыми взносами (постановления Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.04.2014 № А57-16012/2013, ФАС Северо-Западного округа от 23.12.2013 № А05-11204/2012 и решение Арбитражного суда Саратовской области от 09.04.2014 № А57-20788/2013). Кроме того, по мнению судей (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 23.09.2014 № А27-4858/2014), договор дарения в письменной форме вовсе не является обязательным документом для того, чтобы не включать стоимость подарков в базу для начисления страховых взносов.
При этом следует учитывать такой нюанс. Подарки, являющиеся выплатой, не связанной с трудовыми обязанностями, не относятся к объекту обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако нельзя их стоимость учитывать и в расходах на оплату труда (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Если же организация относит подарки к выплатам за производственные достижения, их стоимость включается в расходы, уменьшающие налоговую базу (об этом было рассказано ранее). В то же время стоимость подарков, являющихся выплатами за производственные достижения, включается в базу для начисления страховых взносов (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Это подтверждают и судьи. Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 26.12.2012 № А63-8849/2012 отмечено, что подарки являются частью заработной платы, а поэтому их стоимость (несмотря на оформленный договор дарения) облагается страховыми взносами. Похожие выводы содержатся в решении Арбитражного суда г. Москвы от 06.03.2014 № А40-178741/2013.
Бухгалтерский учет
При приобретении товара, предназначенного для подарка работнику, бухгалтерские проводки будут такие:
Дебет 10 Кредит 60
— принят к учету приобретенный новогодний подарок;
Дебет 19 Кредит 60
— учтен «входной» НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету «входной» НДС.
Бухгалтерские проводки, связанные с передачей подарка, зависят от того, будет ли этот подарок видом премии или просто выплатой к празднику.
Вариант первый. Подарок передается работнику организации в качестве стимулирующей выплаты за достигнутые высокие производственные результаты. Бухгалтерские проводки будут следующие:
Дебет 20 (21, 23, 25, 26, 29, 44) Кредит 70
— начислена в составе расходов на оплату труда стимулирующая выплата;
Дебет 20 (21, 23, 25, 26, 29, 44) Кредит 69
— начислены страховые взносы во внебюджетные фонды;
Дебет 70 Кредит 91-1
— передан подарок работнику;
Дебет 70 Кредит 68
— удержан НДФЛ;
Дебет 91-2 Кредит 10
— учтена в расходах стоимость подарка;
Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС.
Вариант второй. Подарок передается работнику в связи с празднованием Нового года.
Дебет 91-2 Кредит 10
— учтена в составе расходов стоимость подарка;
Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС на стоимость подарка;
Дебет 70 Кредит 68
— удержан НДФЛ (со стоимости подарка, превышающей 4000 руб.).
Подарки для детей работников
Многие работодатели дарят на Новый год подарки детям сотрудников. Это может быть сладкий подарок или игрушка, пригласительный билет на новогоднее представление.
Налог на прибыль
Передача подарков детям работников является безвозмездной, поэтому расходы в даной ситуации не учитываются (п. 16 ст. 270 НК РФ).
НДС
Здесь будет все так же, как при передаче подарков самим работникам. Безвозмездная передача товаров, в том числе и детских подарков, облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
Отметим, что передача новогодних подарков детям не является благотворительной деятельностью, поэтому освобождение, предусмотренное подп. 12 п. 3 ст. 149 НК РФ, в данной ситуации не применяется. Это подтверждают и суды (см., например, решение Арбитражного суда г. Москвы от 01.09.2014 № А40-90013/2014).
НДФЛ
Как уже было указано, подарки, стоимость которых, определенная нарастающим итогом с начала года, превысит 4000руб., будут облагаться НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Порядок исчисления НДФЛ зависит от того, кто будет указан в договоре дарения в качестве одариваемого: родитель или его ребенок, которому этот подарок предназначен. Если одариваемым будет работник, то стоимость подарка включается в его доходы. Правда, в этом случае может возникнуть следующая ситуация. Отдельно стоимость подарков работнику и его ребенку не превышает 4000 руб. А общая их стоимость получается больше 4000 руб. Что здесь можно посоветовать, чтобы избежать уплаты НДФЛ со стоимости подарка?
Стоимость подарка ребенку не будет учитываться в доходах родителя, если в договоре дарения указать ФИО ребенка в качестве одаряемого, а ФИО родителя как законного представителя одаряемого. А так как стоимость детского подарка ниже 4000 руб., облагаемого дохода у родителя и у ребенка не возникает.
Отметим, что законодательство не регулирует возраст лиц, являющихся плательщиками этого налога. Поэтому и дети могут его уплачивать, разумеется, через своих законных представителей — родителей и прочих (письмо Минфина России от 10.07.2008 № 03-04-05-01/230).
Страховые взносы
Поскольку подарки предназначены для детей работников, с которыми организация не связана ни трудовыми, ни гражданско-правовыми отношениями, объект обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды отсутствует (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 19.05.2010 № 1239-19).
Бухгалтерский учет
При оприходовании и передаче новогодних подарков детям сотрудников бухгалтер организации сделает следующие бухгалтерские проводки:
Дебет 10 Кредит 60
— принят к учету приобретенный новогодний подарок;
Дебет 19 Кредит 60
— учтен «входной» НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету «входной» НДС;
Дебет 91-2 Кредит 10
— учтена передача новогоднего подарка;
Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС.
Подарки деловым партнерам
Прежде чем перейти к рассмотрению налоговых нюансов данной операции, напомним правовые аспекты дарения. Согласно подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ между коммерческими организациями дарение запрещено, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает 3000 руб. Последствием нарушения данного правила является возможность признания сделки ничтожной (ст. 168 ГК РФ).
Как показывает практика аудиторских проверок, организации выбирают один из трех вариантов учета новогодних презентов деловым партнерам:
1) в качестве рекламных расходов;
2) как представительские расходы;
3) как расходы, не учитываемые для налогообложения.
Рассмотрим каждый вариант.
К сведению
Следует различать операции по вручению подарка лично директору, менеджеру или другому работнику делового партнера и в адрес юридического лица. При вручении подарков юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю объекта обложения НДФЛ не появляется. Если же одариваемым является сотрудник фирмы — делового партнера, возникает вопрос об исчислении НДФЛ. Ведь организация-даритель признается в данном случае налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Как уже указывалось, НДФЛ облагаются подарки дороже 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Поэтому, если организация дарит физическому лицу что-то стоимостью свыше 4000 руб., необходимо с суммы дохода, превышающего эту величину, удержать и перечислить в бюджет . В случае, когда одариваемый не является работником организации, удержать налог будет затруднительно.
Если налог исчислен, но не удержан, то не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором вручался подарок, нужно письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Кроме того, не позднее 1 апреля года, следующего за годом получения подарка, организация-даритель должна представить в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ и письмо Минфина России от 13.03.2009 № 01-02-01/03-504). Если этого не сделать, организации грозит штраф в размере 200 руб. за каждую непредставленную справку (ст. 126 НК РФ). Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то они не начисляются ни при вручении подарков юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, ни в случае, когда подарки предназначены непосредственно сотрудникам деловых партнеров. Аргументы обычные. Трудовых или гражданско-правовых отношений с одариваемыми, относящихся к объекту обложения страховыми взносами, в данном случае не возникает (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
Подарки в качестве рекламных расходов
Если подарки имеют символику компании, их можно расценивать как рекламные расходы (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правда, есть одна проблема. Рекламой является распространяемая в любой форме, любым способом информация, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе»). А подарки вручаются конкретным контрагентам, а не неопределенному кругу лиц. Поэтому если вы хотите рискнуть и отразить стоимость подарков с символикой компании деловым партнерам в рекламных расходах, рекомендуем не утверждать список лиц, которым предназначены эти подарки. В данном случае будет лучше подготовить распоряжение, в котором сказано, что подарки будут раздаваться имеющимся и потенциальным клиентам организации в рекламных целях.
Кроме того, имейте в виду, что стоимость призов и подарков, списанных в рекламных целях, относится к нормируемым расходам. В расходы подобные затраты включаются в пределах 1% выручки от реализации за отчетный (налоговый) период в соответствии с п. 4 ст. 264 НК РФ. Это подтверждают и столичные налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2).
Стоимость переданных сувениров с символикой компании свыше 100 руб. за единицу облагается НДС в обычном порядке (подп. 1 п. 1 ст. 146, подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ). С этим согласен Минфин России (письмо от 23.10.2014 № 03-07-11/53626).
Бухгалтерские проводки по покупке и передаче сувениров с символикой компании будут следующие:
Дебет 10 Кредит 60
— приняты к учету приобретенные подарки;
Дебет 19 Кредит 60
— учтен «входной» НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету «входной» НДС;
Дебет 26 Кредит 10
— списаны как рекламные расходы подарки с символикой компании;
Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС со стоимости подарков дороже 100 руб. за единицу.
Подарки как часть представительских расходов
Сразу скажем, что этот вариант достаточно рискован в плане споров и разногласий с налоговыми органами. Если организация решила учитывать подарки в составе представительских расходов, связанных с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ), то необходимо иметь веские доказательства того, что компанией действительно был организован официальный прием или деловая встреча. В качестве подтверждающих могут быть документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере расходов, а также отчет о проведении приема (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).
Хотелось бы обратить внимание, что представительские расходы всегда находятся в зоне налогового риска, а пакет документов, подтверждающий представительский характер данных расходов, подвергается тщательному анализу налоговыми органами.
Кроме того, представительские расходы учитываются в налоговой базе в пределах нормы. Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ общая сумма представительских расходов за отчетный (налоговый) период не может превышать 4% от величины расходов на оплату труда за тот же период.
При безвозмездной передаче подарков возникает объект налогообложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
Бухгалтерские проводки будут такие:
Дебет 10 Кредит 60
— приняты к учету приобретенные подарки;
Дебет 19 Кредит 60
— учтен «входной» НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету «входной» НДС;
Дебет 26 Кредит 10
— списаны как представительские расходы подарки деловым партнерам;
Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС со стоимости подарков.
Подарки в составе неучитываемых расходов
Если стоимость подарков нельзя отнести ни к рекламным, ни к представительским расходам, она вовсе не учитывается в налоговой базе (п.1 6 ст. 270 НК РФ). НДС при безвозмездной передаче начисляется в обычном порядке (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
В бухгалтерском учете будут следующие проводки:
Дебет 10 Кредит 60
— приняты к учету приобретенные подарки;
Дебет 19 Кредит 60
— учтен «входной» НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету «входной» НДС;
Дебет 91-2 Кредит 10
— списана в расходы стоимость подарков;
Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС со стоимости подарков.
Подарки государственным служащим
В преддверии Нового года не обделяют вниманием и чиновников, например служащих местной администрации, налоговых инспекторов или специалистов Пенсионного фонда.
Однако, вручая подарок чиновнику, следует помнить, что чиновникам запрещено получать подарки в связи с исполнением служебных обязанностей. Запрет установлен в подп. 7 п. 3 ст. 12.1 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и в подп. 6 п. 1 ст. 17 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Подарки, полученные гражданским служащим в связи со служебными командировками, протокольными и иными официальными мероприятиями, признаются федеральной собственностью или собственностью субъекта РФ и должны быть переданы по акту в соответствующий государственный орган. При этом гражданский служащий, сдавший подарок, имеет право его выкупить в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 09.01.2014 № 10. Подарок возвращается сдавшему его лицу по акту приема-передачи в случае, если его стоимость не превышает 3000 руб.
В том случае если подарок передается с целью подкупа чиновника (то есть в обмен на подарок чиновник должен совершить действия в интересах дарителя), то он расценивается как взятка. Ответственность за взятку наступает не только для одаряемого чиновника, но и для самого дарителя.
К сведению
Для лица, непосредственно дающего взятку должностному лицу, установлено наказание в виде штрафа — от пятнадцатикратной до тридцатикратной суммы взятки. Вместо штрафа к лицу, дающему взятку, может быть применено наказание в виде принудительных работ на срок до трех лет либо лишения свободы на срок до двух лет со штрафом в размере десятикратной суммы взятки (ст. 291 УК РФ).
Эти правила будут работать и при публичном вручении подарка, например на официальных мероприятиях. Поэтому в качестве подарка чиновнику стоит использовать, например, обычный «джентльменский» новогодний набор (шампанское, коробка конфет, новогодний сувенир) стоимостью не дороже 3000 руб. В этом случае подарок не доставит лишних проблем одаряемому.
В налоговом учете стоимость подарков чиновникам в расходах не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ). Эта операция облагается НДС как безвозмездная передача товаров (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Не нужно начислять и страховые взносы, ведь подарки служащим не относятся к выплатам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений.
Что касается НДФЛ, как уже было указано, им облагаются подарки стоимостью выше 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Но такие дорогие подарки делать не стоит, если речь идет о государственных служащих. При вручении подарков стоимостью 4000 руб. и ниже облагаемого дохода не возникает.
В бухгалтерском учете будут следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
— приняты к учету приобретенные подарки;
Дебет 19 Кредит 60
— учтен «входной» НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету «входной» НДС;
Дебет 91-2 Кредит 10
— списана в расходы стоимость подарков;
Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС со стоимости подарков.