Нередко возникают ситуации, когда работник обращается к работодателю за материальной помощью. И если у организации есть желание и возможность помочь, работнику выплачивают требуемую сумму. Расскажем о том, как правильно оформить подобные выплаты, как учитывать их при налогообложении и исчислении страховых взносов.
Причины, по которым работник решает обратиться за материальной помощью, могут быть различными, например, предстоящий отпуск, рождение ребенка или срочная необходимость в лечении. От основания для выплаты материальной помощи во многом зависит порядок ее налогообложения, а также документального подтверждения понесенных организацией расходов.
Как оформить выдачу материальной помощи
Первым делом работник, желающий получить материальную помощь, должен написать соответствующее заявление и приложить к нему документы, подтверждающие необходимость в такой помощи.
Например, для получения материальной помощи в связи с рождением ребенка работнику следует сделать копию свидетельства о рождении и передать ее в бухгалтерию вместе с заявлением. Если матпомощь требуется лицу, пострадавшему от стихийного бедствия, к своему заявлению он прилагает справку, выданную компетентным государственным органом. В частности, пожар, по мнению финансистов, может быть отнесен к стихийному бедствию или к чрезвычайному обстоятельству, если его причина носила объективный характер и не была связана с действиями или бездействием пострадавшего от пожара лица. В таком случае за документом для подтверждения указанного факта пожара, работнику следует обращаться в Государственную противопожарную службу МЧС России (письмо Минфина России от 10.06.2013 № 03-04-05/21487).
Если руководство организации принимает решение удовлетворить заявление работника, издается приказ об оказании материальной помощи. Унифицированной формы такого документа нет, организация разрабатывает ее самостоятельно.
Обратите внимание: если матпомощь организация оказывает за счет прибыли прошлых лет, такая выплата должна быть одобрена общим собранием участников общества с ограниченной ответственностью или акционеров акционерного общества. Решение собрания оформляется протоколом — п. 6 ст. 37 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» ст. 63 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Если в ООО или АО единственный участник или акционер, он оформляет свое решение письменно (ст. 39 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ, п. 3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ).
Расходы, учитываемые при налогообложении
По общему правилу расходы на выплату материальной помощи организация не вправе учесть при исчислении налога на прибыль. На это прямо указывает п. 23 ст. 270 НК РФ. Отметим, что в данном пункте не уточняется, о какой именно материальной помощи идет речь.
Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.11.2010 № 4350/10 пришел к выводу, что к материальной помощи, не учитываемой в расходах на основании п. 23 ст. 270 НК РФ, относятся выплаты, которые не связаны с выполнением ее получателем трудовой функции. То есть не отражаются в налоговой базе выплаты, направленные на удовлетворение социальных потребностей, обусловленные возникновением трудной жизненной ситуации или наступлением определенного события. К таким событиям, в частности, могут быть отнесены причинение вреда в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, смерть члена семьи, рождение или усыновление ребенка, тяжелое заболевание и т.п.
В то же время, по мнению Президиума ВАС РФ, есть случаи, когда материальную помощь можно учесть в расходах. В частности, выплаты материальной помощи к отпуску, предусмотренные системой оплаты труда, также трудовым или коллективным договором, отвечают таким критериям, как экономическая обоснованность и направленность на осуществление приносящей доход деятельности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому судьи пришли к выводу, что суммы материальной помощи к отпуску можно учесть в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ).
Такой подход подтвердил впоследствии и Минфин России. Например, в письме от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912 финансисты указали, что единовременная выплата к отпуску является элементом системы оплаты труда, если такая выплата:
а) предусмотрена трудовым или коллективным договором;
б) зависит от размера заработной платы;
в) зависит от соблюдения трудовой дисциплины работником.
В таком случае выплата связана с выполнением работником его трудовой функции и не признается материальной помощью по смыслу п. 23 ст. 270 НК РФ. Соответственно, сумму выплаты можно учесть в составе расходов на оплату труда.
Страховые взносы
На основании п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ) и подп. 3 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ) страховые взносы не начисляются на суммы единовременной материальной помощи, которая оказывается:
а) лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от терактов на территории РФ;
б) работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
в) работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Кроме того, согласно п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и подп. 12 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам в иных случаях, в сумме, не превышающей 4000 руб. на одного работника за расчетный период.
Вопрос: нужно ли облагать страховыми взносами выплаты сверх указанной суммы? Напомним, что объектом для начисления страховых взносов являются выплаты, произведенные в пользу работников в рамках трудовых отношений и некоторых видов гражданско-правовых договоров (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).
Специалисты ПФР и ФСС России дают положительный ответ. В совместном письме ПФР № НП-30-26/9660 и ФСС России № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014 сказано, что суммы выплат и иных вознаграждений в пользу работников (в том числе и материальной помощи), не относящиеся к стимулирующим и не зависящим от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий выполнения самой работы, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке с учетом норм ст. 9 Закона № 212-ФЗ. К таким же выводам приходил и Минтруд России в письме от 20.01.2014 № 17-3/В-13.
Суды, как правило, придерживаются противоположной позиции. Например, Президиум ВАС РФ в постановлении от 14.05.2013 № 17744/12 указал, что выплаты социального характера, которые основаны на коллективном договоре и не являются стимулирующими, не облагаются страховыми взносами. К ним Президиум ВАС РФ отнес, кроме прочего, суммы материальной помощи, которые выплачиваются вне зависимости от квалификации работников, сложности, качества, количества произведенной работы и условий труда. Основываясь на выводах Президиума ВАС РФ, было вынесено, в частности, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 31.07.2014 № А33-15536/2013. Судьи отметили, что выплаты социального характера не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд). Поэтому они не относятся к объекту обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.
НДФЛ
В статье 217 НК РФ указаны случаи полного и частичного освобождения от обложения НДФЛ материальной помощи, оказываемой работнику.
Виды материальной помощи, полностью не облагаемой НДФЛ
На основании п. 8 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателями членам семьи умершего работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию, или работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена (членов) его семьи. Обратите внимание, что не облагаются налогом именно единовременные выплаты.
Исходя из разъяснений Минфина России (письма от 22.05.2006 № с и от 16.11.2005 № 03-05-01-04/360) под понятие «единовременная материальная помощь» подпадает такая выплата, которая производится гражданину на определенные цели не более одного раза за календарный год. Если материальная помощь предоставляется частями в течение года, такая выплата не может быть признана единовременной вне зависимости от причин, по которым она не была выдана одной суммой.
Таким образом, выплата материальной помощи лицу в связи с одним и тем же событием, производимая в соответствии с разными распоряжениями работодателя, не может рассматриваться как единовременная (письмо Минфина России от 22.08.2013 № 03-04-06/34374).
Кроме того, полное освобождение от НДФЛ предусмотрено для выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых (п. 8.3 и 8.4 ст. 217 НК РФ):
а) лицам в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством, а также гражданам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств;
б) лицам, пострадавшим от терактов на территории нашей страны, а также гражданам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате террористических актов на территории РФ.
Напомним, что согласно ст. 217 НК РФ в редакции, действовавшей до 2015 г., указанные выплаты не облагались НДФЛ на основании п. 8 ст. 217 НК РФ. При этом в п. 8 ст. 217 НК РФ содержится уточнение, что выплаты должны быть единовременными. А в п. 8.3 и 8.4 ст. 217 НК РФ подобных уточнений не содержится. Таким образом, с 1 января 2015 г. от НДФЛ полностью освобождена матпомощь, оказываемая лицам в связи со стихийными бедствиями или пострадавшим от терактов, независимо от того, сколько раз в год она выплачивается.
Материальная помощь при рождении ребенка
Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ единовременная материальная помощь работникам, являющимся родителями, усыновителями или опекунами, при рождении, усыновлении или удочерении ребенка, выплачиваемая в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), в сумме не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Еще раз подчеркнем, что согласно п. 8 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ именно единовременные выплаты. Однако для случая выплаты матпомощи в связи с рождением ребенка Минфином России почему-то сделано исключение. В письме от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1006 специалисты финансового ведомства указали, что порядок выплаты суммы материальной помощи (одним или несколькими платежами) для целей освобождения от налогообложения по НДФЛ значения не имеет.
Добавим, что не облагается НДФЛ материальная помощь при рождении ребенка, предоставленная либо одному из родителей (по их выбору) в сумме, не превышающей 50 000 руб., либо каждому из родителей из расчета общей суммы 50 000 руб.
Сказанное подтверждает ФНС России в письме от 28.11.2013 № БС-4-11/21330@. При этом НК РФ не устанавливает обязанность для работодателя требовать предоставления сведений по форме 2-НДФЛ с места работы другого родителя, а также иных документов, свидетельствующих о том, что другой родитель помощь не получал. Но такие рекомендации содержатся в указанном письме ФНС России. Ведь правильность исчисления НДФЛ относится к обязанностям работодателя как налогового агента. Если же если сотрудник не предоставил сведения о получении (неполучении) матпомощи другим родителем, работодатель, по мнению ФНС России (письмо от 02.04.2013 № ЕД-17-3/36@), может самостоятельно запросить их в соответствующей организации.
Если же один из родителей не трудоустроен, для подтверждения этого факта могут использоваться данные его трудовой книжки, а также справки, выданные органами службы занятости (письмо Минфина России от 01.07.2013 № 03-04-06/24978).
Материальная помощь, выплачиваемая по прочим основаниям
Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ доходы, не превышающие 4000 руб., полученные за налоговый период по каждому из указанных ниже оснований. И одним из видов таких доходов являются суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту.
Таким образом, не облагаются НДФЛ доходы в виде материальной помощи (полученной по иным основаниям, кроме тех, о которых было рассказано в предыдущих разделах), а также иные доходы, указанные в п. 28 ст. 217 НК РФ, в сумме не превышающие 4000 руб. за налоговый период.
Напомним, что в п. 28 ст. 217 НК РФ кроме материальной помощи упомянуты также следующие виды доходов:
— стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей;
— стоимость призов в денежной и натуральной формах, полученных налогоплательщиками на конкурсах и соревнованиях, проводимых в соответствии с решениями Правительства РФ, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления;
— возмещение (оплата) работодателями своим работникам, их супругам, родителям, детям (в том числе усыновленным), подопечным (в возрасте до 18 лет), бывшим своим работникам (пенсионерам по возрасту), а также инвалидам стоимости приобретенных ими (для них) лекарственных препаратов для медицинского применения, назначенных им лечащим врачом. Освобождение от налогообложения предоставляется при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение этих лекарственных препаратов для медицинского применения;
— стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг);
— суммы материальной помощи, оказываемой инвалидам общественными организациями инвалидов.
Каким образом следует рассчитывать НДФЛ при выплате материальной помощи, не связанной с рождением ребенка, смертью, стихийными бедствиями или терактами, покажем на примере.
Пример
Работнику организации Иванову И.В. установлен должностной оклад в размере 60 000 руб. В январе 2015 г. у Иванова И.В. родилась дочь. Супруга Иванова И.В. на момент рождения дочери не была трудоустроена.
В связи с рождением ребенка Иванов И.В. обратился за оказанием ему материальной помощи в размере 50 000 руб. Соответствующее заявление, свидетельство о рождении ребенка и трудовая книжка матери ребенка были предоставлены Ивановым И.В. в бухгалтерию организации. Помощь в размере 50 000 руб. была выплачена работнику в январе 2015 г. В январе 2015 г. Иванов И.В. также получил от организации подарок к рождению ребенка стоимостью 3000 руб.
Кроме того, в конце февраля Иванову И.В. была также выплачена материальная помощь на лечение зубов в сумме 5000 руб. Рассчитаем НДФЛ, который следует удержать из доходов работника за январь и февраль 2015 г. при условии, что оба месяца были отработаны им полностью. Иных доходов кроме оклада, двух случаев выплат материальной помощи и подарка к рождению ребенка, у Иванова И.В. не было. В январе 2015 г. работник написал заявление о предоставлении ему стандартного вычета по НДФЛ на первого ребенка.
Согласно абз. 8 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ работник имеет право на получение стандартного вычета на первого ребенка в размере 1400 руб. Вычет на ребенка может быть предоставлен работнику до момента, пока сумма его доходов не превысит 280 000 руб. (абз. 17 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
За январь сумма доходов работника составила 113 000 руб. (60 000 руб. + 50 000 руб. + 3000 руб.). Однако для определения суммы дохода, который рассматривается при определении возможности предоставления стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, учитываются только доходы, которые подлежат обложению по ставке 13% (ст. 218 и п. 1 ст. 224 НК РФ). Материальная помощь к рождению ребенка в сумме 50 000 руб. и подарок стоимостью 3000 руб. относятся к необлагаемым доходам (п. 8 и 28 ст. 217 НК РФ). Поэтому сумма доходов работника за январь, учитываемая при определении вычета, — 60 000 руб. Сумма стандартного вычета — 1400 руб. НДФЛ, который организация должна была удержать при выплате зарплаты за январь 2015 г., составляет 7618 руб. [(60 000 руб. – 1400 руб.) х 13%].
За январь и февраль 2015 г. общая сумма доходов работника равна 178 000 руб. (113 000 руб. + 60 000 руб. + 5000 руб.). Так как в январе 2015 г. работник уже получил доход, указанный в п. 28 ст. 217 НК РФ (подарок стоимостью 3000 руб.), а необлагаемая сумма составляет 4000 руб. за налоговый период, облагаемая налогом часть материальной помощи, выплаченной ему в феврале 2015 г., составит 4000 руб. [5000 руб. – (4000 руб. – 3000 руб.)].
Таким образом, сумма доходов работника за январь и февраль 2015 г., учитываемая при определении стандартного вычета, равна 124 000 руб. (178 000 руб. – 50 000 руб. – 4000 руб.) или (60 000 руб. + 60 000 руб. + 4000 руб.). Это меньше 280 000 руб., поэтому вычет предоставляется работнику и в феврале 2015 г. Сумма вычета — 1400 руб. Величина НДФЛ, которую нужно удержать при выплате заработной платы за февраль, составит 8138 руб. [(124 000 руб. – 1400 руб. – 1400 руб.) х 13% – 7618 руб.]