Выходные и праздничные дни предназначены для отдыха работников. Но на практике случаются ситуации, когда работодатели по причине производственной необходимости вынуждены привлекать своих сотрудников к исполнению трудовых обязанностей за пределами рабочей недели. В каком размере оплатить «внеплановую» работу, как все правильно оформить и отразить при налогообложении, читайте в нашей статье.
Выходные и праздничные дни признаются временем отдыха работника (ст. 107 ТК РФ). Для начала разберемся, какие дни считаются праздничными и выходными. Выходные — это дни еженедельного отдыха, предусмотренные распорядком работы организации. При пятидневной рабочей неделе работникам полагается два выходных в неделю (как правило, суббота и воскресенье, но трудовым законодательством не запрещены и иные варианты), при шестидневной неделе — только один (воскресенье или любой другой день).
Нерабочие праздничные дни перечислены в ст. 112 ТК РФ:
— 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января — новогодние каникулы;
— 7 января — Рождество Христово;
— 23 февраля — День защитника Отечества;
— 8 марта — Международный женский день;
— 1 мая — Праздник Весны и Труда;
— 9 мая — День Победы;
— 12 июня — День России;
— 4 ноября — День народного единства.
Кроме того, органы государственной власти вправе объявлять на соответствующих территориях религиозные праздники нерабочими праздничными днями. Такая возможность предусмотрена п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ «О свободе совести и религиозных объединениях».
В Рекомендациях Федеральной службы по труду и занятости по вопросам соблюдения норм трудового законодательства, регулирующих порядок предоставления работникам нерабочих праздничных дней, утвержденных на заседании рабочей группы по информированию и консультированию работников и работодателей по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, протокол № 1 от 02.06.2014, сказано, что в субъектах РФ могут вводиться собственные нерабочие праздничные дни при соблюдении следующих условий:
— религиозная направленность праздника;
— поступление просьбы религиозной организации;
— принятие решения соответствующим органом государственной власти.
Право региональных властей устанавливать дополнительные нерабочие дни помимо общероссийских подтверждает Президиум Верховного суда РФ (постановление от 21.12.2011 № 20-ПВ11).
Следует помнить, что при совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной переносится на следующий после праздника рабочий день. В виде исключения федеральными законами или нормативными актами Правительства РФ может быть установлен особый порядок переноса праздников при их совпадении с выходными (например, для новогодних каникул). Это следует из положений ч. 2 и 5 ст. 112 ТК РФ.
Например, в 2015 г. выходные дни перенесены так (постановление Правительства РФ от 27.08.2014 № 860):
— с субботы 3 января 2015 г. на пятницу 9 января 2015 г.;
— с воскресенья 4 января 2015 г на понедельник 4 мая 2015 г.
Работа в праздники и выходные дни: кому запрет, кому — разрешение
Согласно ст. 113 ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещается, за исключением отдельных случаев, о которых будет сказано далее. Необходимо различать две ситуации:
— первая ситуация: работника можно привлечь к работе в праздники и выходные без его согласия;
— вторая ситуация: работа в праздники и выходные допустима только с согласия человека.
Кроме того, работодателю необходимо знать о категориях работников, привлекать которых к труду в выходные или праздники нужно по особым правилам.
Работа без согласия сотрудника
Работника можно обязать трудиться в дни отдыха в следующих случаях (ч. 3 ст. 113 ТК РФ):
— для предотвращения (или устранения последствий) производственной аварии, катастрофы, стихийного бедствия;
— для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества;
— для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также в других случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения.
Работа с согласия сотрудника
С согласия работников привлекать их к труду в выходные и праздники допускается (ст. 113 ТК РФ):
— непрерывно действующими организациями;
— для работ, вызванных необходимостью обслуживания населения;
— для неотложных ремонтных и погрузочно-разгрузочных работ.
Кроме того, если организации необходимо выполнить заранее непредвиденные работы, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем ее нормальная деятельность, она также вправе использовать труд работников, согласных выйти на свое рабочее место в выходные или праздничные дни.
Особые категории работников
В статье 113 ТК РФ перечислены категории работников, привлекать которых к работе в праздники и выходные можно по особым правилам. Это:
— беременные женщины;
— работники младше 18 лет;
— женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
— одинокие матери и отцы с детьми в возрасте до пяти лет;
— работники, имеющие детей-инвалидов;
— работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
— опекуны (попечители) несовершеннолетних.
Их можно вызвать на работу в дни отдыха при выполнении следующих условий:
— работник ознакомлен с правом на отказ от работы в праздник (выходной);
— работник согласен работать в праздник (выходной);
— такая работа не запрещена ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Порядок выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 02.05.2012 № 441н.
Кроме того, согласно ч. 4 ст. 113 ТК РФ работодатели вправе привлекать к труду в выходные дни в порядке, установленном коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором, представителей творческих профессий (работников средств массовой информации, организаций кинематографии, телевидения, театров, цирков и другие творческих работников). Полный перечень профессий и должностей творческих работников утвержден постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252. Также допускается работа в выходные и праздники, в частности, профессиональных спортсменов, в том числе в возрасте до 18 лет, и спортивных тренеров в порядке, предусмотренном трудовым договором или иными внутренними актами организации (ч. 5 ст. 348.1, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).
Как оплатить работу в выходной или праздник
Как следует из ст. 153 ТК РФ, работа в выходные или праздничные дни должна оплачиваться не менее чем в двойном размере:
— для работников, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
— при сдельной системе — не менее чем по двойным сдельным расценкам;
— для сотрудников, получающих оклад, — в размере одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если человек работал в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Конкретный размер оплаты устанавливается коллективным и (или) трудовым договором либо другим внутренним документом организации.
Отметим, что работник вместо повышенной оплаты за работу в выходной или праздник работник может взять отгул. В этом случае работа в выходной или праздник оплачивается в одинарном размере, а дополнительный день отдыха оплате не подлежит. Это следует из ч. 3 ст. 153 ТК РФ и подтверждается письмом Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1. Отгул предоставляют на основании заявления работника.
К сведению
Лиц, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, работодатель также может с их согласия привлечь выйти на работу в выходной или праздничный день в течение срока действия договора (ст. 290 ТК РФ). При этом работа должна быть оплачена в денежной форме не менее чем в двойном размере. Возможность предоставить такому сотруднику отгул за переработку в ст. 290 ТК РФ не предусмотрена.
Как рассчитать минимальный размер оплаты за работу в выходные или праздники при различных системах оплаты труда, расскажем далее.
Оплата по дневным или часовым тарифным ставкам
Если работнику установлена часовая тарифная ставка, минимальная оплата за работу в выходной (праздничный) день рассчитывается по формуле:
Оплата за работу в выходной (праздничный) день = Часовая ставка х 2 х Количество отработанных часов
Если работнику установлена дневная тарифная ставка, минимальный размер оплаты за работу в выходной (праздничный) день определяют так:
Оплата за работу в выходной (праздничный) день = Дневная ставка х 2 х Количество отработанных дней
Пример 1
Кладовщик А.И. Степанов, который трудится в ООО «Пион», был вызван на работу в праздничный день 7 января 2015 г. Он проработал в этот день восемь часов. Размер часовой тарифной ставки, установленный для данного работника, составляет 210 руб. Согласно коллективному договору ООО «Пион» работа в праздничные дни оплачивается в двойном размере. От дополнительного выходного А.И. Степанов отказался. Рассчитаем сумму оплаты за работу 7 января 2015 г.
Используя формулу, вычислим сумму оплаты за праздничный день 7 января 2015 г. Она составит 3360 руб. (210 руб. х 2 х 8 ч.).
Сдельная система
Если работнику установлена сдельная система оплаты труда, сумму оплаты за работу в выходной (праздничный) день рассчитывают по формуле:
Оплата за работу в выходной (праздничный) день = Сдельная расценка х 2 х Количество произведенной продукции
Пример 2
В ООО «Астра» для производственных рабочих установлена сдельная система оплаты труда. За единицу изготовленного изделия рабочему начисляют 100 руб. По производственной необходимости рабочий А.И. Рогожин трудился в праздничный день 23 февраля 2015 г. Сотрудник за день изготовил 15 изделий. Согласно коллективному договору оплата труда в ООО «Астра» в выходные и праздничные дни производится в двойном размере. От дополнительного выходного А.И. Рогожин отказался.
Труд в праздничный день организация должна оплатить по двойным сдельным расценкам. За работу 23 февраля 2015 г. А.И. Рогожину следует начислить 3000 руб. (100 руб. х 2 х 15 шт.).
Работник на окладе
Как уже указывалось, для работников, которым установлен месячный оклад, оплату исчисляют исходя из часовой или дневной ставки (сверх оклада). В зависимости от того, отработал он месячную норму или нет, сумма оплаты за выходной или праздник рассчитывается исходя из одинарной или двойной ставки, если внутренним документом организации не установлены более высокие размеры оплаты. При этом дневную и часовую ставку можно рассчитать по следующим формулам:
Дневная ставка = Оклад работника : Количество рабочих дней в месяце, за который рассчитывается оплата
Часовая ставка = Оклад работника : Количество рабочих часов в месяце, за который рассчитывается оплата
Пример 3
А.В. Сидоров работает в ООО «Тюльпан» на должности сантехника. Должностной оклад сотрудника равен 25 000 руб. Для работника установлена 40-часовая рабочая неделя, выходные — суббота и воскресенье. По производственной необходимости А.В. Сидоров трудился в свой выходной день 22 февраля 2015 г. Этот день был отработан полностью. От дополнительного выходного он отказался. Рассчитаем сумму оплаты за работу в выходной. Условия следующие. Согласно коллективному договору оплата труда в выходной производится для лиц, которые отработали месячную норму, исходя из двойной ставки. Если месячная норма не отработана, труд в выходной день оплачивается в обычном размере. Количество часов, отработанных А.В. Сидоровым за февраль 2015 г., — 160.
По графику пятидневной рабочей недели в феврале 2015 г. 152 рабочих часа. Таким образом, А.В. Сидоров превысил в феврале месячную норму рабочего времени. Поэтому в соответствии с условиями коллективного договора за работу 22 февраля 2015 г. ему полагается двойная оплата.
Вычислим дневную ставку работника. Так как в феврале 2015 г. по графику пятидневной рабочей недели 19 рабочих дней, дневная ставка равна 1315,79 руб. (25 000 руб. : 19 раб. дн.). Сумма оплаты за работу в выходной 22 февраля 2015 г. — 2631,58 руб. (1315,79 руб. х 2).
Как оформить выход на работу в выходной или праздник
Для привлечения работников к труду в выходной или праздничный день, работодатель должен (ст. 113 ТК РФ):
— уведомить работника о необходимости привлечения его к работе в выходной или праздничный день, а также с его правом отказаться от работы (если такое право имеется);
— получить письменное согласие сотрудника на работу в выходной или праздничный день (при необходимости);
— оформить приказ о привлечении сотрудника к работе.
Уведомляем работника
Четких требований о том, как именно работодатель должен уведомить работника о необходимости выхода на работу в выходной или праздник, законодательством не установлено. Поэтому форму уведомления организация может разработать самостоятельно. Отметим, что в уведомлении, адресованном работнику, который относится к особой категории (беременные женщины, работники в возрасте до 18 лет и т.п.), нужно проинформировать его о праве отказаться от выхода на работу в выходной или праздник. Кроме того, необходимо добавить, что привлекать работника к работе в день отдыха работодатель может только в случае, когда это не запрещено ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (см. образец в приложении 1).
Согласие работника
Подтвердить свое согласие или несогласие на выход на работу в выходной или праздник сотрудник может следующими способами:
— сделав соответствующую отметку на уведомлении, составленном работодателем (например, «На привлечение к работе в праздничный день согласен»), поставив число и подпись;
— написав заявление в произвольной форме (см. приложение 2).
Отметим, что работник, согласный трудиться в выходной или праздничный день, может также указать в заявлении, какой вариант он выбирает: двойную оплату работы или дополнительный выходной.
Приказ о работе в выходной (праздник)
Если работник согласен выйти на работу в выходной или праздник (либо сразу после уведомления, если такого согласия не требуется) организация составляет приказ о привлечении его к работе в выходной или праздничный день. Унифицированной формы такого приказа нет, организация может разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (см. образец в приложении 3).
Отражение выплат в налоговых расходах
В налоговом учете суммы доплат за работу в выходные и праздничные дни отражаются в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Правда, вопрос признания в налоговом учете доплат в размерах, превышающих установленные в ст. 153 ТК РФ, является спорным.
По мнению финансистов, доплаты за труд в праздники и выходные можно учесть в расходах на оплату труда, предусмотренных в п. 3 ст. 255 НК РФ, но только в минимальных размерах, установленных в ст. 153 ТК РФ (письма Минфина России от 20.05.2005 № 03-03-01-02/2/90 и от 04.03.2005 № 03-03-01-04/1/88). Отметим, что письма вышли уже почти десять лет назад, однако более свежих разъяснений финансового ведомства по данному вопросу не найдено.
Налоговики придерживаются другой позиции. В письме ФНС России от 28.04.2005 № 02-3-08/93 сказано, что доплаты за работу в выходные и праздничные дни можно учесть в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 153 ТК РФ) в размерах, установленных организацией в своих внутренних документах.
Какую именно позицию выбрать, организация может решить самостоятельно. По нашему мнению, налогоплательщик вправе учесть в расходах всю сумму доплаты за работу в выходные или праздники, как это указывает ФНС России. Объясним почему. В статье 153 ТК РФ даны минимальные размеры оплаты труда за работу в выходные и праздники, при этом отмечено, что конкретные размеры оплаты должны быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников или трудовым договором. Таким образом, оплата труда в размере, превышающем минимальные, не противоречит нормам законодательства. Следовательно, выплаты можно отнести к расходам на оплату труда, указанным в п. 3 ст. 255 НК РФ. Кроме того, в ст. 255 НК РФ есть «универсальный» п. 25, согласно которому можно учесть в расходах на оплату труда прочие выплаты в пользу работника, установленные трудовым или коллективным договором. Так что дополнительные выплаты за работу в выходные или праздники, предусмотренные договорами, можно учесть также в соответствии с этим пунктом.
Заметим, что любые расходы, отражаемые в базе по налогу на прибыль, должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для документального подтверждения расходов организации требуется иметь в наличии:
— табели рабочего времени, где зафиксирована работа в выходные или праздничные дни;
— приказ руководителя о привлечении сотрудника в работе в выходной или праздник;
— письменное согласие работника (в случае, если оно требуется);
— трудовой либо коллективный договор, в котором установлены размеры оплаты за выходные и праздничные дни.
Обложение выплат НДФЛ и страховыми взносами
Оплата труда за работу в выходные и праздники относится к вознаграждению за выполнение трудовых обязанностей. Поэтому она включается в доходы работника, облагаемые НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).
Так как упомянутые выплаты произведены в рамках трудовых отношений, на них следует начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования») и страховые взносы в ФСС России на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).