Многие компании тратят семизначные суммы в валюте на приобретение и внедрение систем автоматизации ERP и BI, годы над этим трудятся квалифицированные специалисты. Однако сотрудники по-прежнему пользуются MS Excel для получения достоверной отчетности. Почему так происходит? Для решения каких задач все-таки есть смысл использовать Excel при наличии автоматизированных систем? Своим опытом с читателями «ЭЖ» делится Сергей Мухин, начальник системно-аналитического отдела, к.т.н.
Бывают случаи, когда даже при наличии внедренных (работающих) автоматизированных систем пользователь продолжает работать в Excel. Что-то куда-то выгружая, копируя и вставляя, он форматирует и раскрашивает, добавляет одному ему известные данные и получает любимые электронные таблицы. Затем, обработав данные всеми известными только ему способами, причем часто не самыми оптимальными, распечатывает (уж это обязательно — никаких интранет-порталов!) нужный документ (отчет, сводку, справку, график, таблицы, накладные, счета и многое другое) и относит его руководству. И так из месяца в месяц. При этом руководство довольно! И сотрудник при деле — каждый раз он делает почти одно и то же, но с небольшими отличиями, новыми данными, веяниями. И кажется, что без добавок Excel уже не обойтись. Как же так? Зачем фирма потратила огромные средства, может быть, система плохая? Или что-то недосмотрели, чего-то не учли при внедрении? Что за напасть, что за «проклятие* Excel»?
Неадекватные алгоритмы работы с данными подрывают главный принцип информационно-аналитических систем
По собственному опыту считаю Excel, с которым работаю почти 20 лет, лучшей программой по своим огромным возможностям: это расчеты в таблицах с использованием более двухсот встроенных функций, гибкие возможности форматирования, прекрасные средства построения графиков.
Области применения этой программы широки и многогранны: можно проводить экономические и статистические расчеты, анализировать инвестиционные проекты, делать бухгалтерские проводки и оборотные ведомости, в том числе планировать покупки, даже решать дифференциальные уравнения и многое другое.
А главное, что делает данную программу поистине лучшей для обработки информации, — это механизмы обработки данных на основе сводных таблиц, по существу кубы OLAP, возможность подключения к внешним базам данных даже без программирования и, в довершение ко всему, встроенный мощнейший объектный язык программирования VBA!
Продуманный, логичный интерфейс, достаточная простота освоения — наличие огромного количества литературы и интернет-источников. К тому же совсем невысокая цена программы является одним из важнейших ее преимуществ, особенно в трудные времена. Приведенные факторы во многом говорят о ее полезности для работы с данными и получения необходимой информации. Неслучайно продавцам или разработчикам программного обеспечения для бизнеса, как правило, в первую очередь задают вопрос: можно ли данные выгрузить в Excel?
И как только пользователь получает такую возможность, он пускается в свободное плавание. Для хранения данных, их обработки и анализа применяет свои, доморощенные, сильно зависящие от квалификации сотрудника и запросов начальника методы. При этом данные могут чуть-чуть где-то как-то поменяться, их может стать меньше или больше. Результат таких отчетов практически непредсказуем и непроверяем, системные данные, взаимосвязанные со всеми другими в информационной системе, превращаются в «эзотерические» данные, подвластные только одному человеку. И такой сотрудник становится в разряд незаменимых, горе всем, когда он уходит в отпуск или заболевает, не говоря уж об увольнении. Однако при этом нарушается главное свойство информационных систем поддержки бизнеса — принцип единственной правды. В этом полушутливом определении, на самом деле, заложен большой и куда как более серьезный принцип построения информационных и аналитических систем — информация должна быть:
- в одном месте;
- в единственном экземпляре;
- согласована со всеми остальными данными.
Отчеты же, составленные с использованием этой единственно правдивой информации, могут быть совершенно разными. Если возникают ошибки, они исправляются в одном месте по единым правилам. Если информация вводится оператором вручную, то только один раз. Справочники (классификаторы) существуют в одном экземпляре, и один контрагент или, к примеру, объект основных средств имеет только один идентификационный номер или название. Собственно, все это и обеспечивают современные информационные системы, будь то системы финансового и материального учета, взаимодействия с клиентами, управления поставками или аналитические системы.
Неквалифицированная работа в Excel, по сути, сводит все достоинства информационных систем и отдачу вложений от них практически полностью на нет. Трудоемкость всех процессов с внедрением информационных систем, как это ни парадоксально, не уменьшается, а возрастает.
Если раньше данные каким-то образом вводились в Excel, теперь требуются еще и навыки работы с системой. Ведь из нее данные выгружаются в Excel, а дальше — все то же. На пути к отчету как бы встает еще и «ненужная» ступень — информационная система. Пользователь сетует: вот раньше все было хорошо и понятно, например, сходил в бухгалтерию, потом в отдел региональных продаж и на склад. У одних узнал и записал на бумажке, сколько оплатили, у других — на сколько договорились, у третьих — сколько отгрузили, забил все это в таблицу Excel (прекрасное слово «забил», отсюда оператор-«забойщик»!), пересчитал в другую валюту по одному ему ведомому курсу и — отчет готов. Не сходится с данными бухгалтерии и регионалов — ну так будем проверять, наверняка у них ошибки!
случай из жизни
В большой торговой компании (ну разумеется, это было давно!) директор очень любил одни и те же данные получать от разных сотрудников. Данные по продажам в регионы страны к концу месяца ему готовили сотрудники финансовой службы, отдела региональных продаж и склада. И конечно же, данные всегда отличались. Различия были связаны не со злым умыслом или недостаточной квалификацией сотрудников, а только с отсутствием общей системы отчетности. Система учета была, первичные данные были едины, но окончательные отчеты делались разными независимыми группами людей в Excel. Количественные различия в объемах продаж возникали скорее из-за различной интерпретации данных. Например, товар был уже физически отгружен в последний день месяца, а в учет он попал первым днем следующего месяца, были возвраты или перекомплектации товара, применялись разные значения курса доллара (вся отчетность в 1990-е формировалась в долларах независимо от валют оплаты) и т.д. и т.п.
Дальше директор вызывал всех на ковер, показывал разные данные и заставлял их сравнивать и разбираться в причинах несовпадений. Это занимало еще примерно половину месяца. Причины в конце концов находились, но нагоняй получали все. Но всему есть предел, и сотрудникам задействованных в этом процессе служб надоело каждый месяц получать упреки. Поэтому они просто договорились, что отчетность делает одна служба, финансовая, так как непосредственно работает с учетной системой, а остальным службам предоставляет абсолютно идентичные данные, предварительно проанализировав их и сняв возникающие вопросы. Каково же было недоумение директора, когда в очередной раз все три службы принесли ему совершенно одинаковые отчеты. Вот здесь действительно на практике сработал принцип единственной правды!
Этот случай и положил начало единой информационно-аналитической системе, которая в дальнейшем была разработана и внедрена в компании. И хотя аббревиатуры BI в 2000 г. еще не было, система успешно работала, воплощая на практике принцип единственной правды.
Конечный результат зависит от квалификации и добросовестности пользователя
Уровень информатизации любой компании можно быстро оценить, услышав случайно в коридоре фразу типа: «Пойду схожу в бухгалтерию (финансовый отдел, расчетный центр…), узнаю, оплатили ли счет и когда, сколько в прошлом месяце заключили новых договоров». Это говорит о полном отсутствии какой-либо системы, независимо от того, какие информационные системы стоят на балансе фирмы.
Не нужно никакого «общения», чтобы узнавать повторяющиеся изо дня в день данные, для этого есть информационная система, а не разрозненные записи в Excel разных сотрудников, которые создают проблемы при работе с информацией. Вот некоторые из них.
Версионность отчетов — один отчет делается в различных версиях файлов, что-то меняется, добавляется, пробуется. Количество файлов с одним отчетом может доходить до десятка, и тогда уже сам автор не помнит, где и что нужно смотреть, какой файл содержит окончательную, правильную версию. Поддерживать версионность отчетов на практике бывает трудно. Здесь нарушается принцип единственной правды даже на уровне одного исполнителя.
Множество файлов создает проблему их обозримости, к тому же они имеют обыкновение теряться, переименовываться, да и просто искать их в дебрях папок пользователей бывает нелегко. К тому же нет единой и понятной методики формирования отчета, как правило, она содержится в голове исполнителя, и хорошо, если он сможет хотя бы внятно объяснить ее.
Неизбежны ошибки ручного ввода параметров и формул. Пользователям хорошо известно, что, если формулу «не дотянули» до конца списка, появятся ошибки, которые трудно найти. Неумение корректно пользоваться ссылками приводит к необходимости двойного или многократного ввода одних и тех же данных в разные таблицы, что также является источником ошибок.
Иногда пользователь в силу различных причин, например, чтобы быстрее сделать или подогнать данные, изменяет формулы в клетках, а то и вовсе заменяет формулы нужными значениями и делает прочие необъяснимые, а главное, трудновылавливаемые действия. В своей практике мне пришлось даже сделать специальную программу в среде того же Excel, которая очень быстро и точно определяла и протоколировала такие ухищрения недобросовестных сотрудников.
Отсутствие не только единой методики обработки данных, но и стиля представления, оформления, форматирования у разных сотрудников затрудняет понимание и интерпретацию данных.
И хотя возможности одновременной многопользовательской работы с файлами в программе предусмотрены, практически это оказывается невозможным. Коллективное творчество ограничивается либо последовательными во времени улучшениями одного файла, либо соединениями различных файлов в один. Чисто теоретически ничего, казалось бы, страшного нет, на практике — ошибки и излишняя трудоемкость. А в силу отсутствия автоматической интеграции и консолидации данных при их обмене внутри компании (между филиалами) возникает риск ошибочного планирования.
«Проклятие Excel» заключается в том, что конечный результат зависит не столько от корректности исходных данных и даже от методов их обработки, сколько от квалификации и добросовестности пользователя. А ведь знание Excel является обязательным для офисных сотрудников практически всех подразделений, да и кто скажет, что он не знает программы?!
случай из жизни
На собеседовании.
— Скажите, вы знаете сводные таблицы в Excel?
— Конечно, это когда внизу стоит сумма, итого, короче, сводит отчет.
В дальнейшем в компании был разработан тест, оценивающий необходимый уровень владения программой и в особенности сводными таблицами. Устно вопрос соискателям более не задавался.
Так, из месяца в месяц в разных файлах делаются почти идентичные отчеты, и когда руководство просит дать картину за год или за несколько лет, начинается особая работа по сбору, согласованию, приведению к единым форматам исторических данных — часто очень трудоемкий процесс. А с учетом суеты и спешки в конце года такое объединение данных превращается в сущий ад с участием всего подразделения отчетности под грозные увещевания начальства. В такой ситуации жизнь привела к созданию информационно-аналитической системы.
случай из жизни
Всего через неделю после прихода на работу в большую многопрофильную компанию мне поручили сделать финансовый экспресс-анализ деятельности крупного автотранспортного подразделения за год. Вся управленческая отчетность, прежде всего балансы и отчеты по прибылям и убыткам за каждый месяц, по словам руководства, выверены, их делала симпатичная женщина и квалифицированный сотрудник по результатам учетных данных из солидной ERP-системы. При разговоре по телефону эта сотрудница сообщила, где лежат отчеты: в папке на одном из сетевых дисков, в папках по месяцам. Но в каждой папке для одного месяца по 30 различных файлов с суффиксами и префиксами в названиях — «нов», «исп», «стар», «коррек», «несмотр», «нов2» и т.д. А правильные отчеты в январе в таком-то файле, но с добавлениями из другого, а отчет за июль сейчас переделывается, ну и далее таким же образом. Файлы, по уверению сотрудницы, имели совершенно одинаковые структуры, поэтому объединить их за год будет легко.
Только на объединение данных пришлось потратить три дня без перерывов. Оказалось, что из месяца в месяц файлы все равно немного отличались по структуре и другим параметрам, а уж январь от декабря отличался кардинально. Несмотря ни на что, годовой отчет и анализ основных финансовых показателей в их годовой динамике были сделаны и доложены руководству в срок. А в компании таких подразделений около 30, с разными видами деятельности, и по каждому делаются аналогичные отчеты разными сотрудниками в Excel, поэтому стало понятно, что, если продолжать в том же духе, с работы можно просто не уходить.Такая ситуация и послужила поводом уже со следующего за отчетным днем начать разрабатывать и внедрять информационно-аналитическую систему (о ней можно прочитать в «ЭЖ», 2014, № 31, с. 10—11).
Как снять «проклятие Excel» и развивать ИАС
Ну и наконец, главное — отношение и рассуждения сотрудников: «А зачем вообще нам всякие ERP и BI-системы, мы втроем, впятером… посидим пару-тройку дней до семи-десяти вечера и сделаем все в Excel, чтобы начальство было довольно». И ничего страшного, что делаем мы это ежемесячно, каждый раз немного по-разному, правда; а в большом объеме — всего лишь раз в год, зато все заняты работой. Вместо того чтобы развивать и совершенствовать систему запросами «снизу», от пользователей, давать задания «айтишникам» разработать адекватные и актуальные отчеты, формы представления информации, делается кустарная и фактически ручная работа! Именно это является весьма ощутимым препятствием на пути внедрения информационно-аналитических систем. Рутинную работу, которую должен делать компьютер, собственно для этого и предназначенный, делает человек, к тому же высокооплачиваемый.
В 1990-х, когда появились первые ПК и программы автоматизации бизнеса, прежде всего финансового учета, разработчики и продавцы программ на вопрос: «Что делает ваша программа?», отвечали коротко: «Все!»
Вот тогда Excel был совершенно необходим: учетные системы, а именно такими они и были, содержали в своем составе отчеты, нужные скорее только самим разработчикам и по большей части неприемлемые для анализа; генерация отчетов была делом сложным и зачастую дорогостоящим. За дополнительные отчеты разработчик брал вознаграждение, делал их долго, и бывало, что после того как они были сделаны, для пользователей были уже неактуальны. А в Excel, пусть и кустарно, но было быстро, просто и дешево. Через десяток лет в «айтишные» и бизнес-сообщества пришло понимание, что учетные и аналитические системы — разные сущности и одна должна дополнять другую. И не надо «делать все», нужно либо хранить и классифицировать данные, либо анализировать их с использованием всей мощи наработанных за долгие годы алгоритмов из математической статистики, теории принятия решений, нечетких множеств и т.д. Но опять Excel выступил надстройкой и к аналитическим системам. Может быть, над BI нужна еще одна Super BI-система?!
Какой выход? Что делать? Не запрещать же использование Excel? Да нет, конечно. Все достоинства этой программы нужно в полной мере использовать «в мирных целях». Принципиальные отчеты следует делать в BI-системе, а в Excel, присоединившись к единственно правильным данным, строить графики, красивые формы, публиковать на сайтах и распечатывать руководству, причем обязательно на цветных принтерах. В заключение еще один пример.
случай из жизни
Когда мы начали внедрять упомянутую выше аналитическую систему, руководитель ИТ-департамента спросил, зачем нужна еще одна база, еще одна система, если внедрена и работает ERP-система одной из самых серьезных фирмы в мире? Ведь все данные в ней есть. Да, действительно, абсолютно все первичные данные в ней есть, и любые аналитические выводы и отчеты можно из нее делать. Но только этого никто не делал в системе, все сваливалось в Excel, и 30 сотрудников разными методами делали многогранную отчетность. Вот и решено сделать отчеты из данных ERP-системы, чтобы преодолеть «проклятие Excel» — был мой ответ.
*Слово «проклятие» в данном случае означает, что подмена учетно-аналитических систем некорректными алгоритмами обработки информации, применение нерегламентированных и зачастую неформализуемых методов работы в MS Excel ведет к ошибкам, искажению информации и росту трудоемкости. По аналогии с «сырьевым проклятием» (нефтяная игла).
Комментарий
Ростислав Шамринов,
финансовый директор холдинговой компании
При внедрении ERP- и BI-систем в бизнесе действительно возникает ряд трудностей и «подводных камней», описанных в статье. И конечно, весьма расточительно заменять многомиллионные инвестиции в информационные системы ручным трудом, пусть даже с применением Excel. Сама по себе эта программа-инструмент не дает готовых решений, но предлагает использовать огромное количество мощных средств обработки данных. И для некоторых задач в бизнесе такая программа незаменима, например при моделировании сценариев развития бизнеса и расчетах инвестиционных проектов. Описать будущие денежные потоки, рассчитать основные параметры проекта (NPV, IRR и т.п.) в ней и просто, и удобно. Но самое главное, меняя исходные данные, которых могут быть десятки, можно сразу получить ответ на вопрос, что будет, если… Что случится с проектом, если, например, возрастет цена на энергоносители или упадет курс рубля? Какие риски возникнут и какими будут их последствия, если вдруг на рынок неожиданно выйдут компании, диверсифицирующие свой бизнес? Все это легко оценить в Excel.
Конечно, есть специальные программы для инвестиционного проектирования, однако их использование значительно сложнее, дороже и не всегда более наглядно, особенно что касается зависимостей процессов и параметров.
Другая область, где без Excel трудно обойтись, — это разработка макетов отчетов, которые затем можно запрограммировать в информационных системах. Разработать хороший отчет на длительный период его использования непросто, и чтобы подготовить несколько альтернативных вариантов, очень пригодится Excel. Если создать отчет вначале вручную, в дальнейшем его можно представить как техническое задание на разработку сложного отчета.
Описанные в статье проблемы возникают в основном по причине человеческого фактора, квалификации, применения неадекватных методов обработки информации. В то же время выбор и использование любых программных продуктов и методов обработки информации зависят от имеющихся финансовых и человеческих ресурсов. При этом важно учитывать стратегию и концепцию, заложенные в приобретаемую систему, чтобы наиболее полно использовать ее функционал. Поэтому необходимо уметь, а следовательно, учиться пользоваться, приобретать навыки работы, в том числе в Excel. Большинство сотрудников не являются «уверенными пользователями», хотя таковыми себя считают.
Как показывает опыт, легче научить сотрудника работать с 1С, SAP, «Аксапте» и прочих ERP-системах. Они не требуют особой аккуратности и фантазии, все действия, как правило, строго определены и регламентированы. Научить же грамотно работать в Excel очень трудно. Ведь здесь приходится работать с «чистым листом», что заложишь, то и получишь. Обучение и, возможно, аттестация уровня владения этой програмой позволят в том числе ускорить процесс принятия эффективных решений.