Специалисты финансового ведомства 6 апреля 2015 г. выпустили очередные разъяснения по вопросам учета для целей налогообложения прибыли расходов на командировки работников. В письме № 03-03-06/2/19106 Минфин России дал ответ на вопрос, можно ли отразить в налоговом учете расходы командированного работника, если они оплачиваются им с его банковского счета. А в письме № 03-03-06/19229 рассмотрен вопрос о документальном подтверждении расходов на приобретение электронного авиабилета.
Оплата расходов банковской картой работника
В письме Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106 рассмотрена следующая ситуация. Компания направила работника в командировку. Все связанные со служебной поездкой расходы работник оплатил своей банковской картой. У организации возник вопрос: можно ли в такой ситуации затраты на командировку учесть при расчете налога на прибыль? Специалисты финансового ведомства считают, что можно. Приведем логику рассуждений финансистов.
Согласно положениям ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) работодатель обязан возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой. А именно:
- расходы по проезду и найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
При расчете налога на прибыль затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Таково требование п. 1 ст. 252 НК РФ.
Документальным подтверждением командировочных расходов будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Но если работник оплачивал расходы на командировку своей банковской картой, то список подтверждающих документов расширится. Минфин России считает, что в этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.
Такая позиция объясняется тем, что одним из условий возмещения работодателем расходов на служебную поездку работнику является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. А из вышеназванных платежных документов как раз и будет видно, кто именно осуществлял расходы. Если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с его банковской карты и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.
Отметим, что аналогичное мнение специалисты Минфина высказывали и ранее (письмо Минфина России от 01.07.2010 № 03-03-07/23).
Документы для электронного билета
Процесс покупки электронного билета отличается своей простотой. Поэтому на сегодняшний день большинство компаний предпочитают именно так приобретать проездные документы при отправлении работника в командировку.
И хотя вопрос о том, как в этом случае для целей налогообложения прибыли документально подтвердить расходы на покупку электронного билета, неоднократно рассматривался Минфином России, этот вопрос налогоплательщики снова и снова задают финансистам. К счастью, позиция финансового ведомства остается неизменной, и она в пользу налогоплательщиков (см., например, письма Минфина России от 04.02.2014 № 03-03-06/1/4391, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188, от 19.04.2013 № 03-03-07/13501, от 26.04.2012 № 03-03-04/1, от 01.12.2011 № 03-03-07/58, от 13.12.2010 № 03-03-06/4/123, ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308). Комментируемое письмо Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/19229 это лишний раз подтвердило.
В пункте 1 ст. 252 НК РФ установлено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При покупке, например, авиабилета в электронном виде автоматизированная информационная система оформления воздушных перевозок формирует маршрут/квитанцию электронного билета и багажной квитанции. Она является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Основание — п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
Таким образом, если компания приобрела авиа- или железнодорожный документ в электронном виде, то организации для документального подтверждения расходов нужно иметь на руках:
- сформированную автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанцию электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
- посадочный талон, подтверждающий перелет командированного работника по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Отметим, что в прошлом году специалисты Минфина России выпустили разъяснения, согласно которым допускается вариантность подтверждения расходов на покупку электронного билета. В письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 финансисты пришли к выводу, что компании достаточно иметь либо маршрут/квитанцию, либо посадочный талон. Ведь в последнем документе также содержится вся необходимая информация о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).
Учитывая, что это единичное разъяснение финансистов, то на наш взгляд, безопаснее для подтверждения произведенных расходов иметь два документа (маршрут/квитанцию и посадочный талон).