Как правильно подтвердить расходы на командировки работников? Этот вопрос всегда волновал бухгалтеров. Контролирующие органы настаивали на том, что одного приказа руководителя и авансового отчета работника недостаточно. Они требовали наличия целого пакета подтверждающих документов. С января этого года порядок документального оформления командировки работника стал проще. Какие проблемы финансовой службы компании в связи с этим решены, мы расскажем в нашей теме номера.
Новые правила документооборота
Порядок направления работника в командировку установлен постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, которое утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение о командировках). В конце прошлого года в этот документ были внесены изменения (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, далее — постановление № 1595). Поправки начали действовать с 8 января 2015 г. Теперь правила для документального оформления служебных поездок работников значительно упростились.
Во-первых, работодателю больше не нужно выписывать работнику командировочное удостоверение (раньше требование об оформлении этого документа содержалось в п. 7 Положения о командировках).
Во-вторых, теперь нет необходимости составлять служебное задание, в котором указывалась цель командировки (п. 6 Положения о командировках, предусматривавший данное требование, постановлением № 1595 признан утратившим силу).
В-третьих, работник после возвращения из командировки не обязан представлять работодателю в письменном виде отчет о своей поездке (абз. 3 п. 26 Положения о командировках также утратил силу).
Что же получается в итоге? Для того чтобы направить работника в командировку, работодателю достаточно издать соответствующий приказ.
Налоговые последствия упрощения
Перечисленные нововведения упростят работу не только кадровой службы предприятия, но и бухгалтерии. Ведь исключенные из перечня документы зачастую становились камнем преткновения в решении вопросов налогообложения.
Служебное задание
Как мы уже сказали, в служебном задании указывалась цель командировки. Некоторые налоговые органы на местах считали, что если организация при направлении работника в командировку не оформит служебное задание, то расходы на такую поездку считаются необоснованными. Свою позицию налоговики аргументировали тем, что согласно ст. 252 НК РФ все расходы организации для их учета при расчете налога на прибыль должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Служебное задание является документом, подтверждающим произведенные расходы и тот факт, что командировка имела деловую цель.
Однако суды с такими выводами налоговых инспекторов не соглашались. Пример — постановление ФАС Московского округа от 16.07.2010 № А40-113385/09-118-864. В нем арбитры отклонили довод компании о том, что в связи с отсутствием служебного задания расходы на командировку считаются документально не подтвержденными. Суды указали, что составление служебных заданий в качестве документов, подтверждающих производственный характер командировок, не предусмотрено нормами налогового законодательства, регламентирующими порядок включения в состав расходов по налогу на прибыль затрат на командировки. На этом основании требования налоговиков были оставлены без удовлетворения.
Аналогичные выводы содержатся и в постановлении ФАС Поволжского округа от 16.10.2008 № А55-1720/2008. Кроме того, арбитры отметили, что служебные задания не могут являться подтверждающими расходы документами, поскольку это внутренние документы налогоплательщика, то есть составленные им в одностороннем порядке.
Чиновники в своих разъяснениях по поводу документального подтверждения для целей налогообложения прибыли расходов на командировки упоминали среди прочих документов служебное задание (письмо Минфина России от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Но при этом они не выдвигали жесткого требования о его наличии. Так, в письме ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890 сказано, что наличие и оформление служебного задания определяются внутренними документами организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.
После того как служебное задание исключили из состава обязательных документов при оформлении командировки, споров между налоговыми органами и налогоплательщиками быть не должно. Теперь цель поездки должна указываться только в приказе руководителя организации о направлении работника в служебную поездку.
Командировочное удостоверение
С наличием и оформлением этого документа у бухгалтеров возникало куда больше вопросов, чем со служебным заданием.
В прежней редакции п. 7 Положения о командировках говорилось о том, что командировочное удостоверение оформлялось работнику для подтверждения срока его пребывания в командировке. В нем указывались дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них). Таким образом, фактический срок пребывания в месте командирования определялся по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.
На основании этой нормы Минфин России и налоговые органы приходили к выводу, что командировочное удостоверение является обязательным документом, подтверждающим обоснованность произведенных расходов (письма Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@). Указанные разъяснения были выпущены в период действия Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который утратил силу с 1 января 2013 г. В то время действовало правило, согласно которому все хозяйственные операции должны были оформляться документами, предусмотренными в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Форма командировочного удостоверения (№ Т-10) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Поэтому чиновники требовали для признания расходов по налогу на прибыль не только самого факта наличия командировочного удостоверения, но и правильного заполнения формы № Т-10 с указанием всех предусмотренных реквизитов, в том числе даты прибытия в место командировки и даты убытия из него.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Теперь первичные документы организация может оформлять по формам, которые она разработала самостоятельно. Поэтому придерживаться формы командировочного удостоверения № Т-10 не нужно. К такому выводу пришли специалисты Минтруда России в письме от 14.02.2013 № 14-2-291.
А вот специалисты Минфина России продолжали выпускать разъяснения, в которых указывалось, что фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и о дне выбытия из места командировки, унифицированная форма которого (форма № Т-10) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813).
Отметим, что некоторые суды признавали правомерность признания расходов на командировки при расчете налога на прибыль в случае отсутствия командировочного удостоверения. Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 01.06.2012 № А76-14411/2011 арбитры указали, что непредставление командировочного удостоверения при наличии иных доказательств не может служить единственным основанием к отказу в признании расхода.
Отсутствие командировочного удостоверения или неправильное его оформление приводило и к спорам о правомерности невключения расходов на служебные поездки в базу по страховым взносам. Контролеры из фондов производили в этом случае доначисления страховых взносов. Однако арбитры указывали, что факт нахождения лиц в командировках может быть подтвержден иными документами (авансовыми отчетами, объяснительными, документами, подтверждающими проживание в гостинице, проездными документами, приказом о направлении работника в командировку). К такому выводу пришел суд в постановлении АС Центрального округа от 09.10.2014 № А64-234/2014.
После внесения изменений в Положение о командировках компания больше не должна оформлять работнику командировочное удостоверение. Согласно новой редакции п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной поездки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Таким образом, теперь для определения срока пребывания работника в командировке достаточно иметь на руках только проездные документы. По этому вопросу Минфин России выпустил свои разъяснения (письмо от 26.05.2015 № 03-03-05/30168).
В них финансисты указали, что для направления работников в командировку необходим только приказ (распоряжение) работодателя. При этом фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. По мнению финансового ведомства, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно.
Кроме того, финансисты сообщили, что Налоговый кодекс не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер командировки.
В связи с тем, что срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, представляется интересным приказ Минфина России от 10.03.2015 № 33н. Им утвержден перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания государственного гражданского служащего в командировке в случае, когда у него отсутствуют проездные документы (билеты). И хотя этот документ предназначен для бюджетников, мы считаем, что с ним полезно будет ознакомиться и использовать на практике и коммерческим организациям.
Итак, если у работника отсутствуют проездные билеты, то срок пребывания в командировке можно определить по документам, подтверждающим расходы по найму жилья. Если работник жил в гостинице, то это могут быть квитанция (талон) либо иной подтверждающий заключение договора на оказание услуг по месту командирования документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.
В случае проживания работника не в гостинице подойдут первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.
Также срок нахождения работника в командировке можно определить по документам, подтверждающим расходы по проезду работника к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.
Если работник отправился в командировку на служебном транспорте, это могут быть следующие документы:
- решение руководителя о направлении работника в командировку на служебном транспорте;
- путевой лист;
- маршрутный лист;
- иные документы, определяющие маршрут следования служебного транспорта.
При использовании личного транспорта работника для служебной поездки фактический срок командировки подтвердят:
- решение руководителя о направлении работника в командировку на личном транспорте;
- служебная записка работника о фактическом сроке пребывания в месте командирования;
- документы, подтверждающие использование личного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта работника, а также кассовые чеки, квитанции, иные документы, подтверждающие произведенные по маршруту следования расходы).
А как быть в ситуации, когда нет всех перечисленных выше документов? В этом случае работник должен предоставить руководителю служебную записку и (или) иной документ, установленный учетной политикой организации, о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий обязательные реквизиты, а также отметку принимающей стороны о датах прибытия и убытия работника к месту командирования и обратно.
Отчет о командировке
До внесения в Положение о командировках изменений в порядок документального оформления командировок работников отсутствие среди оправдательных документов письменного отчета работника о выполненном в служебной поездке задания работодателя приводило к спорам с налоговыми органами. Некоторые налоговые органы на местах исключали из состава расходов затраты на командировки. Аргумент: раз Положение о командировках предусматривает составление такого отчета, то без него расходы на служебную поездку считаются необоснованными.
Такая позиция контролеров вполне объяснима. Дело в том, что специалисты Минфина России считали, что первичным документом, на основании которого принимаются к учету расходы на командировки, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. А он в свою очередь утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя. Получается, что без отчета о командировке авансовый отчет будет недействительным. Следовательно, рассматриваемые расходы нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль. Такой вывод следует из письма Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764.
Однако арбитры не поддерживали такой подход проверяющих. По их мнению, отчет о командировке, так же как и служебное задание, является внутренним документом организации и не требуется для подтверждения обоснованности произведенных в командировке расходов (постановление ФАС Московского округа от 16.07.2010 № А40-113385/09-118-864).
С 8 января 2015 г. работники больше не должны отчитываться перед работодателем о результатах служебной поездки.