Открытие филиала — это почти всегда значимое событие в жизни компании. Для одних компаний это означает рост и территориальное расширение бизнеса, для других — серьезные структурные изменения (такие, например, как переход холдинга на единую акцию). В процедуре открытия филиала есть свои особенности и нюансы, а с его работой связаны некоторые неоднозначные вопросы. Читайте о них в этом материале.
Часто приходится слышать от руководителей некоторых компаний, что «в открытии филиала нет необходимости, достаточно небольшого обособленного подразделения, то есть представительства».
Вместе с тем все перечисленные термины имеют различный правовой режим, закрепленный законодателем. И путаница в юридических определениях может привести к нарушению положений закона. Так что же такое филиал и чем он отличается от представительства или обособленного подразделения?
В соответствии с п. 2 ст. 55 ГК РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Под представительством гражданское законодательство понимает обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). Из буквального толкования изложенного определения следует, что вести, к примеру, текущую деятельность компании представительство не вправе.
Определение обособленного подразделения содержится и в Налоговом кодексе РФ. В соответствии со ст. 11 НК РФ к признакам обособленного подразделения организации относятся:
-
нахождение такого подразделения вне офиса головной организации;
-
по месту нахождения обособленного подразделения оборудованы стационарные рабочие места. При этом стационарным признается любое рабочее место, которое создано на срок более одного месяца.
При наличии указанных признаков в совокупности любое обособленное подразделение будет признаваться таковым, вне зависимости от отражения сведений об открытии соответствующих подразделений в учредительном документе организации и регистрации соответствующих сведений в ЕГРЮЛ.
Из вышеизложенных правовых норм несложно заключить, что филиалу предоставляется более широкий круг полномочий, нежели представительствам. В этой статье будут рассмотрены порядок открытия и регистрации именно филиала, а также возможные правовые риски, которые могут возникнуть в его деятельности.
Прежняя редакция ст. 55 ГК РФ требовала, чтобы сведения о филиалах и представительствах юридического лица должны были быть отражены в его уставе. Федеральный закон от 05.05.2014 № 99-ФЗ изложил указанную норму в новой редакции, исключив требование об указании сведений о филиалах и представительствах в учредительных документах и заменив его на обязанность вносить сведения о филиалах и представительствах компании в ЕГРЮЛ.
Вместе с тем важно иметь в виду, что в положения Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) соответствующие поправки не внесли, и п. 5 ст. 5 Закона об ООО все еще содержит требование включать в устав общества сведения о филиалах и представительствах. Но поскольку п. 3 ст. 89 ГК РФ устанавливает, что устав ООО должен содержать сведения, предусмотренные Законом об ООО, то пока Закон об ООО не приведен в соответствие с нормами ГК РФ, сведения о филиале необходимо вносить и в устав, и в ЕГРЮЛ.
Решение о создании
Первым этапом открытия филиала будет принятие решения о его создании. Процедура принятия решения об открытии филиала отличается в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица.
Каков порядок открытия филиала общества с ограниченной ответственностью?
В обществах с ограниченной ответственностью органом, принимающим решение о создании филиала, является общее собрание участников ООО. Согласно п. 1 ст. 5 Закона об ООО обязательный кворум участников, необходимый для принятия такого решения, составляет не менее двух третей голосов от общего числа участников ООО. При этом в уставе ООО может быть предусмотрен другой порядок — с большим числом голосов, необходимых для принятия такого решения.
Кроме того, уставом компании может быть предусмотрено, что принятие решения о создании филиала относится к компетенции совета директоров (подп. 7 п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО). Оформляется принятие такого решения протоколом общего собрания участников либо решением единственного участника или протоколом заседания совета директоров.
Что касается акционерного общества, то здесь решение о создании и регистрации филиала может приниматься как общим собранием акционеров, так и советом директоров общества при условии прямого указания в уставе акционерного общества на это.
Таким образом, решение об открытии филиала в акционерном обществе оформляется либо протоколом общего собрания акционеров, либо протоколом заседания совета директоров.
Разработка и принятие положения о филиале
Основной документ, регулирующий деятельность филиала, — это Положение о филиале (п. 3 ст. 55 ГК РФ, п. 4 ст. 5 Закона об ООО). В этом документе должны содержаться основные положения деятельности филиала, порядок принятия решений руководителем филиала, цели и задачи создания такого обособленного подразделения.
Положение о филиале утверждается органом юридического лица, к компетенции которого отнесено принятие указанного документа. Решение об утверждении Положения о филиале может быть оформлено как отдельным протоколом уполномоченного органа организации, так и включено в один протокол совместно с принятием решения об открытии филиала.
Назначение руководителя филиала
Руководитель филиала назначается органом организации, уполномоченным на это ее учредительным документом. Такое решение также оформляется протоколом собрания соответствующего органа или решением единственного участника.
С руководителем филиала необходимо заключить трудовой договор, а также издать кадровый приказ о назначении его на должность.
Единоличный исполнительный орган компании выдает доверенность руководителю филиала, которая подтверждает соответствующие полномочия (ст. 55, 185 ГК РФ). Выдаваемая руководителю филиала доверенность должна содержать следующие сведения:
-
дату составления доверенности;
-
круг полномочий, которыми наделяется поверенный;
-
паспортные данные поверенного, позволяющие идентифицировать лицо, которому выдается доверенность;
-
подпись руководителя головной организации или иного лица, уполномоченного на выдачу доверенностей от имени организации.
Доверенность составляется в простой письменной форме. Требование о необходимости скрепления такой доверенности печатью организации прямо не предусмотрено ст. 187 ГК РФ.
Однако, исходя из положений ст. 61 АПК РФ, которая требует проставления печати на доверенностях, выдаваемых представителям в суде (если печати есть в компании), а также исходя из обычаев делового оборота, доверенность, выдаваемую руководителю филиала, все же стоит скрепить печатью организации
Кстати, если компания имеет организационно-правовую форму общества с ограниченной ответственностью, то, как уже указывалось выше, необходимо внести соответствующие изменения в устав компании — указать, что в компании есть филиал. При этом данные изменения должны быть внесены на основании решения общего собрания участников общества либо решения единственного учредителя (п. 4 ст. 12 Закона об ООО).
Внесение в ЕГРЮЛ сведений о создании филиала
В процедуре регистрации филиала организации в налоговом органе условно можно выделить два варианта. Вариант первый: открытие филиала требует внесения изменений в учредительный документ организации (для обществ с ограниченной ответственностью — всегда, для акционерных обществ — в случае, если это предусмотрено уставом). Вариант второй: открытие филиала не требует внесения изменений в учредительный документ.
В любом случае в налоговую инспекцию необходимо представить:
-
протокол собрания участников или акционеров (решение единственного участника, совета директоров) о создании филиала (и о внесении изменений в устав — при необходимости);
-
заявление по форме Р13002 (приложение 5 к приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ‑7-6/25@) в случае внесения изменений в устав или заявление по форме Р14001 (приложение 6 к приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ‑7-6/25@), когда такие изменения в учредительный документ не вносятся;
-
утвержденный протоколом или решением уполномоченного органа юридического лица лист изменений в устав или два экземпляра устава в новой редакции (если изменения в устав все же придется вносить);
-
заявление на выдачу заверенных налоговым органом копии изменений в устав или одного экземпляра устава (при внесении изменений);
-
квитанцию об уплате государственной пошлины (согласно подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, пошлина составит 800 руб.).
Через пять дней после получения указанного комплекта документов регистрирующий орган обязан внести запись об открытии филиала и о внесении изменений в устав компании (в случае внесения соответствующих изменений) и сообщить об этом организации в письменной форме (п. 2 ст. 19 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Постановка филиала на учет
До 1 января 2015 г. в соответствии с п. 2 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» организации должны были сообщать в органы контроля за уплатой страховых взносов о создании или закрытии обособленного подразделения. Сообщение следовало подавать в отделения ПФР и ФСС России по месту нахождения головной компании в течение месяца со дня создания (письмо Минздравсоцразвития России от 09.09.2010 № 2891-19). С 1 января 2015 г. такую обязанность отменили.
Тем не менее информировать ФСС России о создании филиала все же нужно.
Филиал необходимо поставить на учет в территориальном органе ФСС России в случае, если такое обособленное подразделение имеет отдельный баланс, расчетный счет и начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (см. приложение 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 № 959н «О порядке регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей и лиц, приравненных к страхователям»).
Если филиал организации отвечает указанным требованиям, то необходимо иметь в виду, что заявление нужно подавать в территориальный орган ФСС России по месту нахождения филиала в 30-дневный срок с момента его создания. К такому заявлению должны быть приложены:
-
свидетельство о государственной регистрации юрлица (ОГРН);
-
свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе (ИНН);
-
уведомление о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения филиала;
-
документы, подтверждающие создание филиала (устав компании, содержащий сведения о филиале, Положение о филиале, доверенность на руководителя филиала);
-
документы, подтверждающие наличие отдельного баланса, расчетного счета и начисление выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;
-
извещение о регистрации юрлица в качестве страхователя;
-
документы, выданные территориальными органами Федеральной службы государственной статистики и подтверждающие виды экономической деятельности (код по ОКВЭД, наименование вида деятельности), осуществляемой организацией по месту нахождения филиала.
При этом следует иметь в виду, что все перечисленные документы подаются в территориальный орган ФСС России в оригиналах с приложением простых, не заверенных копий.
Организация деятельности филиала
После того как все необходимые регистрационные и уведомительные процедуры пройдены, стоит уделить внимание организационным моментам деятельности филиала организации.
В частности, следует предусмотреть:
-
внесение изменений в учетную политику юридического лица в части того, каким образом в бухгалтерском учете будет отражена деятельность филиала;
-
внесение в штатное расписание должности руководителя филиала, а при необходимости и бухгалтера филиала. На указанных лиц должны быть составлены должностные инструкции;
-
открытие филиалу самостоятельного расчетного счета в банке;
-
изготовление отдельной печати для филиала. В приказе необходимо предусмотреть эскиз, цель создания и порядок использования печати.
Некоторые распространенные вопросы, связанные с деятельностью филиала
Когда филиал создан и активно осуществляет свою деятельность, кажется, что все сложности позади. Однако, как показывает практика, остается немало проблемных вопросов, связанных с последующей деятельностью филиалов.
Протокол о привлечении компании к административной ответственности вручили руководителю или сотруднику филиала — считается ли компания уведомленной?
На практике может возникнуть ситуация, когда компания получает копию протокола об административном правонарушении, о составлении которого ни генеральный директор организации, ни кто-либо еще из головного офиса компании не знал. При этом в строке «С протоколом ознакомлен» стоит подпись руководителя филиала организации, которого назначили на эту должность в установленном законом порядке.
Казалось бы, к административной ответственности привлекается организация, а не ее филиал, а значит, факт ознакомления с протоколом должен быть удостоверен подписью руководителя юридического лица, а не его филиала. Однако по закону и согласно судебной практике ознакомление руководителя филиала или даже его сотрудника с официальным документом означает, что и компания с этим документом ознакомлена.
Статьей 55 ГК РФ регламентировано, что филиалом (представительством) является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Указанные обособленные подразделения юридического лица наделяются его имуществом и действуют на основании утвержденных им положений. При этом ни филиал, ни представительство не является самостоятельным юридическим лицом.
В соответствии с положениями ст. 2.1, 2.4 и 2.10 КоАП РФ субъектами административных правонарушений могут быть физические (в том числе и должностные) лица, а также организации. Поскольку филиал не имеет статуса юридического лица, административную ответственность за правонарушение, совершенное в процессе его деятельности, несет открывшее филиал юридическое лицо. Изложенные выводы согласуются с позицией судебной практики (см., например, решение Московского городского суда от 26.05.2014 по делу № 7-3019).
Согласно положениям п. 1 ст. 25.4 КоАП РФ защиту прав и законных интересов юридического лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, или юридического лица, являющегося потерпевшим, осуществляют его законные представители. Законными представителями юридического лица в соответствии с п. 2 ст. 25.4 КоАП РФ являются его руководитель, а также иное лицо, признанное в соответствии с законом или уставом органом юридического лица. При этом полномочия законного представителя юридического лица подтверждаются документами, удостоверяющими его служебное положение.
Согласно позиции Верховного суда РФ руководитель филиала или представительства может участвовать в составлении протокола об административном правонарушении при наличии у него соответствующих полномочий, предусмотренных в положении о филиале (представительстве), и общей доверенности, выданной ему юридическим лицом (см. вопрос № 8 в «Обзоре законодательства и судебной практики Верховного суда Российской Федерации за третий квартал 2009 года», утвержденном постановлением Президиума ВС РФ от 25.11.2009).
Таким образом, вопрос о полномочиях руководителя филиала на подписание протоколов об административном правонарушениях, составленных в отношении организации, напрямую зависит от содержания доверенности, выданной единоличным исполнительным органом головной организации руководителю филиала.
В каких случаях сделка, заключенная филиалом, считается заключенной создавшим филиал юридическим лицом?
Согласно п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» полномочия руководителя филиала должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале, либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала.
Вместе с тем Пленум ВС РФ отметил, что при разрешении спора, вытекающего из договора, подписанного руководителем филиала (представительства) без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, следует выяснить, имелись ли у руководителя филиала (представительства) на момент подписания договора соответствующие полномочия. Сделки, совершенные руководителем филиала (представительства) при наличии таких полномочий, следует считать совершенными от имени юридического лица.
Таким образом, даже если договор подписывается в офисе филиала и контрагент ознакомился с положением о филиале, предоставляющим право руководителю филиала подписывать от имени организации все документы (в том числе договоры) и осуществлять любые иные функции, в отсутствие доверенности любую совершенную таким лицом сделку можно будет оспорить.
Вправе ли руководитель филиала юридического лица передать свои полномочия третьему лицу?
Из положения п. 3 ст. 55 ГК РФ следует, что руководители филиала действуют на основании выданной им доверенности. В соответствии с п. 1 ст. 187 ГК РФ лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. При этом оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также, если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие.
Верховный суд РФ по вопросам передачи руководителями филиалов своих полномочий по доверенности в порядке передоверия высказал позицию о том, что необходимо учитывать, что руководитель филиала (представительства) вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу, если передоверие разрешено доверенностью. Соблюдение нотариальной формы для доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, юридическим лицом, руководителем филиала и представительства юридических лиц не требуется (абз. 3, 4 п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23.06.2015 № 25).
Если исходить из того, что филиал как обособленное подразделение юридического лица в соответствии с законом и его учредительным документом может осуществлять все функции создавшего его юридического лица либо часть указанных функций, то «случайное» передоверие полномочий руководителя филиала третьему лицу может привести к неприятным правовым последствиям для компании.