Формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ: примеры заполнения

Налоговые агенты не позднее 1 апреля 2016 г. представляют справки по форме 2-НДФЛ¹, а не позднее 30 апреля — расчет по форме 6-НДФЛ. Рассказываем об особенностях заполнения справки по форме 2-НДФЛ в 2016 г., а также о том, как составить новую отчетную форму.

Форма 2-НДФЛ

Формирование и представление справки по форме 2-НДФЛ является обязанностью налоговых агентов. И хотя документ составляется в отношении иных лиц, ответственность за его правильное составление несет именно налоговый агент.

Налоговые агенты также обязаны выдавать данные справки физическим лицам по их заявлениям.

При подготовке отчетности в ИФНС налоговые агенты по НДФЛ руководствуются прежде всего ст. 226 и 230 НК РФ.

Российские компании и предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы (за некоторыми исключениями), обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ. Эти компании и предприниматели называются налоговыми агентами.

Они обязаны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Как они будут вести свой внутренний учет — это их личное дело. Главное, чтобы в наличии были сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых ему доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми ФНС России, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговую инспекцию по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены ФНС России.

Для заполнения справки по форме 2-НДФЛ налоговому агенту понадобится Порядок заполнения формы сведений о доходах физического лица «Справка о доходах физического лица» (справка 2-НДФЛ), утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее — Порядок заполнения формы).

Указанные сведения следует представлять в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях.

К сожалению, наши законодатели не удержались и по старой привычке опять допустили ляп. В пункте 2 ст. 230 НК РФ в отношении лимита «до 25 человек» не содержится уточнения «включительно». Неясно, означает ли это, что законодатели имели в виду «до 24 человек включительно», или все-таки это «25 человек включительно»? Но если подходить к данному вопросу формально, при численности физических лиц, получивших доходы от налогового агента, равной 25 лицам, отчетность на бумаге представлять нельзя.

Порядок заполнения документа

У справки 2-НДФЛ могут быть два признака: «1» или «2».

Признак «1» указывается по каждому физическому лицу, которому компания в качестве налогового агента выплатила доходы. Если доход выплачен индивидуальному предпринимателю, справка не представляется (подп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ). Не надо представлять справку и в случае выплаты дохода по договору купли-продажи на основании подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ.

Признак «2» указывается в ситуациях, описанных в п. 5 ст. 226 НК РФ. При невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и в ИФНС по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога. В этом случае компании придется в отношении одного и того же человека выдавать справку по форме 2-НДФЛ дважды: не позднее 1 марта и не позднее 1 апреля.

Дело в том, что форма сообщения о невозможности удержать налог и сумме налога и порядок его представления налоговикам утверждаются ФНС России. А согласно п. 2 приказа ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ формой такого сообщения является справка 2-НДФЛ. Таким образом, признак «1» ставится, если налоговый агент подает сведения о доходах физических лиц за прошедший налоговый период и суммах, которые были начислены, удержаны и уплачены в бюджет за тот период. Признак «2» указывается, когда налоговый агент сообщает в ИФНС сведения о невозможности удержать у гражданина рассчитанную сумму НДФЛ. Поэтому, хотя форма 2-НДФЛ в этих двух случаях одна и та же, но по сути это разные документы.

Корректировка

Справка 2-НДФЛ о доходах гражданина, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляется в виде корректирующей справки о доходах. При составлении первичной формы справки в поле для корректировки проставляется «00», при составлении корректирующих справок — «01», «02» и т.д. При составлении аннулирующей справки проставляется число «99».

Данные о компании

Если гражданин получал доход от головного подразделения компании, в Разделе 1 формы 2-НДФЛ указывают код ОКТМО и КПП самой организации.

Если гражданин получал доход от обособленного подразделения компании, указывать надо код ОКТМО и КПП обособленного подразделения.

Данные о гражданине

Данные о гражданине, в отношении которого подаются сведения, приводятся в Разделе 2.

В поле «Гражданство (код страны)» надо указать код страны, гражданином которой является физическое лицо. Этот код берется из Общероссийского классификатора стран мира. Например, гражданину РФ надо поставить код 643, гражданину Белоруссии — 112, Украины — 804.

В поле «Код документа, удостоверяющего личность» указывают код этого документа в соответствии со Справочником из приказа ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@. Так, паспорту гражданина РФ соответствует код 21, паспорту иностранного гражданина — 10, виду на жительство в России — 12.

Статус налогоплательщика — это его отношение к налоговому резидентству в России. Для налоговых резидентов России ставится 1, для нерезидентов — 2, для иностранцев, работающих в России по патенту — 6, независимо от того, являются они российскими налоговыми резидентами или нет. Статус налогоплательщика определяется по состоянию на конец года, за который подается справка 2-НДФЛ (см., например, письмо Минфина Россииот 15.11.2012 № 03-04-05/6-1305). При увольнении работника до окончания года его статус определяется на дату увольнения.

В отношении иностранных работников также приводятся сведения об ИНН в стране гражданства. В Разделе 2 для этой информации предусмотрено специальное поле.

Основная часть

Основная часть — это Разделы 3—5 справки 2-НДФЛ.

Если налоговый агент начислял физлицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, (13, 15, 30 или 35%), Разделы 3—5 заполняются для каждой из ставок. Но справка будет одна. Заполнять несколько справок не надо!

При отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях справки проставляется ноль.

Доходы и вычеты отражаются в справке по кодам, утвержденным приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Отметим такие популярные коды доходов, как:

— 2000 — зарплата;

— 2010 — вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг);

— 2012 — отпускные;

— 2300 — пособие по временной нетрудоспособности.

Если вид дохода, выплаченного налогоплательщику, в приказе не предусмотрен, используется код 4800 «Иные доходы».

Самые распространенные коды вычетов такие:

— 114 — стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере);

— 115 — стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере);

— 116 — стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере);

— 311 — имущественный налоговый вычет сумм, потраченных на приобретение или строительство жилья;

— 404 — профессиональный вычет по гражданско-правовому договору на выполнение работ или оказание услуг;

— 501 — вычет из стоимости подарков, полученных от предприятий и предпринимателей;

— 503 — вычет из суммы материальной помощи.

В Разделе 3 справки указываются сведения о полученных гражданином доходах, облагаемых по конкретной ставке налога, и о налоговых вычетах, которые применяются к конкретным видам доходов. К ним относятся, в частности, профессиональные вычеты и суммы, не облагаемые НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ.

Для стандартных, имущественных, инвестиционных и социальных вычетов предусмотрен Раздел 4. В Разделе 3 они не показываются. Напомним, что положения о предоставлении инвестиционных вычетов начали действовать с 1 января 2015 г. (п. 1 ст. 219.1 НК РФ).

Суммы доходов отражаются в Разделе 3 справки в хронологическом порядке в разбивке по месяцам и кодам доходов. Данные суммы показываются в том месяце, в котором соответствующий доход считается фактически полученным. В отношении зарплаты, согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором или контрактом. Напротив тех сумм доходов, в отношении которых применены вычеты, указываются код вычета и его сумма.

В Разделе 4 появилось поле для указания реквизитов уведомления налоговой инспекции о праве гражданина на социальный налоговый вычет.

Дело в том, что с 2016 г. социальные вычеты на лечение и обучение можно будет получить не только в инспекции, но и у работодателя — еще до окончания налогового периода. Чтобы получить такой вычет, работнику нужно представить работодателю уведомление из налоговой, подтверждающее право работника на этот вычет, — п. 2 ст. 219 НК РФ.

Раздел 5 формируется отдельно по каждой ставке налога, отраженной в справке 2-НДФЛ.

В поле «Общая сумма дохода» указывается общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в Разделах 3 и 4.

В поле «Налоговая база» указывается налоговая база, с которой исчислен налог — это не что иное, как общая сумма дохода, уменьшенная на сумму вычетов, отраженных в Разделах 3 и 4.

В Разделе 5 справки 2-НДФЛ также показываются:

— общие суммы исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;

— общая сумма налога, перечисленного в бюджет.

Обратите внимание на следующую ситуацию, рассмотренную, например, в письме ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283.

Если сумма оплаты труда начислена в декабре отчетного года, а выдана работнику в январе следующего года, сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь отчетного года, отражается в справке 2-НДФЛ за тот же отчетный год в полях: «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная». И только если сумма НДФЛ была удержана после завершения налогового периода и подачи формы 2-НДФЛ, ранее представленные в ИФНС справки подлежат корректировке путем представления новых справок.

Справку подписывает руководитель компании или любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами предприятия, например, приказом руководителя.

Ответственность

До 2016 г. налоговых агентов, которые не вовремя представляли в ИФНС справки по форме 2-НДФЛ, наказывали штрафом в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ на основании ст. 126 НК РФ.

С 2016 г. в НК РФ появилась ст. 126.1 (введена Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ), согласно которой представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, влечет штраф в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения. О том, что это относится именно к справке 2-НДФЛ, чиновники уверяют в письме ФНС России от 18.12.2015 № БС-4-11/22203@.

Правомерно ли приостановление операций по счетам организации в банках из-за непредставления в ИФНС справок 2-НДФЛ? Нет. Сказанное следует как из письма Минфина России от 12.07.2007 № 03-02-07/1-324, так и из судебной практики (см. постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 09.08.2007 № Ф04-5130/2007(37098-А46-32) по делу № А46-20897/2006 и Московского округа от 14.02.2008 № КА-А40/235-08 по делу № А40-28497/07-118-155). Ключевым является постановление ФАС Московского округа от 10.01.2008 № КА-А40/12282-07 по делу № А40-28481/07-143-129, поскольку оно поддержано Определением ВАС РФ от 25.04.2008 № 5583/08.

Пример 1

Копирайтер Павел Николаевич Агеев оказывал услуги по гражданско-правовым договорам с ООО «Фрегат» в течение 2015 г. При этом он предоставил обществу заявление о предоставлении ему профессионального налогового вычета в размере 20% как автору литературных произведений. Справка 2-НДФЛ за 2015 г. в его отношении, составленная налоговым агентом — ООО «Фрегат», выглядит так, как показано в образце 1.

Форма 6-НДФЛ

Общие сведения

С 1 января 2016 г. в п. 2 ст. 230 НК РФ появилась обязанность налоговых агентов подавать в налоговую инспекцию расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных ими. Делать это должны все налоговые агенты по НДФЛ без исключения, в НК РФ по этому поводу исключений нет — см., например, письмо Минфина России от 02.11.2015 № 03-04-06/63268. Однако в этом расчете не нужно указывать доходы, выплаченные по договорам купли-продажи и договорам, заключенным с предпринимателями.

Форма расчета сумм НДФЛ (6-НДФЛ), Порядок ее заполнения и представления, а также Формат представления в электронной форме были утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Обратите внимание!

При желании налоговый агент может перепроверить правильность заполнения им формы 6-НДФЛ, используя контрольные соотношения показателей формы 6-НДФЛ, которые были направлены для использования письмом ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/591@.

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ расчет 6-НДФЛ за I квартал, 1-е полугодие и девять месяцев нужно подавать налоговикам не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом. А расчет за год подается не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Если у российской компании есть обособленные подразделения, то расчет по форме 6-НДФЛ она должна подавать в налоговые инспекции по месту нахождения таких подразделений.

Важно!

Заполнять расчет по форме 6-НДФЛ нужно отдельно по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одной инспекции. Дело в том, что глава 23 НК РФ не дает налоговому агенту права выбрать для сдачи расчета одно «ответственное» подразделение (см., например, письмо ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).

Как это часто бывает, снова повезло крупнейшим налогоплательщикам. Они имеют право выбора: могут подавать расчет или по месту нахождения своих обособленных подразделений, а могут подать все расчеты по месту своего учета как крупнейшего налогоплательщика.

Кстати, предприниматели, которые стоят на учете по месту ведения ими деятельности в связи с применением ЕНВД или ПСН, должны представлять форму 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту ведения такой деятельности.

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ расчет по форме 6-НДФЛ в общем случае подается в электронной форме по интернету. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек налоговые агенты могут представлять указанный расчет и на бумажном носителе.

Порядок заполнения документа

Титульный лист

В титульном листе указывается код периода представления расчета: I квартал — 21, полугодие — 31, девять месяцев — 31 и год — 34. Соответственно, здесь указывается год, за периоды которого подается расчет.

В строках «КПП» и «Код по ОКТМО» указываются КПП и ОКТМО головного офиса, если доходы лиц, по которым подается расчет, получены ими от головного офиса. Если доходы были выплачены обособленным подразделением, то указываются КПП и ОКТМО этого обособленного подразделения.

Раздел 1

Он подразумевает блоковую структуру. Строки с 010 по 050 составляют один блок. Таких блоков может быть несколько. Дело в том, что если налоговый агент удерживает НДФЛ по разным налоговым ставкам, то на каждую такую ставку придется выделить один блок.

По строке 010 надо будет указать ставку по НДФЛ.

По строке 020 — общую сумму доходов, (разумеется, с учетом самого НДФЛ), которые облагаются по данной ставке, полученную всеми лицами, в отношении которых заполняется этот расчет.

По строке 030 отражается общая сумма вычетов — профессиональных, социальных и т.п., которые относятся к доходам, указанным в строке 020.

По строке 040 надо показать общую сумму НДФЛ, исчисленного по данной ставке.

А по строке 050 — суммы фиксированных платежей иностранных работников, на которые уменьшается сумма исчисленного налога.

Обратите внимание!

Строки 025 и 045 выделены для того, чтобы в них отразить сумму выплаченных дивидендов и НДФЛ, который к ним относится.

Но сколько бы блоков «010—050» ни было, блок «Итого по всем ставкам» (строки 060—090) заполняется только один раз, что видно даже из его названия.

По строке 060 показывается количество физических лиц, которые получали доход от налогового агента в отчетном периоде. Учтите, что даже если некий гражданин получал от компании доходы по разным ставкам НДФЛ, в этой строке он все-равно считается только за одну единицу.

По строке 070 суммируется общая сумма НДФЛ, относящаяся ко всем доходам, отраженным по всем строкам 020 формы 6-НДФЛ.

По строке 080 указывается общая сумма исчисленного, но не удержанного НДФЛ.

А по строке 090 нужно показать общую сумму НДФЛ, которую налоговому агенту пришлось вернуть налогоплательщикам как излишне удержанную — на основании ст. 231 НК РФ.

Раздел 2

К сожалению, разъяснения к этой части формы 6-НДФЛ оказались в приказе ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ не слишком конкретны.

Особенности заполнения этого раздела формы 6-НДФЛ чиновники как бы пытались дать в письмах ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/546@ и от 20.01.2016 № БС-4-11/591@. Но, честно говоря, указанные разъяснения сами вызывают больше вопросов, чем дают ответов.

Очевидно, что здесь тоже предусмотрена блоковая структура, но принцип у нее другой.

Блок состоит из строк 100—140.

В Порядке заполнения Раздела 2 сказано следующее.

Здесь указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В Разделе 2 указывается:

— по строке 100 — дата фактического получения доходов, отраженных по сроке 130;

— по строке 110 — дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;

— по строке 120 — дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;

— по строке 130 — обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) на указанную в строке 100 дату;

— по строке 140 — обобщенная сумма удержанного налога на указанную в строке 110 дату.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100—140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Где так «печка», от которой нужно «танцевать», чтобы правильно заполнить весь блок?

С учетом последнего предложения можно сделать вывод, что это дата фактического получения дохода и дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.

Иначе говоря, налоговый агент в первую очередь должен определить момент, когда возникает доход, с которого нужно уплатить НДФЛ, а потом — предельный срок уплаты налога с этого дохода. А уже потом к этим фактам добавляются: сумма дохода, фактический срок уплаты и фактическая сумма перечисленного НДФЛ.

Так, согласно п. 2 ст. 223 НК РФ днем фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который был начислен этот доход. А перечислить НДФЛ с этой оплаты труда в бюджет необходимо не позднее дня, следующего за днем выплаты заработной платы, — п. 6 ст. 226 НК РФ.

Но, пожалуй, самый неоднозначный пока вопрос — это период, данные за который должны войти в Раздел 2 формы 6-НДФЛ.

С одной стороны, в Порядке заполнения формы 6-НДФЛ сказано, что расчет составляется нарастающим итогом.

На этом основании многие специалисты полагают, что в расчет надо включать данные обо всех доходах, выплаченных с начала года и по последний день периода, за который заполняется форма 6-НДФЛ. Например, при заполнении Раздела 2 за полугодие 2016 г. в нем сначала надо указать данные, отраженные в Разделе 2 за I квартал 2016 г., а уже затем внести в него данные о доходах, относящихся ко II кварталу 2016 г.

С другой стороны, как прописано в письме ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@, в Разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период по строкам 100—140 отражаются только те операции, которые произведены именно в этом отчетном периоде. Операции, произведенные в предыдущие отчетные периоды, в данном Разделе не отражаются.

Однако глава 23 НК РФ не устанавливает отчетных периодов по НДФЛ. В связи с этим из упомянутого письма не понятно, какой именно период ФНС России подразумевает под отчетным периодом. Если рассуждать логически, то это не может быть ничем иным как кварталом. В противном случае приведенный абзац из письма ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@ не имеет смысла!

Впрочем, к расчету 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. все это пока не относится. А к моменту составления формы 6-НДФЛ за первое полугодие, мы практически уверены, чиновники разберутся с этим вопросом.

Подпись

Расчет 6-НДФЛ подписывает руководитель компании или любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами предприятия, например, приказом руководителя.

Пример 2

В обществе трудятся 14 работников. За январь 2016 г. им начислена оплата труда в размере 336 000 руб.

Общество перечислило деньги на карточки работников 1 февраля 2016 г., и в тот же день сумма НДФЛ, удержанного с оплаты труда, была перечислена в бюджет.

Работникам в совокупности полагаются стандартные налоговые вычеты в размере 19 600 руб. Поэтому сумма удержанного и перечисленного налога равна 41 132 руб. [(336 000 руб. — 19 600 руб.) × 13%].

За февраль 2016 г. работникам начислена оплата труда в размере 412 000 руб. Общество перечислило деньги на карточки работников 1 марта 2016 г., и в тот же день сумма НДФЛ, удержанного с оплаты труда, была перечислена в бюджет.

Работникам полагаются стандартные налоговые вычеты в размере 19 600 руб. Поэтому сумма удержанного и перечисленного налога равна 51 012 руб. [(412 000 руб. — 19 600 руб.) × 13%].

За март 2016 г. работникам была начислена оплата труда в размере 444 000 руб. Общество перечислило деньги на карточки работников 1 апреля 2016 г., и в тот же день сумма НДФЛ, удержанного с оплаты труда, была перечислена в бюджет.

Работникам полагаются стандартные налоговые вычеты в размере 19 600 руб. Поэтому сумма удержанного и перечисленного налога равна 55 172 руб. [(444 000 руб. — 19 600 руб.) × 13%].

Фрагмент заполнения страницы 2 расчета приведен в образце 2.