В прошлом году на законодательном уровне хозяйственным обществам предоставили право выбирать, будут они использовать в своей деятельности печать или нет. При этом далеко не все подзаконные акты приведены в соответствие с нормами федерального законодательства. И хотя его нормы, безусловно, имеют приоритет над подзаконными актами, на практике эти противоречия могут привести к ряду бюрократических проволочек. Ответ на вопрос, нужна ли компании печать, на сегодняшний день совсем не очевиден. О том, как обстоят дела с использованием печатей в обороте спустя год после их официальной отмены и как минимизировать возможные риски, если печать в компании все же есть, читайте в этом материале.
В апреле 2015 г. был принят закон, упразднивший обязанность хозяйственных обществ иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», далее — Закон № 82-ФЗ). Таким образом, долго обсуждаемая в Правительстве РФ реформа, направленная на улучшение позиций России в рейтинге Doing Business (russian.doingbusiness.org/rankings), претворяется в жизнь уже на протяжении года. Однако ежедневная коммерческая практика показывает, что участники оборота вовсе не стремятся отказываться от привычного инструмента скрепления документов. Представляется, что, помимо известной инерции сознания, это во многом связано с тем, что российская правоприменительная практика оказалась не вполне готова воспринять эти новшества, и на практике отказавшаяся от печати компания зачастую сталкивается с проблемами. Есть несколько наиболее распространенных практических ситуаций, когда вопрос о наличии печати приобретает важное значение.
Совершение сделок в письменной форме
Статья 160 ГК РФ гласит, что совершаемая в письменной форме сделка по общему правилу действительна при условии ее подписания сторонами. Дополнительные требования, в том числе скрепление печатью, могут быть установлены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В настоящее время в российском законодательстве отсутствуют правовые акты, устанавливающие обязанность скрепления печатью каких-либо сделок, совершаемых коммерческими компаниями.
Итак, при условии, что стороны не договорились об ином, совершение сделки в простой письменной форме не требует скрепления печатью. При этом следует отметить, что наше гражданское законодательство и прежде не устанавливало такого требования, и Закон № 82-ФЗ в этой части не внес ничего нового. Таким образом, чрезвычайно распространенные в деловой практике представления о том, что не содержащий оттиска печати гражданско-правовой договор является незаключенным, не основаны на законе.
Выдача доверенностей
Наиболее распространенный случай обязательного скрепления сделки печатью — выдача доверенности — остался в прошлом с 1 сентября 2013 г., когда вступил в силу Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации», утвердивший новую редакцию главы 10 ГК РФ, посвященной представительству. Появившаяся в Кодексе ст. 185.1 требует только подписания доверенности руководителем юридического лица или иным лицом, уполномоченным на это законом и учредительным документом.
Надо отметить, что процессуальное законодательство содержит особые требования к оформлению полномочий судебных представителей, согласно которым доверенность подписывается руководителем организации и скрепляется печатью (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 6 ст. 57 КАС РФ). Согласно п. 8 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» положения ч. 3 ст. 53 ГПК РФ по аналогии применяются к производству по делам об административных правонарушениях.
Законом № 82-ФЗ указанные процессуальные нормы были дополнены оговоркой «при наличии печати». На особом положении остался только КАС РФ, принятый уже после реформы печатей: в его тексте возможность отказа от печати учтена не была, что, вероятно, объясняется технической ошибкой законодателя.
Порядок применения процессуальных правил об удостоверении доверенностей разъяснил Верховный суд РФ в Обзоре судебной практики № 2 за 2015 г. (утв. Президиумом Верховного суда РФ 26.06.2015). По мнению высшей судебной инстанции, доверенность можно не скреплять печатью только в случае, если уставом организации предусмотрен отказ от применения печати. Если же в уставе содержатся сведения о наличии печати, на доверенности должен стоять ее оттиск. Для подтверждения факта отсутствия печати необходимо представлять суду надлежащим образом заверенную копию устава (см. вопрос 10).
Цитата
«Когда федеральным законом такая обязанность [иметь печать] не предусмотрена и указано, что организация вправе иметь печать (в частности, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»), представитель организации должен представить суду ее учредительные документы или их надлежащим образом заверенные копии. Если в них содержатся сведения о наличии печати, то доверенность на представление интересов указанной организации в суде должна быть удостоверена подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица и одновременно печатью организации. При отсутствии таких сведений удостоверение доверенности на представление интересов в суде печатью не требуется»
Таким образом, доверенности на совершение гражданско-правовых сделок приложения печати не требуют, а на процессуальных доверенностях печать обязательна при условии, что общество не отказалось от ее использования.
Удостоверение копий документов
Компаниям приходится заверять копии исходящих от них документов в самых разнообразных ситуациях: истребование налоговыми органами, участие в государственных закупках, представление доказательств в суд и т.п. При этом, как правило, соответствующие требования закона весьма лаконичны и говорят лишь о представлении «надлежащим образом заверенных копий» (ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ, п. 2 ст. 93 НК РФ). В связи с этим возникает вопрос: требуется ли приложение печати к заверяемым организацией копиям документа?
Единственным действующим на сегодняшний день в российской правовой системе нормативным актом по данному вопросу является указ Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Несмотря на то что непосредственно в его сферу применения входят только документы, связанные с какими-либо правами граждан, правоприменительная практика зачастую распространяет содержащиеся в этом документе правила на все случаи удостоверения копий документов (см., например, постановления АС Московского округа от 30.10.2015 № Ф05-6271/2014 по делу № А40-104638/2012, ФАС Северо-Западного округа от 06.08.2008 по делу № А66-8123/2007, от 28.07.2004 № А56-48848/03 и др.). Согласно п. 1 указа верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В отличие от ряда других действующих законов, Закон № 82-ФЗ не внес никаких изменений в это законоположение, не снабдил его оговоркой «при наличии». Правоприменительная практика по этому вопросу достаточно противоречива. Так, в принятом до реформы печатей письме Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 по вопросам применения положений п. 2 ст. 93 НК РФ (представление документов по запросу налогового органа) указано на необходимость скрепления заверяемых копий документов печатью. При этом опубликованным после принятия Закона № 82-ФЗ письмом ФНС России от 05.08.2015 № БС- 4-17/13706@ уже, напротив, установлено, что любые представляемые в налоговые органы документы должны приниматься независимо от наличия печати.
Кроме того, в судебной практике нередко встречаются отсылки к носящему рекомендательный характер ГОСТ Р 6.30-2003 (см., например, постановления Суда по интеллектуальным правам от 14.01.2016 № С01-1023/2015 по делу № А46-17520/2014, АС Северо-Западного округа от 06.03.2015 № Ф07-1185/2014 по делу № А56-28101/2014, ФАС Уральского округа от 15.05.2014 № Ф09-2686/14 по делу № А60-24438/2013 и др.). Пунктом 3.26 данного стандарта установлены более мягкие правила удостоверения копий документов: оно осуществляется по общему правилу подписью уполномоченного должностного лица, а оттиск печати проставляется по усмотрению организации.
Таким образом, если общество отказалось от применения печати на основании Закона № 82-ФЗ, удостоверение копий только подписью уполномоченного лица должно признаваться надлежащим. Однако если в уставе общества есть указание на наличие печати, во избежание риска непринятия копий рекомендуется заверять их печатью.
Иные случаи обязательности печати
Законом № 82-ФЗ были внесены изменения в большинство законов, требующих скрепления того или иного документа печатью. Однако в настоящее время сохраняет силу немалое число подзаконных актов, безальтернативно требующих проставления печати на тех или иных документах. Приведем два наиболее распространенных примера:
-
согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются в том числе печатью работодателя;
-
согласно подп. «и» п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники») печать является обязательным реквизитом платежного документа, выполняемого на бланке строгой отчетности.
Еще один пример: при открытии расчетного счета компания должна представить в банк карточку с образцами подписей и оттиска печати (глава 7 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов», зарегистрировано в Минюсте России 19.06.2014 № 32813). Конечно, компания может попробовать представить карточку без оттиска печати с одними только подписями, приложив копию нового устава, в котором нет положения о печати. Однако примет ли такую карточку банк, сказать сложно.
Разъяснения контролирующих органов о порядке применения данных положений пока отсутствуют. Исходя из приоритета федерального закона над подзаконными актами, есть все основания полагать, что отказавшаяся от использования печатей компания в случае предъявления к ней претензий по мотиву несоблюдения вышеприведенных норм имеет положительные перспективы разрешения спора в суде. Однако, пока практика не устоялась, расставание с печатью может оказаться рискованным.
Безопасное использование печатей
Очевидно, нормативная база и правоприменительная практика на сегодняшний день не готовы адекватно воспринять изъятие печатей из деловой практики. Поэтому для участников оборота по-прежнему остается актуальным вопрос о том, каким образом следует организовывать использование печатей компании, ведь практика показывает, что беспечное обращение с этим инструментом влечет значительные риски. Проиллюстрируем это на некоторых примерах.
Действующее федеральное законодательство не содержит никаких требований к форме, количеству и содержанию печатей хозяйственных обществ. Они не подлежат какому-либо официальному учету и регистрации. Участникам оборота, таким образом, предоставляется полная свобода в обзаведении любыми печатями по своему усмотрению. У этой свободы имеется обратная сторона: в судебной практике сложилась презумпция подлинности любого оттиска печати, на котором есть наименование компании. Существует значительное число судебных актов, в которых был отклонен довод о несовпадении оттиска печати на спорном документе аутентичному образцу. При этом суды, как правило, ссылаются на то, что компания может иметь несколько печатей, используемых для разных целей, а доказательств того, что у стороны есть только одна печать, не представлено (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5 по делу № А07-10449/2010, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2010 № 07АП‑10623/10 по делу № А27-11066/2010 и Восьмого арбитражного апелляционного суда от 19.04.2010 по делу № А70-10916/2009).
Кроме того, владение печатью лицом, подписывающим какой-либо документ от лица компании, создает презумпцию наличия у него явствующих из обстановки полномочий представителя этого общества. Данная правовая позиция была сформулирована Президиумом ВАС РФ в 2011 г. (постановление от 18.10.2011 № 6386/11 по делу № А51-3799/2010) и активно применяется судами.
Вообще скрепление документа печатью компании создает для него значительный легитимирующий эффект в глазах судей. Как минимум, возникает сильная презумпция того, что документ действительно исходит от компании и подписан уполномоченным лицом. Опровержение этой презумпции оказывается трудным и не всегда практически возможным делом. Учитывая, что предотвратить возникновение проблемы проще, чем ликвидировать ее последствия, участникам оборота следует пользоваться печатями осмотрительно и принимать юридические и организационные меры, призванные защитить от несанкционированного применения печатей. Среди них мы можем порекомендовать следующие действия:
-
принятие на уровне внутренних документов общества положения о печатях, четко регламентирующего количество, форму и содержание используемых в компании печатей, порядок их хранения и применения, перечень лиц, имеющих право доступа к печати, обеспечение ознакомления всех работников общества с данным положением и его неукоснительного выполнения;
-
принятие технических мер, затрудняющих копирование печати третьими лицами (использование в печати трудновоспроизводимых и (или) незаметных знаков, например, звездочки-разделителя с шестью концами вместо пяти, использование для оттиска специальных чернил, микротекста, предумышленных искажений шрифта или текста и тому подобных элементов защиты, предлагаемых производителями печатей);
-
включение в договоры с третьими лицами условий, регламентирующих применение печатей в отношениях с данными контрагентами. Такие оговорки могут предусматривать виды печатей, которые допускаются к использованию (например, скрепление накладных печатью с пометкой «для накладных»), аутентичность печати, приложенной к данному договору и обязательность совпадения с ней проставляемых на последующих документах оттисков и другие тому подобные условия;
-
включение аутентичного образца печати в устав компании;
-
ограничение доступа посторонних лиц к печатям, хранение в запирающихся ящиках или сейфах;
-
надлежащее документальное оформление списание пришедшей в негодность печати (с составлением акта), физическое уничтожение штемпеля;
-
незамедлительное заявление в правоохранительные органы о любых случаях утраты или хищения печатей с получением подтверждающего факт обращения документа (талон-уведомление к заявлению о преступлении), публикация в газетах объявления о признании утраченной печати недействительной (в результате компания приобретает убедительные доказательства выбытия печати из ее владения не позднее определенного дня).
Конечно, принятие данных мер не гарантирует полной безопасности. Однако выполнение указанных рекомендаций (в первую очередь касающихся контроля за доступом к оригинальным печатям) значительно снижает риски их использования ненадлежащими лицами.
В случае возникновения спора о подлинности сделанного на каком-либо документе оттиска необходимо сделать заявление о фальсификации доказательства и ходатайствовать о назначении экспертизы подлинности печати. Как правило, такие экспертизы занимают от десяти рабочих дней до месяца. Успех в значительной степени зависит от того, насколько оригинален представляемый для сравнения аутентичный образец печати. Чем больше в нем уникальных признаков и средств защиты, тем скорее экспертиза сможет выявить подделку. Результат экспертизы, как правило, имеет определяющее значение для решения судом вопроса о фальсификации печати.
Если же, как это часто случается, экспертиза не дает однозначного ответа, то в зависимости от обстоятельств дела заблаговременно принявшая организационные меры компания сможет представить доказательства того, что у данного лица не могло быть доступа к подлинной печати. Это может быть подтверждено, в частности, положением о печатях, согласно которому конкретный работник полномочиями проставлять печать не наделен, документами, подтверждающими уничтожение или утрату печати до момента подписания спорного документа.