Минэкономразвития России разработало законопроект, предусматривающий возможность использования электронной цифровой подписи в кадровых документах. Авторы поправок в Трудовой кодекс рассчитывают, что предложенные изменения позволят оптимизировать процедуры ознакомления работников с принимаемыми локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Документы, используемые в трудовых отношениях, могут быть составлены не только на бумаге, но и в виде электронных документов, подписанных с использованием электронной подписи, а ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя работник может не под собственноручную, а электронную подпись. Такие правила предлагается внести в Трудовой кодекс РФ законопроектом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)» (далее — Законопроект). В настоящее время текст Законопроекта размещен на портале regulation.gov.ru для общественного обсуждения, которое продлится до 25 мая (ID проекта 02/04/03-16/00046833).
Разработчики в пояснительной записке к Законопроекту отмечают, что многие компании уже используют информационные системы не только для пересылки внутренних документов, но и при обмене электронными счетами-фактурами, валютными документами в электронном виде и др. Поэтому предполагается, что перевод кадровых документов в электронный вид не потребует закупки дополнительных технических средств (в том числе электронных подписей). Речь идет о подписях, которыми пользуются должностные лица работодателя, а не работники. Впрочем, Законопроект не содержит императивного указания работодателю оплатить для работников электронные подписи. Более того, в пояснительной записке сказано, что работодатели, желающие инвестировать в проекты, связанные с использованием информационных технологий, могут это сделать (но не должны).
Предусмотренные Законопроектом поправки должны вступить в силу с 1 января 2017 г.
Подписывать документы онлайн имеют право не только «дистанционщики»
По мнению Минэкономразвития, в современных экономических условиях важное значение приобретает работа над уменьшением затрат, которые не связаны с основными средствами производства. Особенно это актуально для компаний, которые работают в нескольких субъектах РФ и вынуждены содержать кадровую службу в каждом филиале (представительстве). Сокращение затрат возможно за счет оптимизации работы персонала, осуществляющего оформление документов на бумаге, отказа от аренды дополнительных помещений, в которых осуществляется хранение кадровых документов, сокращения расходов на канцелярские товары, закупку специальных шкафов и т.п. Согласно экспертным данным расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, а доля кадровых документов в общем документообороте — 50%.
По мнению Минэкономразвития, возможность подписания электронных документов поможет улучшить эти показатели. За счет возможности одновременно ознакомить всех работников с принятым локальным нормативным актом, ознакомление с которым в силу закона является обязательным (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), при этом не затрачивая время на личную встречу или пересылку документов, сделает работу кадровой службы намного эффективнее. В компаниях с высокой ротацией кадров, где часто из-за нарушения сроков встречается практика подписания документов «задним числом», электронный документооборот поможет проводить ознакомление в рамках закона.
Такой порядок также позволит работникам в удобное время ознакомиться с большим объемом документов, а работники, получившие электронную подпись для подписания кадровых документов, смогут использовать ее также при получении государственных услуг в электронном виде.
Заметим, что в настоящий момент Трудовой кодекс допускает электронный документооборот между работником и работодателем только в случае, если речь идет о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Соответствующие поправки были внесены в Кодекс три года назад (Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ).
По мнению Минэкономразвития России, такая ситуация ущемляет права работников, которые трудятся в стандартном режиме, и поэтому необходимо предусмотреть в законе возможность обмена электронными документами и для «обычных» трудовых отношений.
Электронную подпись разрешат использовать, но далеко не всегда
Законопроектом предлагается дополнить ТК РФ новой нормой — ст. 8.1, которая уравняет в статусе бумажные документы с собственноручной подписью уполномоченного лица или работника и электронные документы с подписью электронной, признав и те, и другие документами в письменной форме.
Сама возможность и порядок использования электронной подписи, случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях и порядок отказа работника от использования электронной подписи будут установлены локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Использовать электронную подпись можно будет при соблюдении трех условий:
-
работодатель принял локальный нормативный акт, указанный выше;
-
работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (в данном случае имеется в виду только личное ознакомление с документом на бумажном носителе);
-
работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (в частности, установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).
Работник в свою очередь может и не согласиться на использование электронной подписи. Особенно это касается тех сотрудников, работа которых не связана с компьютером. В таком случае сотрудник вправе подать письменное заявление о неприменении электронной подписи в трудовых отношениях с данным работником.
Если иное не установлено ТК РФ, другими нормативными правовыми актами, при взаимодействии сторон трудовых отношений поправками в ТК РФ допускается использование электронной подписи. В то же время в Законопроекте содержится перечень документов (причем довольно внушительный), при оформлении которых не допускается использование электронной подписи работника. В частности, к таким документам относятся:
-
связанные с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора;
- связанные с материальной и дисциплинарной ответственностью работника;
-
договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- коллективный договор; приказ об отстранении от работы; заявления, являющиеся основанием для предоставления отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
- документы, сопровождающие процедуру сокращения численности (штата) (предупреждение, предложение вакансий и иные документы);
- заявление работника об оформлении ему трудовой книжки и др.