Безопасность офиса и сотрудников

Охрана офиса и создание безопасных условий труда — совсем не прихоть, а жизненная необходимость. Так, проигнорировать мероприятия по обеспечению пожарной безопасности не удастся ни одной организации. Многие компании идут дальше и организуют защиту имущества от кражи, сохранность конфеденциальной информации и охрану от возможных терактов. О порядке учета связанных с такими мероприятиями расходов — наша тема номера.

В главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ есть специальная норма для учета услуг на охрану. Это подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ. В нем сказано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты:

• на обеспечение пожарной безопасности организации;

• содержание службы газоспасателей;

• услуги по охране имущества, обслуживанию охранно-пожарной сигнализации;

• приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности, в том числе услуг, оказываемых вневедомственной охраной при ОВД России;

• содержание собственной службы безопасности по выполнению функций экономической защиты банковских и хозяйственных операций и сохранности материальных ценностей (за исключением расходов на экипировку, приобретение оружия и иных специальных средств защиты).

Рассмотрим, какие трудности возникают на практике при отражении в налоговом учете данных расходов.

Обоснованность противопожарных мероприятий…

К экономической обоснованности расходов на установку систем пожаротушения у налоговиков претензий, как правило, не бывает. Согласно ст. 37 Федерального закона от 18.11.94 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» руководитель организации обязан, в частности, разработать и воплотить в жизнь меры пожарной безопасности, а также содержать в исправном состоянии системы и средства противопожарной защиты. За это он несет персональную ответственность.

Имущество юридических лиц (включая здания, сооружения, транспортные средства, технологические установки, оборудование, агрегаты, изделия, продукцию и иное имущество), к которому установлены требования пожарной безопасности, должно иметь систему обеспечения пожарной безопасности. Она включает в себя системы предотвращения пожара и противопожарной защиты, комплекс организационно-технических мероприятий по обеспечению пожарной безопасности (ст. 2 и 5 Федерального закона от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»).

Таким образом, в компании должны быть как минимум первичные средства пожаротушения, к которым относятся в том числе огнетушители и пожарный инвентарь. Однако максимальную безопасность в этом вопросе могут дать все-таки только системы пожарной автоматики и установки пожаротушения.

Как видите, подтвердить обоснованность расходов на приобретение и установку систем пожаротушения не составит труда. Но есть случай, когда компания может столкнуться с определенными трудностями при обосновании названных расходов.

Проблема может возникнуть в ситуации, когда работы по монтажу системы пожаротушения осуществляла подрядная организация, не имеющая лицензии на этот вид работ.

Согласно подп. 15 п. 1 ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» деятельность по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений подлежит лицензированию. Отметим, что данное положение перестанет действовать после вступления в силу федерального закона, предусматривающего установление саморегулирования этого вида деятельности (ст. 22 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ). На сегодня такого закона нет.

По мнению специалистов Минфина России, организация, не имеющая лицензии на деятельность, которая подлежит лицензированию, не вправе ее осуществлять. Соответственно, расходы по оплате работ такой организации не являются для заказчика обоснованными и не учитываются для целей налогообложения прибыли. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 06.10.2009 № 03-03-06/2/188. Правда, в нем рассматривался вопрос о возможности учета расходов на охранные услуги. Но сделанный вывод в полной мере подходит и для учета расходов на установку систем пожарной безопасности.

На практике налоговики используют приведенный подход финансистов, но компаниям удается его оспорить. Пример — постановление ФАС Московского округа от 21.09.2009 № А40-25922/08-112-80. В споре, который рассматривал суд, налоговые органы решили, что компания нарушила требования ст. 252 НК РФ об обоснованности расходов, так как учла при расчете налога на прибыль расходы на ремонтно-монтажные работы пожарной сигнализации, выполненные подрядчиком без соответствующей лицензии. По мнению налогового органа, такая сделка не имеет юридической силы.

Арбитры указали, что сделка, совершенная без лицензии, является оспоримой, то есть она может быть признана недействительной только по решению суда (ст. 173, п. 1 ст. 166 ГК РФ). Но до момента признания сделки недействительной судом она порождает надлежащие правовые последствия. Поэтому налоговый орган не вправе расценивать произведенные по сделке действия или расходы как не соответствующие законодательству.

Таким образом, факт отсутствия у контрагента лицензии на осуществление соответствующей деятельности в спорной ситуации не влияет на правомерность учета произведенных расходов.

…и услуг по охране

Схожая проблема может возникнуть при обоснованности расходов на услуги охранных компаний.

Большинство компаний не имеют возможности содержать собственную службу охраны. Поэтому для обеспечения безопасности они заключают договоры с частными охранными предприятиями (ЧОП). Расходы на такие услуги отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как и в случае с учетом расходов на установку систем пожарной безопасности, здесь могут возникнуть проблемы с обоснованностью понесенных затрат на охрану. Дело в том, что согласно п. 1 ст. 1.1 Закона РФ от 11.03.92 № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» ЧОП — это организация, специально учрежденная для оказания охранных услуг, зарегистрированная в установленном законом порядке и имеющая лицензию на занятие частной охранной деятельностью. То есть этот вид деятельности подлежит обязательному лицензированию.

Мы уже приводили письмо Минфина России от 06.10.2009 № 03-03-06/2/188, в котором финансисты пришли к выводу, что при отсутствии у охранного предприятия соответствующей лицензии расходы на такие услуги учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Но суды не поддерживают такую позицию. Они указывают, что положениями подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ право организации отнести к расходам, уменьшающим налоговую базу, затраты на оплату услуг охранной деятельности не ставится в зависимость от наличия лицензии у лица, оказывающего эти услуги (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.08.2007 № А42-3793/2006 (Определением ВАС РФ от 07.12.2007 № 16076/07 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

А имеет ли экономический смысл персональная охрана некоторых сотрудников компании?

Раньше специалисты Минфина России считали, что расходы компании на охрану жизни и здоровья своего генерального директора экономически нецелесообразны. По их мнению, расходы, учитываемые на основании подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ, — это затраты по охране организации в целом и всех ее частей как производственного комплекса, и связаны они должны быть непосредственно с производством и (или) реализацией. Поэтому к указанным расходам не могут быть отнесены расходы по охране сотрудников организации, включая ее генерального директора (письмо от 17.11.2005 № 03-03-04/1/376).

Но позже (в письме от 08.05.2007 № 03-03-06/1/269) финансовое ведомство изменило свою позицию и посчитало, что учет таких расходов для целей налогообложения прибыли вполне допустим, если данные сотрудники являются носителями информации, составляющей коммерческую тайну.

Аналогичной позиции придерживаются и суды (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.05.2009 № А13-98/2008).

Учет систем пожаротушения и видеонаблюдения

Довольно часто споры возникают по поводу того, как для целей налогообложения прибыли нужно учитывать расходы на установку систем автоматического пожаротушения и видеонаблюдения. Вопрос заключается в том, включаются данные затраты в первоначальную стоимость здания или отражаются обособленно?

Защита от пожара

Начнем с систем автоматического пожаротушения. На наш взгляд, оснований для увеличения первоначальной стоимости здания в данном случае нет. Объясним почему.

Согласно ОК 013—94(ОКОФ), утвержденному постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 359, приборы и аппаратура систем автоматического пожаротушения и пожарной сигнализации относятся к отдельному виду основных средств (код 14 3319000). В Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, данные системы также выделены в отдельный объект. Они отнесены к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше пяти до семи лет включительно.

Срок полезного использования основного средства компания определяет самостоятельно на дату ввода объекта в эксплуатацию с учетом Классификации основных средств (п. 1 ст. 258 НК РФ). Раз для системы пожаротушения Классификацией основных средств установлен свой срок службы, компания имеет право учитывать такие объекты отдельно от самого здания.

Однако на практике налоговые органы с такой точкой зрения не соглашаются. Примером может служить спор, рассмотренный ФАС Московского округа в постановлении от 16.09.2011 № А40-130812/10-127-755. Вот в чем он заключался.

Компания построила здание. При формировании его первоначальной стоимости она не включила в нее расходы на установку систем пожаротушения. Такой объект был учтен на счете 01 «Основные средства» обособленно.

По мнению проверяющих, данные системы не являются отдельными конструктивно обособленными предметами, а представляют собой неотъемлемую часть здания. Здание и установленные в нем системы являются неделимой частью и рассматривается в качестве одной вещи (сложной вещи). В качестве вещи-принадлежности без основной вещи — здания все указанные системы не могут выполнять свои функции самостоятельно. Следовательно, системы пожаротушения должны учитываться и амортизироваться в общей стоимости здания.

Таким образом, налоговики пришли к выводу, что компания неправомерно разделила единый объект основных средств на составляющие при постановке на счет 01 «Основные средства». Из-за этого был неправильно применен срок амортизации к данным объектам, что привело к неправомерному увеличению расходов.

Однако суд не согласился с налоговиками и отметил их решение. Арбитры указали, что спорные объекты имели сроки полезного использования, существенно отличные от здания, на котором были монтированы. Исходя из их назначения и конструктивного строения, они являлись самостоятельными объектами основных средств, так как без ущерба для здания могли быть демонтированы, переоборудованы, переустановлены, подвергнуты отдельным, не касающимся здания в целом воздействиям (модернизации, ремонту и т. д.). Кроме того, система пожаротушения использовалась для осуществления специальной, только ей присущей функции.

По мнению суда, из п. 1 ст. 258 НК РФ прямо следует, что срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию объекта амортизируемого имущества с учетом Классификации основных средств. Каких-либо конкретных предписаний в части определения как сроков, так и порядка отнесения конкретного имущества к той или иной группе объектов основных средств Налоговый кодекс не содержит. В связи с этим суд посчитал неправомерным подход налогового органа по корректировке порядка учета спорного имущества в целях исчисления амортизации.

Всевидящее око

Также нет оснований для включения в первоначальную стоимость здания и расходов на приобретение и установку систем видеонаблюдения. Аргументация здесь будет точно такая ж, как и для систем пожаротушения. Ведь согласно Классификации основных средств системы видеонаблюдения включаются в класс «Аппаратура теле- и радиоприемная» с кодом по ОКОФ 14 3220000 и входят в четвертую амортизационную группу со сроком полезного использования свыше пяти до семи лет включительно.

Следует отметить, что при отражении в налоговом учете систем видеонаблюдения существует еще одна проблема: можно ли данную систему учитывать по частям (отдельно камера, отдельно мониторы, отдельно компьютеры и т. д.) или же следует сформировать единый объект. Сразу скажем, универсального решения для этого вопроса на сегодняшний день нет.

Анализ арбитражной практики показывает, что налоговики на местах стремятся доказать, что указанные системы могут функционировать только в полной сборке, отдельные их элементы самостоятельного значения не имеют, потому эти системы должны учитываться как единое основное средство, стоимость которого погашается путем начисления амортизации. Некоторые суды поддерживают такой подход (см., например, постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.03.2012 № А07-6133/2011). Принимая решения в пользу налоговиков, арбитры указывают следующее.

Согласно п. 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Им признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Приобретенное и смонтированное оборудование служит для наблюдения, записывания и воспроизведения внешней информации. В целях начала работы оборудование требует технического монтажа в качестве единого комплекса (системы). Поэтому спорная видеоаппаратура представляет собой обособленный комплекс нескольких предметов одного назначения, имеющий общие технические приспособления и соединения, общее управление. Следовательно, она должна отражаться в бухгалтерском и налоговом учете как единый объект основных средств.

Но есть судебные решения, в которых организациям удалось доказать, что элементы системы видеонаблюдения совершенно самостоятельны и могут использоваться не только в разных комплектациях, но и вообще отдельно. Поэтому они должны рассматриваться как отдельные объекты учета, и если их стоимость не превышает 100 000 руб., то она должна списываться единовременно.

Данные выводы суды аргументируют следующим образом. Система видеонаблюдения пригодна для монтажа в различной комплектации. Отдельные ее элементы легко заменяются и могут функционировать на произвольном расстоянии друг от друга в зависимости от способа подключения. Так как сроки службы отдельных частей системы видеонаблюдения существенно отличаются, то каждый элемент должен учитываться как самостоятельный инвентарный объект. Стоимость каждого объекта, входящего в систему видеонаблюдения, в отдельности менее установленного лимита для признания имущества амортизируемым. Поэтому на расходы можно единовременно списать стоимость каждого объекта (постановления ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 № А65-30918/2011, Северо-Западного округа от 24.10.2011 № А05-11812/2010).

На наш взгляд, при принятии решения об учете систем видеонаблюдения целесообразно руководствоваться принципом, изложенным в постановлении АС Поволжского округа от 01.07.2015 № А55-5190/2014 (Определением ВС РФ от 07.10.2015 № 306-КГ15-13406 отказано в передаче данного дела для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда РФ). Он заключается в следующем: если изъятие какого-то элемента системы приведет к невозможности ее функционирования, то этот элемент является неотъемлемой частью данной системы и не должен учитываться отдельно.