В письме от 01.09.2016 № 03-03-07/50992 финансисты еще раз подтвердили свою позицию о том, что при отсутствии посадочного талона на авиарейс компания не сможет учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд работника в командировку.
Всем бухгалтерам известно железное правило налогового учета: для признания в составе расходов осуществленных компанией затрат необходимо, чтобы они были подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ). Безусловно, это правило относится и к командировочным расходам, которые учитываются по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе расходов, связанных с производством и реализацией.
В комментируемом письме финансисты разъяснили, какие документы должна иметь организация для подтверждения расходов для проезда (в частности перелета) работника в командировку. Чиновники обратились к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 26 этого документа работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К нему прилагаются в том числе документы о фактических расходах по проезду.
По мнению Минфина России, именно авансовый отчет с приложенными к нему документами будет являться документальным подтверждением осуществленных в командировке расходов. А какая первичка подойдет для подтверждения расходов на перелет?
Ответ финансистов на этот вопрос основан на положениях Правил воздушных перевозок, утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82. В пункте 84 Правил сказано, что при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
Посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс. Поэтому документальным подтверждением факта потребления командированным работником услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. При этом приобретение авиабилета в бумажном виде или электронной форме само по себе не может служить документальным подтверждением факта использования услуги воздушной перевозки.
Обратите внимание: в случае потери посадочного талона документальным подтверждением расходов будет являться справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Она выдается авиаперевозчиком или его представителем. Такая позиция содержится в письме Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296.