Многие компании, особенно иностранные инвесторы в России, хотели бы перевести свой внутренний и внешний документооборот в электронный вид. Это возможно только с использованием электронной подписи, то есть полноценной замены рукописной подписи при помощи особых технических средств.
Плюсы внедрения электронной подписи в компании очевидны — это помогает сэкономить время и средства на проезд и подачу документов на бумажных носителях в отношениях с государственными органами, упрощает процесс взаимодействия с контрагентами и прочее. Однако использование электронной подписи влечет и некоторые риски. Например, компания может получить документ от контрагента, удостоверенный поддельной электронной подписью. О видах электронной подписи и областях ее применения читайте в материале «ЭЖ».
Законодательством (Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее — Закон об электронной подписи) предусмотрены три вида электронной подписи, которые отличаются в зависимости от степени их надежности (низкая — средняя — высокая степень защиты соответственно), а именно:
-
простая электронная подпись (совершается посредством использования кодов, паролей или иных средств, подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом) — применяется, например, в отношении доступа к сайту госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/);
-
усиленная неквалифицированная электронная подпись (получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, создается с использованием средств электронной подписи и позволяет определить лицо, подписавшее документ) — обычно используется для ведения внутреннего документооборота компании;
-
усиленная квалифицированная электронная подпись (соответствует всем признакам квалифицированной подписи плюс имеет ключ проверки электронной подписи, который указан в квалифицированном сертификате) — используется для сдачи отчетности в государственные органы, для обмена документами с контрагентами.
Последние два вида подписи являются наиболее надежными, потому что позволяют достоверно определить лицо, воспользовавшееся данной подписью, и защищают документ от несанкционированных изменений. Усиленная квалифицированная подпись при этом является самой надежной и потому выдается только в удостоверяющих центрах (перечень удостоверяющих центров можно найти по ссылке: http://www.iecp.ru/ep/uc-list), аккредитованных Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Простая электронная подпись тоже позволяет подтвердить лицо, которое ею воспользовалось, но она не обезопасит документ от несанкционированных изменений/дополнений после его подписания, а потому уступает в надежности.
Сертификаты электронной цифровой подписи могут получить любые представители организаций, индивидуальные предприниматели и частные лица.
Юридическая сила зависит от вида электронной подписи. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи).
Электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью лишь в случае прямого указания закона или иного нормативного правового акта либо соглашения между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).
На текущий момент такие директивные правовые акты в отношении простой электронной или неквалифицированной подписи прямо не предусмотрены, поэтому в гражданском обороте основными регуляторами правовой силы электронных документов с использованием таких подписей становятся индивидуальные соглашения между участниками электронного взаимодействия, в которых устанавливаются случаи признания электронных документов с такими подписями в качестве равнозначных бумажным.
Таким образом, для участников оборота, заинтересованных в электронном документообороте, целесообразно включать положения об электронном документообороте и признании тех или иных видов электронной подписи непосредственно в гражданско-правовые договоры. Принятие указанного соглашения позволит придать необходимую юридическую силу документам, направляемым сторонами в рамках электронного взаимодействия, в том числе при обмене документами и сообщениями по электронной почте или в рамках интернет-сервиса.
Один из главных рисков электронного документооборота состоит в том, насколько такой электронный документ (договор, квитанция, декларация и прочее) можно потом признать доказательством в суде и насколько он достоверен (достоверно установить его происхождение и подлинность). Часто суды говорят о том, что в отсутствие подписанного (бумажного) оригинала документа обоснованно можно сделать вывод о недоказанности факта подписания договора, даже если одна из сторон настаивает на том, что договор был заключен путем обмена электронными документами.
Электронный документ сам по себе не может служить однозначным доказательством заключения договора (см., например, постановление АС Восточно-Сибирского округа от 03.08.2016 № Ф02-2535/2016 по делу № А19-17742/2014). Подробнее о статусе электронной переписки и обмене документами по электронной почте читайте в материале «Электронная переписка: можно ли использовать ее как доказательство в суде?» на с. 14.
Определенные шаги для того, чтобы устранить недопонимание в данном вопросе, законодатель уже предпринял (пока на уровне подачи электронных документов). С 1 января 2017 г. вступает в силу федеральный закон, направленный на совершенствование правового регулирования применения электронного документа в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве, а также на обеспечение возможности использования электронных документов в качестве доказательств в суде (Федеральный закон от 23.06.2016 № 220-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти»). В АПК РФ и ГПК РФ заработают изменения, предоставляющие право участвующим в деле лицам направлять представления, заявления, жалобы и иные предусмотренные данными кодексами документы в суд в виде электронных документов, в том числе посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте соответствующего суда в интернете.
Области применения электронной подписи
Законодательство (ст. 1 Закона об электронной подписи) регулирует отношения в области использования электронных подписей при:
-
совершении гражданско-правовых сделок;
-
оказании государственных и муниципальных услуг;
-
исполнении государственных и муниципальных функций;
-
при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.
В последнем случае имеется исключение в отношении трудового законодательства: использование электронной подписи предусмотрено только для специальной категории сотрудников — дистанционных работников (глава 49.1 ТК РФ). В отношении иных регулярных работников в действующем трудовом законодательстве такого положения не содержится, поэтому предполагается, что все документы в отношении работников должны составляться только на материальных (бумажных) носителях.
Дистанционной признают работу, которую работник может выполнять вне стационарного рабочего места (например, дома, в транспорте, в кафе, в другом городе и т.д.), получая от работодателя задания с помощью интернета и других информационных и телекоммуникационных технологий. Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить как в бумажном виде, так и в электронной форме — путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием обеими сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи. При этом работодатель не позднее трех календарных дней с момента заключения договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр договора в бумажном виде. Поэтому обязанность представить документ в бумажном виде содержится де-факто в законодательстве (ст. 312.2 ТК РФ).
Кроме того, лицо, поступающее на дистанционную работу, может предъявить работодателю документы, связанные с приемом на работу, в электронном виде (паспорт, СНИЛС, диплом и прочее). Они должны быть заверены его усиленной квалифицированной электронной подписью. Документы, с которыми работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу (до подписания трудового договора), — правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, коллективный договор (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) — работодатель также может направить работнику в электронном виде (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). А работник в свою очередь должен подтвердить факт ознакомления с ними, направив соответствующее электронное уведомление.
Далее рассмотрим подробнее использование электронного документооборота в отношении двух случаев из законодательства об электронной подписи, которые чаще всего встречаются на практике.
Гражданско-правовые сделки
Использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Гражданский кодекс РФ предусматривает, что договор в письменной форме может быть заключен в том числе путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обмен документами в электронной форме в качестве способа коммуникации между сторонами целесообразно указать в самом тексте договора, несмотря на прямые ссылки в ГК РФ. Существует судебная практика, которая свидетельствует о том, что иные способы передачи информации, в том числе использование электронной связи, между сторонами должны быть предусмотрены договором, чтобы являться действительными и иметь юридическую силу (постановление АС Западно-Сибирского округа от 29.08.2016 № Ф04-3483/2016 по делу № А45-19276/2015).
Юридическую силу электронным документам, подписанным простой электронной подписью, можно придать путем включения следующих положений в договор:
-
стороны согласны на заключение договора путем обмена электронными документами;
-
стороны согласны на использование простой электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи;
-
стороны определили лиц, подписывающих электронный документ, по простой электронной подписи (а именно: …);
-
стороны обязаны соблюдать конфиденциальность в отношении электронного документооборота.
Кроме того, обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен сторонами. Поэтому целесообразно в договоре прописать, что любая информация по договору в отношении электронной подписи и ее использованию тоже является конфиденциальной.
Исполнение государственных функций
Законодательство прямо предусматривает случаи представления документов в государственные органы в электронном виде.
Так, налоговая служба и Росстат принимают декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ) и годовые бухгалтерские балансы (п. 6 приказа Росстата от 31.03.2014 № 220 «Об утверждении Порядка представления обязательного экземпляра бухгалтерской (финансовой) отчетности») соответственно в электронном виде. Заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе заверяется только усиленной квалифицированной подписью (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).
Кроме того, в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1) внесены изменения, которые наделяют нотариусов правом совершать нотариальные действия в электронном виде, в том числе передавать документы в электронной форме физическим и юридическим лицам, а также удостоверять тождественность электронного документа и документа на бумажном носителе (Федеральный закон от 21.12.2013 № 379-ФЗ).
Большинство судебных актов уже могут стать электронными. Так, с 1 июля текущего года судебные приказы выполняются в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и в двух экземплярах на бумажном носителе (Федеральный закон от 23.06.2016 № 220-ФЗ). Некоторые другие акты арбитражных судов и постановления судов общей юрисдикции могут быть переведены в электронный оборот с 1 января 2017 г. Тем не менее, стоит отметить, что положения нового закона применительно к судам общей юрисдикции носят диспозитивный характер и не обязывают их применять электронный документооборот, а предоставляют возможность взаимодействия в электронном виде с участниками процесса при наличии для этого в суде технической возможности.
Граждане как физические лица также привыкли использовать электронную подпись в обычной жизни. Ведь обладание подписью значительно облегчает жизнь: позволяет отследить санкции ГИБДД, оформить анкету для получения паспорта и прочее. В сфере бизнеса использование электронной подписи достаточно распространено, но важно при этом помнить, что существуют определенные нюансы при оформлении договоренностей по обмену документами, которые необходимо проработать до заключения договора.