В письме от 07.12.2016 № 03-04-06/72892 специалисты Минфина России рассказали, нужно ли удерживать из доходов работника НДФЛ с суммы возмещения расходов по его проезду до места командировки и обратно, если дата в проездном документе не совпадает с датой окончания командировки. По мнению финансистов, все будет зависеть от того, на сколько дней работник задержался в служебной поездке.
Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные с командировкой (ст. 166—168 ТК РФ).
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах утвержденных норм), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Не включаются в облагаемый доход фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места командировки и обратно.
Исходя из указанных норм, финансисты пришли к следующему выводу. Если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Минфин России считает, что возмещение стоимости проезда будет облагаться НДФЛ, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, на который работник был направлен в служебную поездку. Например, работнику сразу после окончания командировки был предоставлен отпуск, который он решил провести в месте служебной поездки. В такой ситуации у работника возникает экономическая выгода в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного времени до места работы. Таким образом, оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки признается его доходом, полученным в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Соответственно, стоимость билета облагается НДФЛ.
Но в том случае, когда работник провел в месте командирования свои выходные дни или праздники, то экономической выгоды у него не возникает. Специалисты финансового ведомства указали, что такой же подход нужно использовать и для ситуации, когда работник выезжает в командировку до даты ее начала. Отметим, что аналогичной позиции Минфин России придерживался и ранее (письма от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).
А вот суды считают, что НДФЛ не нужно удерживать и в том случае, когда работник провел свой очередной отпуск в месте командировки. Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2 арбитры пришли к выводу, что с суммы возмещения организацией расходов на авиаперелет работника в командировку в ситуации, когда дата авиаперелета является датой начала отпуска работника, направленного в командировку в ту же местность, НДФЛ не удерживается. Основание — такое возмещение является компенсацией расходов, связанных с командировкой.