Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать командированным работникам их затраты на проезд. В письме от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 Минфин России рассказал, как облагаются НДФЛ и учитываются в расходах по налогу на прибыль суммы такой компенсации, если работник направляется в командировку прямо из отпуска, а также когда он едет из командировки к месту проведения отпуска, не заезжая домой.
Из отпуска в командировку
Из пункта 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, следует, что отъезд в командировку осуществляется от места постоянной работы сотрудника. Но в связи с производственной необходимостью компании может потребоваться командировать работника, который находится в отпуске. Возникает вопрос: как в такой ситуации должна учитываться оплата проезда в целях НДФЛ и налога на прибыль?
НДФЛ
Перечень не облагаемых НДФЛ доходов приведен в ст. 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством. В их число включено возмещение командировочных расходов, в том числе затрат на проезд до места командирования и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Учитывая положения этой нормы, Минфин России пришел к следующему выводу. Если работник в связи со служебной необходимостью едет в командировку из отпуска и по ее окончании возвращается к месту постоянной работы, возмещение расходов на проезд не облагается НДФЛ.
Это не первые разъяснения финансистов по рассматриваемому вопросу. К аналогичным выводам они приходили и ранее (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). При этом в письме от 16.10.2015 № 03-04-06/59443 специалисты финансового ведомства указали, что освобождение от налогообложения сумм возмещения расходов на проезд командированных сотрудников не зависит от места их направления в командировку.
Обратите внимание, что, если по окончании командировки работник возвратится туда же, где отдыхал, возмещение его расходов на проезд тоже не будет облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545). Ведь в такой ситуации отпуск прерывается исключительно в интересах компании. Данная выплата связана с выполнением работником его трудовых обязанностей, является компенсационной и, соответственно, подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ.
Налог на прибыль
Затраты компании на командировки, в том числе расходы на проезд в командировку и обратно к месту постоянной работы, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В комментируемом письме Минфин России указал, что расходы на проезд организация будет нести независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку. Поэтому, если работник едет в командировку из отпуска и возвращается затем к месту постоянной работы, затраты по возмещению стоимости его проезда могут учитываться в составе прочих расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762.
Отметим, что расходы на проезд можно учесть в составе прочих расходов и в ситуации, когда работник возвращается к месту прерванного отпуска. Как мы уже указывали выше, отзыв работника из командировки осуществляется исключительно в интересах компании и вызван производственной необходимостью. Следовательно, организация в силу ст. 168 ТК РФ обязана компенсировать работнику его затраты на проезд, и данные расходы будут для нее экономически обоснованными. А значит, у компании есть право учесть их в составе прочих расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Из командировки в отпуск
В комментируемом письме Минфин России также рассмотрел ситуацию, когда направленный в командировку работник по ее окончании едет в отпуск, не возвращаясь к месту постоянной работы.
НДФЛ
Специалисты финансового ведомства отметили, что, если компания оплачивает работнику дорогу из командировки в отпуск и из отпуска до места постоянной работы, у него возникает экономическая выгода, признаваемая доходом (ст. 41 НК РФ). Поэтому данные суммы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
К такому же выводу Минфин России приходил в письме от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813.
Из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, следует, что работодатель оплачивает расходы по проезду в командировку и обратно к месту постоянной работы. Следовательно, если работник по окончании командировки едет в отпуск, не возвращаясь к месту постоянной работы, работодатель не обязан возмещать ему эти расходы. Выбор такого маршрута следования обусловлен исключительно интересами работника. Поэтому в случае оплаты компанией такого проезда у работника возникнет доход в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Налог на прибыль
К затратам на командировки предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ. По мнению финансистов, оплата компанией проезда работника из места командировки в отпуск этим требованиям не соответствует. Поэтому учесть ее в целях налогообложения прибыли компания не может.
Более подробные разъяснения на этот счет содержатся в письме Минфина России от 21.10.2016 № 03-03-06/3/61516. И хотя они касаются случая, когда работник остается в месте командирования для проведения отпуска, они применимы и к рассматриваемой нами ситуации. Финансисты указали, что, если после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, днем ее окончания следует считать последний день перед отпуском. Следовательно, если организация оплачивает обратную дорогу, она компенсирует работнику возвращение его из места отпуска, а не из служебной командировки.
Применительно к нашей ситуации в случае компенсации проезда организация будет фактически оплачивать работнику дорогу в отпуск, а не возвращение его из командировки. А такие расходы не соответствуют критериям ст. 252 НК РФ и при налогообложении прибыли не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ).