Расчет пособий по временной нетрудоспособности — рутинная работа, с которой бухгалтеры сталкиваются регулярно. Казалось бы, здесь уже не должно остаться никаких вопросов. Но, как показывает практика, они все же есть. Мы отобрали восемь ситуаций, которые вызывают трудности у бухгалтеров, и даем для них решения с учетом разъяснений территориальных отделений ФСС России.
Ситуация первая: болезнь в отпуске
Здесь порядок оплаты листка временной нетрудоспособности будет зависеть от вида отпуска. Это может быть ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком.
Отпуск за свой счет
Допустим, работник с 13 по 25 марта был в отпуске за свой счет. С 20 марта он заболел и пробыл на больничном по 30 марта включительно. Как в этом случае правильно рассчитать пособие?
Специалисты отделения ФСС России по Республике Саха считают, что период болезни, приходящийся на время отпуска за свой счет, оплате не подлежит. Такая точка зрения обосновывается положениями п. 1 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ). Согласно этой норме пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается за период освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Исключение — случаи утраты работником трудоспособности вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска.
Как видите, отпуск за свой счет не попал в исключение. Поэтому за период болезни с 20 по 25 марта работнику пособие не начисляется. А вот дни болезни с 26 марта (день, когда сотрудник должен был выйти на работу) по 30 марта будут оплачены в общем порядке. При этом первые три дня после окончания отпуска (26, 27 и 28 марта) оплачиваются за счет средств работодателя (подп. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ).
Обратите внимание: порядок расчета пособия в рассматриваемом случае не изменяется. То есть оно исчисляется исходя из среднего заработка работника, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).
Очередной отпуск
Если же работник заболел в своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то ему полагается пособие по временной нетрудоспособности. Это прямо следует из положений ч. 8 ст. 6 и п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ. Также в полном размере будет выплачено пособие при болезни работника в отпуске с последующим увольнением. В этом случае больничный оплачивается до закрытия листка нетрудоспособности, в том числе за период после увольнения (ч. 1 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).
Однако правило о полной оплате больничного распространяется только на случаи болезни самого работника. Если листок временной нетрудоспособности выдан по уходу за заболевшим ребенком, то пособие не выплачивается. Дело в том, что, как мы уже сказали ранее, согласно п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ время болезни в период нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске оплачивается, только если сам работник утратил трудоспособность. Про болезнь ребенка в данной норме ничего не сказано.
На этот момент в своих разъяснениях обратили внимание специалисты Астраханского отделения ФСС России. Они указали, что в такой ситуации пособие по уходу за больным ребенком начисляется с первого календарного дня после окончания отпуска работника (если, конечно, ребенок продолжает болеть и больничный не закрыт). То есть пособие рассчитывается в том же порядке, что и при болезни в период отпуска работника за свой счет.
Отпуск по уходу за ребенком
Оплата больничного листка в случае наступления болезни в период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком зависит от того, трудится сотрудник в таком отпуске или нет. Напомним, что согласно ст. 256 ТК РФ по заявлению работника во время отпуска по уходу за ребенком он может работать на условиях неполного рабочего дня или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию.
В том случае, когда сотрудник не работает, пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается.
Если сотрудник решил работать, то ему положено пособие. Причем независимо от того, болел сам работник или ухаживал за больным ребенком. В пункте 23 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок выдачи больничных), сказано, что при временной нетрудоспособности лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком и работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому, листок нетрудоспособности выдается на общих основаниях.
Специалисты ФСС России также считают, что даже если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, но при этом продолжает работать неполный день, то в случае наступления болезни ему полагается пособие (письмо от 26.12.2014 № 17-03-14/06-18404). При этом пособие рассчитывается в общем порядке, установленном в ст. 14 Закона № 255-ФЗ.
Обратите внимание: на практике возможна ситуация, когда работник находится в отпуске по уходу за ребенком, на основном месте работы он не трудится, а устроился на неполный рабочий день по совместительству в другую компанию. Если такой работник заболел, то пособие ему положено там, где он работает по совместительству. Специалисты Тверского отделения ФСС России порекомендовали в этом случае проверить правильность заполнения больничного листка. В нем на корешке бланка и в разделе, который заполняет медицинская организация, отметка должна присутствовать в строке «По совместительству», а не в строке «Основное».
Ситуация вторая: потеря больничного
В разъяснениях, выпущенных отделением ФСС России по Республике Саха, сказано, что если работник потерял больничный лист, то пособие ему не может быть выплачено. Ведь основанием для его выдачи является листок временной нетрудоспособности, подтверждающий факт болезни. Согласно ч. 4 ст. 2 и ст. 13 Закона № 255-ФЗ застрахованные лица имеют право на получение страхового обеспечения только при соблюдении соответствующих условий и наличии необходимых документов, оформленных в установленном законодательством РФ порядке.
Если работник потерял листок временной нетрудоспособности, то он может получить у лечащего врача дубликат, который тоже является основанием для выплаты пособия. Если же нет ни листка, ни его дубликата, организация не имеет права начислять пособие. Такие правила следуют из ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.
Но потерять больничный может не только работник, но и организация (уже после того, как сотрудник сдал его для оплаты). Здесь ситуация намного сложнее. Если компания уже выплатила пособие, а при проверке оказалось, что листок временной нетрудоспособности отсутствует, ревизоры из фондов, как правило, снимают выплаты. Более того, суммы таких пособий включаются в объект обложения страховыми взносами. Причем никакие иные подтверждающие документы (например, справки из медицинских учреждений) контролеры не принимают.
Действия проверяющих вполне объяснимы. Дело в том, что в письме от 26.02.2016 № 17-3/В-76 специалисты Минтруда России указали, что в случае выплаты пособий по временной нетрудоспособности с нарушением требований законодательных и иных нормативно-правовых актов, либо при отсутствии соответствующих документов, либо на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов указанные суммы не могут являться страховым обеспечением по обязательному социальному страхованию. Следовательно, в этом случае положения п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ не применяются. Напомним, что согласно этой норме суммы больничного не облагаются страховыми взносами.
Если возник спор с контролерами из фондов, решать его придется в суде. К счастью, арбитражная практика на стороне компаний. Так, Верховный суд в Определении от 28.12.2016 № 305-КГ16-17521 констатировал следующее. Действующим законодательством не предусмотрена повторная выдача листков нетрудоспособности взамен утраченных. У компании имелись ответы медицинских учреждений, содержащие сведения о выданных листках нетрудоспособности (с указанием их серий и номеров), ФИО работников, которым были выданы листки нетрудоспособности, периодов болезни, а также были и копии корешков листков временной нетрудоспособности. При таких обстоятельствах суд решил, что произведенные расходы на выплату пособий подлежат возмещению.
Аналогичные выводы содержатся в постановлениях АС Волго-Вятского округа от 25.08.2015 № Ф01-3248/2015, Уральского округа от 15.09.2014 № Ф09-6381/14.
Таким образом, в случае утраты организацией листков временной нетрудоспособности подтвердить факт наступления болезни и правомерность оплаты больничного можно и иными документами.
Ситуация третья: больничный выдан в день, который уже отработан
Допустим, сотрудник отработал полностью рабочий день. Дома он почувствовал себя плохо и вызвал врача, который открыл ему в этот же день больничный лист. Получается, что работник одновременно имеет право на оплату рабочего дня и получение за этот же день пособия по временной нетрудоспособности. Что же компания должна выплатить работнику: зарплату или пособие?
К сожалению, однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Это подтвердили и специалисты отделения ФСС России по Республике Саха. Вот что они сообщили.
С одной стороны, если заболевший работник отработал день, в табеле учета рабочего времени проставлена отметка «Я» (явка) и количество отработанных часов. Напомним, что согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Выходит, этот день должен быть оплачен. Ведь заработная плата выплачивается сотруднику за фактически отработанное время (ст. 22 ТК РФ). Следовательно, пособие на него не начисляется.
С другой стороны, в ч. 1 ст. 6 Закона № 255-ФЗ сказано, что пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за весь период болезни. При этом основанием для начисления пособия является листок нетрудоспособности (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Значит, работодатель обязан оплатить день, в котором открыт больничный лист.
Отметим, что гражданам, обратившимся за медицинской помощью после окончания рабочего времени, по их желанию дата освобождения от работы в больничном листе может быть указана со дня, следующего за днем обращения в медицинское учреждение (п. 15 Порядка выдачи больничных). Как видите, это не является обязательным требованием. Следовательно, если листок нетрудоспособности работнику открыт в полностью отработанный им день, то это не будет считаться нарушением порядка выдачи больничных листков.
Исходя из вышеизложенного, специалисты фонда пришли к следующему выводу. За полностью отработанный сотрудником рабочий день организация обязана начислить зарплату. Пособие по временной нетрудоспособности в этом случае не начисляется.
На наш взгляд, данный вопрос должен решаться путем договоренности между работником и работодателем. Ведь и зарплата, и оплата первого дня болезни осуществляются за счет средств работодателя. Обратите внимание: если будет принято решение о выплате работнику за первый день болезни зарплаты, то, по нашему мнению, три дня больничного, оплачиваемого за счет средств работодателя, нужно будет отсчитывать со следующего дня.
Ситуация четвертая: пересекающиеся больничные
На практике нередко встречается следующая ситуация. Допустим, работник заболел гриппом и взял больничный. В период болезни он сломал ногу, в связи с чем ему был открыт второй больничный лист уже по другому основанию. После полного выздоровления он принес в бухгалтерию два листка временной нетрудоспособности с пересекающимися датами. Как в этом случае следует выплачивать пособие?
Ответ на этот вопрос дали специалисты Астраханского отделения ФСС России. За одни и те же дни болезни начислить сразу два пособия нельзя. Поэтому при наложении периода болезни по одному больничному на время заболевания по другому больничному пособие выплачивается следующим образом.
Первый больничный лист оплачивается полностью, а второй — со дня, следующего за днем закрытия первого листка временной нетрудоспособности. Например, период болезни по первому листу с 8 по 18 марта, а по второму — с 15 по 26 марта. Пособие по первому листку оплачивается за первые три дня (8, 9,10 марта) работодателем, а остальные дни (до 18 марта) — за счет средств ФСС России. По второму листку период с 15 по 18 марта не оплачивается, так как он уже вошел в расчет по первому листку, пособие выплачивается с 19 по 26 марта (первые три дня за счет работодателя, последующие дни за счет средств ФСС России).
Ситуация пятая: больничный совместителя
Определенные трудности возникают и с оплатой листков временной нетрудоспособности, которые приносят работники-совместители.
По общему правилу если работник на момент наступления болезни трудится у нескольких работодателей и в двух предшествующих календарных годах работал у них же, то пособие ему полагается по всем местам работы (ч. 2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). То есть каждый работодатель должен оплатить работнику больничный лист исходя из заработка, полученного по конкретному месту работы.
Для этого гражданин должен получить в медицинском учреждении два больничных листка. В пункте 58 Порядка выдачи больничных сказано, что врач при заполнении своего раздела в строке «По совместительству» должен проставить галочку и указать номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы.
Ни в коем случае не допускается оплата копии листка временной нетрудоспособности. На это обратили внимание в своих разъяснениях специалисты Тверского отделения ФСС России. К примеру, если совместитель принес для оплаты копию больничного, в котором указано основное место работы, то пособие ему не выплачивается. В такой ситуации копия больничного может выступать только для подтверждения уважительной причины отсутствия сотрудника на работе по совместительству. В письме от 28.10.2011 № 14-03-18/1512956 специалисты ФСС России разъяснили, что листок временной нетрудоспособности выполняет двойную функцию — является финансовым документом, служащим основанием для назначения и выплаты пособий, и удостоверяет факт болезни граждан, подтверждая их временное освобождение от работы. Если на момент временной нетрудоспособности гражданин работает у нескольких работодателей, подтвердить уважительность причины его отсутствия на работе по совместительству можно копией листка нетрудоспособности, заверенной работодателем по основному месту работы.
Есть некоторые особенности в порядке расчета пособий совместителю. Такой работник может сам выбрать, по какому месту работы (основному или по совместительству) он будет получать пособие. Если, к примеру, гражданин решит получать пособие там, где он трудится по совместительству, то он по основному месту работы должен взять справку о том, что пособие ему не назначалось. Также в этой справке должна быть указана сумма заработка работника. В этом случае работодатель, у которого работник трудится по совместительству, включает в расчет пособия выплаты работника, полученные у других работодателей. Такие рекомендации дали специалисты ФСС России в письме от 08.07.2011 № 14-02-01/15-6179Л.
Ситуация шестая: срок оплаты больничного
Еще один вопрос, который возникает у компаний, — можно ли оплатить работнику больничный лист, если он принес листок нетрудоспособности спустя полгода после окончания болезни?
Нет, такой листок временной нетрудоспособности компания не оплачивает. Так считают специалисты Астраханского отделения ФСС России. Обоснование следующее.
Согласно ч. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ пособие назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня выздоровления. В более поздние сроки за пособием придется обращаться в территориальное отделение ФСС России и только при наличии уважительных причин (ч. 3 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). Если у работника они есть, пособие ему будет оплачено. Перечень уважительных причин приведен в приказе Минздравсоцразвития России от 31.01.2007 № 74.
Ситуация седьмая: поддельный больничный
Если у организации есть сомнения в подлинности листка временной нетрудоспособности, который принес работник, то необходимо обратиться в свое территориальное отделение ФСС России с соответствующим запросом. К нему следует приложить листок временной нетрудоспособности, который вызывает сомнения.
Но учтите, пока не доказано, что работник предоставил поддельный больничный, вы должны выплатить ему пособие. Напомним, срок оплаты листка временной нетрудоспособности составляет десять календарных дней с момента его предъявления (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Если потом окажется, что больничный был поддельным, суммы выплаченного пособия удерживаются в размере не более 20% с суммы, причитающейся работнику при каждой последующей выплате пособия либо его зарплаты. При увольнении работника оставшаяся задолженность взыскивается через суд (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Ситуация восьмая: больничный по уходу за ребенком
На практике часто встречается следующая ситуация. Работник принес в бухгалтерию больничный лист по уходу за ребенком. Однако официально в браке он не состоит (у него гражданская жена) и своих детей у него нет. То есть он заболевшему ребенку не является ни отцом, ни отчимом. Врач при оформлении больничного листка проставил код 42 (родственная связь). Подлежит ли оплате такой больничный?
Разъяснения по этому вопросу дали специалисты Тверского отделения ФСС России. Они указали следующее.
Согласно п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона № 255-ФЗ одним из случаев обеспечения пособием по временной нетрудоспособности является необходимость осуществления ухода за больным членом семьи. При этом Закон № 255-ФЗ не конкретизирует, кто в целях получения такого пособия относится к членам семьи.
Чтобы решить этот вопрос, необходимо обратиться к положениям Семейного кодекса. Так, в ст. 2 СК РФ сказано, что членами семьи признаются супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные, в предусмотренных семейным законодательстве случаях другие родственники и иные лица. По мнению специалистов фонда, системное толкование положений Семейного кодекса позволяет включить в понятие членов семьи лиц, связанных взаимными правами и обязанностями, вытекающими из брака, родства или усыновления. Так, к членам семьи можно отнести бабушек, дедушек, внуков, братьев и сестер, отчимов и мачех, падчериц и пасынков (ст. 15 СК РФ). Отметим, что пасынками и падчерицами являются неусыновленные дети супруга. Соответственно, отчим и мачиха — это не усыновившие ребенка супруги родителя (п. 29 постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 № 9).
Гражданский брак (фактическое совместное проживание лиц) не порождает юридически значимых прав и обязанностей, которые предусмотрены для супругов. Это связано с тем, что супругами являются лица, вступившие в законный брак (п. 2 ст. 1 и ст. 10 СК РФ). В Определении Конституционного суда РФ от 24.09.2013 № 1377-О прямо сказано, что закон не признает незарегистрированный брак. Поэтому ребенок гражданской жены не может считаться пасынком (падчерицей) по отношению к гражданскому мужу. Следовательно, отношения родства между гражданским мужем и ребенком гражданской жены отсутствуют.
Из приведенных норм следует, что ребенок гражданской жены не является членом семьи гражданского мужа. Таким образом, у него нет права на получение пособия по уходу за ребенком.
Специалисты фонда также отметили, что врач, оформивший листок временной нетрудоспособности, допустил ошибку. Он не имел права в строке «Родственная связь» проставлять код 42. Данный код указывается только в тех случаях, когда больничный выдается не родителю (опекуну, попечителю), а иному родственнику, фактически осуществляющему уход за больным членом семьи (п. 58 Порядка выдачи больничных). Получается, что в рассматриваемой ситуации листок временной нетрудоспособности был выдан с нарушением действующего порядка, поэтому он не оплачивается.