Экономическая обоснованность внедрения ИТ- проектов

Информационные технологии позволяют повысить эффективность управления. Как обосновать экономические эффекты таких ИТ-проектов и каковы реальные выгоды их реализации? Опытом делится Наталья Сапогова, руководитель направления по оптимизации процессов казначейства АО «ОМК».

Проекты по информационным технологиям может инициировать любое заинтересованное подразделение компании.

Решение об открытии ИТ-проекта принимается созданным в компании специальным коллегиальным органом — комитетом по информационным технологиям, который собирается по мере поступления заявок на открытие проекта. С этой целью в компании разработаны определенные критерии идентификации ИТ-проектов. Если заявка им соответствует, она идет на рассмотрение комитета по ИТ.

Одним из важных критериев принятия положительного решения является обоснование эффектов, которые должен заявить инициатор и предварительно согласовать их с дирекцией по экономике и финансам. При положительном решении комитета открывается предпроект, в рамках которого уточняются эффекты и расcчитываются затраты на реализацию проекта. После завершения предпроекта решение об открытии проекта повторно выносится на комитет по ИТ, который принимает окончательное решение в основном на основании двух критериев: NPV (чистый дисконтированный доход) и срока окупаемости.

Бывают ситуации, когда денежные расходы на реализацию проекта превышают потенциальные денежные эффекты от его реализации. Тем не менее положительное решение может быть принято по другим критериям, например по причине позитивного влияния проекта на имидж компании или значительного снижения рисков.

Единый формат для обоснования экономических эффектов был разработан департаментом по экономике и финансам. Обоснование включает название показателя, его значения (базовое и постпроектное), их обоснование и сам расчет экономического эффекта. Показатели разрабатывает инициатор проекта. У каждого могут быть свои уникальные показатели, но при этом есть и универсальные, например трудозатраты на проведение операций.

Рассмотрим для примера результаты некоторых из реализованных в компании проектов.

Для обоснования экономического эффекта ИТ-проекта нужно получить поддержку бизнеса

При подтверждении эффектов в проекте «Тираж ИС Казначейство» использовались следующие показатели:

• сокращение трудозатрат казначейства;

• снижение остатков на счетах;

• снижение риска денежных потерь;

• сокращение суммы просроченной дебиторской задолженности;

• сокращение времени на контроль состояния заявок на платеж (ЗНП) у инициаторов платежей и т.д.

Универсальный показатель типа «Трудозатраты» выражается в эквиваленте полной занятости (ЭПЗ), который подтверждается дирекцией по персоналу либо руководителями соответствующих подразделений.

Для обоснования базового значения необходима ссылка на источник текущего значения показателя — отчет или профильную службу, предоставившую информацию. Например, базовое значение показателя «Остатки на счетах» подтверждается расчетом средних остатков за год. А чтобы обосновать постпроектный показатель, нужно описать логику получения его улучшенного значения по сравнению с базовым при изменении процессов. В качестве примера приведу показатель «Время на контроль состояния заявок на платеж (ЗНП) у инициаторов платежей».

После «Тиража ИС Казначейство» перешли на электронный документооборот, и у инициаторов платежа появилась возможность отслеживать свои платежи в режиме онлайн, в том числе раньше, чем в учетных системах видеть номера платежных поручений, возвраты платежей из банка, причины отклонений ЗНП. Эффект был рассчитан исходя из логики, что у инициаторов возникают вопросы по статусу 30% платежей, и на выяснение судьбы каждого платежа они тратили пять минут, а после реализации проекта — только одну минуту. Такой эффект был подтвержден директором по закупкам.

Пример формата предоставления информации по обоснованию экономического эффекта проекта приведен в таблице.

Для обоснования необходимо выполнить два условия:

• изучить существующие бизнес-процессы и понимать, как они изменятся после внедрения информационных технологий;

• заручиться поддержкой бизнеса в части подтверждения эффектов, что на практике бывает сделать не так уж просто.

Приведенные эффекты — не самые большие в денежном выражении.

Автоматизация платежного календаря повысила точность планирования привлечения кредитов и размещения депозитов

Самый существенный эффект был получен в результате автоматизации платежного календаря и внедрения контроля платежей на регламентный срок, который составляет в компании 21 день. Это значит, что за 21 день до проведения платежа в учетной системе должна быть создана заявка на него. Если это невозможно, например, не подписан договор, не приняты к учету документы, то должна быть создана прогнозная заявка на платеж.

Контроль платежа на регламентный срок позволяет видеть в системе денежные расходы на горизонте 21 день. Поступления денежных средств от покупателей в этом же периоде также отражаются в платежном календаре.

Внедрение платежного календаря постепенно привело к увеличению точности планирования. При этом появилась возможность понимать с высокой долей вероятности, на какой срок необходимо привлекать кредиты и размещать депозиты. Зная условия кредитной или депозитной сделки, можно с наименьшими трудозатратами получить самые лучшие условия на рынке, используя метод конкурентной торговли с банками. Такой подход позволил:

• сократить ставки по кредитам;

• повысить ставки по депозитам.

Нам удалось также обосновать плановое и фактическое значение всех заявленных эффектов.

Конечно, без автоматизации платежного календаря мы могли бы организовать похожий процесс планирования платежей и поступлений, но, учитывая количество обслуживаемых юрлиц (более 30), количество платежей (более 10 000 в месяц — только исходящие платежи) и поступлений, процесс планирования платежного календаря был бы очень трудоемким. Нам пришлось бы тратить огромные ресурсы на его поддержание в актуальном состоянии, что оказало бы влияние и на точность прогнозирования, и на оперативность предоставления данных, и на своевременность их обработки.

При этом процесс управления ликвидностью компании был бы не оптимальным, поскольку, скорее всего, использовались бы более длительные сроки кредитования и при этом были бы свободные средства, которые размещались бы в банках под низкую ставку.

Сейчас, благодаря автоматизации процесса формирования платежного календаря, с большой долей вероятности:

• казначеи компании знают, когда, сколько и на какой срок привлекать кредит или размещать депозит;

• параллельно исследуется рынок и находятся самые оптимальные условия для каждой из сделок. И все это с разумными трудозатратами.

Обоснование экономического эффекта по проекту (таблица)