Между работодателем и работником помимо трудовых отношений могут складываться и арендные отношения. Например, когда организация по договору аренды берет за плату во временное пользование у работника принадлежащее ему имущество — квартиру, автомобиль, компьютер и т.д. Рассмотрим порядок документального оформления таких операций, а также порядок отражения в бухгалтерском и в налоговом учете доходов, причитающихся работнику по такому договору аренды.
По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату). Порядок, условия и сроки ее внесения определяются договором аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ).
Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, делать за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Капитальный ремонт, если иное не предусмотрено законодательством или условиями договора аренды, — это обязанность арендодателя (п. 1 ст. 616 ГК РФ).
В ситуации, когда в качестве арендодателя по договору аренды выступает штатный работник организации, с которым у организации заключен трудовой договор в соответствии с ТК РФ, отношения между ним и организацией, связанные с арендой имущества, под действия ТК РФ не подпадают и регулируются договором аренды и ГК РФ.
Таким образом, выплаты работнику по договору аренды не относятся к оплате труда, определение которой дано в ч. 1 ст. 129 ТК РФ.
Расчет арендных платежей
Рассчитать арендную плату можно исходя из рыночной стоимости полученного имущества и срока его полезного использования. Обоснованной можно считать сумму ежемесячных арендных платежей, незначительно превышающую величину ежемесячной амортизации по данному имуществу. Расчет арендной платы фиксируется в справке бухгалтера, которую можно при необходимости представить при налоговой проверке.
Организация арендует имущество у своего руководителя
На практике бывает, что организация арендует имущество у своего руководителя. Кто в этом случае должен подписывать договор аренды? Может ли это сделать сам руководитель? То есть выступать и арендодателем, и арендатором?
С одной стороны, человек не может заключить договор сам с собой, в том числе как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ). С другой стороны, на законного представителя организации — ее руководителя это требование не распространяется.
В соответствии с требованиями гражданского законодательства РФ организацию в сделках, как правило, представляет ее руководитель, действующий на основании устава. Поэтому организация через своего руководителя может приобретать права и выполнять обязанности. Данный вывод следует из ст. 53, 91 и 103 ГК РФ. Таким образом, руководитель организации, заключая сделки (например договор аренды) от ее имени, не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений. Считается, что договор заключила организация.
Подтверждает такой подход и сложившаяся судебная практика (см., например, Определение ВАС РФ от 19.12.2007 № 14573/07, постановления Президиума ВАС РФ от 11.04.2006 № 10327/05, ФАС Московского округа от 01.02.2008 № КГ-А40/14593-07).
Иными словами, если организация арендует имущество своего руководителя, он может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора.
Документальное оформление аренды
В договоре аренды (образец на с. 50) указывают его предмет, то есть наименование объекта арендуемого имущества, и характеристики, по которым можно его идентифицировать, размер арендной платы, а также порядок и сроки ее перечисления.
Как правило, арендная плата устанавливается в виде фиксированной суммы.
Срок аренды не является существенным условием договора аренды. Даже если его не указывать, будет считаться, что договор заключен на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).
Что касается обязанностей проводить текущий и капитальный ремонт имущества, если их не определить в договоре, они будут распределяться в соответствии с нормами ГК РФ.
Операции, связанные с получением (возвратом) арендованного имущества, а также расходы в виде арендных платежей оформляются первичными учетными документами согласно ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете).
При получении имущества по договору аренды организация составляет и подписывает с работником акт приема-передачи (образец на с. 52). Унифицированной формы такого акта нет, каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает в учетной политике. При этом в акте должны быть указаны все обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
В акте должно быть указано наименование имущества, описание состояния, в котором оно передается, с учетом недостатков и повреждений и отражены его технические характеристики. Можно также перечислить документы, которые арендодатель передает вместе с имуществом.
Обратите внимание!
Составлять акты об оказании арендных услуг нет необходимости, если это прямо не установлено договором (см. письма Минфина России от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559).
Бухгалтерский учет
Арендованный объект основных средств следует принять по акту приемки-передачи и оприходовать на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, установленной договором аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Расходы по аренде имущества, используемого для производства и реализации товаров, продукции, работ, услуг, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н). Они признаются ежемесячно на последнюю дату текущего месяца аренды в сумме, установленной договором (п. 6.1, 16, 18 ПБУ 10/99), и оформляются бухгалтерской справкой либо иным документом, составление и подписание которого предусмотрены условиями договора аренды (например, акт об оказании услуг по предоставлению в аренду). В любом случае данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете.
Для расчетов по договору аренды с арендодателем-работником можно применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами (Инструкция по применению Плана счетов).
Сумма причитающейся к уплате арендной платы отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 20 «Основное производство» (44 «Расходы на продажу» или иного счета учета затрат на производство) в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». То есть сумма арендной платы относится на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника
В учете делается запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73 (76)
— отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).
При выплате работнику арендной платы делается запись по дебету счета 73 или счета 76 и кредиту счета 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».
По окончании срока аренды стоимость арендованного имущества списывается с баланса на основании акта приемки-передачи арендованного имущества записью кредит 001.
НДФЛ
Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его доходом, облагаемым НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник налоговым резидентом РФ или нет, НДФЛ удерживается по ставке 13 или 30% (ст. 224 НК РФ).
Организация как налоговый агент обязана удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть НДФЛ следует удержать при фактической выплате работнику арендной платы и одновременно перечислить удержанную сумму в бюджет.
Страховые взносы
Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ.
Арендная плата за временное владение и пользование имуществом, выплачиваемая физическому лицу (в том числе работнику организации) по гражданско-правовому договору (договору аренды), не относится к объекту обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование. Сказанное следует из п. 4 ст. 420 НК РФ, согласно которому выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности, и договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не облагаются страховыми взносами.
Не облагаются вознаграждение, выплачиваемое физическому лицу по договору аренды (арендная плата), и взносы «на травматизм». Лица, подлежащие обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также объект обложения данными страховыми взносами определяется в соответствии с Федеральным законом от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Такой предмет гражданско-правового договора, как временное владение и пользование имуществом, не предусмотрен п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 названного закона.
Важно!
Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Сказанное следует из положений ст. 143 НК РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10.02.2004 № 04-04-06/21.
Налог на имущество также не уплачивается, так как арендованное личное имущество сотрудника не является собственностью организации.
Но даже если компания выкупила бы у работника любое движимое имущество, рассчитывать с его стоимости налог не придется (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ).
Налог на прибыль
Платежи за аренду основного средства являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника, несет организация-арендатор (если в договоре не предусмотрено иное).
Так, если организация арендует у сотрудника мобильный телефон, в состав расходов, уменьшающих прибыль, можно включить оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления данные расходы признаются на последнюю дату отчетного периода независимо от времени фактической выплаты денежных средств арендодателю (п. 1, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе арендные платежи за истекший период признаются расходами только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример
В январе организация заключила договор аренды с сотрудником с 1 февраля по 31 июля 2017 г., предметом которого является личный компьютер сотрудника. Компьютер используется в производственных целях. Стоимость компьютера по соглашению сторон — 35 000 руб. Ежемесячная арендная плата за компьютер — 1200 руб. Налог на прибыль организация начисляет ежеквартально.
При расчете налога на прибыль в течение действия договора аренды, налоговая база по налогу на прибыль ежемесячно уменьшается на 1200 руб.
Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и «на травматизм» не начисляются.
В учете необходимо сделать следующие проводки:
В феврале:
Дебет 001
— 35 000 руб. — принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче).
Ежемесячно с февраля по июль включительно:
Дебет 20 Кредит 73 (76)
— 1200 руб. — списана арендная плата за пользование личным компьютером сотрудника;
Дебет 73 (76) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 156 руб. (1200 руб. × 13%) — удержан НДФЛ;
Дебет 73 (76) Кредит 50
— 1044 руб. (1200 руб. – 156 руб.) — выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях.
Налог, уплачиваемый в связи с применением УСН
Организации на УСН, которые платят налог с доходов, не уменьшают налоговую базу на сумму арендных платежей. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Организации на УСН, которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, могут включать в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:
— суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
— затраты на оплату услуг связи (если организация арендовала мобильный телефон) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Затраты признаются при расчете налога только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).