Трудовое законодательство в некоторых ситуациях обязывает работодателей следить за здоровьем своих работников. Для этих целей работники компании должны проходить медицинские осмотры. Мы расскажем, на какие сферы бизнеса распространяется такое требование, а также, как учитываются расходы на проверку здоровья сотрудников.
Требования закона
В силу ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда. Конкретный перечень таких обязанностей установлен в ст. 212 ТК РФ. Среди прочего работодатель должен организовывать в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, проведение за свой счет:
— обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров;
— других обязательных медицинских осмотров;
— обязательных психиатрических освидетельствований работников, в том числе по их просьбе, в соответствии с медицинскими рекомендациями;
— внеочередных медицинских осмотров.
Более того, без прохождения обязательных медицинских осмотров и освидетельствований работники не допускаются к исполнению своих трудовых обязанностей.
На время прохождения работниками указанных осмотров и освидетельствований за ними сохраняется место работы и средний заработок.
В свою очередь, работник обязан проходить обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры, внеочередные медицинские осмотры по направлению работодателя в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 214 ТК РФ).
Нет осмотра — нет работы
Давайте посмотрим, для работников каких компаний наличие медицинского осмотра является обязательным. Для этих целей обратимся к положениям ст. 213 ТК РФ. В ней сказано, что обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года — ежегодные) медицинские осмотры должны проходить работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, в том числе на подземных работах, а также на работах, связанных с движением транспорта. В соответствии с медицинскими рекомендациями указанные работники проходят внеочередные медицинские осмотры.
В этой же норме Кодекса упомянуты и работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений. Они также должны проходить указанные медицинские осмотры. Отметим, что обязанность прохождения медицинских осмотров работниками, занятыми на работах, которые связаны с изготовлением и оборотом пищевых продуктов, оказанием услуг в сфере розничной торговли пищевыми продуктами, материалами и изделиями и сфере общественного питания и при выполнении которых происходят непосредственные контакты работников с пищевыми продуктами, материалами и изделиями, установлена в ст. 23 Федерального закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов».
Кроме того, согласно все той же ст. 213 ТК РФ для отдельных категорий работников могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлен в приложении к приказу Минфина России от 15.12.2014 № 835н. Время прохождения указанных медицинских осмотров включается в рабочее время.
Работники, осуществляющие отдельные виды деятельности, в том числе связанной с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающие в условиях повышенной опасности, проходят обязательное психиатрическое освидетельствование не реже одного раза в пять лет.
Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ для отдельных категорий работников медицинскими осмотрами может предусматриваться проведение химико-токсикологических исследований наличия в организме человека наркотических средств, психотропных веществ и их метаболитов.
В случае необходимости по решению органов местного самоуправления у отдельных работодателей могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медицинских осмотров.
Как мы уже сказали, все вышеназванные медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования производятся за счет средств работодателя.
Отсутствие осмотра
Если гражданин, поступающий на работу, не прошел обязательный предварительный медосмотр или отказался от его прохождения, или в результате осмотра на основании медицинского заключения у него были выявлены медицинские противопоказания для работы по определенной должности, работодатель обязан отказать ему в приеме на данную должность.
Если же работник отказывается от прохождения периодических медосмотров, работодатель должен отстранить его от работы в силу ст. 76 ТК РФ. Кроме этого, за несоблюдение трудовой дисциплины работника нужно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.
При выявлении противопоказаний медицинским заключением может быть рекомендовано перевести работника временно или постоянно на другую должность, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. В случае отказа его придется уволить в соответствии с п. 8 ст. 77 ТК РФ.
За допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения обязательных медицинских осмотров работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ. Штраф за такое нарушение составляет:
— для компании — от 110 000 до 130 000 руб.;
— для должностного лица организации — от 15 000 до 25 000 руб.
Главный документ
В настоящее время порядок проведения медицинских осмотров регулируется приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» (далее — приказ № 302н).
В приложении 1 к приказу № 302н установлен перечень вредных или опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры или обследования. К каждому фактору прилагается список специалистов, которые должны осмотреть работника, какие исследования нужно провести, какие есть ограничения по здоровью для выполнения данной работы, и периодичность осмотров. А в приложении 2 указаны собственно работы, при которых требуются предварительные и периодические медосмотры.
Порядок проведения медосмотров установлен в приложении 3. Обратите внимание: этот порядок един для всех категорий работников. Рассмотрим его подробнее.
Предварительные и периодические осмотры проводятся медицинскими организациями любой формы собственности, имеющими право на проведение предварительных и периодических осмотров, а также на экспертизу профессиональной пригодности. Как мы уже сказали, обязанности по организации проведения предварительных и периодических осмотров работников возлагаются на работодателя. А вот ответственность за качество осмотра — на медицинскую организацию.
Направление на медосмотр
Предварительные осмотры проводятся при поступлении на работу на основании направления на медицинский осмотр Его выдает работодатель лицу, поступающему на работу. Направление заполняется на основании утвержденного работодателем списка контингентов, и в нем указывается:
— наименование компании;
— форма собственности и вид экономической деятельности по ОКВЭД;
— наименование медицинской организации, фактический адрес её местонахождения и код по ОГРН;
— вид медицинского осмотра (предварительный или периодический);
— ФИО лица, поступающего на работу, или работника, а также дата его рождения;
— где именно будет трудиться работник;
— наименование должности, профессии или вида работы;
— вредные или опасные производственные факторы, а также вид работы в соответствии с утвержденным работодателем контингентом работников, подлежащих предварительным или периодическим осмотрам.
Направление выдается лицу, поступающему на работу, или работнику под роспись. Выданные направления нужно учитывать, к примеру, в специальном журнале.
Предварительный осмотр
Для прохождения предварительного осмотра лицо, поступающее на работу, представляет в медицинскую организацию следующие документы:
— направление;
— паспорт;
— паспорт здоровья работника (при наличии);
— в случаях, предусмотренных законодательством РФ, — решение врачебной комиссии, проводившей обязательное психиатрическое освидетельствование.
Медицинское учреждение оформляет на лицо, проходящее предварительный осмотр, медицинскую карту амбулаторного больного и паспорт здоровья работника, если он ранее не оформлялся. Паспорту здоровья присваивается номер и указывается дата его заполнения. На каждого работника ведется один паспорт здоровья.
В период проведения осмотра паспорт здоровья хранится в медицинской организации. По окончании осмотра паспорт здоровья выдается работнику на руки.
Предварительный осмотр считается завершенным в случае осмотра лица, поступающего на работу, всеми врачами-специалистами, а также выполнения полного объема лабораторных и функциональных исследований.
По окончании предварительного осмотра составляется заключение в двух экземплярах: один выдается лицу, поступающему на работу, или работнику, а второй приобщается к медицинской карте амбулаторного больного.
У работодателей зачастую возникает вопрос: а нужно ли направлять соискателя на должность на медосмотр, если у него уже есть заключение о его здоровье? Ответ на этот вопрос дали специалисты Роструда в письме от 12.05.2017 № ПГ/08696-03-3. Вот что они сообщили.
В случае наличия гражданско-правового договора между работодателем и медицинской организацией возможно получение работником, ранее проходившим предварительный медицинский осмотр в этой организации, заключения о прохождении предварительного медицинского осмотра без повторного его прохождения при условии неистечения предусмотренного срока периодичности прохождения медицинских осмотров. Получается, что компания все же должна направить работника на медосмотр, но медицинская организация может выдать заключения без прохождения всех врачей и исследований.
А вот специалисты Минтруда России придерживаются более жесткой позиции. По их мнению, если работник уволился, а потом нанимается обратно в ту же компанию, то ему снова придется проходить предварительный медосмотр (письмо от 28.04.2017 № 15-2/ООГ-1224). Никаких поблажек трудовое ведомство для этого случая не делает.
Периодические осмотры
Частота проведения периодических осмотров зависит от типов вредных и (или) опасных производственных факторов, воздействующих на работника, или видов выполняемых работ. Конкретные сроки, не реже которых работники должны проходить такие осмотры, названы в перечне факторов (приложение 1) и перечне работ (приложение 2). Исключение сделано для работников в возрасте до 21 года. Они должны проходить медосмотр ежегодно.
Периодические осмотры проводятся по спискам, разработанным на основании контингентов работников, подлежащих периодическим осмотрам, с указанием вредных или опасных производственных факторов, а также вида работы. Эти списки в 10-дневный срок передаются в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного санитарно-эпидемиологического надзора по фактическому месту нахождения работодателя. Органы, уполномоченные на осуществление указанного надзора, перечислены в п. 3 Положения о федеральном государственном санитарно-эпидемиологическом надзоре, утвержденном постановлением Правительства РФ от 05.06.2013 № 476.
Перед проведением периодического осмотра работодатель обязан вручить работнику направление на периодический медицинский осмотр. После того, как работник прошел всех врачей-специалистов и сделал все лабораторные и функциональные исследования, медицинское учреждение оформляет соответствующее заключение. Данные о прохождении медицинских осмотров подлежат внесению в личные медицинские книжки.
На основании результатов периодического осмотра определяется принадлежность работника к одной из диспансерных групп, с последующим оформлением в медкарте и паспорте здоровья рекомендаций по профилактике заболеваний, в том числе профессиональных заболеваний, а при наличии медицинских показаний — по дальнейшему наблюдению, лечению и реабилитации.
В случае выявления врачом-психиатром или наркологом лиц с подозрением на наличие медицинских противопоказаний, соответствующих профилю данных специалистов, к допуску на работы с вредными или опасными производственными факторами, а также к работам, при выполнении которых обязательно проведение предварительных и периодических медицинских осмотров работников, указанные лица направляются для освидетельствования во врачебной комиссии.
Если у врачей есть подозрения о наличии у работника профессионального заболевания, медицинская организация выдает работнику направление на экспертизу, а также оповещает об этом факте компетентные органы. Также на экспертизу отправится человек, если медики не смогут точно определить, позволяет ему здоровье работать в данной организации или нет.
По итогам проведения осмотров медицинская организация не позднее чем через 30 дней после завершения периодического медицинского осмотра обобщает его результаты и составляет заключительный акт, один экземпляр которого направляется работодателю.
Обратите внимание: медицинская организация, с которой работодатель не пролонгировал договор на проведение предварительных или периодических осмотров работников, по письменному запросу работодателя обязана передать по описи медицинские карты работников в медицинскую организацию, с которой работодатель в настоящий момент заключил соответствующий договор.
Налог на прибыль
В соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией, учитываются расходы на обеспечение нормальных условий труда. При этом указанные расходы должны соответствовать положениям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Как мы уже сказали, обеспечение безопасных условий труда входит в обязанности работодателя (ст. 212 ТК РФ). При этом обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры проводятся на счет средств работодателя (ст. 213 ТК РФ).
Таким образом, расходы на медосмотры работников являются экономически обоснованными.
С такой позицией согласен и Минфин России (письма от 19.11.2015 № 03-03-07/67078, от 10.09.2015 № 03-03-06/52289, от 27.05.2015 № 03-03-06/1/30407, от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44840). Причем учесть в расходах можно затраты на предварительный медосмотр работников, даже если по результатам обследования претенденты на рабочие место не будут приняты. Это подтвердили финансисты в письме от 06.10.2009 № 03-03-06/1/648.
На практике возможна ситуация, когда работники сами оплачивают стоимость медицинских осмотров, а компания потом возмещает им понесенные расходы. По мнению Минфина России, в этом случае затраты на возмещение работникам организации стоимости оплаченных ими за свой счет обязательных медицинских осмотров на основании представленных ими документов учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (письмо от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84).
НДФЛ
Оплата работодателем проведения обязательных медицинских осмотров работников, обусловленных требованиями ТК РФ, не может быть признана экономической выгодой работников, так как указанная оплата необходима для обеспечения деятельности компании. Поэтому суммы оплаты работодателем обязательных медицинских осмотров указанных работников не подлежат обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44840).
Не нужно удерживать НДФЛ и со стоимости проезда к месту проведения медицинских осмотров. Об этом специалисты Минфина России сообщили в письме от 20.12.2011 № 03-04-06/6-349. В нем была рассмотрена следующая ситуация.
Согласно коллективному договору компания выплачивала работникам средний заработок за время прохождения обязательных медицинских осмотров как в рабочее, так и во внерабочее время, оплачивала стоимость проезда к соответствующему медицинскому учреждению. Кроме того, в случаях, когда это учреждение находилось на значительном удалении от места жительства работников, компания оплачивала стоимость проживания работника.
Финансисты отметили, что оплата обязательных медосмотров производится за счет средств работодателя. Для целей налогообложения доходом является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).
Если медицинские учреждения, в которых проводятся осмотры работников, расположены удаленно от их места жительства, то оплата работодателем проезда и проживания работников в месте проведения обязательных медицинских осмотров не может быть признана экономической выгодой работников, так как прохождение таких осмотров является обязанностью каждого работника. Поэтому оплата проезда и проживания НДФЛ не облагается.
А нужно ли удерживать НДФЛ в ситуации, когда работник сам оплачивает медицинские осмотры, а работодатель возмещает ему понесенные расходы?
В письме от 08.02.2018 № 03-15-06/7527 специалисты Минфина России указали, что оплата предварительных медицинских осмотров работников за счет собственных средств работников с последующим возмещением таких расходов работодателем в ст. 213 ТК РФ не предусмотрена.
Согласно п. 10 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг, в частности, своим работникам, и оставшиеся в распоряжении работодателей после уплаты налога на прибыль. Указанные доходы освобождаются от налогообложения в случае безналичной оплаты работодателями медицинским организациям расходов на оказание медицинских услуг налогоплательщикам, а также в случае выдачи наличных денежных средств, предназначенных на эти цели, непосредственно налогоплательщику или зачисления средств, предназначенных на эти цели, на счета налогоплательщиков в банках.
Следовательно, в случае соблюдения данных условий суммы возмещения компанией стоимости медицинских услуг, оказанных ее работникам (в данном случае — проведение медосмотров), не подлежат обложению НДФЛ. Получается, что организация не должна удерживать НДФЛ только в том случае, когда соответствующие затраты не включены в состав расходов при расчете налога на прибыль.
Но, как мы уже неоднократно отмечали, обязанность по оплате прохождения предварительных медосмотров возложена законодательно на работодателя. При этом ни Трудовой кодекс, ни Налоговый кодекс не содержат ограничений в части способа оплаты стоимости медицинского осмотра (перечисление средств непосредственно медицинскому учреждению или возмещение работнику понесенных им затрат в связи с прохождением медосмотра). И если будущий работник оплатил прохождение медицинского осмотра за свой счет, то указанная оплата подлежит компенсации со стороны работодателя (Апелляционное определение Мурманского областного суда от 05.06.2013 № 33-1940-2013, решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2012 по делу № 2-4957/2012).
Таким образом, возмещение организацией работникам стоимости проведения их медицинских осмотров, обусловленных требованиями трудового законодательства, не может быть признана доходом работников, так как это необходимо для обеспечения деятельности компании, и, соответственно, не может являться объектом налогообложения по НДФЛ.
Отметим, что ранее Минфин России разъяснял, что в ситуации, когда работодатель возмещает работникам их затраты на обязательный медосмотр, дохода у работника не возникает, так как обязательный медосмотр проводится в интересах работодателя, а не работника (письмо от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84). При этом ни о каких условиях тогда речь не шла.
На наш взгляд, п. 10 ст. 217 НК РФ, на который сослались финансисты в письме от 08.02.2018 № 03-15-06/7527, не имеет отношения к ситуации, когда работодатель возмещает понесенные работником расходы на медосмотр. Данная норма будет действовать только в том случае, если работники проходят необязательные медосмотры.
Страховые взносы
Оплата работодателем стоимости предварительного или периодического медосмотра работников или претендентов на работу не облагается страховыми взносами на основании п. 1 ст. 420 НК РФ. Ведь в такой ситуации работодатель не производит никаких выплат в пользу работников. Расчеты происходят между организациями (работодателем и медицинским учреждением). С таким подходом согласны и специалисты Минфина России (письмо от 08.02.2018 № 03-15-06/7527).
Проблемы могут возникнуть в ситуации, когда компания компенсирует работникам расходы на проведение медосмотра. В письме от 08.02.2018 № 03-15-06/7527 финансисты указали, что подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ содержит исчерпывающий перечень законодательно установленных компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами.
Возмещаемые компанией своим работникам суммы расходов работников по оплате медицинских осмотров не являются компенсационными выплатами, предусмотренными в ТК РФ. Значит, такие компенсации должны облагаться страховыми взносами.
Противопоставить такой фискальной позиции можно постановления АС Поволжского округа от 27.01.2016 № Ф06-4898/2015 по делу № А65-11279/2015 и АС Уральского округа от 23.09.2014 № Ф09-6044/14.
Арбитры указали, что возмещение работнику стоимости прохождения медосмотра является законодательно установленной компенсационной выплатой, связанной с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, и не подлежит обложению страховыми взносами. Кроме того, компенсация затрат на прохождение обязательного предварительного медосмотра не является объектом обложения страховыми взносами, так как не носит характера вознаграждения в рамках трудовых отношений, не является выплатой по трудовому или гражданско-правовому договорам, не является поощрительной или стимулирующей выплатой.
Следовательно, возмещение работодателем стоимости проведения медосмотров работников, обусловленных требованиями трудового законодательства, не может быть признана доходом работников, так как это необходимо для обеспечения деятельности компании, и, соответственно, не может являться объектом обложения страховыми взносами.
Бухгалтерский учет
В соответствии с подп. 5, 7 и 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» затраты компании на проведение медицинских осмотров работников принимаются к бухгалтерскому учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности. При этом расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 18 ПБУ 10/99). Датой признания в бухгалтерском учете расходов на проведение медицинских осмотров является день представления заключительного акта медицинской организацией.