С 1 июля 2018 г. трудовые инспекторы должны проверять всех работодателей по специальным проверочным листам (спискам контрольных вопросов), которые в трудовом ведомстве кратко называют «чек-листы». Используя их, работодатели могут подготовиться к проверке трудовой инспекции и устранить имеющиеся недочеты в сфере трудовых отношений с работниками. Кроме того, работодатель может добровольно принять решение о проведении внутреннего трудового контроля, руководствуясь специальной методикой, разработанной Рострудом.
Чек-листы утверждены приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (далее — приказ Роструда № 655). Документ зарегистрирован в Минюсте России 22.01.2018 № 49720, опубликован на официальном интернет-портале правовой информации www.pravo.gov.ru 24.01.2018 и действует с 04.02.2018.
Предмет плановой проверки работодателей ограничивается перечнем вопросов, включенных в проверочный лист (список контрольных вопросов) по конкретной теме.
Таких листов пока утверждено 107, и они охватывают практически все аспекты трудового права, в том числе вопросы охраны труда. Еще 28 проверочных листов находятся в стадии доработки.
Воспользоваться чек-листами могут руководители компаний, специалисты кадровых служб, а также бухгалтеры, которые отвечают за кадровые вопросы.
Структура проверочного листа
Итак, чек-листы — это список критериев (показателей) в тестовой форме.
В общей части каждого такого листа инспектор указывает сведения о проверяющем органе и работодателе, в частности:
— наименование работодателя (ФИО — для индивидуального предпринимателя);
— вид деятельности;
— категория риска деятельности.
В специальной части чек-листа содержится перечень вопросов, отражающих содержание требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении работодателем обязательных требований, составляющих предмет проверки: на эти вопросы отвечает инспектор, причем он обязан строго руководствоваться ими и не выходить за их пределы.
Если требование выполняется, инспектор делает отметку в графе 4 проверочного листа («да»), если не выполняется, отметка ставится в графе 5 («нет»). Если требование не относится к данному работодателю, соответствующая отметка ставится в графе 6.
Категории риска
На основании п. 2 постановления Правительства РФ от 08.09.2017 № 1080 «О внесении изменений в Положение о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» проверочные листы с 1 января 2018 г. должны были применяться при проведении плановых проверок организаций и индивидуальных предпринимателей, отнесенных к категории умеренного риска. Но поскольку приказ Роструда № 655 действует только с 4 февраля 2018 г., именно с этой даты трудовые инспекции были вправе начинать проверки работодателей, отнесенных к категории умеренного риска, по чек-листам. Согласно тому же постановлению Правительства РФ от 08.09.2017 № 1080 с 1 июля 2018 г. трудовые инспекции вправе проверять по проверочным листам всех работодателей.
Перечни работодателей, деятельность которых отнесена к категориям высокого и значительного риска, размещены на сайте Роструда (https://www.rostrud.ru/rostrud/deyatelnost/?CAT_ID=10283).
Отнесена ли организация к категории умеренного риска, можно узнать в Роструде, направив туда соответствующий запрос на основании п. 23 Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875.
Пункт 23 введен в упомянутое Положение постановлением Правительства РФ от 16.02.2017 № 197. Согласно названному пункту по запросу работодателя федеральная инспекция труда предоставляет ему информацию о присвоенной его деятельности категории риска, а также сведения, использованные при отнесении его деятельности к определенной категории риска, в срок, установленный п. 13 Правил отнесения деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и (или) используемых ими производственных объектов к определенной категории риска или определенному классу (категории) опасности, утв. постановлением Правительства РФ от 17.08.2016 № 806 «О применении риск-ориентированного подхода при организации отдельных видов государственного контроля (надзора) и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».
Как работодателю применять проверочные листы
О том, как пользоваться чек-листами для самопроверки, Роструд рассказал в письме от 07.03.2018 № 837-ТЗ. В этом письме, в частности, говорится, что в целях реализации п. 22 и 23 Примерного ведомственного плана мероприятий по снижению производственного травматизма, утв. приказом Минтруда России от 12.02.2018 № 71, Роструд провел ряд мероприятий по внедрению системы добровольного внутреннего контроля (самоконтроля) работодателями соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Эта работа проводилась в соответствии с Методическими рекомендациями для работодателей по добровольному внутреннему контролю (самоконтролю) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденными директором Департамента условий и охраны труда Минтруда России В.А. Коржом 28.12.2016 и одобренными ученым советом ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России (далее — Методические рекомендации; приведены в приложении к письму от 07.03.2018 № 837-ТЗ).
В письме также подчеркивается, что сервис «Электронный инспектор», предлагаемый в Методических рекомендациях для системы внутреннего контроля, размещен на электронном портале «Онлайнинспекция.рф» на сайте Роструда, и его использование наряду с другими интерактивными сервисами «Онлайнинспекции.рф» является бесплатным.
Кроме того, в приложении к письму приведена «Методика апробации системы добровольного внутреннего контроля (самоконтроля) работодателями соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права», также одобренная ученым советом ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России. Территориальные органы Роструда проводят предварительный отбор потенциальных участников апробации. На основании результатов такого отбора и по согласованию с Рострудом инспекции приглашают хозяйствующих субъектов для участия в этом мероприятии. Работодатели могут принять участие в апробации и по своей инициативе.
Создаем систему внутреннего трудового контроля по методике Роструда
В Методических рекомендациях внутренний контроль (самоконтроль) (далее — внутренний трудовой контроль) определен как добровольная оценка работодателем соответствия своей деятельности обязательным требованиям трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (далее — трудовое законодательство), посредством организационных мер, процедур, инструментов. Решение о проведении внутреннего трудового контроля работодатель принимает добровольно.
Внутренний трудовой контроль проводится ежегодно на основании локального нормативного акта работодателя (далее — ЛНА), разработанного в соответствии с порядком проведения внутреннего контроля. Внутренний трудовой контроль, получение заключений и рекомендаций по его результатам, информационных материалов по трудовому праву, взаимодействие с Рострудом осуществляется в электронном виде.
Работодатели, применяющие внутренний трудовой контроль, информируют Роструд о результатах проведенной оценки соответствия, планах и сроках устранения выявленных нарушений в порядке, установленном Минтрудом России. Информация об этом хранится у Роструда в специализированном банке данных по каждому работодателю.
Формы взаимодействия применяющего внутренний трудовой контроль работодателя с Рострудом, механизмы признания результатов проведенной оценки соответствия устанавливаются Минтрудом России с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Варианты внедрения системы внутреннего трудового контроля
В Методических рекомендациях предлагается два варианта внедрения системы внутреннего трудового контроля.
Первый: создание внутри организации-работодателя службы внутреннего контроля и/или назначение контролера (руководителя службы внутреннего контроля) при условии численности работников организации свыше 250 человек. То есть такой вариант подходит для компаний среднего и крупного бизнеса.
Второй вариант: самоинспектирование с использованием интерактивного сервиса «Электронный инспектор». Этот вариант подходит для субъектов малого предпринимательства, в том числе микропредприятий и индивидуальных предпринимателей.
Рассмотрим оба варианта.
Создание службы внутреннего трудового контроля
Служба внутреннего трудового контроля может состоять из двух структурных подразделений (отделов):
— отдел по контролю за соблюдением требований по охране труда (инженеры по охране труда, трехступенчатая комиссия);
— отдел по контролю за соблюдением иных требований трудового законодательства (внутренние контролеры — инспекторы).
Представители этих отделов организуют работу комиссии по соблюдению трудового законодательства (включая охрану труда), состоящую из представителей руководства предприятия, профсоюзов и выборных представителей работников.
Соответствующий функционал может быть объединен и в рамках одного структурного подразделения, занимающегося вопросами охраны труда и внутреннего контроля.
В то же время не у всех организаций есть возможность для создания самостоятельной службы внутреннего трудового контроля. В этом случае может быть учреждена должность контролера, проводящего постоянный мониторинг состояния законности внутри предприятия.
К основным задачам службы внутреннего трудового контроля относятся:
— определение фактического состояния организации;
— сравнение фактических данных с требованиями трудового законодательства;
— оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации, оценка последствий выявленных отклонений;
— выявление причин зафиксированных отклонений, разработка плана мероприятий по устранению отклонений (нарушений);
— мониторинг реализации плана, фиксация приведения деятельности хозяйствующего субъекта в соответствие с требованиями трудового законодательства;
— организация профилактической работы по предупреждению нарушений трудового законодательства;
— информирование и консультирование руководства и рядовых сотрудников организации о порядке исполнения отдельных предписаний трудового законодательства;
— изучение и внедрение положительного опыта предупреждения нарушений трудового законодательства;
— повышение эффективности и улучшение качества управления предприятием посредством внедрения инструментов внутреннего контроля.
На предприятии служба внутреннего трудового контроля выполняет следующие функции:
— ведет учет и анализ состояния и причин нарушений работодателями трудового законодательства;
— участвует в проведении специальной оценки условий труда;
— согласовывает разрабатываемую в организации проектную, конструкторскую, технологическую и другую документацию в части обеспечения соблюдения трудового законодательства;
— разрабатывает совместно с другими подразделениями планы, программы по выявлению и предупреждению нарушений трудового законодательства;
— оказывает организационно-методическую помощь по выполнению запланированных мероприятий;
— обеспечивает структурные подразделения ЛНА, учебными и методическими материалами по тематике надлежащего исполнения требований законодательства;
— доводит до сведения работников содержание предписаний действующих законодательных актов;
— рассматривает письма, заявления, жалобы работников, затрагивающие вопросы соблюдения работодателями требований трудового законодательства, готовит предложения руководителю организации (руководителям подразделений) по устранению выявленных нарушений.
Самопроверка с помощью сервиса «электронный инспектор»
Сервис «Электронный инспектор» — это онлайн-ресурс, который позволяет работодателю:
— самостоятельно осуществить проверку соответствия отдельным требованиям трудового законодательства;
— в случае выявления несоответствий получить рекомендации по их устранению до проведения проверки трудовой инспекции с приложением правового обоснования и необходимых форм документов.
Оператором данного сервиса является уполномоченное структурное подразделение Роструда.
Пользователь сервиса — работодатель в лице службы внутреннего контроля либо, при численности персонала не более 50 человек, уполномоченного им должностного лица, ответственного за осуществление предварительной проверки (самопроверки) соблюдения требований трудового законодательства.
Внутренний трудовой контроль в этом случае осуществляется по чек-листам в рамках информационно-аналитической системы электронных сервисов для работников и работодателей «Онлайнинспекция.рф».
Сервис «Электронный инспектор» обеспечивает определенность и прозрачность проверяемых норм трудового законодательства, разъясняет требования, которые предъявляются трудовыми инспекторами в ходе проверок, обеспечивает понимание пользователями технологии инспекторской работы.
Данный сервис также обеспечивает:
— сетевое взаимодействие участников сервиса;
— вариативность (удовлетворение потребностей пользователей на предоставление и получение информации о нарушениях трудового законодательства и рекомендуемых способах их устранения);
— единое визуальное и технологическое пространство для всех пользователей;
— комфортные и понятные пользователям сервиса инструменты информационного взаимодействия;
— возможность эффективной и оперативной обратной связи между оператором сервиса и его пользователями;
— возможность персонализации интерфейсов пользователей (использование развернутого паспорта пользователя и создание индивидуального рабочего кабинета).
Рабочий кабинет пользователя представляет собой пространство, доступное только пользователю и оператору сервиса. В нем содержится информация о паспорте пользователя и уведомления о сообщениях, поступивших на имя данного пользователя.
Алгоритм работы сервиса «электронный инспектор»
1. Работодатель своим ЛНА назначает уполномоченное должностное лицо, ответственное за осуществление самопроверки соблюдения требований трудового законодательства, из состава кадровой службы или службы внутреннего трудового контроля. Должностное лицо, ответственное за осуществление самопроверки, должно иметь высшее образование (юридическое или экономическое), опыт кадровой работы и знать трудовое законодательство.
2. Перед началом работы пользователь проходит электронную регистрацию на сервисе. При этом указываются:
— полное и сокращенное наименование пользователя и его ОГРН/ИНН, позволяющие однозначно идентифицировать работодателя;
— наименование структурного подразделения или ФИО должностного лица пользователя, уполномоченного на осуществление деятельности по предварительной проверке (самопроверке) соблюдения требований трудового законодательства;
— местонахождение (почтовый адрес) и номера телефонов пользователя;
— электронный адрес пользователя (скрытый от иных пользователей и используемый сервисом для отправки приватных сообщений).
3. Пользователь заполняет чек-листы по типовым трудовым ситуациям, представляющим собой список критериев (показателей), по которым работодатель самостоятельно осуществляет оценку соответствия своей деятельности требованиям трудового законодательства.
Перечень типовых трудовых ситуаций, которые может пройти пользователь при работе с сервисом, включает:
— прием на работу;
— изменение и прекращение трудового договора.
— ответственность сторон трудового договора;
— защиту персональных данных;
— рабочее время и время отдыха;
— оплату труда;
— гарантии и компенсации;
— подготовку и дополнительное профессиональное образование работников;
— охрану труда;
— особенности регулирования труда отдельных категорий работников;
— иные ситуации.
Важно: сервис не предусматривает проверку соблюдения требований трудового законодательства в отношении лиц, находящихся на государственной службе РФ, муниципальной службе РФ, службе в органах внутренних дел и других правоохранительных органах РФ.
При выборе проверочного листа учитывается, что проверке подлежит соблюдение трудовых прав каждого конкретного работника, а не работодателя в целом.
4. По результатам заполнения чек-листа осуществляются следующие мероприятия:
— при отсутствии нарушений трудового законодательства автоматически формируется системная отметка об отсутствии соответствующих нарушений. Результаты проверки с данной системной отметкой направляются в Роструд в целях принятия мер поощрения добросовестного работодателя;
— при обнаружении допущенных нарушений работодателю предлагается перечень мер и инструментов для устранения таких нарушений с предоставлением образцов необходимых документов.
5. Работодатель, допустивший нарушения, обязан их незамедлительно устранить и привести свою организационно-распорядительную документацию в соответствие с требованиями трудового законодательства.
6. По окончании проверки сервисом формируется акт проверки соблюдения работодателем трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, включающий следующие сведения:
— полное и сокращенное наименование работодателя;
— даты начала и окончания проверки;
— общая продолжительность проверки;
— предмет проверки;
— перечень допущенных работодателем нарушений трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, либо указание на отсутствие выявленных нарушений.
В случае выявления нарушений сервис предоставляет пользователю рекомендации по устранению допущенных нарушений.
7. По итогам проведения проверки пользователь имеет возможность:
— распечатать акт, историю проверок либо полученные по итогам проведения проверки рекомендации по устранению допущенных нарушений;
— вернуться к списку типовых трудовых ситуаций для проведения проверок;
— пройти следующую проверку по какой-либо иной из представленных для выбора типовых трудовых ситуаций.
Сервис «Электронный инспектор» включает «Банк типовых документов», который обеспечивает пользователя образцами документов, необходимыми для приведения деятельности в соответствие с требованиями трудового законодательства.
8. Подтверждение результатов самопроверки. Оператор сервиса осуществляет мероприятия по подтверждению результатов самопроверок с использованием сервиса «Электронный инспектор»:
— проверка соответствия указанного наименования работодателя и ОГРН/ИНН сведениям, содержащимся в базе ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
— проверка правильности выбора типовой трудовой ситуации и заполнения чек-листа;
— проверка дат начала и окончания проверки;
— формальная проверка правильности выявления допущенных нарушений требований трудового законодательства (определение содержания нарушенных норм материального права и фактически допущенных их нарушений);
— выдача удостоверения о соблюдении установленной процедуры самопроверки, подтверждающего достоверность ее результатов.
9. По итогам работы формируется специализированный банк данных, содержащий сведения о предприятиях (организациях), прошедших самопроверку соблюдения требований трудового законодательства с использованием сервиса «Электронный инспектор».
К сведению
Пока работодатели знакомятся с утвержденными проверочными листами, Роструд подготовил проект приказа «О внесении изменений в приказ Федеральной службы по труду и занятости от 10 ноября 2017 года № 655», которым вводятся еще 28 списков контрольных вопросов (проверочных листов). Его общественное обсуждение и независимая антикоррупционная экспертиза завершились в апреле на сайте http://regulation.gov.ru/projects#npa=79395.
Таким образом, количество проверочных листов (или чек-листов, как их называют сами сотрудники трудового ведомства) увеличится до 135.
Как и утвержденные проверочные листы, новые чек-листы будут использоваться для проведения плановых проверок соблюдения требований трудового законодательства. В числе новых проверочных листов, например, такие, которые помогут инспектору выявить, соблюдаются ли:
— порядок оформления материальной ответственности;
— порядок организации профобразования и обучения, дополнительного профобразования, повышения квалификации, заключения ученических договоров;
— гарантии, предусмотренные для отдельных категорий работников, например, педагогов, спортсменов и тренеров.