Современные направления развития электронного документооборота предприятий

Какие направления внутреннего и внешнего электронного документооборота актуальны в настоящее время? Чего ожидают компании от внедрения электронного документооборота? Как организовать проект по его внедрению? Какую пользу может принести цифровизация юридически значимых электронных документов с контрагентами? Как упрощает работу отдела персонала система электронного документооборота? Каковы последствия автоматизации? Ответы на эти и другие вопросы искали ведущие эксперты в рамках конференции, посвященной электронному документообороту, организованной группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru при информационной поддержке «ЭЖ».

Сегодня, так же как и на заре автоматизации, этапы разработки концепции автоматизации организаций практически не изменились. Как и 25 лет назад, начинать надо не с автоматизации, а с анализа и совершенствования бизнес-процессов. Выбор конкретных поставщиков программного обеспечения, ИТ-решений вторичен по отношению к задаче оптимизации самих рабочих процедур и процессов на предприятии, их стандартизации. Это подтверждает и практика реализации проектов по СЭД многих предприятий — начинать разработку СЭД надо с наиболее важных и проблемных участков бизнеса.

Чего чаще всего ожидают предприятия от успешного внедрения электронного документооборота (ЭДО)? Если обобщить их ожидания, то в основном они касаются:

• упорядочения бизнес-процессов;

• однократного фиксирования документа в электронном виде и на различных носителях (информационные системы, журналы и т.д.);

• уменьшения расходов на хранение документов (за счет централизованного хранилища документов, а также за счет использования процедур удаления документов с истекшим сроком хранения из хранилищ данных);

• сокращения времени на подготовку и согласование документов;

• уменьшения расхождения в документах и их дублирования;

• уменьшения издержек на персонал, связанный с документационным обеспечением управления.

Все это способствует росту прозрачности финансово-хозяйственной деятельности как для собственников предприятия, так и для сотрудников. Кроме того, существенно снижаются издержки на канцтовары (огромная экономия бумаги и т.п.), картриджи, на пересылку документов, что в годовом исчислении может быть весьма впечатляющим результатом, особенно для крупного бизнеса.

Наиболее актуальными направлениями развития в области СЭД в настоящее время являются разработка и внедрение внутреннего ­ЭДО по управлению материально-производственными запасами, управление проектами по СЭД, комплексный охват юридически значимых документов и перевод их в электронный документооборот (ЮЗЭДО), включая документооборот внешний (с контрагентами), внедрение электронного документооборота в управление персоналом, а также последствия комплексной автоматизации для предприятия.

Критерии выбора СЭД и основные этапы ее разработки

Критерии выбора СЭД у предприятий разных отраслей и размеров могут отличаться, но есть и общие критерии. Как отметила Елена Потокина, директор по документационному и организационному обеспечению АО «Апатит», такими критериями являются:

• наличие современных технологий (мобильность, web-интерфейс);

• простота работы («дружественный» к пользователям интерфейс);

• простота поддержки и развития системы;

• привлекательная цена;

• гибкость в настройках процессов и основные функции системы;

• широкие возможности интеграции с другими информационными системами;

• высокая производительность.

Последовательность проектных стадий по разработке СЭД для большинства предприятий практически одинакова, наполнение самих этапов несколько различается в зависимости от специфики отрасли, размеров предприятия, охватываемых элементов архитектуры ИТ-решения, способов интеграции и других факторов. Общими проектными стадиями по разработке СЭД являются:

1. Разработка концептуальной архитектуры системы. Это очень важная стадия, которая сначала оформляется на бумаге. Описываются схемы движения документов, которые должны быть отражены в системе. Затем выбираются различные решения, если необходимо интегрировать разные корпоративные информационные системы (КИС), разрабатываются подходы к обмену данными между ними, например через интеграционные таблицы, web-сервисы.

2. Разработка демопрототипа. На этой стадии очень важно выявить все проблемы и несостыковки в процессе работы демоверсии. Лучше всего на этой стадии начинать обучение администраторов системы и персонала подразделения, которое будет выбрано для опытной эксплуатации.

3. Разработка полнофункционального программного обеспечения.

4. Опытная эксплуатация. Зачастую на предприятиях на этой стадии выбирается подразделение, в котором будет происходить тестирование и отладка программного решения. На этой стадии обучение должно охватить максимально большое количество персонала предприятия.

5. Опытно-промышленная эксплуатация.

6. Промышленная эксплуатация. Так как технологии не стоят на месте, надо быть готовым к тому, что будут происходить постоянные изменения системы, конвертация на новые версии. Таким образом, система будет постоянно развиваться.

Необходимо отметить, что в проектную команду по реализации СЭД должны входить представители всех подразделений, которых это касается. При разработке внешнего СЭД (с контрагентами) в проектную команду войдут руководители практически всех отделов (логистики, по работе с клиентами, финансового, налогового, юридического, мастер-данных, производства, продаж и др.). Кроме того, необходимо на постоянной основе осуществлять аудит проекта по выбранным критериям, который может выполнять отдел внутреннего аудита (или отдел, схожий по функциям). Этот отдел или ответственный за проект с участием разработчиков СЭД должен прогнозировать бюджет проекта и отслеживать отклонения по расходам и срокам проекта.

Цифровизация взаимоотношений с контрагентами предприятия

Одна из актуальных тем в области СЭД — это перевод в ЭДО юридически значимых документов предприятия, возникающих в процессе взаимодействия с контрагентами.. Предпосылками внедрения ЮЗЭДО, по мнению Веры Пономаревой, ведущего бухгалтера по учету приобретения услуг, ООО «Келлогг Рус», являются:

• требования сетевых клиентов;

• ограничения возможностей для хранения бумажных документов;

• плохое качество первоначальных сканов;

• необходимость «прозрачности» и упорядоченности процесса получения и обработки документов.

Например, если в компании «оцифрованы» исходящий и входящий УПД (универсальный передаточный документ), включая корректировочный и исправительный, уведомление о поставке, уведомление о приемке, заказ, подтверждение заказа, приложения к УПД, то при ЮЗЭДО будут «оцифрованы» еще и входящий УПД поставщика ТМЦ и транспортная накладная.

Проект по внедрению ЮЗЭДО с контрагентами компании может составлять от трех недель до трех месяцев, главное здесь, чтобы интерес в этом проекте был одинаково сильным как у компании, так и у контрагентов.

Основными трудностями, с которыми могут столкнуться компании, внедряющие ЮЗЭДО с контрагентами, это необходимость программных доработок и настроек, небольшое количество контрагентов, готовых к ЭДО, потребность в обучении персонала, привлечение юридической службы, разработка регламента по учету электронной цифровой подписи (ЭЦП). В результате внедрения ЮЗЭДО некоторые ожидания могут несколько отличаться от фактических эффектов и даже превышать ожидания, обращает внимание В. Пономарева (см. таблицу).

Эффекты от внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) (таблица)*

Ожидаемый	Фактический
Снижение затрат компании на операции с документооборотом
канцелярские расходы	архивирование
архивирование	расходы на пересылку документов
расходы на пересылку документов	расходы на восстановление документов
расходы на восстановление документов	не нужно следить за поступлением оригиналов
Повышение эффективности работы с контрагентами
быстрый обмен подписанными документами	быстрый обмен подписанными документами
документ нельзя потерять и изменить	документ нельзя потерять и изменить
идентичность данных в учетных системах	идентичность данных в учетных системах
Удобство работы с документами
принимать удаленно	ЭД можно распечатать
ЭД можно распечатать	пакетная обработка
пакетная обработка документов	быстрый поиск, обработка ЭД
	упорядоченный электронный архив
	эффективная работа внутренних пользователей

*Таблица из презентации Веры Пономаревой на конференции CFO «Внутренний и внешний документооборот», октябрь 2018 г.

Польза от СЭД в управлении персоналом

Электронный документооборот может серьезно облегчить работу службы по управлению персоналом. О том, как автоматизировали кадровый документооборот в компании ОБИ, рассказала Илона Ульянова, менеджер по кадровому консалтингу, ОБИ Франчайзинговый Центр. Первое, с чего начали автоматизацию в этой компании, — это цепочка утверждений документов руководством, так как на это уходило много рабочего времени. Результатом стало многократное увеличение скорости утверждения документов. Если руководителя нет на месте, то задача по подписанию уходит вышестоящему должностному лицу. Кроме того, автоматизации предшествовала стандартизация документооборота, что позволило максимально исключить нестандартные запросы. В результате многие процессы для отдела персонала упростились и сократились. После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, которое позволило отказаться от командировочных заявлений, отдел персонала компании получает из СЭД сообщение о командировке, что сразу автоматически учитывается в табеле учета рабочего времени. Все остальные документы, являющиеся документами, подтверждающими расходы, формируются автоматически в специальной форме и передаются в финансовый отдел.

Отпуска в СЭД формируются из графика отпусков, утвержденного в соответствии с требованием ст. 123 ТК РФ. При этом система отслеживает наложение дат взаимозаменяемых сотрудников и количество дней (в том числе неиспользованных). За три недели до отпуска на служебную почту работника приходит уведомление о необходимости пойти в отпуск. Подтверждения в этом письме достаточно, чтобы сведения ушли в оплату.

Также существенно упростилось ведение табеля учета времени по сотрудникам. Если работник не отметился в системе учета рабочего времени, то на следующий день на почту работнику приходит запрос о необходимости сообщить причину отсутствия. Система содержит большое количество внутренних аудиторов, например:

• отпуск нельзя сформировать позже срока, необходимого для выплаты;

• сообщение о забытом пропуске нельзя сформировать будущим числом;

• сообщение об отсутствии уходит на утверждение руководителю.

Кроме того, работник может получать расчетный листок по заработной плате на личную или служебную почту ежемесячно, если он подписал на это согласие. Для этих целей были внесены изменения в Положения по заработной плате компании, издан приказ об утверждении формы расчетного листка.

В компании ОБИ, как отметила Илона Ульянова, локальные нормативные акты доводятся до работников по каналам внутренних коммуникаций, таким образом, отпадает необходимость в листе ознакомления, где расписываются все сотрудники. Для этих целей в Правилах внутреннего трудового распорядка оговаривается, с какой корпоративной почты будет пересылаться информация обо всех изменениях в локальных нормативных актах, а также на каком общедоступном сетевом диске на сервере компании эту информацию можно найти. Работник обязан ознакомиться с присланным локальным нормативным актом до даты вступления в силу, указанной в документе.

В ОБИ реализовано мобильное приложение корпоративного портала. В нем визуализирована структура компании, странички сотрудников с рабочей информацией, что позволяет общаться персоналу в едином информационном пространстве компании. Это позволяет проводить опросы персонала, поздравлять с днями рождения, отмечать хорошую работу, что создает позитивную рабочую атмосферу.

Происходит ли высвобождение сотрудников и как не потерять ценный персонал?

Специалисты в области ЭДО в панельной дискуссии отметили важную тему, связанную с высвобождением сотрудников в связи с переходом на ЭДО. Эта тема также освещалась в публикациях в «ЭЖ»¹. В связи с переходом на комплексные решения в области корпоративных систем и СЭД, несомненно, происходит сокращение рутинных операций и высвобождается персонал определенных функций. Практически сразу уменьшаются объемы стандартных операций и риски ошибок в документах в связи с минимизацией влияния человеческого фактора, и только постепенно, через какой-то период сокращается потребность в количестве персонала. Но сразу после автоматизации, как отметили все эксперты на конференции, растет спрос на сотрудников с качественно более обширными навыками и умениями.

При этом, как отметил Сергей Щеглов, начальник отдела информатизации управления информационных технологий, Транснефтьэнерго, сокращения как такового может и не быть, если реализовать автоматизацию без изменения самих бизнес-процессов. А вот когда из бизнес-процессов изначально убираются ненужные или параллельные процедуры (например, перебивка данных из системы в систему), тогда и есть основания для сокращения персонала соответствующих функций. Интеграция систем и работы различных подразделений позволяет уменьшать трудозатраты.

Подходы к решению кадрового вопроса могут быть разными. Степан Любавский, начальник отдела налогового планирования и контроля, Объединенная компания «Связной» и «Евросеть», считает, что высвобождающихся сотрудников не обязательно сокращать, им можно предложить:

• более интересный функционал, который они могли бы выполнять, обладая своим уровнем компетентности;

• перейти в другое подразделение. Если сотрудник очень квалифицированный, это может быть предложение о повышении в должности;

• пройти переобучение и повышение квалификации.

Как отметила Светлана Киселева, директор департамента финансового сопровождения закупок и ВЭД, заместитель финансового директора, Спортмастер, при переходе на СЭД уходит рутина, становится интереснее работать. И персонал в основном остается, это касается в первую очередь творческих и мотивированных сотрудников, так называемых звездочек. Это люди, готовые меняться, обучаться, им предлагают повысить квалификацию, и они даже начинают писать программы для информационной системы. А для новых сотрудников в компании есть «курс молодого бойца». Сотрудников обучают работе в компании, передают опыт, они учатся работать с СЭД, всему «как должно быть», чтобы изначально работать правильно. Для минимизации сбоев в СЭД необходимо налаживать контроль и проводить эффективный аудит внедрения по всей компании.

Схожие подходы к удержанию персонала можно отметить и у других компаний. Например, Артур Дзлиев, руководитель отдела контроля расчетов, Зельгрос, рассказал, что после автоматизации многие сотрудники перешли работать в другие отделы, прошли переобучение и стали заниматься другими бизнес-процессами. Те же, кому было неинтересно или не было желания развиваться и переучиваться, уходили из компании сами (как вариант для женщин был уход в декретный отпуск).

Иван Курганов, руководитель по организации поставок и управлению запасами, МегаФон, подчеркнул важность «обратной связи» с сотрудниками. Необходимо разъяснять цель автоматизации: уменьшается рутина, а не сокращается персонал, и высвобождается время для более интересной и творческой работы. Необходимо удерживать людей, которые хотят развиваться. Когда после промышленной эксплуатации СЭД бизнес-процессы стабилизируются, становится понятно, сколько людей нужно и где.

Подводя итоги дискуссии о влиянии автоматизации на потребность в персонале, Гагик Григорян, ведущий системный аналитик, ЮТэйр, заметил, что технологии в области ИТ кардинально меняются каждые 5 лет. А люди делятся на две основные категории: на тех, кому ничего не надо, и тех, кто хочет развиваться. В свою очередь, последние делятся на тех, кто хочет, чтобы их научили, и на тех, кто сам постоянно стремится меняться и повышать свою квалификацию. Последняя категория сотрудников является самой ценной для любого предприятия, и ее надо стремиться удерживать и стимулировать.

¹«ЭЖ», 2018, № 46,  а также «ЭЖ», 2018, № 42.