Проведение оценки условий труда — прямая обязанность работодателя. С 2014 г. она проводится по правилам, установленным Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ. При этом законодатели предусмотрели переходный период. Начиная с 2014 г. и до 31 декабря 2018 г. можно использовать результаты ранее проведенной аттестации рабочих мест до окончания срока их действия. Как видите, тем компаниям, которые не успели еще провести специальную оценку условий труда, нужно поторопиться. О том, как правильно организовать данное мероприятие — наша статья.
Для чего нужна оценка условий труда
Главная цель Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее – Закон № 426-ФЗ) — обеспечить работникам нормальные условия труда там, где это зависит от работодателей. В связи с этим Закон № 426-ФЗ не применяется в отношении надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися предпринимателями.
По результатам оценки условий труда проводится планирование мероприятий для улучшения условий труда, в том числе размера их финансирования, в частности, за счет средств социального страхования. Полученные результаты прямо влияют на необходимость обеспечения работников средствами коллективной и индивидуальной защиты, а самого рабочего места — оборудованием для контроля над состоянием рабочей среды.
Кроме того, оценка условий труда является обоснованием для проведения предварительных и последующих регулярных медицинских осмотров работников.
Также данное мероприятие необходимо для установления работникам предусмотренных российским законодательством гарантий и компенсаций или ограничений (для отдельных категорий работников и в определенных ситуациях).
Оценка условий труда важна при решении вопроса о связи возникших у работников заболеваний с их трудовой деятельностью, а также учитывается при расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом оценка может повлиять на установление дополнительного тарифа страховых взносов в ПФР с учетом класса (подкласса) условий труда на рабочем месте, а также на расчет скидок (надбавок) к страховому тарифу на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (письмо Минтруда России от 18.11.2016 № 17-3/В-455).
Обязанности работодателя
Организация и финансирование мероприятий по оценке условий труда возлагается на работодателя (ст. 212 ТК РФ). Она должна проводиться, как правило, не реже чем один раз в пять лет (п. 4 ст. 8 Закона № 426-ФЗ). Этот срок исчисляется со дня утверждения предыдущего отчета о проведении оценки условий труда.
Работодатель обязан (п. 2 ст. 4 Закона № 426-ФЗ):
— обеспечить проведение специальной оценки условий труда, в том числе внеплановой;
— предоставить организации, проводящей специальную оценку условий труда, необходимые сведения, документы и информацию и необходимые разъяснения;
— не предпринимать каких бы то ни было преднамеренных действий, направленных на сужение круга вопросов, подлежащих выяснению при проведении оценки и влияющих на результаты ее проведения;
— ознакомить в письменной форме работника с результатами проведения специальной оценки условий труда на его рабочем месте;
— реализовывать мероприятия, направленные на улучшение условий труда работников, с учетом результатов проведения оценки.
В число прав работодателя входит возможность требовать от организации-оценщика обосновать полученные результаты и обжаловать действия оценщика (п. 1 ст. 4 Закона № 426-ФЗ).
Готовимся к оценке
Оценку должна проводить специализированная организация, с которой работодатель обязан заключить гражданско-правовой договор (п. 2 ст. 8 Закона № 426-ФЗ). При этом оценщик должен быть включен в государственный реестр соответствующих организаций. А эксперты в данной организации также должны быть занесены в государственный реестр, пройти аттестацию и иметь сертификат эксперта. Указанные реестры можно бесплатно найти в сети Интернет.
Кроме того, организация-оценщик не должна быть взаимозависима с проверяемой компанией. Иначе оценка просто не будет признана (ст. 22 Закона № 426-ФЗ).
Таким образом, компании для проведения специальной оценки условий труда необходимо обратиться в специализированную организацию.
Оценка условий труда проводится совместно работодателем и специализированной организацией (п. 2 ст. 8 Закона № 426-ФЗ). Со своей стороны работодатель должен создать комиссию (ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Обратите внимание: число членов комиссии должно быть нечетным. При этом из одного человека она состоять не может.
В письме от 14.03.2016 № 15-1/ООГ-1041 специалисты Минтруда России рассказали, кто должен входить в комиссию у работодателя — субъекта малого предпринимателя. В состав комиссии включаются:
— работодатель — индивидуальный предприниматель (лично) или руководитель организации;
— другие полномочные представители работодателя, в том числе специалист по охране труда или специалист, привлекаемый работодателем по гражданско-правовому договору для выполнения функций службы охраны труда;
— представители выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников (при наличии).
Конкретное количество членов комиссии по проведению специальной оценки условий труда определяется с учетом штатного расписания работодателя.
Проводим оценку
Целью работы по специальной оценке условий труда на рабочем месте является идентификация потенциально вредных или опасных производственных факторов. Под этим процессом понимается сопоставление и установление совпадения имеющихся на рабочих местах факторов производственной среды и трудового процесса с факторами производственной среды и трудового процесса, предусмотренными государственным классификатором вредных или опасных производственных факторов (ст. 10 Закона № 426-ФЗ). Методика проведения такой работы устанавливается государством. На сегодняшний день она утверждена приказом Минтруда России от 24.01.14 № 33н.
Первое, что должна сделать комиссия, это выяснить, есть ли опасные или вредные факторы на данном рабочем месте в принципе. Идентификация осуществляется экспертом организации, проводящей специальную оценку условий труда. Результаты идентификации утверждаются комиссией по проведению специальной оценки условий труда (п. 3 Методики проведения оценки). Если таковых не обнаружится, то условия работы на данном месте признаются допустимыми и на этом исследования заканчиваются.
Если указанные факторы имеют место, то комиссия принимает решение об их исследовании. Этим должны заниматься аккредитованные лаборатории и эксперты (п. 13 Методики проведения оценки). Результаты проведенных исследований и измерений оформляются протоколами в отношении каждого выявленного вредного или опасного производственного фактора, подвергнутого исследованиям (п. 6 ст. 12 Закона № 426-ФЗ).
По результатам проведения исследований эксперт организации, проводящей специальную оценку, относит условия труда на рабочих местах по степени вредности или опасности к классам (подклассам) условий труда( п. 8 ст. 12 Закона № 426-ФЗ).
Обратите внимание. Не нужно заниматься указанной выше идентификацией для следующих рабочих мест (п. 11 Методики проведения оценки):
— работников, профессии, должности, специальности которых включены в списки соответствующих работ, производств, профессий, должностей, специальностей и учреждений (организаций), с учетом которых производится досрочное назначение трудовой пенсии по старости;
— в связи с работой на которых работникам законодательно предоставляются гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда;
— на которых по результатам ранее проведенной аттестации рабочих мест по условиям труда или специальной оценки условий труда были установлены вредные или опасные условия труда.
Дело в том, что в вышеприведенных случаях и так известно, что вредные или опасные факторы труда есть, поэтому эксперт может сразу приступить к их испытаниям и измерениям.
Специализированная организация составляет отчет о проведении проверки, который подписывается всеми членами комиссии и утверждается ее председателем. Если кто-то с отчетом не согласен, может письменно изложить свои возражения, которые нужно будет прикрепить к этому отчету (п. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
После этого работодатель должен:
— ознакомить работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня утверждения отчета (п. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ);
— разместить на своем официальном сайте в Интернете (при его наличии) сводные данные о результатах проведения специальной оценки условий труда и перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников организации, в срок не позднее чем в течение тридцати календарных дней со дня утверждения отчета (п. 6 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Безопасные условия труда
В отношении рабочих мест, на которых вредные или опасные производственные факторы по результатам проведения идентификации не выявлены, работодатель должен подать в трудовую инспекцию по месту своего нахождения декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям (п. 1 ст. 11 Закона № 426-ФЗ).
Форма декларации приведена в Приложении № 1 к приказу Минтруда России от 07.02.2014 № 80н.
Декларация действительна в течение пяти лет (п. 4 ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Указанный срок исчисляется со дня утверждения отчета о проведении оценки условий труда. Но если в период действия декларации с работником, который трудится на данном рабочем месте, произойдет несчастный случай на производстве (за исключением ситуации, когда в этом виновны третьи лица) или у него выявят профессиональное заболевание, в отношении такого рабочего места действие указанной декларации прекращается и проводится внеплановая оценка условий труда (п. 5 ст. 11 Закона № 426-ФЗ).
Решение о прекращении действия декларации принимает трудовая инспекция, о чем в срок не позднее чем в течение десяти календарных дней со дня происшествия будет сделана соответствующая запись в реестре деклараций (п. 6 ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Отметим, что реестр деклараций ведет трудовая инспекция.
Если в течение срока действия декларации никаких неприятностей не случится, то срок действия рассматриваемой декларации автоматически продлевается на следующие пять лет (п. 7 ст. 11 Закона № 426-ФЗ).
Внеплановая оценка
Внеплановая оценка условий труда должна проводиться в следующих случаях (ст. 17 Закона № 426-ФЗ):
— ввод в эксплуатацию вновь созданных рабочих мест;
— если государственный инспектор труда выявит, что работодатель нарушил положения Закона № 426-ФЗ;
— при изменении технологического процесса, замене производственного оборудования, изменении состава сырья или материалов, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных или опасных производственных факторов на работников;
— изменения применяемых средств индивидуальной и коллективной защиты;
— если на рабочем месте произошел несчастный случай на производстве или было выявлено профессиональное заболевание;
— по требованию профсоюза.
При этом внеплановая оценка условий труда проводится в вышеприведенных случаях на соответствующих рабочих местах в течение шести месяцев со дня наступления указанных событий.
Рабочее место: от определения до спорных вопросов
Так как результатом проведения оценки условий труда является установление классов (подклассов) условий труда на рабочих местах, важно понимать, что подразумевается под рабочим местом.
Обратимся к Трудовому кодексу. Согласно ст. 209 ТК РФ рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. При этом организация рабочего места является обязанностью работодателя (ст. 15, 22 ТК РФ).
Также определение рабочего места дано в п. 3.2 СанПиН 2.2.4.548-96 «2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы» (утвержденно постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.96 № 21). В этом документе сказано, что рабочее место — это участок помещения, на котором в течение рабочей смены или ее части ведется трудовая деятельность. Рабочим местом могут являться несколько участков производственного помещения. Если эти участки расположены по всему помещению, то рабочим местом считается вся площадь помещения.
Новые места
Как мы уже сказали, внеплановая оценка должна проводиться при вводе в эксплуатацию вновь созданных рабочих мест. Исходя из ст. 17 Закона № 426-ФЗ срок, в течение которого должна быть проведена внеплановая оценка, начинает течь с момента ввода в эксплуатацию рабочего места, а не со дня создания такого места.
В действующем законодательстве не конкретизируется, что следует понимать под вводом в эксплуатацию рабочего места. По мнению специалистов Минтруда России, под вводом в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест следует понимать дату начала на этих рабочих местах штатного производственного процесса, который ранее работодателем не осуществлялся (письмо от 23.01.2017 № 15-1/ООГ-169, от 02.11.2016 № 15-1/ООГ-3847). На наш взгляд, конкретный день ввода в эксплуатацию рабочего места может определяться соответствующим приказом по организации.
В письме Минтруда России от 02.11.2017 № 15-1/ООГ-2982 чиновники рассмотрели ситуацию, когда рабочее место перемещается из одного помещения в другое. Специалисты трудового ведомства считают, что в этом случае работодатель заново создает рабочие места и вводит их в эксплуатацию в новом помещении. Иначе говоря, вводит в эксплуатацию новые рабочие места.
Таким образом, если компания периодически переезжает из одного помещения в другое, то в каждом из них придется заново проводить специальную оценку условий труда.
Обратите внимание: в случае увольнения одних работников и приема на их место других новые рабочие места не создаются. Следовательно, такие кадровые изменения не влекут обязанность проводить внеплановую специальную оценку условий труда.
Также не нужно проводить специальную оценку в случае изменения численности работников — например, в связи с введением сменности. Просто новые сотрудники, принимаемые на рабочее место, в отношении условий труда которого была ранее проведена специальная оценка, должны быть под роспись ознакомлены с результатами такой оценки (письмо Минтруда России от 25.05.2015 № 15-1/В-1929).
Новые должности
Также компаниям нужно быть очень аккуратными с переименованием должностей. Если изменить наименование должности в штатном расписании, то, возможно, специальную оценку придется проводить снова. В любом случае нужно будет собрать комиссию по проведению специальной оценки условий труда, которая выяснит, имело место изменения условий труда при переименовании должности или нет.
Согласно подп. 1 п. 1 ст. 17 Закона № 426-ФЗ внеплановая оценка должна проводиться в случае ввода в эксплуатацию вновь созданных рабочих мест, а переименованная должность в штатном расписании (если имело место изменение условий труда) будет считаться вновь созданным рабочим местом. Если же при переименовании профессии (должности) условия труда на рабочих местах, определенные по результатам проведенной специальной оценки условий труда, не изменились, внеплановая оценка условий труда на таких рабочих местах может не проводиться.
При этом соответствующие организационные изменения у работодателя, а также решение о непроведении внеплановой специальной оценки условий труда должны быть оформлены протоколом комиссии по проведению оценки.
Вакантное место
А нужно ли проводить специальную оценку условий труда на вакантном рабочем месте? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минтруда России от 14.03.2016 № 15-1/ООГ-1041.
В соответствии с п. 15 Методики проведения специальной оценки условий труда, утвержденной приказом Минтруда России от 24.01.2014 № 33н, исследования или испытания и измерения вредных или опасных факторов проводятся в ходе осуществления штатных производственных или технологических процессов или штатной деятельности работодателя. При этом учитываются используемое работником производственное оборудование, материалы и сырье, являющиеся источниками вредных или опасных факторов.
Поэтому специальная оценка условий труда на вакантном рабочем месте не может быть проведена. Ведь при отсутствии работника штатные производственные или технологические процессы на таком рабочем месте не проводятся. Когда работник будет принят на работу, тогда и можно провести оценку его рабочего места.
Как видите, специалисты трудового ведомства считают, что вакантные рабочие места не оцениваются на предмет условий труда. Но здесь компании, у которых есть вредные условия труда, могут столкнуться с другими проблемами.
Дело в том, что в соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовой договор обязательно должны быть включены гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда. И если работник принимается на «вредную» работу, то в договоре указываются характеристики условий труда на рабочем месте.
В соответствии со ст. 219 ТК РФ назначение гарантий и компенсаций работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, устанавливается в порядке, предусмотренном в ст. 92, 117 и 147 ТК РФ. В качестве оснований для их назначения рассматриваются исключительно результаты специальной оценки условий труда. Поэтому отсутствие в трудовом договоре с работником общих положений об условиях труда на рабочем месте может быть признано нарушением норм трудового законодательства (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.05.2016 по делу № 33-19136/2016).
За такое нарушение компания может быть привлечена к ответственности по п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Что же тогда делать?
На наш взгляд, отсутствие нужных данных о состоянии условий труда на вновь созданном рабочем месте, позволяющих однозначно определить объем гарантий и компенсаций за работу с вредными или опасными условиями труда, влечет необходимость предварительной — до утверждения результатов указанной оценки — договоренности работодателя и работника о содержании соответствующих положений трудового договора исходя из условий труда на аналогичных вновь созданному рабочих местах. При этом работодатель может не указывать в трудовом договоре с данным работником информацию относительно вредных или опасных условий труда, предусматривающих гарантии и компенсации. Их можно добавить после проведения специальной оценки. А вот после проведения оценки трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями.
Временное рабочее место
Создание временного рабочего места не освобождает от проведения специальной оценки.
Как мы уже сказали, проведение специальной оценки условий труда является обязанностью работодателя. При этом специальная оценка не проводится только в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися предпринимателями.
Таким образом, на рабочих местах всех остальных работников специальная оценка условий труда проводится в обязательном порядке.
Специалисты Минтруда России указывают, что специальная оценка на временных или сезонных рабочих местах может быть проведена в период проведения на них производственной деятельности (письмо от 28.08.2017 № 15-1/ООГ-2410).
Реорганизация компании
В письме от 03.11.2016 № 15-1/ООГ-3913 трудовое ведомство рассмотрело ситуацию с реорганизацией работодателя. Вот что сообщили чиновники.
Согласно ст. 17 Закона № 426-ФЗ внеплановую специальную оценку условий труда можно не проводить при реорганизации работодателя или его структурных подразделений, которая сопровождается, в том числе:
— изменением штатного расписания;
— изменением состава и наименований структурных подразделений;
— изменением наименований рабочих мест и профессий или должностей работников, занятых на данных рабочих местах.
Но при этом в компании не должны вводиться новые рабочие места и условия труда на существующих рабочих местах не должны измениться.
Соответствующие организационные изменения у работодателя, а также решение о том, что внеплановую специальную оценку можно не проводить, должны быть приняты комиссией по проведению специальной оценки условий труда и оформлены протоколом. При этом работники, вновь принимаемые на работу, должны быть под роспись в карте специальной оценки условий труда ознакомлены с результатами ранее проведенной оценки на их рабочем месте и установленными компенсациями за работу во вредных или опасных условиях труда.
С такой позицией согласен и Минтруд России (письмо от 02.11.2016 № 15-1/ООГ-3847).
Третий — лишний
На практике встречается ситуация, когда контрагенты пытаются вмешаться в проводимую организацией оценку условий труда. Например, заказчик по договору может захотеть контролировать подрядчика в части аттестации рабочих мест.
В письме Минэкономразвития России от 29.03.2017 № Д28и-1345 разъясняется, что сторонние лица в вопросы оценки рабочих мест вмешиваться не должны. Даже если заключается государственный контракт.
Предметом государственного контракта являются исключительно отношения между заказчиком и поставщиком, возникающие в ходе обеспечения государственных нужд, а именно при поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Отношения, связанные с оценкой рабочих мест, возникают между работодателем и его работниками. Такие отношения не входят в предмет государственного контракта и регулируются исключительно нормами ТК РФ.
Таким образом, заказчик не является стороной в отношениях по аттестации рабочих мест работников, вследствие чего у него отсутствует какая-либо обязанность по организации и контролю аттестации рабочих мест подрядчика.
Ответственность работодателя
В статье 5.27.1 КоАП РФ установлена административная ответственность за нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее непроведение. Данное нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
— на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 руб.;
— на лиц, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица — от 5000 до 10 000 руб.;
— на юридических лиц — от 60 000 до 80 000 руб.
Все нарушения по ст. 5.27.1 КоАП РФ, совершенные повторно, наказываются наложением административного штрафа:
— на должностных лиц в размере от 30 000 до 40 000 руб. (или возможна дисквалификация на срок от одного года до трех лет);
— на лиц, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица — от 30 000 до 40 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток);
— на юридических лиц — от 100 000 до 200 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток).
Обратите внимание: сейчас не вполне ясен вопрос, как именно будет рассчитываться сумма штрафа, предусмотренного за непроведение специальной оценки условий труда, — за каждое рабочее место или в целом по компании за факт совершения нарушения?
С одной стороны, специальная оценка является единым комплексом мероприятий и, по идее, штраф должен рассчитываться в целом по компании за факт совершения административного правонарушения. Данный подход поддержан в решении Московского городского суда от 16.06.2017 по делу № 7-7296/2017.
В этом деле суд указал, что выявленное в рамках одной проверки правонарушение, предусмотренное в ст. 5.27.1 КоАП РФ, влечет однократное привлечение лица к административной ответственности вне зависимости от количества работников, в отношении которых были допущены нарушения, подпадающие под действие указанной нормы. То обстоятельство, что выявленные нарушения касаются разных сотрудников компании, не является основанием для назначения самостоятельных наказаний в отношении каждого работника в отдельности.
Но есть судебное дело — решение Свердловского областного суда от 31.05.2017 по делу № 72-616/2017, в котором контролирующие органы привлекли работодателя к ответственности по ст. 5.27.1 КоАП РФ по каждому из событий (правда, в пределах санкции указанной нормы).
Налоговый и бухгалтерский учет
Для целей расчета налога на прибыль затраты на специальную оценку условий труда включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Датой осуществления таких расходов признается дата подписания с организацией, проводящей специальную оценку, акта приемки-сдачи оказанных услуг. Это следует из подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Исходя из п. 2 ст. 318 НК РФ, прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в общем случае (если иное не прописано в учетной политике) относятся к косвенным расходам и в полном объеме включаются в расходы текущего отчетного или налогового периода.
Сумму НДС, предъявленного исполнителем услуг, компания — заказчик проведения оценки имеет право принять к вычету на основании выставленного ей счета-фактуры, после принятия на учет оказанных услуг и при наличии соответствующих первичных документов. Но есть важное условие. Вычет можно получить только в том случае, если рабочие места, в отношении которых проведена оценка, используются компанией при производстве товаров, выполнении работ или оказании услуг, реализация которых облагается НДС (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 и п. 2 ст. 169 НК РФ).
Что касается бухгалтерского учета, то затраты на проведение оценки на производстве признаются расходами по обычным видам деятельности и принимаются к учету в размере договорной стоимости услуг (разумеется, за исключением НДС). Основание — п. 5, 6, 6.1 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации». В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 данный расход признается в периоде подписания сторонами акта приемки-сдачи оказанных услуг.
Затраты на проведение оценки могут включаться производственной компанией в себестоимость продукции или напрямую, или путем их распределения по видам продукции. Для этого данные затраты нужно сначала учесть в качестве общепроизводственных расходов.
Также эти затраты можно учитывать в качестве управленческих расходов и полностью признавать в себестоимости проданной продукции в отчетном периоде их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 10/99). Выбранный вариант учета нужно закрепить в учетной политике.