Как проверить/оценить службу внутреннего аудита, которая сама всех проверяет

В одном из номеров газеты («ЭЖ», 2019, № 7¹) освещались вопросы, связанные с организацией внутреннего аудита и контроля в российских компаниях. Одной из важных тем является оценка эффективности работы самих подразделений внутреннего аудита. Как же проверить и/или оценить того, кто всех проверяет? В продолжение и развитие темы Василий Ряховский, руководитель департамента внутреннего аудита ООО «Монэкс Трейдинг», высказывает свою точку зрения на оценку эффективности внутреннего аудита и предлагает формализованный подход к такой оценке на примере компании розничной торговли².

Тема оценки эффективности работы службы внутреннего аудита (СВА) является актуальной для руководителей и собственников компании, так как сотрудники данного подразделения обычно подотчетны комитету по аудиту или совету директоров, а зачастую непосредственно владельцу бизнеса.

В крупных международных компаниях, имеющих дочерние предприятия во многих иностранных государствах и нанимающих региональные команды внутреннего аудита, подотчетные руководителю СВА головного офиса, эта тема является особенно значимой, так как требуется удаленный контроль за качеством работы таких подразделений на местах. Поэтому так важно иметь четкие инструменты контроля и оценки эффективности работы СВА.

Понятие эффективности в отношении внутреннего аудита

Исходя из Стандарта деятельности 2000 — «Управление внутренним аудитом», эффективным управлением считается такое управление, когда³:

• внутренний аудит достигает цели и выполняет обязанности, содержащиеся в Положении о внутреннем аудите;

• внутренним аудитом соблюдаются Стандарты и Кодекс этики;

• внутренний аудит принимает во внимание информацию о трендах и возникающих новых угрозах бизнесу.

Помимо стандарта, другим важным документом, который говорит об оценке эффективности внутреннего аудита, является выпущенное Международным институтом внутренних аудиторов «Практическое руководство по измерению и оценке результативности и эффективности работы службы внутреннего аудита» (Practice Guide «Measuring Internal Audit Effectiveness and Efficiency»). Согласно данному руководству (Практическое руководство) организация самостоятельно определяет перечень показателей, характеризующих эффективность внутреннего аудита, разрабатывая процедуры расчета и оценки этих показателей, согласовывая их с основными стейкхолдерами (заказчиками аудита: комитетом по аудиту и высшим руководством). Таким образом, единого набора показателей оценки не существует.

Пять шагов к созданию эффективной системы оценки результативности и эффективности внутреннего аудита

Для того чтобы создать эффективную систему оценки результативности и эффективности внутреннего аудита, необходимо пройти следующие этапы.

1. Определить роль и место СВА в структуре организации, а также определить понятие эффективности СВА применительно к своей организации.

Для этого рекомендуется:

• изучить Стандарты внутреннего аудита, соответствующие практические руководства, Положение о внутреннем аудите, функционал совета директоров и комитета по аудиту;

• ознакомиться со стратегическими планами развития организации и функциями внутреннего аудита;

• оценить ожидаемые результаты СВА;

• сформулировать понятие эффективности и результативности применительно к функции внутреннего аудита в данной организации.

2. Определить ключевых внутренних и внешних стейкхолдеров (заинтересованные стороны, пользователи отчетов СВА).

Для этого:

• определить внешних и внутренних стейкхолдеров для СВА и организации;

• определить круг лиц, которые полагаются в своих решениях на результаты работы внутреннего аудита;

• определить круг лиц, которые получают преимущества от результатов работы внутреннего аудита;

• определить круг лиц, которые поддерживают работу внутреннего аудита.

3. Утвердить сформулированное понятие эффективности и результативности с основными стейкхолдерами.

4. Разработать систему измерения показателей результативности и эффективности.

Для этого:

• определить основные ожидания стейкхолдеров от внутреннего аудита;

• сформировать, какие качества, навыки и результаты важны для стейкхолдеров, а также слабые места и сильные стороны в этих областях;

• разработать показатели для измерений эффективности и результативности, а также критерии их оценки;

• согласовать критерии оценки (нормативные значения) системы показателей оценки эффективности и результативности с ключевыми стейкхолдерами.

5. Внедрить процедуру регулярного мониторинга деятельности СВА.

Для этого:

• согласовать и утвердить формат и частоту отчетности с учетом размера организации и структуры органов управления;

• осуществлять периодическую проверку системы;

• использовать результаты данной проверки для корректировки деятельности СВА в соответствии с установленными показателями эффективности и результативности.

Примеры количественных и качественных показателей для оценки внутреннего аудита

Пройдя обозначенные выше этапы, для компании розничной торговли можно выделить количественные и качественные показатели оценки эффективности внутреннего аудита, сгруппированные по следующим направлениям:

Количественные группы показателей:

— риски и адаптация к изменяющимся потребностям бизнеса и стейкхолдеров;

— эффективность персонала;

— эффективность аудиторских рекомендаций/консультаций;

— окупаемость затрат на внутренний аудит;

— выявление резервов, совершенствование деятельности внутреннего аудита.

Качественные группы показателей:

— соблюдение Стандартов аудита и Кодекса этики, контроль качества;

— управление проектами;

— профессиональный уровень сотрудников и его повышение;

— удовлетворенность стейкхолдеров.

Для каждого показателя необходимо определить и согласовать с основными стейкхолдерами критерии оценки.

Примерная карта показателей с критериями оценки может быть представлена следующим образом (см. таблицу).

На сегодняшний день существуют различные мнения по поводу традиционных критериев оценки внутреннего аудита, которые многие используют. Кому-то они нравятся, кто-то не рассматривает их как показатели эффективности и считает, что для измерения эффективности данной службы нужно начать с договоренности между руководителями функции (САЕ) и стейкхолдерами (прежде всего комитетом по аудиту) о роли и цели деятельности внутреннего аудита.

Определение, данное Институтом внутренних аудиторов, говорит о следующем: внутренний аудит является деятельностью по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленной на совершенствование работы организации; внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления⁴.

Так как основные гарантии и консультации предоставляются в первую очередь комитету по аудиту и исполнительному руководству, то многие профессионалы рассматривают эффективность внутреннего аудита исключительно через призму оценки данной функции основными стейкхолдерами (прежде всего комитетом по аудиту и исполнительным руководством).

В связи с этим в карту качественных показателей оценки внутреннего аудита была включена такая подгруппа показателей, как «удовлетворенность стейкхолдеров». Однако для получения более полной обратной связи о результатах деятельности внутреннего аудита в эту группу показателей была добавлена обратная связь от аудируемых лиц⁵.

Остановимся подробнее на одном из показателей данной группы, так как его практическое применение может вызвать сложности. Этот показатель — «Результаты опросов стейкхолдеров и аудируемых лиц». Практическую ценность представляют обе части данного показателя, так как основные стейкхолдеры имеют долгосрочное видение, тогда как аудируемые лица занимаются текущей деятельностью.

Чтобы улучшать качество предоставляемых услуг для аудируемых лиц, целесообразно использовать опросник по окончании каждого проекта (аудита) в течение года.

Перечень вопросов для оценки службы внутреннего аудита

Примерный перечень вопросов, которые могут быть использованы для оценки, выглядит следующим образом:

• Была ли проведена встреча с аудируемым лицом перед началом проекта для обсуждения цели проекта, основных задач, времени проведения и составления плана встреч для обсуж-дения аудиторских наблюдений?

• Была ли согласована цель аудита на данной встрече, а также все остальные вопросы?

• Был ли предоставлен информационный запрос для подготовки необходимой аудиторам информации?

• Обладает ли аудиторская команда, назначенная на проект, необходимыми знаниями и квалификациями для проведения данной аудиторской проверки?

• Был ли проведен аудит наиболее эффективным образом с наименьшим отвлечением аудируемых лиц от основной работы?

• Был ли аудит проведен профессионально, в вежливой форме, без давления на представителей аудируемого лица?

• Был ли аудит закончен в запланированные сроки?

• Информировал ли руководитель аудиторской проверки аудируемое лицо о ключевых проблемах, обнаруженных в ходе аудита, для принятия немедленных действий со стороны аудируемого лица?

• Были ли покрыты все риски, обсужденные во время первой встречи, в результате проведенной проверки? Были ли даны критически важные рекомендации?

• Были ли проведены до окончания аудита встречи со всеми представителями аудируемого лица для подтверждения выявленных недостатков по их зонам ответственности?

• Был ли подготовлен драфт аудиторского отчета к финальной встрече с руководителем аудируемого лица и содержал ли он корректно отраженные замечания?

• Готов ли был аудитор обсуждать и добавлять в отчет необходимые комментарии или вносить какие-либо изменения, принимая во внимание точку зрения аудируемого лица и рассматривая проблему с высоты/видя всю картину (helicopterview)?

• Был ли выслан драфт аудиторского отчета на утверждение после всех добавленных комментариев менеджмента (руководителя аудируемого лица)? Корректно ли в нем были отражены все комментарии, предоставленные руководителем аудируемого лица?

• В случае недостижения согласия по какому-либо из вопросов был ли вопрос вынесен на более высокий уровень менеджмента для обсуждения и обсужден в присутствии аудируемого лица и аудитора для обеспечения равноправия сторон и объективного предоставления информации высшему руководству?

• В результате дал ли вам аудит дополнительную ценность/обеспечил ли он вас необходимой уверенностью, что поставленные цели в рамках данного процесса/проблемы выполняются, или существует высокий риск их невыполнения?

Следующей важной частью показателя «Результаты опроса стейкхолдеров и аудируемых лиц» является опросник для стейкхолдеров. Об этом писал Норман Маркс в своей статье от 30 января 2013 г.⁶.

Состоит он из следующих вопросов:

• Считаете ли вы, что внутренний аудит дал необходимую вам уверенность/предоставил необходимые гарантии, в том виде, в каком вы хотели, тогда, когда вам это было нужно, и именно по тому перечню вопросов, которые имеют наибольшее значение?

• Получили ли вы необходимое подтверждение того, что топ-менеджмент выстроил эффективную и результативную систему для своевременной идентификации и управления самыми значительными рисками для достижения организацией поставленных перед ней целей и миссии?

• Своевременно ли и достаточно ли результативно реагировал внутренний аудит на изменения в рисках?

• Был ли внутренний аудит «агентом перемен» для повышения эффективности и результативности бизнеса?

• Удовлетворены ли вы тем, что стоимость внутреннего аудита меньше стоимости услуг по консультированию, которые он предоставляет?

• Существуют ли виды активности, которые следует прекратить внутреннему аудиту? Были ли внутренним аудитом проведены проекты или мероприятия, на которые вы предпочли бы не тратить время и за которые вы предпочли бы не платить?

• Каким образом, по вашему мнению, внутренний аудит может улучшить свои услуги, оказываемые комитету по аудиту, руководству и организации в целом?

Все ответы по вопросникам можно ранжировать по шкале от «Полностью согласен» до «Категорически не согласен» и «Не было сделано». Каждому вопросу можно придать заранее согласованные с высшим руководством весовые коэффициенты для выведения сводной оценки, например, от 1 до 5. При этом более высокий удельный вес имеет смысл придать второй группе показателей.

Система/модель оценки эффективности работы внутреннего аудита

Для удобства регулярного мониторинга показателей эффективности и результативности внутреннего аудита целесообразно выделить 5—10 ключевых показателей, наилучшим образом отражающих цели и задачи, поставленные перед СВА на текущий год. Данным показателям можно присвоить определенные весовые коэффициенты для возможности получения сводного показателя оценки.

Таким образом, для любого отдела/департамента, службы внутреннего аудита можно разработать прозрачную и понятную систему оценки, которая будет учитывать как традиционные KPI (Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности), так и удовлетворенность/обратную связь аудируемых лиц и основных стейкхолдеров.

***

Приведенная выше система оценки может быть внедрена в компании розничной торговли и включена в ежегодную оценку руководящего персонала отдела внутреннего аудита. Также возможно адаптировать представленный подход для целей практически любой компании из разных сфер бизнеса.

Примерная карта показателей с критериями оценки для внутреннего аудита (таблица)

№	Показатель	Пример оценки показателя
Количественные показатели
Риски и адаптация к изменяющимся потребностям бизнеса и стейкхолдеров
1	Выполнение утвержденного плана аудитов или процент выполнения плана проверок (отношение фактически выполненных за период аудиторских проверок к запланированному количеству)	100% (или более согласованного уровня процентов)
2	Своевременное реагирование на риски (согласование и изменение плана проверок на год при идентификации новых рисков или недостатков системы внутреннего контроля)	План менялся — да/нет
3	Процент выполнения запросов топ-менеджмента по проведению внеплановых проверок	100% (или более согласованного уровня процентов)
4	Процент проверенных ключевых рисков из общего числа рисков, включенных в карту рисков	100% (или более согласованного уровня процентов)
Эффективность персонала
5	Количество проведенных за период проверок в расчете на одного сотрудника службы внутреннего аудита (внутреннего аудитора)	Не менее пяти проверок
6	Время реагирования на запросы менеджмента	Не более пяти рабочих дней
7	Количество консультаций за период в расчете на одного работника	Не менее 10 консультаций
8	Утилизация персонала (% свободного времени, не затраченного на проверки и консультации)	Не более 20% от общего количества рабочих дней
9	Соблюдение установленных сроков аудита, по проектам и в целом или количество аудитов, проведенных в соответствии с бюджетом	Превышение бюджета проверки не более чем на 15%
10	Процент своевременно представленных отчетов по итогам проведенных проверок	Отклонение не более 20%
Эффективность аудиторских рекомендаций/консультаций
11	Экономическая эффективность выполненных рекомендаций, или суммарная экономия бизнеса от внедрения аудиторских рекомендаций	Денежная оценка в руб. (план на год в разбивке по проектам)
12	Процент выполненных аудиторских рекомендаций	Выше 85%
13	Количество улучшений бизнес-процессов по итогам внедрения рекомендаций	Не менее 85% от общего количества проаудированных бизнес-процессов
14	Количество/частота запросов в службу внутреннего аудита со стороны заказчиков	Растет от года к году
15	Количество повторяющихся рекомендаций	Не должно быть в рамках одного аудируемого лица
Окупаемость затрат на внутренний аудит
16	Затраты на внутренний аудит относительно экономического эффекта от внедренных рекомендаций	Польза для бизнеса в руб. выше годового бюджета внутреннего аудита
17	Выполнение бюджета	Не выше утвержденного бюджета
Выявление резервов, совершенствование деятельности внутреннего аудита
18	Выявление резервов совершенствования деятельности внутренних аудиторов и в целом всей службы внутреннего аудита	Количество проектов (аудитов) больше, чем в предыдущем году, на 5%
Качественные показатели
Соблюдение Стандартов аудита и Кодекса этики, контроль качества
1	Соблюдение принципа независимости, честности и объективности, профессиональной компетентности и надлежащей добросовестности, конфиденциальности и профессиональной этики сотрудниками внутреннего аудита	Да/нет, количество выявленных нарушений при внешней или внутренней проверке качества
2	Соблюдение стандартов деятельности	Да/нет, количество выявленных нарушений
3	Наличие достаточной рабочей документации, обосновывающей выводы аудиторов по разделам аудита	Да/нет, количество выявленных нарушений
4	Оценка работы службы внутреннего аудита сторонними структурами, которыми могут являться известные внешние аудиторы и консультанты (минимум один раз в пять лет)	Соответствует/не соответствует
Управление проектами
5	Поручение заданий профессиональным сотрудникам, квалификация которых соответствует характеру этих заданий. Привлечение услуг внешних экспертов по проектам, требующим профессиональных знаний в определенной сфере	Сложные задачи выполнялись более опытными сотрудниками Эксперты привлекались или нет
Профессиональный уровень и его повышение
6	Профессиональный уровень аудиторов. Наличие соответствующих квалификаций (Аттестат Минфина, -CIA, -ACCA и др.)	У всех, кроме младших сотрудников
7	Организация посещения внутренними аудиторами научно-практических конференций и семинаров с целью получения всесторонних знаний в областях бухгалтерского учета, налогообложения, аудита, финансов и др.	Количество необходимых часов -CPD за год на каждого сотрудника
8	Ротация ключевого персонала	Не более одного раза в два-три года
Удовлетворенность стейкхолдеров
9	Результаты опросов стейкхолдеров и аудируемых лиц	Оценка по шкале от 1 до 5 или от 1 до 10 и т.п.
10	Количество критически важных аудиторских рекомендаций	От одной до трех на проект