Повышение эффективности использования ИТ-инфраструктуры при оптимизации затрат

Вопросы оптимизации затрат на ИТ, в перечне которых значительную часть составляют затраты на поддержание ИТ-инфраструктуры, постоянно становятся предметом дискуссий. Мы попросили Эллу Тетерину, независимого эксперта по управлению проектами, более детально, на конкретном примере, рассказать, как провести анализ затрат на расходные материалы к офисной технике и какие действия необходимо предпринять для их сокращения¹.

Сегодня невозможно представить ни одну компанию, которая вела бы свой бизнес без использования ИТ. С каждым днем на рынке информационных технологий появляются новые решения и технологии, которые требуют основательных финансовых затрат со стороны заказчика и потребителя.

Крупные компании готовы, как и прежде, выделять достаточные средства на цифровизацию, модернизацию ИТ-инфраструктуры или внедрение новых технологий, особенно если компания напрямую связана с ИТ. В то же самое время в средних и мелких компаниях, или даже в крупных, где ИТ отводится только поддерживающая функция, а основным видом деятельности является, например, строительство или проектирование зданий и сооружений, высшее руководство требует от руководителя ИТ-подразделения/CIO повысить эффективность имеющейся ИТ-инфраструктуры и одновременно оптимизировать затраты на ее эксплуатацию. На конкретном примере представим последовательность этапов реализации проекта по снижению затрат на расходные материалы к офисной технике и покажем, сколько предприятие может сэкономить на этих затратах (при заданном в кейсе перечне средств оргтехники и объемах их эксплуатации).

Анализируем затраты на закупку расходных материалов к офисной технике

Рассмотрим кейс по оптимизации затрат на примере одной строительной компании с условным названием «М».

С постоянной регулярностью на подпись руководителю организации попадали документы на закупку расходных материалов к офисной технике (бумага, картриджи и т.д.). Руководитель компании захотел детально увидеть, сколько денег тратится ежегодно на все расходные материалы.

Так как на тот момент в компании не велась статистика, для начала была сделана укрупненная аналитика по нормативному и фактическому расходу материалов каждого печатающего устройства (см. табл. 1). Всего было задействовано 30 штук оргтехники разного вида:

• Принтер (ч/б, А4) — 10 шт.;

• МФУ (ч/б, А4) — 8 шт.;

• МФУ (ч/б, А4/А3) — 1 шт.;

• Принтер (цвет, А4) — 2 шт.;

• МФУ (цвет, А4) — 2 шт.;

• МФУ (цвет, А4/А3) — 7 шт;

• Итого: 30 шт.

Таблица нормативного и фактического расхода картриджа/тонера устройства* (таблица 1)  

Проводим внутренний аудит использования сотрудниками оргтехники

Одновременно был проведен аудит использования сотрудниками компании «М» всей ИТ-инфраструктуры как в целом, так и в частности. И вот что удивило: львиная доля ИТ-бюджета уходила именно на расходные материалы к оргтехнике и на ее ремонт, несмотря на действующую систему электронного документооборота (далее — СЭД), электронный архив документации (сопровождающий весь жизненный цикл строительства и внутреннего портала компании), наличие доступов к различным справочным системам и другое.

Оказалось, что многие руководители среднего и высшего звена распечатывали документы, изучали их в печатном виде, делали пометки, ставили письменно резолюции и выбрасывали бумажные экземпляры в корзину для мусора. Сотрудник, которому назначалось поручение в СЭД, опять распечатывал данный документ для ознакомления, выполнял поручение: например, подготовленный ответ на письмо в электронном виде никто не рассматривал, каждый раз ответственный вносил правки и заново распечатывал письмо. Это происходило до тех пор, пока окончательная версия с подписями согласующих не доходила до подписанта того самого письма. Но и тут могли вноситься правки, и тогда ответственный за подготовку вносил правки и заново собирал все подписи, руководитель собственноручно подписывал письмо, далее секретарь сканировала его письмо, отправляла по электронной почте адресату и сохраняла в СЭД. Другой пример: когда сотруднику необходимо было ознакомиться с какими-то пунктами договора, он просто распечатывал весь договор из базы (вместо того чтобы изучить его на своем компьютере или распечатать только необходимые страницы), а затем выбрасывал его в корзину. Также достаточно большое количество распечатанных документов просто оставались на принтерах и МФУ и не были востребованы.

Анализируем финансовые затраты на расходные материалы за квартал

Следующим шагом были проанализированы финансовые затраты на расходные материалы за три месяца. Как видно из табл. 2, суммарные затраты составили более 630 000 руб.

Достаточное количество времени ушло на формирование статистики: кто, сколько и что распечатывает. Для этой цели была использована программа с открытым исходным кодом и доработана под нужды компании «М».

Аналитика расхода печати и расчет использования расходных материалов за 3 месяца (таблица 2)  

Прежде чем прийти к руководству с вариантами решения оптимизации затрат на закупку и использование расходных материалов, был проведен анализ распределения имеющейся оргтехники в офисах, между структурными подразделениями и сотрудниками, проанализированы функциональные обязанности сотрудников компании «М», а также стоимость ежемесячного и ежегодного обслуживания оргтехники.

Интересным оказался даже тот факт, что при имеющейся гарантии на некоторые единицы оргтехники ее ежемесячное обслуживание закладывалось в контракт на ремонт и стоимость достигала нескольких миллионов рублей ежегодно. Также годовая стоимость обслуживания некоторых единиц печатающих устройств превышала покупку нового такого же устройства с годовой гарантией.

Разрабатываем мероприятия по оптимизации затрат

Руководству были предложены следующие меры:

• Сокращение расходов на печать без дополнительных затрат.

• Сокращение расходов на печать с учетом дополнительных затрат.

Рассмотрим эти меры ниже по каждому пункту подробнее.

1. Предложения по сокращению расходов на печать без дополнительных затрат:

1.1. Минимизировать использование бумажных экземпляров в компании, заменить бумажные экземпляры на электронные (например, при согласовании документов счетов, актов и т.д. не прикладывать распечатанные договоры).

1.2. Уменьшить количество копий печатаемых документов.

1.3. При назначении поручений в СЭД не распечатывать документы, а переназначать на сотрудников поручения в системе или по средствам электронной почты. Для этой цели были перенастроены права пользователей в системе.

1.4. Распечатывать черновые материалы в случае необходимости, используя двустороннюю печать на черно-белых сетевых принтерах (стоят в коридорах на каждом этаже).

1.5. Можно использовать неоригинальные расходные материалы, тогда стоимость на один картридж уменьшится (средняя стоимость оригинального картриджа — 5600—12 000 руб., неоригинального — 800—2500 руб., оригинального фотобарабана — 18 000—19 000, а неоригинального — 14 000—15 000).

В данном пункте необходимо учитывать риски при использовании неоригинальных расходных материалов:

• срок службы фотобарабанов оргтехники уменьшается или может наступить немедленная поломка;

• частое замятие бумаги и, как следствие, ее повышенный расход при использовании бумаги низкого качества;

• ухудшение качества печати (размытый текст и др.);

• повышенный расход печати (заявленное количество распечатанных страниц может не соответствовать фактическому);

• потеря гарантии производителя;

• более быстрый износ оборудования, что приведет к увеличению стоимости ремонта и обслуживания.

1.6. Сократить количество единиц офисной техники, подлежащей ежемесячному обслуживанию (подлежат все 30 единиц офисной техники, но после тщательного анализа в контракт на обслуживание будут входить только шесть больших МФУ). Таким образом, экономия на обслуживании составит около 2,5 млн руб. в год. Также в контракт необходимо включить затраты на запасные части, оплата которых будет производиться по факту использования, что существенно сократит сроки на проведение закупочных процедур и уменьшит срок простоя офисной техники в случае выхода ее из строя. В случае длительного ремонта по причине отсутствия необходимых запасных частей на складе у обслуживающей организации можно дополнительно включить в договор предоставление МФУ на время длительного ремонта.

1.7. Минимизировать расход цветной печати (при необходимости черновые материалы печатать только на сетевых черно-белых устройствах). Только оригиналы документов финальной версии подлежат распечатке на черно-белом или цветном устройстве в зависимости от типа документа.

1.8. Запретить печатать документы для личных целей.

1.9. Оптимизировать бизнес-процессы (например, все согласования договора/служебных записок и т.п. производить посредством электронной почты и лишь конечный вариант распечатывать и визировать «живой подписью», оптимизировать процесс согласования договоров и сопровождающих их документов после заключения, так как вся информация содержится в базе).

Для организации данных мероприятий был перераспределен парк офисной техники между офисами, этажами, подразделениями и сотрудниками в зависимости от потребности в печатных экземплярах, ограничен доступ к распечатыванию материалов на плоттере (доступ остался только у профильного подразделения, остальные сотрудники, если необходимо было распечатать материалы формата А0, обращались к системному администратору). Оптимизированы некоторые бизнес-процессы компании, внесены изменения в инструкцию по делопроизводству и в действующие положения.

2. Предложения по сокращению расходов на печать с учетом дополнительных затрат:

2.1. Приобретение системы экономной печати:

2.1.1. использование карточки для печати для каждого общего устройства (пользователь должен приложить карточку к принтеру, чтобы отправленные им документы распечатались);

2.1.2. ориентировочная стоимость комплекта считывателя на принтер — 65 000—70 000 руб. На шесть устройств (сетевые МФУ с высокой производительностью и плоттер) ориентировочная стоимость составит 390 000—420 000 рублей. Стоимость карт для пользователей — 40 000 рублей;

2.1.3. использование данной системы позволит:

• обеспечить безопасную, практичную и экономичную печать через идентификацию сотрудников на принтерах для получения распечаток прямо «в руки»;

• обеспечить централизованное управление печатью, гибкие политики безопасности и правила печати;

• осуществлять полнофункциональный аудит и систему отчетности.

От покупки системы экономной печати в итоге отказались в связи с возникающими дополнительными расходами, и в целях экономии было принято решение использовать программу с открытым кодом и ввести всех пользователей в домен компании. После того как все пользователи были введены в единую систему, отчетные формы настроены, формирование статистики за любой отчетный период в разрезе каждого устройства/сотрудника занимало всего несколько секунд. Пример аналитики по пользователям представлен в табл. 3, на ее основе можно построить диаграмму;

2.1.4. внедрение полноценного юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с использованием функций согласования и подписанием документов электронной подписью. Стоимость зависит от выбранного решения, количества пользователей и услуг по внедрению системы.

Аналитика расхода печати по пользователям за 2 недели (таблица 3)  

Пользователь	Количество листов	%
Иванов	13 365	12,95
Лысиков	8350	8,09
Михайленко	7500	7,27
Воронцова	5200	5,04
Красовский	4750	4,60
Макушин	4490	4,35
Сайко	4470	4,33
Милютин	4390	4,25
Смирнова	4350	4,21
Некрасов	4200	4,07
Потапова	4170	4,04
Малюшкин	4120	3,99
Безденежный	3780	3,66
Арапов	3540	3,43
Азаренок	3400	3,29
Васильев	3170	3,07
Иванова	3140	3,04
Плотникова	3110	3,01
Огарева	2810	2,72
Окулова	2779	2,69
Судаков	2685	2,60
Курицын	2673	2,59
Цветков	2776	2,69
Итого:	103 218	100,00

Результаты оптимизации затрат на расходные материалы для оргтехники

До момента внедрения ЮЗЭДО, были закуплены и настроены электронные подписи руководящему составу с полномочиями подписания документов согласно выданным доверенностям. Использование данных подписей позволило ускорить процесс подписания части документов без их распечатывания и взаимодействия между органами государственной власти и партнерами, которые в своей работе также использовали электронные подписи.

Кроме того, руководством компании были применены административные меры: статистика расходов попадала на стол руководителю компании «М». Лидерам по распечатыванию задавался вопрос: какую выгоду получила компания от данного сотрудника, если одни его затраты на распечатку составили, к примеру, 50 000 рублей? Если работник не мог обосновать свои действия, то при рассмотрении ежемесячного/ежеквартального премирования его премия могла быть сокращена. Поучительным уроком для большинства сотрудников послужило именно лишение премии.

Таким образом, со временем культура распечатывания в компании изменилась и бюджет следующего года ТОЛЬКО на расходные материалы и обслуживание оргтехники сократился на несколько миллионов рублей, а оптимизация бизнес-процессов позволила существенно сократить бюрократию.

Хочу обратить внимание на то, что именно от личного участия высшего руководства очень многое зависит: можно формировать приказы, как в нашем случае с сокращением количества распечатываемых документов, сколько угодно — сотрудники будут их нарушать до тех пор, пока не последует реальное наказание. Программы контроля —это лишь инструмент, и если не использовать результаты аудита и отчетности грамотно, не прививать культуру в компании, то ничего не изменится.

***

Даже для малого и среднего предприятия экономия по данной статье затрат может стать очень ощутимой. Конечно, будет необходимо провести всесторонний анализ, пример которого приведен в статье. Мероприятия по оптимизации могут быть разными, во многом их успех зависит от стимулирования сотрудников (как со знаком плюс, так и со знаком минус — например, снижение премий). Кроме того, это потребует и определенного изменения корпоративной культуры в сторону бережливого отношения к ресурсам. Оптимизация затрат на расходные материалы для оргтехники позволит не только сэкономить значительные средства, побочным эффектом может стать и польза для общества, так как с точки зрения экологии уменьшение потребления расходных материалов существенно снижает нагрузку на природные ресурсы и переработку отходов. Нетрудно представить себе масштабы положительного экологического эффекта, если все компании начнут экономно относиться также к данной статье расходов.

---

¹ Отдельные тезисы статьи содержались в докладах Эллы Тетериной на конференциях TAdviser в 2018 и 2019 гг.: http://www.tadviser.ru/index.php/Конференция:Оптимизация_ИТ-инфраструктуры_2019; http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Конференция_Оптимизация_ИТ-инфраструктуры_2018.