Полноценная удаленная работа еще не стала глобальным трендом. В мире уже существуют крупные компании, работающие полностью удаленно. В России таких компаний пока единицы, но тенденция наметилась. У данного формата работы есть свои плюсы и минусы, он подходит далеко не всем предприятиям и не каждому сотруднику. О том, как выстроить работу распределенной команды и в чем преимущества и недостатки такого подхода, рассказывает Тимур Валишев1, основатель компании JivoSite.
В этом году компании JivoSite исполнилось семь лет. Мы начинали проект вдвоем, а сейчас в компании работает 140 человек, и более ста из них — из дома. С самого начала мы строили распределенную команду и за семь лет выстроили ее. Расскажу о нашем собственном опыте и опыте нескольких компаний, которые выбрали аналогичный формат организации работы. Речь пойдет именно о варианте, когда компании изначально основываются в удаленном формате.
Почему компании выбирают удаленный формат работы: наш опыт
JivoSite начался с идеи сделать удобный и недорогой инструмент для бизнеса — чат на сайт. Мы начинали делать проект вдвоем, а инвестиций у нас было примерно 120 тыс. руб. Семь лет назад это была более существенная сумма, чем сейчас, но для запуска серьезного бизнеса все же смехотворная. Мы экономили на всем и поначалу вдвоем работали за десятерых: сами писали код, тестировали, делали дизайн, занимались бухгалтерией, искали клиентов и работали службой поддержки.
Пока бизнес состоял из двух человек, работали из дома. Но постепенно продукт начал набирать популярность, и возникла потребность в расширении штата. Аренда офиса и поиск сотрудников в Москве были бы слишком дороги для стартовавшего проекта, а привлекать сторонние инвестиции мы не хотели: стремились развиваться на собственные деньги, поэтому первых сотрудников тоже наняли на удаленку. Оказалось, что этот формат жизнеспособен и подходит нам, так что продолжили в том же духе. Кроме прочего, это помогло нам проще развиваться на зарубежных рынках: нанимать иностранных сотрудников на удаленку гораздо удобнее и выгоднее, чем создавать офисы в разных странах.
И вот спустя семь лет после старта JivoSite — это почти полторы сотни сотрудников, коллеги в Бразилии, США, Турции, Европе, Индии. К слову, сейчас наш продукт по популярности входит в топ-3 в мире и лидирует на рынке России и СНГ.
По большому счету, создание распределенной команды было не взвешенным рациональным решением, выбором из нескольких форматов, а единственным жизнеспособным для нас, вынужденным вариантом. И сейчас я считаю большой удачей, что все сложилось именно так. Теперь наша команда может поделиться довольно богатым опытом существования в формате удаленной работы.
Опыт других компаний по удаленной работе сотрудников
Удаленка в последние годы набирает популярность, и в мире уже хватает компаний, которые выбрали для себя такой формат. Все их перечислять нет смысла, упомяну лишь несколько самых крупных и интересных, на мой взгляд, компаний. Большинство упомянутых команд активно делятся опытом в профильных блогах, и некоторые практики помогли нам в ходе настройки собственных рабочих процессов.
Компания Automattic, создатели платформы WordPress, — это CMS, на которой сейчас работает каждый третий сайт в интернете. Продукт разрабатывает и поддерживает команда из почти 900 человек, все они работают удаленно.
GitHub — площадка для разработчиков, крупнейший веб-сервис для хостинга (хранения и размещения) IT-проектов и их совместной разработки. Год назад компанию купил Microsoft, сумма сделки составила 7,5 млрд долл. Сейчас в GitHub работают около 900 человек, две трети из них — удаленно.
Basecamp (ранее назывались 37signals) — разработчики одноименного инструмента управления проектами и других систем организации рабочего процесса. Это небольшая компания, она насчитывает всего полсотни человек, но у них обширный опыт удаленной работы и выстраивания распределенной команды. Настолько большой, что они даже написали об этом книгу, она называется «Remote. Офис не обязателен». Это фактически самоучитель для распределенных команд, здесь подробно и легко описаны все практики, способы организации процесса, проблемы и пути их решения — и все это проиллюстрировано живыми примерами из собственного опыта.
Одна из самых известных российских распределенных команд — компания SkyEng. Они делают сервис и платформу для изучения иностранных языков онлайн, и для себя выбрали удаленный формат работы. В SkyEng около 800 сотрудников, в основном это преподаватели, однако команда, непосредственно создающая продукт, тоже целиком работает удаленно.
Интересный пример «гибридной» удаленки — телеком-гигант «Билайн». У них действует система под названием beefree. Ее суть в том, что любой сотрудник (речь, конечно, об основных офисах, а не о точках продаж) два дня в неделю может работать удаленно. Но это необходимо всякий раз согласовывать с руководителем и составлять подробный план задач на каждый день, по которому сотрудник собирается работать из дома. Забавно, что во время работы в офисе такой план не требуется: здесь используется дополнительная мера контроля производительности сотрудников при работе из дома.
Beefree от «Билайн» — это совсем другой формат, очень отличающийся от подходов, работающих в полностью распределенных командах, однако это и конкурентное преимущество на рынке труда и потенциально шаг к полноценной удаленке.
Удаленка: несомненные плюсы
Как показала деятельность многих компаний, в том числе и нашей, у удаленной работы есть три основных преимущества:
1. Расширение зоны поиска сотрудников. Это актуально для Москвы и рынка программистов: в столице он очень перегрет, крупные компании задрали уровень зарплат до небывалых высот. Конкуренция за хороших разработчиков в Москве очень высокая, участвовать в этой гонке против гигантов индустрии тяжело. Мы с самого начала решили нанимать программистов преимущественно из регионов. Думаю, что это отчасти позволило нам развиваться без инвестиций, полностью на свои деньги.
Это вопрос не только экономии. Когда нет территориального ограничения, выбор становится гораздо больше. В регионах есть большое количество опытных и мотивированных соискателей, и у многих из них уже даже есть опыт удаленной работы — и это тоже плюс.
2. Эффективность. По нашему опыту, удаленная работа в долгосрочной перспективе приводит к росту персональной эффективности. Не нужно тратить время на дорогу в офис и из офиса, можно обустроить рабочее пространство так, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, на удаленке сотрудники реже берут выходные и больничные — все это складывается в заметный прирост эффективности.
3. Баланс жизни и работы, а также лояльность команды. Если бы сейчас сказали, что мне нужно начать работать из офиса, ежедневно тратя на дорогу по 40 минут в одну сторону, и это приведет к росту прибыли компании на 30%, я бы, скорее всего, отказался. Потому что сейчас я могу позволить себе выстраивать жизнь так, как мне это нравится и подходит. Не тратить время на дорогу, проводить больше времени с семьей, комфортнее выстраивать свой график. Кроме того, мне приходится работать в две смены: днем с русской командой и вечером — с иностранной (около 30 наших сотрудников — иностранцы из Бразилии, США, Турции, Европы, Индии). В офисном режиме пришлось бы жить на работе.
Удаленка: и минусы
Как и у любого формата организации, у удаленной работы есть минусы. Наиболее частыми и «универсальными» для многих компаний минусами могут быть следующие.
Этот формат подходит не всем. Отсутствие общения с людьми вживую может очень тяжело переноситься. Беседовать с коллегами по видеосвязи и общаться вживую — очень разные вещи, как показывает практика. Поэтому нужно организовывать свою жизнь так, чтобы не было недостатка в живом общении, дабы совсем не одичать. А это не всегда легко.
Сложности с коммуникациями. На удаленке требуется тратить дополнительную энергию и ресурсы, чтобы убедиться: никого не исключили из процесса коммуникации, никто не забыт, все понимают, что происходит. В офисе эти процессы складываются естественным образом. На удаленке нужно за этим внимательно следить.
Обмен опытом и развитие сотрудников. В офисе рядом есть коллеги, специалисты, и в таком формате гораздо лучше становится понятно, что есть эксперты лучше тебя и есть, к чему стремиться. На удаленке с этим сложнее. Часто может складываться впечатление, что ты уже достиг мастерства и непонятно, куда и зачем расти. Нужно вкладывать деньги в развитие, обмен опытом, в профессиональный рост сотрудников.
С предыдущим пунктом связана еще одна подпроблема: когда приходит новый сотрудник, его нужно эффективно включить в работу и во взаимодействие с коллективом, требуется время для такой адаптации, в связи с чем специалисты в управлении персоналом даже стали использовать для краткости обозначения проблемы слово «онбординг» от английского «onboarding». Если в офисе человек относительно быстро вливается в команду, знакомится с коллегами и благодаря этому быстрее осваивается на новом месте, то у нас сотрудник выходит на работу и видит перед собой только свой компьютер. В таких условиях адаптация происходит сложнее и медленнее, и этому тоже нужно уделять внимание и ресурсы.
Экономика удаленной работы
Специалисты из Стэнфорда совместно с крупнейшим китайским турагентством Ctrip (около 25 тысяч сотрудников) провели двухлетнее исследование2. В ходе него изучали большую группу сотрудников и всех, чей день рождения приходится на четную дату, отправили работать из дома, а тех, кто родился в нечетные дни, оставили в офисе. В итоге сотрудники, работавшие из дома, показали значительный прирост эффективности (порядка 13%); они перестали опаздывать к началу рабочего дня и уходить пораньше, стали брать меньше выходных и больничных, а также на 50% реже увольняться. В итоге эффективность была оценена в 2000 долл. на сотрудника в месяц (экономия на офисных пространствах плюс прирост эффективности).
Это показательное исследование, но для компаний, работающих полностью удаленно, все выглядит несколько иначе. На примере JivoSite: нам не надо тратиться на аренду офиса на полторы сотни человек в Москве (у нас есть офис, но относительно небольшой), зарплаты в регионах в среднем ниже, и это кажется выгодным. Но в долгосрочной перспективе экономии практически не существует, потому что добавляются другие расходы: обучение сотрудников, командировки в офис, встречи отдельных команд и общие сборы всей компании. Зачем это нужно, поговорим чуть позже.
Коммуникации в распределенной команде
Основа удаленной работы — это постоянное общение. Вот как это организовано у нас. Мы используем стандартные инструменты: Slack в качестве внутреннего мессенджера, Jira и Asana — сервисы для совместной работы (таск-трекеры — от англ. «task tracker», «отслеживатели задач»).
Еще есть CRM-система собственного авторства, а для коммуникации с клиентами мы используем собственный продукт.
Важный принцип: все созвоны, конференции, обсуждения всегда проходят с видео. Раньше мы использовали Skype, но перешли на Zoom, потому что качество связи критически важно для полноценной коммуникации. В какой-то момент мы даже закупили всем сотрудникам качественные гарнитуры.
Большинство команд проводят ежедневные утренние встречи: команда созванивается и обсуждает сделанное вчера и планы на день. Это помогает быть в курсе и отслеживать процессы. Удобно за 20 минут пройтись по задачам, понять, чему нужно уделить внимание, а затем зафиксировать обновления и изменения в таск-трекере. По большому счету это традиционные совещания, просто проходят они в онлайн-режиме.
Каждую неделю мы проводим демо: большой созвон всех разработчиков, на котором сотрудники показывают, что они сделали за неделю.
Важная часть коммуникаций — те, что не относятся непосредственно к работе, но помогают сотрудникам расти и развиваться. У нас есть программа «Техбонус»: это программа поощрения сотрудников, которые готовят выступления о новых используемых технологиях или инструментах, что очень помогает всей команде быть в курсе трендов и использовать актуальные технологии в работе.
Неформальные коммуникации мы тоже поощряем. Не видеть людей — тоскливо, и нужна онлайн-социализация. Например, компания StackOverflow (250 сотрудников, многие из них работают удаленно) устраивает еженедельные пятничные онлайн-вечеринки. У них даже есть специальный инструмент, который случайным образом связывает по видео сотрудника с двумя коллегами, с которыми он раньше не общался. Это помогает выстраивать социальные связи внутри команды и избавляет от ощущения одиночества.
Так далеко мы еще не зашли, у нас в корпоративном мессенджере есть канал с мемами. Он начался с пятничных картинок котиков, сейчас это довольно активный канал обмена шутками и общения между коллегами. Сейчас мы запускаем в этом канале небольшой конкурс, чтобы поощрить сотрудников к более активному участию в такой вот социальной жизни компании.
Офлайн-коммуникации
При всем удобстве онлайн-коммуникаций живое человеческое общение трудно заменить. Поэтому раз в год мы собираемся на неделю всей командой, обычно в Подмосковье, хотя были и выезды в другие города и страны. Плюс отдельные команды раз или два в год приезжают в офис, чтобы вместе поработать над каким-нибудь проектом.
Общий выезд — дорогое удовольствие. Прошлогодний сбор (около ста человек) обошелся в 9 млн руб. В этом году будет еще дороже. Это большие деньги, но важная инвестиция. Когда люди встречаются лично, это помогает наладить связи между ними, повысить уровень взаимного доверия, в конечном итоге делает все коммуникации проще и эффективнее.
Неделя, проведенная вместе, — это не только работа и развлечения: мы готовим обширную программу. У программистов это хакатоны и обучение, для продажников и службы поддержки мы устраиваем мастер-классы и семинары от приглашенных экспертов, сами сотрудники тоже готовят выступления и доклады, что дополнительно помогает сплачиванию команд.
Организация рабочего процесса
Может показаться, что удаленка — это про работу в любых условиях, условно говоря, в тапочках и пижаме, прямо из кровати или любого другого места. Это не так. Необходимо соблюдать определенную рабочую гигиену.
Мы просим всех сотрудников обеспечить себе тихое рабочее место. Не разрешается, чтобы во время работы в комнате присутствовал кто-то еще. Можно работать из своей квартиры, но тогда требуется отдельная закрытая комната. Если нет возможности найти спокойное место дома, мы просим снимать квартиру или офис по соседству и, как правило, оплачиваем это.
Популярный вопрос — как отслеживать производительность, как следить, кто и чем занят в рабочее время. Но такой же вопрос можно задать и тем, кто работает в офисе: как вы отслеживаете, что именно ваши сотрудники делают, сидя на рабочем месте?
Существуют различные инструменты для тайм-трекинга, программы, которые устанавливаются на компьютеры сотрудников и следят за активностью: какие приложения и сколько времени активны, какие сайты посещал и т.д. Мы не используем такой подход, потому что это вредит доверию в команде, а обмануть можно любой софт.
Джейсон Фрид, сооснователь компании Basecamp, сказал3: «Когда ты не видишь человека весь день, единственное, что ты можешь оценить, — его работу. Единственный вопрос, который можешь задать: „Что ты сделал?“ Это единственный показатель, не время, проведенное на работе, не процесс, а результат». У нас это так и работает: во время созвонов мы обсуждаем сделанное, результат, и это дает понимание эффективности и производительности.
Подбор персонала
У поиска сотрудников на удаленку тоже есть свои нюансы. Каналы подбора типичные: для российской команды это hh.ru, MoiKrug и LinkedIn. Многих иностранных сотрудников мы находим через сервис UpWork. Это биржа фрилансеров, и за рубежом есть много людей, которые годами работают удаленно, и многие из них соглашаются на постоянную работу.
Мы проводим видеособеседования с соискателями, и они практически не отличаются от традиционных интервью в офисе. Порой даем оплачиваемые тестовые задания, чтобы проверить навыки кандидатов.
Часто в ходе интервью мы просим повернуть камеру и показать комнату, в которой человек работает. Это хороший показатель того, насколько человек готов к удаленной работе. Если рабочее место организовано хорошо, везде порядок, это дополнительный плюс при решении о найме. Однако у нас есть и сотрудники, которые прекрасно работают, сидя на кухне.
Дополнительно при подборе мы интересуемся опытом удаленной работы и при прочих равных выберем того кандидата, у которого такой опыт есть. Это дополнительная гарантия, что человек понимает, с чем придется иметь дело, и останется с нами надолго. Но опыт удаленки не является решающим фактором.
Советы начинающим
Есть несколько рабочих хитростей, к которым мы с командой пришли опытным путем. Хочу поделиться ими.
Во время видеосовещаний, видеоконференций отключайте отображение картинки с собственной камеры. Кажется, мелочь, но собственное лицо на экране неожиданно сильно отвлекает, и его отключение очень помогает лучше сосредоточиться непосредственно на разговоре.
Очень полезно ввести какую-нибудь ежедневную утреннюю рутину, во время которой можно переключиться из режима «дом» в режим «работа». Обычно таким переключателем отлично работает поездка в офис, но на удаленке этот этап, как правило, отсутствует, поэтому в условиях работы дома нужно придумать себе какое-то ежедневное обязательное занятие: оно поможет переключаться в рабочее, ресурсное состояние. Одно время мы даже проводили коллективные зарядки по «Скайпу», но увлечь этим всех не удалось, а принудительные практики в действительности не работают.
Очень полезно переодеваться в специальную рабочую одежду, даже хорошо бы иметь две пары тапочек — рабочие и домашние. Переодевание непосредственно перед началом работы тоже помогает переключаться, настраиваться на нужный лад.
Когда работаешь из дома, сильно размываются границы между работой и не-работой. Это часто приводит к тому, что и я, и коллеги работаем слишком много, гораздо больше, чем делали бы это в офисе. Это происходит само собой: вроде бы закончил работать, но можно еще проверить почту, отвлечься от каких-то домашних дел на маленькую рабочую задачу, и все это накапливается. Это происходит органически, не приводит к стрессу, к падению эффективности, но нарушает тот самый work-life balance, к которому мы с командой стремимся.
Чтобы избегать этого, нужно четко фиксированное расписание для самого себя: начинать и заканчивать работу в одно время, примерно в одно время ходить на обед, после окончания рабочего дня не отвлекаться на рабочие задачи (за исключением каких-то авралов, конечно).
В коммуникациях внутри команды очень помогает соглашение о времени ответа на сообщение. В какой-то момент мы заметили, что люди проводят больше времени в корпоративном мессенджере, чем в работе. Не потому, что прокрастинируют или не хотят работать, а потому что вот так была выстроена коммуникация: всем казалось невежливым не отвечать на входящие сообщения как можно быстрее. В итоге рабочий, казалось бы, инструмент отвлекал от работы и снижал эффективность всей команды.
Чтобы решить проблему, мы ввели соглашение, что время ответа на сообщение в корпоративном мессенджере — до трех часов. Это позволяет отключить все уведомления, в том числе рабочие, полностью сосредоточиться на процессе, а проверять чаты — раз в час или два.
Удаленка как образ жизни
Самое главное преимущество удаленной работы состоит в гибком подходе к организации своей жизни. И для очень многих кандидатов именно формат работы становится решающим фактором, почему выбрать нас, а не какую-нибудь более крупную или известную компанию. Такой режим работы — не для всех, но сейчас все больше кандидатов ищут возможности настроить свой баланс «работа — жизнь» (work-life balance) оптимальным образом, и для этого удаленная работа является идеальным способом. А для компаний, предоставляющих такую возможность своим сотрудникам, это может стать серьезным конкурентным преимуществом на рынке труда.
1 Тимур Валишев рассказывал об этом в рамках мероприятия Russian Tech Week 2019 в «Сколково».
2 https://nbloom.people.stanford.edu/sites/g/files/sbiybj4746/f/wfh.pdf.
3 https://www.inc.com/jason-fried/excerpt-remote-workers-boost-quality.html.