Как ознакомить сотрудника с документом? Возможности для предприятий

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто. При этом законодательство по-прежнему налагает на работодателей обязанность знакомить сотрудников с некоторыми документами исключительно под роспись. И все же оптимизировать этот процесс хотя бы частично, используя современные технологии, вполне возможно. Подробнее — в материале.

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так, например, согласно ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обес­печить обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда. Несоблюдение этих требований ведет к штрафам и даже в некоторых случаях — к приостановке деятельности. Так, в случае выявления государственным инспектором труда нарушений в этой сфере к работодателю будут применены следующие санкции (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

• на должностное лицо работодателя будет наложен штраф в сумме от 15 000 до 25 000 руб.;

• на юридическое лицо будет наложен штраф в сумме от 110 000 до 130 000 руб. или вынесено предупреждение;

• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет наложен штраф в сумме от 15 000 до 25 000 руб.

Таким образом, работодателю следует обеспечить обучение и инструктаж работников по охра­не труда, обучение работ­ников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих до­кумен­тах: журналах, листах ознакомления. А работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охра­ны труда, следует отстранить от работы.

Сложности организации ознакомления

Сложности с ознакомлением с до­кумен­тами возникают из-за нескольких факторов: объе­мов до­кумен­тов, необходимости подписания удаленными сотрудниками, необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков. Разберем подробнее.

Если в организации работают несколько тысяч сотрудников, то в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500 документов в день: прием, увольнение, перевод и др. Если добавить еще до­кумен­ты по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к работам, имеющим статус особо опасных, листы ознакомлений, то число может доходить до 1000 до­кумен­тов. Если вести их в бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов. Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать их ознакомление с до­кумен­тами и вовсе становится ­проблемой.

Специалисты по кадрам и охра­не труда знакомят работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами по охране труда и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с до­кумен­тами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда все нужные до­кумен­ты под рукой и сотрудник расписывается вручную. Однако с течением времени в локальные нормативные акты вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу. Делопроизводители готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы. Все эти до­кумен­ты требуют подписи сотрудников — нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с до­кумен­том.

Законодательство для отдельных видов до­кумен­тов устанавливает пе­рио­д, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под рос­пись». Так, ста­тья 193 ТК РФ устанавливает срок в три дня для приказов о дисциплинарном взыскании. Судебная практика показывает, что затягивать с озна­комлением до­кумен­тов, для которых законом не установлен подобный пе­рио­д, также не стоит. Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки до­кумен­тов, на то, когда сотрудник ознакомлен с ними. Так, например, в Апелляционном определении от 08.02.2016 по делу № 33-4253/2016 Мосгорсуд встал на сторону работодателя, поскольку все до­кумен­ты были оформлены вовремя и в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все работают в одном офисе, то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в организации несколько тысяч сотрудников и многие из них работают в удаленных подразделениях.

Если нужна «живая» подпись

Работодатель обязан ознакомить сотрудников под роспись только с теми до­кумен­тами, для которых «живую» подпись явно требует законодательство. Это приказы о приеме, о наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Наличие ­ECM-системы (системы управления корпоративным контентом) облегчает работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Они оповещают всех сотрудников о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с до­кумен­том и расписаться в листе ознакомления. Оповещение может быть разослано в ­ECM-системе. Работники, имеющие постоянный доступ к ­ECM-системе, получают задание. В задание вложена электронная версия до­кумен­та. Работник знакомится с электронной версией до­кумен­та на своем рабочем месте, пос­ле чего подходит в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание. Секретарь или специалист по кадрам кон­т­ролирует процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

С удаленными работниками придется действовать по старинке. Собирать подписи работников на листах ознакомления, пересылать до­кумен­ты по почте.

В некоторых случаях есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Среди «удаленных» работников можно выделить так называемых «дистанционных» сотрудников, которые работают вне территории работодателя или его удаленного подразделения. Трудовое законодательство разрешает использовать таким сотрудникам ­КЭП. Но, во-первых, использование ­КЭП — это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов до­кумен­тов это не разрешено (считай, запрещено).

Если подпись сотрудника не требуется

Работодатель вправе разработать локальные нормативные до­кумен­ты, для которых в законодательстве нет явного требования об ознакомлении сотрудников под роспись: положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т.д. Но работник должен быть в курсе порядка согласования командировок и объема возмещаемых расходов. Квалифицированная электронная подпись в этом случае не требуется. Работодатель может организовать ознакомление с такими до­кумен­тами полностью в электронном виде, используя разные инструменты.

• ­ECM-система. Сотрудник получает задание, изучает до­кумен­т, выполняет задание. Процесс строится так же, как если бы для ознакомления требовалась «живая» подпись, но без хождения в приемную. Такую подпись будет заменять нажатие кнопки «Выполнил» или «Ознакомился» в карточке задания.

• Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с до­кумен­тами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ­ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет. Сотрудник получает сообщение и ссылку на до­кумен­т в чат-боте, просматривает до­кумен­т на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

• Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение, например, в виде sms-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с до­кумен­том. Изучить до­кумен­т можно на экране инфокиоска. Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает до­кумен­т и нажимает кнопку «Ознакомился». Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Также работодатель может использовать портал или поставить общий компьютер для нескольких сотрудников.

Можно выбрать один или несколько из вышеописанных вариантов. Наличие ­ECM-системы позволяет сделать работу специалиста отдела кадров или делопроизводителя удобной. Специалист отдела кад­ров может отправить до­кумен­т на ознакомление всем сотрудникам, система сама определит, каким способом (через чат-бот, инфокиоск или ­ECM-систему) сотрудник будет знакомиться с до­кумен­том. Отслеживать ход ознакомления можно будет через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости можно сформировать лист озна­комления как отчет. В отчете будут видны наименование до­кумен­та, ­ФИО сотрудников, дата и время ознакомления.

Необходимо, чтобы работодатель закрепил в локальных нормативных актах порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами. Также важно, чтобы с порядком ознакомления работник был ознакомлен под роспись, например, в день его приема на работу.