Система рисков предприятия обязательно должна включать контрольные мероприятия в казначействе. О том, что представляет собой контроль платежей и каким образом можно повысить его эффективность, рассказывает Анна Алешина1, начальник отдела казначейских операций ООО «Сервисный центр ФЕСКО».
Не приходится ставить под сомнение тот факт, что управление денежными потоками является одним из важных направлений деятельности для любых организаций, иногда не менее важным, чем получение доходов от основной деятельности. Особенно актуальным управление финансами предприятия становится в условиях нестабильной финансовой ситуации.
В связи с вошедшей в практику работы российских предприятий системой бюджетного управления функции контроля выполнения бюджета движения денежных средств, а в некоторых организациях — и составление бюджета движения денежных средств (БДДС), как правило, выделяются в структуре управления предприятием в отдельную группу, называемую казначейством.
Общие для холдингов тенденции по выделению непрофильных функций в общие центры обслуживания (ОЦО) включают в том числе формирование централизованного казначейства, так называемой «фабрики платежей».
Перед централизованным казначейством ставятся такие цели, как:
-
повышение прозрачности централизуемых процессов;
-
унификация и стандартизация процессов;
-
повышение уровня финансовой дисциплины;
-
усиление контрольной функции.
Выполнение указанных целей не будет эффективным без использования единой программы для работы с платежами. Использование в работе различных учетных систем требует больше временных затрат и не позволяет произвести стандартизацию выполняемых операций. Внедрение единой учетной системы является необходимым условием для продуктивной работы казначейства, которая также позволит сократить затраты на поддержание и доработку всех ранее использовавшихся систем.
Казначейские контрольные процедуры в системе рисков предприятия
Контрольные процедуры в казначействе должны являться частью комплексной системы управления рисками предприятия и затрагивать процессы:
-
по управлению ликвидностью;
-
при осуществлении расходных операций — рублевых и валютных.
Есть различные признаки для выделения типов контроля в казначействе (см. рис. 1). Например, можно провести следующую типизацию контрольных процедур при работе с заявками на оплату.
1. По времени:
-
предотвращающие — в процессе осуществления работ;
-
выявляющие — после окончания работ, направлены на выявление ошибок или случаев преднамеренных нарушений, которые уже существуют.
2. По частоте выполнения:
-
непрерывные;
-
ежедневные/еженедельные/ежемесячные и т.д.
3. По способу осуществления контроля:
-
ручные — выполняются вне учетных систем, эффективность предотвращения ошибок довольно низкая;
-
полуавтоматические — контрольные процедуры, осуществляемые автоматизированно, но с участием исполнителя — должны быть инициированы или завершены вручную;
-
автоматизированные — контрольные процедуры, осуществляемые автоматизированно, без участия исполнителя. В основном являются предотвращающими — не позволяют совершить некорректное/ошибочное действие. Являются наиболее эффективными.
4. По виду валюты оплаты:
-
рублевые операции;
-
операции, совершаемые в иностранной валюте.
5. По скорости:
-
проверки заявки;
-
оплаты заявки.
6. По качеству:
-
полнота заполнения заявки;
-
правильность выбранных реквизитов;
-
наличие приложенных к заявке документов-оснований для осуществления платежа.
Как сделать более эффективным контроль в казначействе
Осуществление контрольных процедур при проведении платежей на любом предприятии очень важно и необходимо, так как каждая ошибка материальна и может быть легко посчитана в денежном эквиваленте.
Большое значение имеет автоматизация контрольных процедур, которая позволяет избежать ошибок сотрудников, снизить их трудозатраты и повысить эффективность.
Максимальный эффект достигается за счет комплексной проверки несколькими службами заявки на оплату.
Каждая организация может настраивать индивидуальный путь согласования заявки на оплату. Он может быть как последовательным, когда существует определенный порядок ролей участвующих в согласовании и каждый последующий сотрудник может приступить к согласованию только после окончания процесса согласования предыдущим сотрудником, так и параллельным, когда порядок согласования не установлен.
Набор ролей при согласовании определяется исходя из организационной структуры предприятия и распределения функционала между подразделениями и сотрудниками (см. рис. 2). Усиление контроля может быть достигнуто за счет разделения полномочий по осуществлению контрольных процедур между подразделениями.
Приведем пример ролей и распределения контрольных процедур при согласовании заявки на оплату.
Руководитель подразделения инициатора заявки. Руководитель проверяет необходимость платежа и его соответствие условиям договора или письма к сделке без договора, на основании которых осуществляется платеж, а также корректность заполнения заявки на платеж.
Распорядитель бюджета — сотрудник, заложивший в бюджет средства на определенную статью. Зачастую совпадает с руководителем подразделения, но может быть ситуация, когда у одного центра финансовой ответственности (подразделения) закончились запланированные средства на статью расходов, например командировочные расходы, а у смежного подразделения средства запланированы, но не истрачены.
Бюджетный контролер — сотрудник, проверяющий заявку на оплату на предмет правильности отнесения платежа к статьям бюджета, функциональному подразделению, отсутствие перерасхода бюджета.
Казначей-сотрудник казначейского блока, который в процессе согласования заявки на платеж осуществляет следующие действия:
-
проверяет наличие в заявке на платеж электронных версий документов, подтверждающих необходимость оплаты;
-
проверяет соответствие суммы платежа и НДС суммам в документе-основании (счет, счет-фактура, акт, УПД, акт сверки, письмо на возврат);
-
проверяет соответствие реквизитов, выбранных в заявке, документу-основанию;
-
проверяет соответствие назначения платежа документу-основанию;
-
проверяет правильность типа документа-основания и его номер;
-
определяет возможность проведения платежа в установленные договором сроки.
Заявка на оплату может быть отклонена либо возвращена инициатору на доработку или устранение допущенных ошибок на любом этапе согласования. После исправления заявки на оплату процесс согласования повторяется.
Минимальный рекомендуемый перечень контролей
Контрольные процедуры как минимум должны включать семь мероприятий:
-
проверку полноты заполнения всех полей заявки;
-
проверку прикрепления документа-основания платежа к заявке на оплату;
-
проверку наличия договора с поставщиком и его актуальности;
-
соответствие назначения платежа предмету договора;
-
соблюдение условий оплаты;
-
соответствие выбранных реквизитов указанным в счете на оплату;
-
проверку НДС.
Рассмотрим эти виды контроля подробнее.
Проверка полноты заполнения всех полей заявки
Данная проверка может быть полностью автоматизирована, то есть при наличии незаполненного поля учетная система не позволит сохранить заявку на оплату и укажет, какие поля требуется заполнить. Либо данный контроль может быть возложен на казначея, так как именно казначей производит фактическую оплату согласованных заявок и при отсутствии необходимого реквизита может запросить информацию у инициатора.
Проверка прикрепления документа-основания платежа к заявке на оплату
Автоматизация согласования платежей предполагает отказ от работы с бумажными носителями. Поэтому для проверки большинства реквизитов осуществляемого платежа требуется наличие документа-основания платежа в электронном виде. Документ может быть приложен в качестве сканированной версии либо может быть получен через каналы электронного документооборота.
Проверка наличия договора с поставщиком и его актуальности
Отсутствие необходимого контрагента и номера договора в справочнике не позволит инициатору дать поручение на оплату расходов поставщику без заключения и регистрации договора. Если все процедуры по выбору поставщика и согласованию условий договора пройдены, то после получения договора, подписанного обеими сторонами, юристы незамедлительно внесут его в справочник.
Соответствие назначения платежа предмету договора
Для облегчения контроля задолженности по конкретным видам услуг или поставки товаров поставщик часто настаивает на заключении отдельных договоров по каждому виду продукции или услуг. Поэтому при большом потоке входящих документов могут быть допущены ошибки при формировании заявок на оплату — визуализация предмета договора и/или контроль со стороны согласующих позволяют предотвратить путаницу или своевременно внести исправления.
Соблюдение условий оплаты
Данный пункт играет немаловажную роль, так как на его основании формируется платежный календарь на неделю/месяц или более длительный срок. Ни один рачительный хозяин не заплатит по счету раньше срока, если может пользоваться денежными средствами бесплатно. Поэтому при заключении договора у поставщика запрашивается максимально возможная отсрочка платежа и оплата производится в последний день окончания отсрочки. Такой подход позволяет эффективно планировать использование денежных средств, производить балансировку (выравнивание доходов и расходов) в платежном календаре во избежание кассовых разрывов.
Соответствие выбранных реквизитов указанным в счете на оплату
Нередко у поставщика есть не один банковский счет, а несколько. Если в договоре четко не закреплено, что оплата может происходить только по реквизитам, указанным в договоре, либо в условиях оплаты прописано, что оплата производится по реквизитам, указанным в счете, то поставщик имеет полное право менять реквизиты в счетах без уведомления Заказчика. Поэтому проверка соответствия реквизитов в счете на оплату выбранным в заявке на оплату является актуальной.
Проверка НДС
Указание ставки НДС является обязательным для заполнения реквизитом поля «назначение платежа» в платежном поручении. У экспедиторов в одном счете могут быть перечислены услуги с разной ставкой НДС, поэтому настроить автоматическое определение суммы НДС можно, но иногда разделение видов услуг по ставкам при заведении заявки на оплату может занять большее количество времени, чем ручной ввод. Кроме того, не все сотрудники непрофильных подразделений разбираются в данном вопросе.
Дополнительные контрольные процедуры
В учетной системе можно реализовать следующие виды дополнительного контроля:
-
проверка сумм взаиморасчетов;
-
проверка на предмет повторной оплаты по номеру документа-основания;
-
применение свободно устанавливаемых ограничений.
Рассмотрим подробнее перечисленные дополнительные контрольные процедуры.
Проверка сумм взаиморасчетов
Интеграция системы осуществления платежей с учетной системой, в которой осуществляется бухгалтерский учет, позволит синхронизировать данные о суммах взаиморасчетов с контрагентом. Это позволит казначею при проверке заявки своевременно увидеть: есть ли у контрагента переплата или задолженность по договору. При реализации данной доработки казначей сможет установить автоматическое ограничение на согласование заявки в случае превышения суммы дебиторской или кредиторской задолженности перед контрагентом, что повысит контроль за денежными потоками обслуживаемых компаний.
Проверка на предмет повторной оплаты по номеру документа-основания
Сочетание таких реквизитов заявки, как номер документа-основания платежа и дата документа, являются уникальными, что позволит настроить контрольную процедуру проверки на предмет повторения данных реквизитов и предупреждения пользователя в случае введения реквизитов, использованных в ранее созданной заявке на оплату. Этот функционал может пригодиться при большом потоке заявок в рамках одного договора, так как возможно влияние человеческого фактора, ведь человеку свойственно ошибаться.
Применение свободно устанавливаемых ограничений
Под такими ограничениями понимаются следующие (рис. 3):
-
предупредительные (при нарушении установленного параметра ограничения появляется предупредительное сообщение, при котором дальнейшие действия, доступные для заявки на платеж, не ограничиваются);
-
запретительные (при установке данного типа ограничения документ не может быть проведен, согласован, отправлен на оплату. Для документа устанавливается комментарий с указанием нарушенного параметра).
Могут устанавливаться на любой реквизит в карточке контрагента и заявки на оплату, например:
-
ИНН/наименование контрагента — часто используемый реквизит, если требуется ограничить оплату всех заявок по данному контрагенту;
-
номер расчетного счета — чаще используется при каких-либо ограничениях платежей, направляемых в конкретный банк;
-
сумма платежа. Данный реквизит позволяет блокировать оплату любых заявок на оплату выше заданной суммы, либо всех заявок, если в качестве ограничительной суммы выбран 0;
-
любой уникальный реквизит в заявке на оплату.
Свободно устанавливаемые ограничения могут быть заданы на любой срок, как с ограничением периода действия, так и без.
Особое внимание —контролю за валютными операциями
Отдельное внимание необходимо уделить контролю за осуществлением валютных операций, так как в последние годы валютное законодательство регулярно изменяется и усложняется.
К валютным операциям проявляют повышенное внимание агенты валютного контроля — банки, а также органы валютного контроля — ИФНС, ФТС, а также ЦБ РФ.
Принято выделять следующие три формы валютного контроля: предварительный, текущий, последующий (рис. 4).
Предварительный — проводится до совершения валютной операции. Например, на этапе заключения договора с нерезидентом необходимо тщательно проверять предмет договора, валюты расчетов, условий оплаты, реквизиты контрагентов.
Текущий (оперативный) — осуществляется в процессе проведения расчетов, таких как оплата поставщику, зачисление полученной выручки с транзитного на текущий расчетный счет.
Последующий — проводится после завершения текущих операций, как правило, выражается в проверке отражения совершенных операций в ведомости банковского контроля по поставленному на учет контракту и взаимодействии с проверяющими органами в процессе ответов на запросы по соблюдению норм валютного законодательства.
К мерам контроля за соблюдением валютного законодательства можно отнести отслеживание своевременности представления в банк сведений о валютных операциях (СВО), справок о подтверждающих документах (СПД), связанных с внесением изменения в ведомость банковского контроля, а также сроков, в которые должна быть получена экспортная выручка.
***
Контрольные процедуры в рамках казначейских процессов способствуют повышению прозрачности совершаемых операций и снижению рисков. При правильном построении системы контрольных процедур и их автоматизации компании могут получить значительный экономический эффект.
Усиление контрольной функции может быть достигнуто за счет разделения полномочий по осуществлению контрольных процедур между предприятиями холдинга и «фабрикой платежей».
Автоматизация казначейских процессов способствует более быстрому и качественному формированию пакета управленческой и аналитической отчетности по казначейским операциям, что помогает принятию оперативных и качественных управленческих решений.
Эффективные контрольные процедуры должны быть направлены как на исполнение процессов, так и на выявление недостатков с целью обеспечения непрерывного повышения эффективности процессов.
1 С докладом по этой теме А. Алешина выступала на конференции «Корпоративное казначейство», организованной группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru при информационной поддержке газеты «Экономика и Жизнь».